Bijlage 1. Monitor Plan van Aanpak aanbesteding Financiele scan.pdf

Monitor Plan van Aanpak aanbevelingen financiële scan Woudenberg

-1-

Monitor Plan van Aanpak aanbevelingen financiële scan Woudenberg In mei 2021 is een rapportage financiële scan gemeente Woudenberg door de provincie Utrecht aan het college van burgemeester en wethouders aangeboden. Deze rapportage is door de onderzoeker op 20 mei 2021 aan de raad gepresenteerd. Deze rapportage is als bijlage van de Kaderbrief 2022-2025 besproken met de raad tijdens de commissievergaderingen in juni 2021. De financiële scan is toekomstgericht en geeft inzicht in de financiële positie, de kansen en de risico’s. De uitkomsten kunnen worden gebruikt als ondersteuning bij het formuleren van toekomstig (financieel) beleid. Verder verschaft de financiële scan inzicht in hoe de financiële positie van de gemeente zich verhoudt tot vergelijkbare gemeenten. Bovendien wordt inzicht gegeven in de cijfermatige afwijkingen die zich op de verschillende taakvelden ten opzichte van de algemene uitkering en een selectiegroep van gemeenten voordoen. De financiële scan levert een aantal aanbevelingen op voor onze gemeente. De provincie Utrecht verwacht van de gemeente Woudenberg een bewuste keuze te maken over welke voorgestelde aanbevelingen wel of niet door de gemeente worden opgepakt. De gemeente mag zelf bepalen welke aanbevelingen worden opgevolgd.

In het Plan van Aanpak wordt aangegeven hoe de aanbevelingen worden opgepakt, hoe de stand van zaken is met betrekking tot deze aanbevelingen en wanneer de aanbevelingen zijn afgerond. De voortgang van het Plan van Aanpak (Monitor) wordt twee keer per jaar aan de raad voorgelegd middel een bijlage bij de kaderbrief en de begroting. De monitor Plan van Aanpak (medio september 2022) wordt als bijlage bij de begroting 2023-2026 voorgelegd aan de raad tijdens de raadsvergadering van 20 oktober 2022.

Burgemeester en wethouders van Woudenberg

D.C.G. Ruseler Secretaris

M. Jansen- van Harten Burgemeester

Bijlage 1: Monitor Plan van Aanpak aanbevelingen financiële scan Woudenberg (medio september 2022) Aanbeveling 1

2

3

Begroting en jaarstukken: Stuur nadrukkelijk op het realiseren en behouden van structureel begrotingsevenwicht en neem in zowel begroting als jaarrekening een berekening van het (meerjarig) structureel saldo op. Definieer de term “tekort sociaal domein” i.c. Jeugdzorg en Wmo (hogere werkelijke lasten ten opzichte van de geraamde lasten, hogere geraamde lasten ten opzichte van de in de vorige begroting geraamde lasten, inclusief of exclusief gedeeltelijke compensatie uit eventuele groei algemene uitkering e.d.?) om zo een eenduidig beeld te verkrijgen wat daarmee wordt bedoeld. Neem de berekening van het saldo sociaal domein (Jeugdzorg en Wmo) volgens de door de gemeente gehanteerde definitie op in de begroting en de jaarrekening zodat dit tekort beter kan worden geduid.

Actie

Stand van zaken

Datum gereed

Gereed?

Overzicht berekening structureel begrotingsevenwicht opnemen in de begroting.

In de begroting 2022-2025 is het betreffende overzicht opgenomen.

September 2021

Ja

Verwerken definitie “tekort sociaal domein” in P&C-producten.

Is opgepakt bij de begroting 2023-2026.

September 2022

Verwerken berekening van het tekort in het sociaal domein in P&Cproducten.

In de verschillende P&C documenten wordt met ingang van 2022 melding gemaakt of de financiële stand van zaken van het sociaal domein nadelig of voordelig is ten opzichte van de raming.

Komt doorlopend aan de orde de komende jaren.

4

Licht de in het meerjarig overzicht van reserves in de begroting ook de (meerjarige) reservemutaties toe.

Toelichting op reservemutaties opnemen in de begroting.

In de begroting 2022-2025 is een eerste toelichting op de reservemutaties opgenomen. Bij de begroting 2023-2026 volgt een verdere uitwerking.

