Presentatie Raadsinformatieavond business case Cultuurhuis.pdf

Businesscase Cultuurhuis

Datum : 12 oktober 2023

1

Opening van de avond door wethouder Henk-Jan Molenaar en wethouder Moniek van de Graaf

2

Inleiding door Zaira van den Boogaard Agenda: • Toelichting op het gelopen proces en de uitkomsten van het onderzoek door HEVO door Mieke Kools van HEVO • Toelichting op de financiële aspecten door Aart van den Bovenkamp • Op weg naar een toekomstbestendig cultuurhuis, toelichting op het raadsvoorstel door Zaira van den Boogaard Na ieder onderdeel is er gelegenheid om vragen te stellen

3

Cultuurhuis Woudenberg Scenariostudie en business case Raadsavond Mieke Kools 12 oktober 2023

Inhoud

5

1

Aanleiding en achtergrond

2

Scenario’s

3

Opbouw financiële business case

4

Beoordeling scenario’s en business case (o.b.v. MCA)

5

Vervolg

Proces

Inventariseren

Onderzoek en analyse

7

Richting geven

Impact bepalen

Concluderen

Visie en samenwerking

Functies, ruimte en scenario’s + Uitwerking scenario’s

Rapportage en presentatie

In gezamenlijkheid is er gekeken naar de toekomst van het Cultuurhuis

Belanghebbenden en gebruikers

Participatie!

De

8

Missie en visie

Missie en visie stichting en gebruikers (2019/2023) De basis voor het Cultuurhuis ligt in het beleidskader van het sociaal domein van de gemeente: • De inwoner centraal; wat kan hij/zij zelf? • Netwerk aan ondersteuning

‘Het Cultuurhuis is de levendige huiskamer voor culturele en maatschappelijke ontmoeting in Woudenberg’

Maatschappelijke ontmoeting

Levendige Huiskamer Culturele ontmoeting

10

Scenario’s

Staat van het huidige cultuurhuis Technische bevindingen • Energielabel A; op termijn verdere verduurzaming tot ENG noodzakelijk (Klimaatakkoord) • Klimaatsysteem vraagt forse investering in vernieuwing. • Constructie maakt interne aanpassingen mogelijk; wel kostbaar door brandscheidingen. • Verdiepingshoogte beperkt; daardoor bijv. filmvoorstelling e.d. moeilijk te realiseren.

12

Functionele bevindingen • Ontmoetingsfunctie komt niet goed uit de verf; expositieruimte, oudheidkamer en huiskamer op BG brengt meer leven, aanloop en verbinding met dorp • Nauwelijks mogelijkheden voor verhuur van ruimte aan derden (maatschappelijk) • Ieder gebruiker heeft eigen huurovereenkomst met gemeente; beperkte stimulans gezamenlijk ruimtegebruik • In vergelijking met andere cultuurhuizen in regio is er sprake van een goede samenwerking; echter, ruimte voor verdere verbetering • Programmering en beheer versterken, stichtingsbestuur wil meer op afstand werken

Visie op samenwerking Op welke manier wil je met elkaar gaan samenwerken?

SAMENWERKINGSNIVEAU Autonoom – gedeeld - gezamenlijk

13

Programmering en beheer versterken

Nieuwe situatie Cultuurhuis

Kantoor Opslag Bibliotheek

Toekomstbeeld afhankelijk van scenario Meer zichtbaarheid van activiteiten, meer verbinding met het dorp, toename levendigheid

Kantoor

Kijken & Luisteren Bibliotheek

Vergaderruimte / IDO Onderzoeksruimte

Multifunctionele ruimte

Leestafel

Flexplekken

Huiskamer

Kijkcafé (filmhuis)

Horeca Concertjes

Expositieruimte Opslag SOW

Oudheidkamer Ontvangst Expositieruimte

Meer mogelijkheden voor multifunctioneel ruimtegebruik Meer opbrengstpotentieel

Welzijn De Kleine Schans

Paars & Groen Bibliotheek

Jeugd Bibliotheek

Zichtbaarheid vanaf entree voor alle gebruikers

Werkplekken De Kleine Schans

Spreekkamers De Kleine Schans

Wachtruimte De Kleine Schans Schilder Atelier Incl. berging

Muzieklokaal

Beeldhouw Atelier Incl. berging

Scenario’s Scenario 1

Minimale renovatie en verduurzamingsslag

Scenario 2

Grootschalige renovatie en verduurzaming (incl. indelingswijzigingen) Nieuwbouw op huidige locatie

