03 Werkwijze behandeling voorjaarsnota

Werkwijze behandeling voorjaarsnota (mei/juni 2021) Inleiding In 2018 is in de presidiumvergadering een nieuwe wijze van behandeling van de begroting en de voorjaarsnota afgesproken. In de bijlage bij dit memo wordt teruggeblikt op de overwegingen voor deze manier van behandelen. In dit document wordt ingegaan op de werkwijze voor de behandeling van de voorjaarsnota in mei/juni 2021.

Planning behandeling voorjaarsnota in mei/juni 2021 In de vergaderplanning van 2021 zijn reeds de volgende data voorzien voor behandeling van de voorjaarsnota, deze vergaderplanning is vorig jaar in het presidium besproken. Het aantal gereserveerde data en de opbouw hiervan komt overeen met de begrotingsbehandeling in 2020, namelijk in week 1 algemene beschouwingen, in week 2 2x Zaanstad Beraad en in week 3 besluitvorming: -

Donderdag 17 juni: algemene beschouwingen Dinsdag 22 juni: Zaanstad Beraad Donderdag 24 juni: Zaanstad Beraad Dinsdag 29 juni: raadsvergadering besluitvorming

Voorstel voor behandeling van de voorjaarsnota op basis van deze data: 20 mei

Aanbieding voorjaarsnota aan de raad.

Vervolgens

Mogelijkheid voor het stellen van technische vragen over de voorjaarsnota, zowel schriftelijk als via gesprekken met ambtenaren. Verzoek: stel uw vragen zo vroeg mogelijk in het proces, zodat er een zorgvuldig antwoord kan komen op uw vragen én u en uw collega-raadsleden de ruimte hebben om iets met de beantwoording te doen.

Woensdag 16 juni 12.00u Donderdag 17 juni, vanaf 19.00u

Hierbij gelden de volgende afspraken: - Vragen uiterlijk donderdag 27 mei gesteld worden donderdag 3 juni voor 18u beantwoord; - Vragen uiterlijk donderdag 3 juni gesteld worden donderdag 10 juni voor 18u beantwoord; - Vragen uiterlijk donderdag 10 juni gesteld worden donderdag 17 juni voor 18u beantwoord - Vragen uiterlijk donderdag 17 juni gesteld worden donderdag 24 juni oktober voor 18u beantwoord. Voor vragen gesteld na 17 juni zijn geen termijnen afgesproken met de organisatie. Aanleveren moties en amendementen t.b.v. algemene beschouwingen. Algemene Beschouwingen. Iedere fractie heeft 5 minuten voor de Algemene Beschouwingen, daarna max. 10 minuten debat. Volgorde wordt bepaald door loting. Halverwege een korte pauze. In aanloop naar de algemene beschouwingen worden de ingediende moties en amendementen door de griffie bijgehouden in een overzicht, zodat duidelijk is welke moties en 1

amendementen zijn ingediend. Dit overzicht wordt later in het proces benut om de reactie van het college weer te geven en om eventuele aanpassingen in moties en amendementen te benoemen. De aanpassingen die in moties of amendementen worden gedaan zijn en blijven daardoor ook zichtbaar.

Dinsdag 22 juni, in de loop van de dag

Dinsdag 22 juni, vanaf 19.00u

Voorafgaand aan de algemene beschouwingen is er geen vragenuur. Het college geeft een schriftelijke reactie op de moties en amendementen, die de fracties als informatie kunnen benutten bij hun oordeel over de moties en amendementen. Deze reactie is beschikbaar vóór het eerste Zaanstad Beraad. Tijdige indiening (woensdag 16 juni) van moties en amendementen is hiervoor van belang. Moties en amendementen ingediend voor 16 juni 12.00u ontvangen sowieso een schriftelijke reactie van het college. Eerste Zaanstad Beraad behandeling voorjaarsnota: - Vanaf 19.00u inspraak (inschatting: tot 19.30u) - Deze avond is er géén vragenuur Na afloop inspraak t/m 23.00u doorlopende behandeling voorjaarsnota waarbij gebruik wordt gemaakt van spreektijden. Behandeling vindt plaats aan de hand van: - Ingediende moties en amendementen; - Bespreekpunten, voorzien van 1-2 zinnen toelichting De behandeling wordt gestructureerd aan de hand van de programma’s, waarbij we starten met het programma bestuur en financiën (net als voorgaande jaren). Daarbij zal aan de hand van de ingediende moties, amendementen en bespreekpunten een nadere rubricering worden gemaakt per programma: moties en amendementen ingediend voor 16 juni 12u komen zoveel als mogelijk als eerste aan bod.