September 2022

5

Neem in de meerjarenbegroting ook een meerjarig overzicht van voorgenomen investeringen (MIP) en de dekking hiervan op.

Overzicht van MIP opnemen in begroting.

Is opgepakt in de begroting 20232026.

September 2022

N.v.t.

6

7

8

Aanbeveling

Actie

Stand van zaken

Datum gereed

Gereed?

Weerbaarheid en weerbaarheid van de financiële positie: Zet in op het verbeteren van de reservepositie (de solvabiliteit) en ontwikkel daar beleid op.

Beleid maken op verbeteren van de reservepositie.

Het verbeteren van de reservepositie is opgepakt bij het tweede herstelplan (raad dec 2021). Beleid maken op het verbeteren van de reservepositie 2023-2026 is met het college besproken in augustus 2022. In de begroting 2023-2026 wordt aan de raad de suggestie gedaan om de Rekenkamercommissie een onderzoek te laten doen naar de reservepositie van de gemeente.

December 2021

Ja

Weerstandsvermogen: Stel kaders vast voor de bandbreedte waarbinnen de weerstandsratio zich moet bevinden.

Kaders vaststellen bij de eerst volgende Kadernota of Begroting.

Kaders vaststellen is met het college besproken in augustus 2022. In de begroting 2023-2026 wordt aan de raad de suggestie gedaan om de Rekenkamercommissie een onderzoek te laten doen naar de reservepositie van de gemeente.

Met de stuurgroep Woudenberg Oost en Zuid Oost wordt bekeken of de gereserveerde gelden voldoende zijn.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt. Met de stuurgroep Woudenberg Oost en Zuid Oost zal in de 2e helft van 2022 hierna gekeken worden.

Stel vast of de in de algemene reserve grondbedrijf gereserveerde gelden voldoende zijn voor de toekomstige ontwikkelingen in Woudenberg-Oost en welke impact dit eventueel heeft op het weerstandsvermogen van de gemeente.

Nog niet duidelijk.

Aanbeveling

Actie

Stand van zaken

Datum gereed

9

Actualiseer de Notitie risicomanagement 2006.

Het actualiseren van de notitie. Dit is overigens ook een actiepunt uit het Ontwikkelplan Financiën.

Het actualiseren staat gepland voor vierde kwartaal 2022.

December 2022

10

Stuur op het versterken van het weerstandsvermogen, bijvoorbeeld door verkoop van bezit of inzet van een deel van de geraamde hogere baten door groei van de gemeente hiervoor.

Structurele toevoegingen aan de algemene reserve opnemen in de begroting.

In de begroting 2022-2025 zijn jaarlijks toevoegingen aan de algemene reserve opgenomen ter versterking van de reservepositie. De urgentie op dit onderdeel wordt beschreven in hoofdlijnen begroting.

September 2021

Ja

Onderzoek naar verkoop van gemeentelijke gebouwen.

Tot op heden geen prioriteit aan gegeven vanwege een lage te verwachtte opbrengst.

Toetsing jaarlijks laten plaatsvinden bij het opstellen van de begroting. Tekst hierover wordt opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Doorlopend proces.

Komt doorlopend aan de orde de komende jaren.

N.v.t.

Ontwikkeling van de overhead ten opzichte van andere gemeenten wordt al gevolgd, waarbij eens per drie jaar een onderzoek wordt uitgevoerd naar de hoogte van de overhead in vergelijking tot andere gemeenten.

Doorlopend proces.

Komt doorlopend aan de orde de komende jaren.

N.v.t.

Voor de meeste kapitaalgoederen zijn de structurele onderhoudslasten gedekt via de begroting. Voor onderhoud wegen en onderhoud gemeentehuis is dat

In de begroting 2023-2026 is vooruitlopend op het nieuwe wegenbeheersplan het jaarlijks budget met € 50.000 verhoogd vanwege loon- en prijsstijgingen.