Scenario 3 Scenario 4

15

Herhuisvesten De Kleine Schans op andere locatie, compactere nieuwbouw Cultuurhuis

Scenario 4: alternatieve locaties Locaties onderzocht

Opmerkingen

De Schans

Geen mogelijkheid De Kleine Schans voor terugkeer naar De Schans (evenmin ruimte voor andere functies om zich daar te vestigen)

Centrumlocaties

• Oppervlakte toekomstige De Kleine Schans ca. 500 m2. Voor alle cultuurfuncties samen 1.500 m2. • Veel locaties: onduidelijkheid termijn beschikbaarheid, plannen voor herontwikkeling. • Rekening houden met een indelingswijziging bij bestaande gebouwen.

Aansluiten bij school (of ander maatschappelijk vastgoed)

• Bij nieuwbouw school: mogelijk ruimte vrijspelen voor gebruikers Cultuurhuis. Of eventueel ruimteoverschot inzetten. • Momenteel / middellange termijn: op geen van de scholen (vijf) ontwikkelingen waardoor er ruimte beschikbaar zou komen.

16

Beoordeling scenario’s en business case (Multicriteria-analyse)

Beoordeling (kwalitatief) Criterium

Aansluiting bij missie/visie Functioneel gebruik Sociaal domein Centrum Flexibiliteit Locatie & toegankelijkheid Duurzaamheid Veiligheid Totaal

18

Scenario 1

Minimale renovatie en verduurzaming

Scenario 2

Grootschalige renovatie en verduurzaming incl. indelingswijzigingen

Scenario 3 Nieuwbouw

Scenario 4

Herhuisvesting Kleine Schans elders, compacte nieuwbouw cultuur

Beoordeling (financieel) Financiën

in € x 1.000 incl. btw cijfers va. 2027

Referentie (situatie in 2027)

Scenario 1

Minimale renovatie en verduurzaming

Scenario 2

Grootschalige renovatie en verduurzaming incl. indelingswijzigingen

Scenario 3

Scenario 4

Nieuwbouw

Herhuisvesting Kleine Schans elders, compacte nieuwbouw cultuur

Investeringskosten

0

2.362

6.645

10.648

7.569

Jaarlijkse exploitatie gebouw Jaarlijkse exploitatie totaal

194

410

624

713

587

240

499

664

707

581

Totaal

Afschrijving investeringen in scenario 1 = 15 jaar, in scenario 2 = 25 jaar, in scenario 3 & 4 = 40 jaar (conform voorschriften) (Nog) niet opgenomen: kosten voor tijdelijke huisvesting 19

Opbrengstpotentieel Op jaarbasis Opbrengsten horeca Opbrengsten verhuur ruimten

Referentie

Scenario 1

Scenario 2

Scenario 3

Scenario 4

€0

€ 7.500

€ 20.000

€ 30.000

€ 30.000

€0

€0

€ 36.000

€ 72.000

€ 72.000

Op basis van vergelijkbare gegevens van andere MFA’s / Cultuurhuizen)

20

Voorlopige conclusies Kwalitatief: • Verbetering indeling versterkt ontmoetingsfunctie • Indelingswijziging biedt synergievoordelen (m.n. bij nieuwbouw optimaal) • Duurzaam en toekomstbestendig: ingrijpende renovatie of nieuwbouw

21

Financieel: • Geen enkel scenario goedkoper dan huidige situatie • Noodzaak investeren in gebouw (duurzaamheid/binnenklimaat): scenario 1 is minimale variant • Opbrengstpotentie blijft t.o.v. totaal aan lasten beperkt; maakt exploitatie niet sluitend