Donderdag 24 juni, vanaf 16.00u

Er wordt tijdens dit Zaanstad Beraad gewerkt met één set spreektijden die geldt voor zowel het Zaanstad Beraad van 22 en 24 juni (spreektijden gebaseerd op gelijk deel voor alle fracties en deel naar fractieomvang). Dat geeft de fracties de gelegenheid om over de twee avonden zelf hun accenten te leggen op de onderwerpen die zij van belang vinden. Doordat de avonden in dezelfde week vallen krijgen de bijeenkomsten meer het karakter van een doorlopende bespreking. Tweede Zaanstad Beraad. Bespreekpunten vormen wederom de ingediende moties, amendementen en bespreekpunten. De behandeling wordt net als op 22 juni gestructureerd aan de hand van de begrotingsprogramma’s. Dat betekent dat we verder gaan waar we op 22 juni zijn gebleven, dat geldt ook voor de spreektijden. Zie verder ook de tekst onder 22 juni. Let op: deze vergadering begint om 16.00u i.p.v. 19.00u. Rond een uur of 18.00 wordt er gepauzeerd om te eten.

Dinsdag 29 juni, vanaf 16.00u

Voorafgaand aan dit ZB is er geen vragenuur. Raadsvergadering voorjaarsnota t.b.v. besluitvorming. Werkwijze: tijdens de vergadering wordt gebruik gemaakt van spreektijden. De raadsvergadering staat op dinsdag gepland. Reden hiervoor is dat er zodoende na 29 juni nog ruimte is voor één vergadercyclus om besluiten te nemen voor de stad die nodig zijn voor het zomerreces. 2

Let op: deze vergadering begint om 16.00u i.p.v. 19.00u. Rond een uur of 18.00 wordt er gepauzeerd om te eten.

Het onderdeel technische vragen uit deze planning lichten we graag nader toe: Technische vragen via e-mail en gesprek Naast het stellen van technische vagen via e-mail is het ook mogelijk om in een gesprek met een ambtenaar uw technische vragen te stellen. Neemt u hier gerust contact voor op met de griffie, zodat we een afspraak tussen u en de betrokken ambtenaar kunnen organiseren.

Verder: Tijdens de raadsvergadering van dinsdag 29 juni vindt ook besluitvorming plaats over enkele voorstellen die nauw samenhangen met de voorjaarsnota. Dit betreft o.a. het IHP en MPG/grondexploitaties. De inhoudelijke bespreking van deze voorstellen wordt indien mogelijk in één van de laatste Zaanstad Beraden voor de behandeling van de voorjaarsnota gepland. Op deze manier is er de mogelijkheid om over deze voorstellen ook eigenstand te spreken.

3

Bijlage Overwegingen voor wijze waarop begroting en voorjaarsnota worden behandeld In 2017 en begin 2018 is er meerdere keren in het presidium gesproken over de agendadruk van de raad. Rode draad in deze besprekingen was dat de raad teveel vergaderde en te weinig naar buiten gericht is. Concreet punt rondom de agendadruk was het vaak (moeten) inzetten van de dinsdagavond als extra avond voor het Zaanstad Beraad, omdat we met de donderdagavond niet uitkwamen. Naar aanleiding van deze besprekingen is een pakket aan maatregelen voorgesteld en besloten om de agendadruk te verminderen, zodat er minder vergaderd hoeft te worden. Eén van die maatregelen is een compacte behandeling van de begroting, op basis van de volgende uitgangspunten: 1. Kadernota (voortaan: voorjaarsnota) en begrotingsbehandeling, die minder vergadertijd vraagt, zodat in oktober en juni/juli meer tijd beschikbaar is voor andere onderwerpen; 2. De door de raad eerder uitgesproken wens om bij de kadernota- en begrotingsbehandeling de invloed van de raad te versterken door meer te focussen op bestuurlijke hoofdlijnen en daarmee samenhangend een overzichtelijk aantal moties en amendementen. 3. Bij voorkeur geen parallelle sessies bij kadernota en begroting; 4. Behoefte aan goede ambtelijke toelichting en vragenronde; 5.

De waarde van technische toetsing en advisering van moties en amendementen (griffie en ambtelijk); 6. Behoefte aan tijdige reactie college op moties en amendementen; 7. Voldoende tijd voor onderling overleg en afstemming. Aan de hand van deze uitgangspunten en de evaluatie van de vorige begroting en voorjaarsnota die zijn besproken door het presidium heeft de behandeling van de begroting in 2019 als volgt plaatsgevonden: Korte toelichting onderscheid voorjaarsnota en begroting In 2019 is voor het eerst gewerkt met een voorjaarsnota. Hierin zijn de kadernota en de bestuursrapportage inclusief de begrotingswijziging samengevoegd. In de voorjaarsnota staan in hoofdlijnen de beleidsmatige plannen en bijbehorend financieel kader voor de komende jaren. Deze hoofdlijnen worden uitgewerkt in de begroting, binnen het financiële kader dat de voorjaarsnota schetst. Met het vaststellen van de begroting stelt de raad daadwerkelijk de budgetten vast, en geeft daarmee vorm aan zijn budgetrecht.

4