Bijlage 9 - Memo aanvullende middelen personeel.pdf

Memo

Aanvullende middelen personeel Verzonden aan: Gemeenteraad Postregistratienr.:

Afzender: College van B&W Datum: 24 mei 2022

Inleiding Op 25 april jl. heeft de directie een presentatie gehouden aan de gemeenteraad in het kader van het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden. Tijdens de presentatie is de organisatie in grote lijnen gepresenteerd, vervolgens is gesproken over de huidige staat van de organisatie. De directie heeft aangegeven dat bij de eerste tussenrapportage de gemeenteraad wordt verzocht om extra budget om de organisatie te ondersteunen en te ontwikkelen. In 2019 is gekozen om zelforganisatie in te voeren bij de gemeente Woudenberg. Dit betekent dat het leidinggevend kader is weggehaald uit de structuur. De directie (de gemeentesecretaris en een directeur) sturen gezamenlijk de organisatie aan. Zij zijn formeel de enige twee leidinggevenden. Na de invoer van zelforganisatie is de coronacrisis uitgebroken. Onder andere door de verplichting om thuis te werken is de organisatieverandering nooit goed doorgevoerd. Ook heeft de financiële situatie van de gemeente Woudenberg betekend dat er geen investering in de organisatieverandering kon worden gedaan. De reorganisatie is zonder transitiebudget of aanvullende opleidingen voor medewerkers doorgevoerd. In 2021 is zowel de burgemeester als de gemeentesecretaris vertrokken. De gemeentesecretaris is op interim-basis vervangen tot 1 maart van dit jaar, voor 24 uur per week.

Dat blijkt achteraf onvoldoende basis om de organisatie in deze fase van transitie

aan te sturen. De culminatie van de coronapandemie, interim-management, het gebrek aan middelen en de inzet die nodig was vanwege het financiële toezicht (bezuinigingen), hebben geleid tot een organisatie die moeite heeft haar taken uit te voeren. Omdat collega’s op sleutelposities zijn vertrokken worden in de organisatie gaten met gaten gevuld. De inzet van Oekraïne legt extra druk. Collega’s melden dat de werkdruk oploopt, we zien dat sommige taken blijven liggen. Op basis van prioriteitsinschattingen worden dagelijks keuzes gemaakt om werkzaamheden nu uit te voeren of uit te stellen. Voorbeelden die merkbaar zijn voor de gemeenteraad; uitstellen van de vernieuwing van de APV en uitstel van de nieuwe huisvestingsverordening. Op de laatste taak wordt nu ingehuurd. Eerste tussenrapportage In de eerste tussenrapportage is een bedrag opgenomen van € 250.000 aan incidentele middelen, ten behoeve van de personele formatie in 2022. Het bedrag van € 250.000 is een inschatting. Op dit moment heeft de gemeente Woudenberg veertien vacatures, daarvan gaat het bij zeven vacatures om vervanging van collega’s die zijn vertrokken, de andere zeven vacatures gaan om ziektevervanging en tijdelijke aanvullende inzet. In de huidige begroting is jaarlijks een vast bedrag van € 25.000 voor kosten van inhuur van derden opgenomen.

Op projecten en grondexploitaties wordt soms direct ingehuurd, buiten dit budget. Dit bedrag wordt in principe slechts aangewend op het moment dat de gemeente Woudenberg: • Een bepaald specialisme niet in huis heeft, maar dit wel nodig blijkt; • Als door frequent of langdurig verzuim werk moet worden opgevangen, als blijkt dat collega’s die opvang niet kunnen verzorgen. • Als nieuwe/ andere taken voortkomen uit vastgesteld beleid of regelgeving waarvoor geen personele ruimte is. • Bij onverwacht vertrek of pensionering van personeel, waarbij de werkzaamheden niet elders in de organisatie belegd kunnen worden totdat vervanging aangenomen is. Het bedrag van € 25.000 is zeer scherp begroot, ook vanwege eerdere bezuinigingen. Door de staat van de organisatie is het verloop onder het personeel de afgelopen twee jaar toegenomen, vooral op sleutelposities. Het verzuim lag in maart ruim boven de 10 procent. Dit gaat met name om langdurig verzuim. Ook zijn er meerdere collega’s bezig met re-integreren en nog niet volledig aan de slag. Daarnaast vereist de opvang van Oekraïense vluchtelingen van onze organisatie ongeveer 4 FTE aan permanente inzet. Het Rijk heeft aangegeven organisatorische kosten voor de opvang te vergoeden.