September 2023

11

12

13

Overhead: Stel op regelmatige basis aan de hand van de “Notitie Overhead” van de commissie BBV, vast of de aan overhead toegerekende lasten en baten conform de in die notitie opgenomen definitie van overhead plaatsvindt. Blijf de ontwikkeling van de overhead ten opzichte van bijvoorbeeld regiogemeenten en eventueel landelijk beschikbaar komende cijfers volgen. En doe, voor zover dit nog niet gebeurt en voor zover door de gemeente zelf gewenst, op termijn onderzoek naar de hoogte van de overhead in vergelijking tot andere gemeenten. Onderhoud kapitaalgoederen: Neem voor structurele onderhoudslasten ook structurele dekking op in de begroting.

Gereed?

Aanbeveling

14

Stel vast of er maatregelen nodig zijn om het tot en met 2039 totaal benodigde budget voor onderhoud van gebouwen ook daadwerkelijk beschikbaar te hebben.

Actie

Stand van zaken

minder het geval. Bij onderhoud wegen wordt nu structureel gebruik gemaakt van de reserve wegen. Deze reserve geeft op korte termijn voldoende dekking. Via het nieuwe wegenbeheersplan 2023-2027 (planning 2022) wordt inzichtelijk welke dekking nodig is voor de structurele onderhoudskosten wegen.

Daarnaast is de jaarlijkse dekking via de reserve wegen ad. € 35.000 komen te vervallen.

Bij onderhoud gemeentehuis is nog onduidelijk of de reserve voldoende dekking geeft voor de structurele onderhoudslasten.

Het onderzoek renovatie buitenkant gemeentehuis wordt afgerond in het derde kwartaal 2022. Dit onderzoek geeft inzicht of de reserve voldoende dekking geeft voor de structurele onderhoudslasten. Voor het monumentaal deel van het gemeentehuis zijn de investeringslasten verwerkt in de begroting 2023-2026. DE investeringslasten van het niet monumentaal deel van het gemeentehuis worden in het derde kwartaal 2022 duidelijk.

Door actualisatie van de Meerjarenonderhoudsplanningen van de vijf gemeentelijke gebouwen en het onderzoek renovatie buitenkant gemeentehuis wordt inzichtelijk hoeveel budget nodig is voor het groot onderhoud tot en met 2039.

Voor onderzoek renovatie gemeentehuis zie toelichting bij nr. 13.

Datum gereed

We wachten het nieuwe wegenbeheersplan af om te beoordelen of de aanpassingen in de begroting 2023-2026 voldoende zijn als structurele dekking onderhoudslasten.

De actualisatie van de MJOP is gepland voor het vierde kwartaal 2022.

Oktober 2022

December 2022

Gereed?

15

16

17

Aanbeveling

Actie

Stand van zaken

Datum gereed

Stel vast of er bij het gemeentehuis inderdaad sprake is van achterstallig onderhoud (of van achterstanden in de uitvoering van het geplande onderhoud, zonder dat dit leidt tot onveilige situaties).

(Extern) onderzoek naar renovatie buitenkant gemeentehuis. Alleen daar is achterstallig onderhoud.

Voor onderzoek renovatie gemeentehuis zie toelichting bij nr. 13.

Oktober 2022

Belastingen en rechten: Neem kennis van het feit dat de gemeente een onbenutte belastingcapaciteit heeft van € 1,0 miljoen ten opzichte van het normbedrag dat bij toelating voor artikel 12 (Financiëleverhoudingswet) wordt gehanteerd.

De nettolasten vergeleken: Substantiële en eventueel niet direct door de gemeente te verklaren verschillen die uit dit hoofdstuk naar voren komen kunnen voor de gemeente eventueel aanleiding zijn hierop een verdieping toe te passen. Dit is uiteraard aan de gemeente zelf.

Gereed?

Er is geen sprake van onveilige situaties.

De onbenutte belastingcapaciteit komt jaarlijks aan de orde bij de Kadernota en de Begroting via paragraaf Weerstandvermogen en risicobeheersing.

Ambtelijk wordt de onbenutte belastingcapaciteit jaarlijks vermeld in de in de P&Cproducten. Daarbij wordt jaarlijks aan college en raad gevraagd of ze dit meewegen bij de besluitvorming omtrent de P&Cproducten.

Komt doorlopend aan de orde de komende jaren.

De verschillen zullen via een aparte nader te vormen werkgroep geanalyseerd worden.

Start en vorming werkgroep in het vierde kwartaal 2022.

December 2023

N.v.t.