Bijlage bij beantwoording TV GBW - memo presidium AV raadszaal 2024 versie 27 maart (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
Memo
vr id Gemeente
Woudenberg Mogelijkheden Verzonden
aan:
het
AV
systeem raadzaal Woudenberg
presidium
Afzender:
(geanonimiseerd) Datum:
27
maart
2024
Het
presidium heeft de ambtelijke organisatie gevraagd een opzet te maken van scenario’s en inschatting van kosten voor een nieuw AV systeem in de raadzaal. Ook is gevraagd op papier te zetten wat er gaat gebeuren met de raadzaal qua inrichting als het aantal raadsleden wordt naar 17 raadsleden uitgebreid (bij het bereiken van 15.000 inwoners). Scenario's We
en
globale inschatting
van
de
kosten
hebben 4 scenario’s: 1. Nieuwe audio en video met spreektijden 2. Alleen nieuwe audio met spreektijden en 3. Alleen nieuwe audio, geen spreektijden; 4.
Losse
camera
koppeling Ris (full package); koppeling Ris;
en
plaatsen.
Scenario 1 Dit scenario is het meest uitgebreid. Dit is wel zonder teams integratie, maar die moeten we dan misschien via de organisatie oppakken. De investeringskosten bedragen € 150.000. De jaarlijkse kosten en ondersteuning worden geschat op c.a. € 10.000. Scenario 2 Bij dit scenario wordt geen video aangeschaft maar wel nieuwe audio met spreektijden koppeling Ris. De investeringskosten bedragen € 120.000. De jaarlijkse kosten en ondersteuning worden geschat tussen € 8.000 en € 10.000. Scenario 3 Bij dit scenario
wordt
investeringskosten geschat op € 8.000. De
geen
video
bedragen
Scenario Bij dit scenario wordt alleen een € 8.000. De jaarlijkse kosten en
aangeschaft €
110.000.
nieuwe audio zonder spreektijden. jaarlijkse kosten en ondersteuning worden
maar
De
en
wel
4
De investeringskosten bedragen worden ondersteuning geschat op € 2.000. een echter deze heeft een aantal nadelen: is goedkope oplossing, dit scenario draaien 2 losse systemen naast elkaar. De huidige situatie met alleen
Scenario @& Bij audio wordt 4
&
extra
camera
geplaatst.
blijft zoals die is. Hiernaast komt er een extra uitzending die via YouTube uitgezonden. Dit betekent onduidelijkheid voor de burger en achteraf audio overzetten naar het raadsinformatiesysteem. ledere vergadering moet er een YouTube vergadering worden ingericht door team Communicatie, Er zal iemand aanwezig moeten zijn bij de vergadering om de stream te starten boven de werkzaamheden die er al gedaan worden voor de audio.
Je ziet met 1 camera een totaalbeeld van een zaal en geen sprekers. Met nog een extra camera zal iemand moeten worden toegewezen die selecteert welke camera wordt uitgezonden. Financiële cijfers 4 scenario’s: De investering kan in 7 of 10 jaar worden afgeschreven. De jaarlijkse kosten bij een afschrijvingstermijn van 7 jaar zijn als volgt: Scenario
Investering
Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Scenario 4
150. 000 120. 000 110. 000 8. 000
Afschrijvings termijnen 7 jaar 7 jaar 7 jaar 7 jaar
Rente
0% 0% 0% 0%
Kapitaal-Overige lasten kosten 21. 429 17. 143 15. 714 1. 143
10. 000 10. 000 8. 000 2. 000
Jaarlijkse kosten 31. 429 27. 143 23. 714 3. 143
De jaarlijkse kosten bij een afschrijvingstermijn van 10 jaar zijn als volgt: Scenario
Investering
Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Scenario 4
150. 000 120. 000 110. 000 8. 000
Afschrijvings termijnen 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar
Rente
0% 0% 0% 0%
Kapitaal-Overige lasten kosten 15. 000 12. 000 11. 000 800
10. 000 10. 000 8. 000 2. 000
Jaarlijkse kosten 25. 000 22. 000 19. 000 2. 800
Het huidige audio systeem wordt in 10 jaar afgeschreven en heeft een boekwaarde van € 31. 000 per 1 jan 2024. Gezien alle snelle ontwikkelingen op het gebied van video en audio stellen we ambtelijk voor om nieuwe investeringen niet in 10 jaar af te schrijven maar in 7 jaar. Uiteraard neemt de raad daar een definitief besluit over. Indien gekozen wordt voor scenario 1, 2 of 3 zal de boekwaarde van het huidige audio systeem in 1 keer moeten worden afgeschreven ten laste van de algemene reserve of het begrotingsresultaat. Daarnaast worden de structurele lasten in de begroting dan € 6. 792 lager omdat de kapitaallasten van het huidige audiosysteem komen te vervallen aangezien deze investering in 1 keer dient te worden afgeschreven. Inrichting raadzaal bij uitbreiding aantal raadsleden Het aantal raadsleden wordt in 2026 uitgebreid met 2 als het aantal inwoners op 1 januari 2025 minimaal 15. 000 bedraagt. Eind maart 2024 is het aantal inwoners ca. 14. 685. Indien per 1 januari 2025 het aantal van 15. 000 inwoners nog niet wordt bereikt zal uitbreiding van het aantal raadsleden pas in 2030 plaatsvinden. Qua inrichting zijn er weinig mogelijkheden om de raadzaal aan te passen. Een andere indeling met nieuwe meubels zal niet meer vergaderplekken opleveren.
De enige optie om 2 plekken voor de nieuwe raadsleden aan de vergadertafel te creëren is door voor de collegeleden een andere plek te realiseren in de raadzaal.