In mei en juni wordt de crisisorganisatie omgebouwd naar een permanente organisatie, dit betekent dat we deels inhuren in het team, of inhuren op plekken die collega’s hebben achtergelaten. Dit is wel op voorwaarde dat het aantal aangeboden Woudenbergse opvangplekken gelijk blijft, het Rijk heeft de vraag al opgeschaald naar 75.000 opvangplekken (50.000 nu). Pagina geprint op: 24 mei 2022, 11:45 uur

Pagina: 2 Voorstel: f:\team financien\kadernota\kadernota 2023-2026\b&

De laatste twee jaar is de arbeidsmarkt veranderd en omgeslagen naar een werknemersmarkt; er is sprake van grote krapte. Dit merken we ook bij het vervullen van vacatures; de spoeling is dun, er zijn minder sollicitanten dan in het verleden. De concurrentie met andere werkgevers is groot. Door deze samenloop aan omstandigheden zijn extra financiële middelen om personeel in te huren vereist. In de conceptbegroting van 2022 worden mogelijk structurele keuzes voorgelegd ten aanzien van de formatie. Aanvullende informatie Verzuim Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage (cumulatief) is in 2021 gestegen ten opzichte van 2020. In 2020 was het gemiddelde ziekteverzuimpercentage 5,98%, en in 2021 was het gemiddelde ziekteverzuimpercentage 6,78%. Landelijk schommelt het verzuim tussen de 2 en 6%. De eerste maanden van het nieuwe jaar geven geen hoopvol beeld; Maand Januari Februari Maart April

Verzuimpercentage 6,97% 8,81% 11,72% 9,92%

De ziekmeldingsfrequentie in Woudenberg (cumulatief) is in 2021 gestegen ten opzichte van 2020. In 2020 was de ziekmeldingsfrequentie 0,69, en in 2021 was de ziekmeldingsfrequentie 0,8. Het is gestegen maar is nog steeds laag. De gemiddelde meldingsfrequentie in Nederland schommelt rond de 1. Dit betekent dat de gehele beroepsbevolking in Nederland gemiddeld 1 verzuimmelding per jaar heeft. In Woudenberg ligt dit dus lager. De gemiddelde verzuimduur (cumulatief) is in 2021 gedaald ten opzichte van 2020. In 2020 was de gemiddelde verzuimduur 13 dagen, en in 2021 was de gemiddelde verzuimduur 8,5 dag. Dit is een redelijk grote daling. In Nederland schommelt dit gemiddeld rond de 7 dagen. Een ziektedag van een werknemer kost de werkgever circa € 300. Dit gaat dan bijvoorbeeld om loondoorbetaling, verlies van productie, de verzuimbegeleiding en andere kosten. Naast deze kosten dient het werk veelal overgenomen te worden door collega’s, indien dit niet tot de mogelijkheden behoort, moet worden ingehuurd. De aanpak van verzuim zit in de reguliere processen, medewerkers spreken met de Arbo arts bij langdurig verzuim, er worden plannen van aanpak opgesteld en bij re-integratie is er begeleiding van de arbeidsdeskundige. Dit proces speelt vooral als een medewerker zich ziek heeft gemeld.

