Advies-auditcommissie-jaarrekening-2020

gemeente Zaanstad Auditcommissie

AAN

Leden van de gemeenteraad

KOPIE AAN

College van B&W

AANTAL PAGINA’S

H.J. Egberts 075-655 3472 26 mei 2021 2

ONDERWERP

Advies auditcommissie jaarstukken 2020

VAN DOORKIESNUMMER DATUM

In 2021 heeft PriceW aterhouseCoopers (PwC) de controle van de jaarrekening van de Gemeente Zaanstad in opdracht van de gemeenteraad uitgevoerd. De auditcommissie van de raad begeleidt dit proces namens de raad. De auditcommissie doet in deze notitie verslag van de besprekingen van het accountantsverslag met PwC en adviseert de raad over de behandeling van de jaarstukken 2020. Specifieke opmerkingen en aanbevelingen De accountant – mevr. Koedijk samen met dhr. Koole – licht het accountantsverslag toe aan de leden van de auditcommissie. Als leidraad hiervoor wordt de kernboodschap uit het conceptaccountantsverslag gebruikt. De controle is ten tijde van het gesprek (11 mei 2021) nog niet helemaal afgerond, maar de eindstreep nadert. Het voornemen is om een goedkeurend oordeel af te geven. In de concept-rapportage staan bij de bevindingen alleen onzekerheden, geen fouten. Dat is positief. Corona loopt als een rode draad door de bevindingen van de accountant heen. Er is nagegaan hoe er over corona wordt gerapporteerd in de jaarreening. Daarbij is gekeken naar de getrouwheid van prestatieleveringen van bijvoorbeeld inkoop, subsidies en zorg. De uitvoering van de TOZO is goed verlopen. Er is een formele onrechtmatigheid i.v.m. de identificatieplicht die fysiek zou moeten plaatsvinden. Vanwege corona ging dat niet. Dit speelt in heel Nederland.

Deze formele onrechtmatigheid hoeft dit jaar niet als fout meegenomen te worden. Vanuit de auditcommissie wordt geïnformeerd naar de grondexploitaties 2021 en waarom daarover in de jaarrekening 2020 gerapporteerd wordt. De accountant licht toe dat dat te maken heeft met de waardering, of de grondexploitatie in de toekomst winstgevend of verliesgevend is. Gevraagd wordt of een verliesgevende grondexploitatie niet ingaat tegen onze eigen regels. Ambtelijk wordt nagegaan of het afsluiten van een grondexploitatie wel/niet kan als deze negatief is, hierop wordt teruggekomen. Vanuit de auditcommissie wordt geïnformeerd naar onzekerheden die er zijn en risico’s voor 2021, bijvoorbeeld negatieve financiële effecten van de huidige tijd die wellicht in de loop van het jaar zichtbaar worden. De accountant geeft aan dat dit in het weerstandsvermogen moet zitten. Ambtelijk wordt aangegeven dat corona als één risico is opgenomen in de stukken. De auditcommissie vraagt of hier later op teruggekomen kan worden, bijvoorbeeld over de effecten van de huidige situatie op bijstandsuitkeringen in de toekomst of het thema armoede. Hoe krijg je dit scherp(er) in beeld? De accountant adviseert hierbij om dit op te nemen in vaste monitoringsmomenten per jaar.

De accountant licht verder toe dat het weerstandsvermogen een ‘voldoende’ krijgt, terwijl de norm ‘ruim voldoende’ is. Bij andere indicatoren laat Zaanstad een lichte verbetering zien t.o.v. vorig jaar, maar dat komt deels door corona. Zaanstad heeft een kwetsbare financiële positie. In het sociaal domein zijn dit jaar meer productieverantwoordingen ontvangen voor prestatieleveringen dan eerdere jaren. Dat betekent dat onzekerheid afneemt. Onzekerheid op PGB’s is gestegen, omdat de uitgaven groter zijn geworden. Advies van de accountant is om op de taakstellingen in het sociaal domein centraal te monitoren, om zo de verbinding tussen de taakstelling en de jaarrekening helderder te krijgen. Vanuit de auditcommissie wordt geïnformeerd naar het overzicht van verbeterpunten die de accountant geeft aan de gemeente, kan de auditcommissie een terugkoppeling ontvangen van hoe daarmee wordt omgegaan? Dat wordt toegezegd. De accountant complimenteert de organisatie met de interne beheersing: veel is in primaire processen vastgelegd. De accountant heeft hierop weinig bevindingen. Keerzijde van het beleggen in primaire processen is dat het lastiger is om centraal inzicht te hebben. Voor wat betreft de rechtmatigheidstoets door college wordt gemeld dat hierover kwartaalrapportages komen.

De auditcommissie wil graag geïnformeerd worden hoe die er dan uit zien, en wat het inhoudt/betekent en wat we aan het einde van het jaar kunnen verwachten. De wethouder komt daarop terug bij de auditcommissie. M.b.t. de speerpunten meldt de accountant dat de gemeente via steekproeven checkt of uitkeringen rechtmatig zijn verstrekt. Door corona zijn er geen huisbezoeken afgelegd, maar vond digitale controle plaats. De auditcommissie informeert n.a.v. dit punt of er een vervolg komt op de proef bij de Brandaris waarbij verschillende databestanden aan elkaar werden gekoppeld ter bestrijding van fraude. De wethouder komt daarop terug bij de auditcommissie. Gevraagd wordt naar de urenbesteding van de accountant die ongeveer 200 uur hoger is uitgevallen dan aanvankelijk gedacht. Waar komt dit door? Daar zou de auditcommissie graag wat meer informatie ontvangen. De accountant komt daarop terug. Vanuit de auditcommissie wordt geïnformeerd naar de zinsnede in het accountantsverslag ‘Daarnaast raden wij raadsleden aan om het college richtlijnen mee te geven over de verwachte inhoud op het gebied van rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf, waaronder een rapporteringsgrens van de onderliggende bevindingen’. De accountant merkt op dat dit bijvoorbeeld vormgegeven kan worden door het gesprek te voeren aan de hand van de eerste rapportage die beschikbaar komt.

Over prestatielevering subsidies wordt gevraagd naar het bedrag waarover geen verantwoording kan worden gegeven. Om wat voor subsidies gaat dit? De accountant geeft aan dat dit gaat over subsidies, zoals bibliotheken, de vaste kosten hebben en in aanmerking kwamen/komen voor toepassing van de hardheidsclausule. Vanuit de auditcommissie wordt geïnformeerd naar de IT systemen en wat de accountant heeft onderzocht. De accountant meldt dat dit alleen de systemen betreft die zij tegenkomt in de controle, dus gerelateerd aan financiën. Tot slot complimenteert de auditcommissie de organisatie voor het geleverde werk en de inzet.

Advies De Auditcommissie adviseert de jaarrekening 2020 vast te stellen. Namens de auditcommissie,

H.J. Egberts Voorzitter