Organisatiemodel

Huidige knelpunten 1. Gebruikers: huurcontract met gemeente. Geen contractuele prikkel om ruimte te delen. Hoewel in de praktijk onderling wel degelijk ruimte gedeeld wordt, is meer multifunctioneel gebruik in toekomst noodzakelijk. Voor de Stichting Cultuurhuis resteren er nauwelijks m2’s t.b.v. incidentele verhuur (= inkomsten). 2. Gebruikers hebben momenteel geen goed beeld van de werkelijke kosten van huisvesting en kunnen moeilijk op kostenbeheersing sturen. 3. Vrijwilligersbestuur Stichting Cultuurhuis: meer op afstand sturen. Dit kan alleen met professioneel en ondernemend beheer i.c.m. programmacoördinatie. 23

Knelpunten en oplossingen Knelpunt 1 en 2 (multifunctioneler gebruik, inzicht in kosten en kostenbeheersing):

24

Nieuwe ingebruikgevingsovereenkomsten: • Vastleggen programmering en prestaties gebruikers vertaald naar ruimtegebruik • Afspraken over gebruik van gemeenschappelijke ruimten • Afspraken over incidentele of structurele huur multifunctionele ruimten • Geen verrekening m2-prijs nodig i.v.m. overeenstemming programmering en ruimtegebruik; wel kostprijs in beeld brengen vanwege kostenbewustzijn

Knelpunten en oplossingen Knelpunt 1 en 2 (multifunctioneler gebruik, inzicht in kosten en kostenbeheersing):

25

Werkafspraken met beheerder en programmacoördinator: • Sturen op multifunctioneel gebruik dat totale programmering versterkt • Verhuur t.b.v. activiteiten met maatschappelijk/cultureel karakter (evt. ruimte t.b.v. ZZP’ers commercieel inzetten, past bij filosofie van ontmoeten).

Knelpunten en oplossingen Knelpunt 3 Vrijwilligersbestuur en professionalisering

e n r e d n O 26

e m

! p a h c rs

• Gemeente en gebruikers dragen het merk ‘Cultuurhuis’ uit • Vrijwilligers t.b.v. gehele Cultuurhuis (niet van één van de gebruikers) • Professionele beheerder in deeltijd in dienst gemeente • Programmacoördinator met meer armslag en handelen naar eigen inzicht; periodieke verantwoording aan gemeente en Stichting Cultuurhuis.

Vragen 27

Financiën businesscase Cultuurhuis

Datum : 12 oktober 2023

28

Huidige geldstromen: Via de gemeente: • Uitgaven onderhoud, verzekeringen, energiekosten, belastingen en afschrijvingskosten • Uitgaven subsidies aan vaste huurders Cultuurhuis (huur en servicekosten gemeente) • Uitgaven subsidies aan vaste huurders Cultuurhuis (servicekosten Stichting Cultuurhuis Woudenberg) • Inkomsten huuropbrengsten vaste huurders • Inkomsten servicekosten vaste huurders (op basis van aantal verhuurde m2) • Inkomsten servicekosten vaste huurders algemeen deel (via verdeelsleutel)

29

Huidige geldstromen: Via de Stichting Cultuurhuis Woudenberg: • Uitgaven beveiliging, schoonmaak, beheer en klein onderhoud • Inkomsten servicekosten vaste huurders • Inkomsten huur losse huurders • •

Uitgaven huiskamerprogramma, huiskamer café, VVV en balie, algemene kosten Inkomsten huiskamerprogramma, huiskamer café, VVV en balie

30

Exploitatie 4 scenario’s businesscase: Exploitatie 1. Energiekosten 2. Huisvestingskosten via de gemeente 3. Huisvestingskosten via de stichting 4. Afschrijvingslasten oud 5. Afschrijvingslasten nieuw 6. Rentelasten 2,5 % 7. Personeelskosten 8. Overige kosten 9. Huisvestingskosten CDKS (500 m2) Sub totaal 10. Opbrengsten verhuur/ horeca Totaal exploitatiekosten Verschil t.o.v. begroting 2026

Begroting 2023 50.000 35.149 40.000 179.538

Begroting 2026 50.000 35.547 40.000 68.100

40.000 6.000

40.000 6.000

350.687

239.647

350.687

239.647

111.040

0

Scenario Scenario Scenario Scenario 1 2 3 4 50.000 33.948 22.997 15.750 35.557 117.630 117.630 80.560 40.000 40.000 40.000 27.397 68.100 157.463 265.799 266.208 188.968 59.048 166.125 266.208 189.223 90.000 90.000 90.000 90.000 6.000 6.000 6.000 6.000 85.500 506.168 719.502 809.043 683.398 -7.500 -56.000 -102.000 -102.000 498.668 663.502 707.043 581.398 259.021

