9.b Bijlage 1 Brief Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer Woudenberg 2023 (2024) (geanonimiseerd).pdf

Aan

Onderwerp

Ons kenmerk

Gemeente Woudenberg T. a. v. het college van burgemeester en wethouders Postbus 16 3930 EA WOUDENBERG

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer 2023 (2024) 1862969

Datum

8 mei 2024

Uw kenmerk

Geacht college, Hierbij ontvangt u mijn verslag over het uitgevoerde toezicht in 2023 (2024) op het 11 informatieen archiefbeheer van uw organisatie. Artikel van de Informatieverordening gemeente Woudenbergbepaalt dat de gemeentearchivaris verslag uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Met deze rapportage legt het college verantwoording af over de zorg van het informatie- en archiefbeheer aan de gemeenteraad. Het verslag is op feiten gecheckt door uw senior medewerker DIV en de aanvullingen zijn overgenomen. Ik wil allereerst de volgende positieve punten niet onvermeld laten: -

-

de Informatieverordening 2023 en Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Woudenberg 2023 zijn vastgesteld evenals de Mandaatregeling Gemeente Woudenberg 2024 er zijn extra mensen en middelen beschikbaar gesteld om het informatiebeheer op orde te krijgen en te houden de update van het calamiteitenplan heeft in 2023 plaatsgevonden de hotspotmonitor is in 2023 vastgesteld en geborgd in de organisatie

Mijn beoordeling zit in staptweevan de beoordelingssystematiek en die luidt voldoende Ik verwacht dat u, wanneer u de aangeleverde planning in het verbeterplan 2024-02-27 volgt, stap drie naar ruim voldoende kunt zetten. Dit betekent concreet dat de openstaande verbeterpunten, genoemd in hoofdstuk 7B, worden afgerond. Als dat zo is zal dit te zien zijn in de toezichtrapportage over 2024.

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland. nl archiefeemland @amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

archizfz=mland

Mijn verslag bestaat

uit tien verbeterpunten uit eerdere toezichtrapportages en vier aandachtspunten, die van belang zijn om het informatiebeheer nog verder op te krijgen en te borgen binnen de organisatie. Deze nieuwe aandachtspunten

nieuwe

orde

zijn: 1.

plan

tweemaal

(juli/augustus

monitoringsoverleg in met de toezichthouder over de voortgang van het verbeterplan met de bijbehorende uitvoeringsagenda en de hieraan gekoppelde tijdsplanning betrek bij nieuwe aanbestedingen van uw applicaties tijdig de gemeentearchivaris betrek de gemeentearchivaris bij conversie en migratie van (taakspecifieke) applicaties stuur kwartaal van de naar de per klimaatgegevens archiefruimte(n) en

november)

een

toezichthouder het op

prijs

om

geïnformeerd

Ik stel

over

uw

rapportage

aan

reactie op dit verslag te mogen een ontvangen en te worden verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van de GS, de interbestuurlijk toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het

lag

nader toe te lichten.

Bijlage:

Toezichtrapportage

vers

2023

Met

informatie-

en

archiefbeheer

gemeente

(2024).

vriendelijke groet,

(geanonimiseerd) Cha ntal Menting Gemeentearchivaris

Ae

POSTADRES Postbus 4000

archiefeemland.nl

Eemplein 73 3812 EA

3800 EA

Amersfoort

TEL 033-469 50 17

Amersfoort

BEZOEKADRES

archiefeemland@arnersfoort.nl

Woudenberg