Beantwoording TV SGP agendapunt 9 Informatieverordening 05092023.pdf
Tekst van het document
Beantwoording vragen SGP-fractie over agendapunt 9 Informatieverordening Raadscommissievergadering van: 05-09-2023
Vraag
Antwoord
In het raadsvoorstel staat het volgende risico benoemd:
Nee, dit is niet voorgekomen. De gemeente Woudenberg is aangesloten bij de VNG en jaarlijks wordt de VNG-selectielijst vernietiging archiefbescheiden toegepast. De te vernietigen archiefbescheiden voldoen op deze wijze aan de wettelijke vernietigingstermijnen. Gemeente Woudenberg werkt voornamelijk digitaal. De vernietigingslijst gaat langs medewerkers, MT, Archief Eemland. Decos Join is zo ingericht dat alleen DIV-medewerkers kunnen vernietigen. Overige medewerkers kunnen dat niet.
Het niet op de juiste wijze registreren en archiveren van documenten zorgt ervoor dat informatie niet vindbaar is en kan het gebeuren dat documenten vernietigd worden, terwijl dat nog niet is toegestaan. Is dat laatste de laatste 5 jaar voorgekomen bij de gemeente Woudenberg? Hoe is de rol van gemeentearchivaris bij de gemeente Woudenberg belegd?
De gemeentearchivaris is toezichthouder. Daartoe overlegt deze vier keer per jaar met de senior-medewerker DIV. Ook is het haar taak jaarlijks de vernietigingslijst archiefbescheiden goed te keuren.
In het raadsvoorstel staat:
Mocht er tussentijds ontdekt worden dat zaken misgaan dan zal de senior medewerker DIV dit melden bij de portefeuillehouder. Afhankelijk van de situatie wordt de raad op passende wijze geïnformeerd. Dat kan zijn via de reguliere kanalen, zoals informatie uit het college tijdens een raads- of commissievergadering. Het kan ook zijn dat de situatie vraagt om een andere manier van informeren.
Het college van burgemeester en wethouders brengt tweejaarlijks verslag uit aan de raad over de in artikel 2 omschreven zorg voor de informatieobjecten van de gemeentelijke organen, onder bijvoeging van de verslagen die de gemeentearchivaris heeft uitgebracht op grond van de artikelen 11 en 14. Hoe wordt de gemeenteraad geïnformeerd als er tussentijds zaken ontdekt worden die misgaan rond archivering en bewaartermijnen?