423.855

467.396

341.751

31

Afschrijvingslasten 4 scenarios’ :

Investeringskosten

Scenario 1

Scenario 2

Scenario 3

Scenario 4

2,3 mln

6,6 mln

10,6 mln

7,6 mln

Afschrijving in aantal jaren

15

25

40

40

Afschrijvingskosten per jaar

157.000

266.000

266.000

189.000

Rentelasten jaarlijks afbouwend

59.000

166.000

266.000

189.000

0

1,6 mln

1,6 mln

1,6 mln

Afboeken huidige boekwaarde gebouw

32

Financiën wanneer we niets doen: Groot onderhoud en verduurzaming: • Regulier groot onderhoud meegenomen in de reserve onderhoud gebouwen •

Voor verduurzaming gebouw is niet gereserveerd in de reserve onderhoud gebouwen

•

Voor ventilatie en klimaatinstallaties is niet gereserveerd in de reserve onderhoud gebouwen (= grote wens van de vaste gebruikers Cultuurhuis)

33

Vragen 34

Raadsvoorstel: Op weg naar een toekomstbestendig Cultuurhuis

Datum : 12 oktober 2023

35

Beslispunten raadsvoorstel:

7

beslispunten

36

Beslispunt 1: Het rapport “Scenariostudie Cultuurhuis Woudenberg” en het memo “Alternatief model voor organisatie en exploitatie Cultuurhuis” voor kennisgeving aan te nemen.

37

Beslispunt 2: Structureel vanaf 2024 € 50.000 beschikbaar te stellen voor uitbreiding van de uren van de programmacoördinator en het aanstellen van een parttime gebouwenbeheerder. De financiële consequenties ad. € 50.000 te verwerken in voorjaarsrapportage 2024 en de kadernota 2025-2028.

38

Beslispunt 3:

Op inhoudelijke grond uw voorkeur uit te spreken voor scenario 3 en op financiële grond een voorkeur voor scenario 1.

39

Beslispunt 4: Het college opdracht te geven om voor deze beide scenario’s met een dekkingsplan te komen onder de volgende voorwaarden: a. Bij scenario 3 in het dekkingsplan de mogelijkheid van woningbouw meenemen. b. Als scenario 3 door aanpassing van het plan, al dan niet met toevoeging van woningbouw, onverhoopt veel duurder uitvalt te onderzoeken wat met een beperkte verbouwing gerealiseerd kan worden zodat ruimten flexibeler ingezet kunnen worden. c. Bij scenario 1 te onderzoeken of de installaties goedkoper kunnen en als dat zo is tevens te onderzoeken of met het verschil in financiën (geschatte kosten op basis van het rapport en het lagere bedrag uit het dekkingsplan) een beperkte verbouwing gerealiseerd kan worden zodat ruimten flexibeler ingezet kunnen worden. 40

Beslispunt 5: Eenmalig een bedrag van € 30.000 beschikbaar te stellen om een projectleider aan te stellen die met behulp van de ambtelijke organisatie het onderzoek voor scenario 3 doet onder voorwaarden als vermeld onder punt 4a en b, met als dekking een eenmalig krediet ten laste van de reserve dorpsvoorzieningen.

41

Beslispunt 6: Eenmalig een bedrag van € 10.000 beschikbaar stellen om de ambtelijke organisatie nader onderzoek naar scenario 1 te laten doen onder voorwaarde als vermeld onder (4c) met als dekking een eenmalig krediet ten laste van de reserve dorpsvoorzieningen.

42

Beslispunt 7:

Na een definitieve keuze voor een scenario het college opdracht te geven om samen met de inwoners van Woudenberg, op basis van het gekozen scenario, op zoek te gaan naar een nieuwe passende naam voor het pand aan de Dorpsstraat 40 (nu Cultuurhuis Woudenberg).

43

Vragen 44

Einde 45