Daarom is de afgelopen maanden extra inzet gepleegd vanuit de directie om ontwikkelgesprekken met medewerkers te voeren. Tijdens deze gesprekken wordt gekeken naar werkbelasting, werkdruk en werkplezier. Wil een medewerker zich ontwikkelen? Is er een wens naar andere werkzaamheden? Het behoud van medewerkers Pagina geprint op: 24 mei 2022, 11:45 uur

Pagina: 3 Voorstel: f:\team financien\kadernota\kadernota 2023-2026\b&

en hun werkplezier staan daarbij voorop. We zien het ziekteverzuim ook langzaamaan afnemen. Persoonlijke aandacht lijkt een vereiste hiervoor. Uitstroom en arbeidsmarkt De arbeidsmarkt is in de afgelopen twee jaar veranderd, de krapte die nu in extreme mate aanwezig is, is al meerdere jaren gaande. De afgelopen tijd is er een daadwerkelijk personeelstekort van 14%. Uit gesprekken in de ambtelijke organisatie blijkt dat werknemers verminderd vertrouwen in de eigen organisatie hebben na de invoering van de nieuwe structuur en de interim-periode die daarop volgde. Het werkplezier is door de nieuwe inrichting, de afstand door corona, de werkdruk en de bezuinigingsopdrachten afgenomen. Daardoor is de uitstroom toegenomen. We hebben op dit moment 14 vacatures op een personeelsbestand van ongeveer 100 medewerkers (vast en inhuur). Bij meer dan de helft van deze vacatures gaat het om vervanging van collega’s die in de afgelopen periode zijn vertrokken. Concurrentie van andere gemeenten in de regio is groot. Daarbij moet worden opgemerkt dat in de regio voor bepaalde functies meer salaris wordt geboden dan bij de gemeente Woudenberg. Daardoor zijn werknemers soms bereid de overstap te maken en is het ook lastiger is nieuwe werknemers te werven. Kleine gemeente De gemeente Woudenberg kent een compacte organisatie.

Dit betekent dat de organisatie met name op beleidsfuncties veel éénpitters kent, collega’s die in hun eentje een bepaald vakgebied bestrijken. Bij vertrek of uitval is er dan ook niemand die het werk inhoudelijk kan overnemen. Het werken voor een kleinere gemeente is tegelijkertijd ook leuk en aantrekkelijk; lijnen zijn kort, je kent de inwoners die in jouw vakgebied ertoe doen en je hebt grote verantwoordelijkheid. De lokale overheid is zeker in kleinere gemeenschappen de directe democratie die zij hoort te zijn. Maar als kleinere gemeente zijn we ook kwetsbaarder. We merken dat met name in tijden van crises; zoals de coronapandemie van de afgelopen jaren, de financiële tekorten of de krapte op de arbeidsmarkt. We zien ook dat de sollicitanten op functies bij de gemeente Woudenberg bovengemiddeld vaak geen gemeentelijke ervaring hebben, maar bijvoorbeeld wel ervaring in het veld waar een functie om draait. Dat betekent dat we collega’s intern de weg moeten wijzen, of dat extra opleidingen vereist zijn om hen voor te bereiden op werken binnen de gemeentelijke overheid. Ook is het aannemen van nieuwe collega’s hierdoor geen directe verlaging van werkdruk. We zien wel dat collega’s van ‘buiten’ de gemeentelijke wereld zich meer binden aan onze gemeente.

Pagina geprint op: 24 mei 2022, 11:45 uur

Pagina: 4 Voorstel: f:\team financien\kadernota\kadernota 2023-2026\b&

Aanpak Personeelsbeslissingen voelen op dit moment voor de directie nog als ‘varen in de mist’. De gemeentesecretaris en de waarnemend directeuren zijn nog maar kortgeleden aangesteld. Er zijn sinds 1 maart wel stappen gezet. Er ligt een analyse op het niveau van de directie wat er speelt binnen de organisatie, er is een stappenplan met acties op korte, middellange en lange termijn. Het centrale beeld in de analyse is dat er sprake is van achterstallig onderhoud in de organisatie. Een aantal voorbeelden: • Naast het hoge verzuim is er sprake van verlofstuwmeren; collega’s zijn óf voor te weinig uren aangesteld, óf kunnen de aan hen gestelde taak niet binnen het aangestelde aantal uren aan. Met meerdere medewerkers zijn ook historische individuele afspraken om overuren te behouden vanwege extra taken. • Een eenduidige lijst met het aantal medewerkers (vast en inhuur) ontbrak. • Overzicht van het aantal Fte binnen de loonsom was er niet. • In de afgelopen jaren is weinig individuele aandacht voor medewerkers geweest. Door het verwijderen van het leidinggevend kader is de organisatie platter geworden, tegelijk is door de zelforganisatie en de beperkte aanstelling van de interim secretaris de afstand tot de leidinggevenden groter geworden. Medewerkers geven aan zich ondergewaardeerd te voelen. • Het proces van politieke besluitvorming is kwetsbaar.

• Veel van onze medewerkers zijn éénpitters; de enige functionaris in hun beleidsveld. Dat maakt ons kwetsbaar bij ziekte of vertrek. • Collega’s geven aan een hoge werkdruk te ervaren naast een vermindering van werkplezier. • De organisatie zit zo diep in de uitvoering (ook de conclusie van de interim secretaris gedeeld met het presidium) dat er weinig blik is op de lange termijn en de strategie. Na de aanstelling van de nieuwe gemeentesecretaris is naast deze analyse een concept stappenplan opgesteld. De directeur wordt tijdens haar ziekte vervangen door twee waarnemend directeuren die deels nog hun eigen taak behouden. Er is voor gekozen om directeuren uit de eigen organisatie aan te stellen, vanwege kennis van de organisatie en de medewerkers. De voornaamste conclusie uit de analyse, is dat meer inzicht nodig is in de organisatie. Sindsdien is er een overzicht van het aantal medewerkers en het aantal Fte binnen de loonsom. Op dit moment wordt er een nulmeting gedaan om te zien of de werkelijke loonsom binnen het begrote budget valt. Voor een aantal teams is een analyse gemaakt of gaande om te kijken naar de balans tussen het aantal Fte binnen een team en de werkbelasting. Ook zijn op twee plekken in de organisatie coördinatoren aangesteld om teams dichter op de inhoud aan te sturen en te ondersteunen. Die eerste stappen zijn positief door medewerkers ontvangen.

De werving is geïntensiveerd, de komende tijd worden veertien vacatures uitgezet. Op een aantal plekken is gekozen voor tijdelijke aanvullende inhuur (mobiliteit, RO, Burgerzaken, KCC, Sociaal Domein team) om zieke of vertrokken collega’s te vervangen. Dit om stabiliteit te brengen in uitvoering van taken.

Pagina geprint op: 24 mei 2022, 11:45 uur

Pagina: 5 Voorstel: f:\team financien\kadernota\kadernota 2023-2026\b&

Voor het zomerreces wordt een keuze gemaakt over de organisatie-inrichting. Inmiddels is met bijna alle medewerkers een groeps- of individueel gesprek gevoerd over de staat van de organisatie en de wensen van medewerkers. Conclusie Vanwege het hoge verzuim, de vacatures en collega’s die nog niet volledig inzetbaar zijn omdat zij aan het re-integreren zijn, is aanvullend budget nodig voor de sterkte van de organisatie. Op dit moment wordt op verschillende functies al ingehuurd, omdat wettelijke taken in het gedrang komen en termijnen worden overschreden. De directie van de gemeente Woudenberg heeft aangegeven bij de presentatie aan de gemeenteraad van 25 april dat dit verzoek zou worden opgenomen in de eerste tussenrapportage. Aanvullende middelen worden mogelijk in de begroting verzocht aan de gemeenteraad. De periode tot aan het zomerreces wordt gebruikt om inzicht te krijgen in de problematiek die nu speelt en om oplossingsrichtingen te bespreken met het college van burgemeester en wethouders.

Pagina geprint op: 24 mei 2022, 11:45 uur

Pagina: 6 Voorstel: f:\team financien\kadernota\kadernota 2023-2026\b&