9.a Collegebesluit B&W 2 juli 2024 (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
Collegeadvies
Besluitenregistratie: |
ennen
Openb penbaar
Woudenberg
RAAD
naar
Communicatie via
Postregistratienummer Datum
:
Z.344336/D.278761
inboeken
Int nternet t
Nee
OR
Nee
Europese regelgeving
Nee
COMMISSIE
Anders:
Onderwerp
+
Advies
:
Beoordeling Interbestuurlijk (2024)
toezicht
informatie-
en
archiefbeheer 2023
-__Kennis nemen van het verslag van de gemeentearchivaris over informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg over 2023 inclusief verbeterplan 2024-2025; Het verslag inclusief verbeterplan plaatsen op de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad in het kader van horizontale
het
-
verantwoording.
EN
EE
Afdelings-
(geanonimiseerd)
advies
[Burgemeester |___ [MJ [2470 |__ | [Wethouder | ___ [HJM }24001 |l [Wethouder | ________ [AK [240 wethouder |____—— | ______________ Secretaris [DR
| _
Geprint op: 03-07-2024
10:45:41uur
[240627
|
|
O:\00 2 B&W Route college\02 Burgemeester & Wethouders\(
Datum vergadering Besluit:
2 juli
Ogenbare Akkoord
besluitenlijst
Retour
afdeling
naar
Ter archivering
2024
B&W-vergadering
Agendapunt:
2 juli
03
2024:
op:
aangeboden
op:
Inleiding Overeenkomstig artikel 7 van de Informatieverordening gemeente Woudenberg (2023) is de gemeentearchivaris van Amersfoort belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats Amersfoort. De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 11 van de Informatieverordening, jaarlijks verslag aan het college. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Het proces bestaat uit een jaarverslag wat beoordeeld wordt door de Provincie Utrecht. In dit collegeadvies wordt ingegaan op het jaarverslag 2023 en verbeterplan voor 2024-2025. Centrale vraag Wilt u kennis nemen van het Jaarverslag van de gemeentearchivaris archiefbeheer 2023 en het verbeterplan 2024-2025? Beoogd
resultaat Uiteindelijk afleggen van verantwoording Archiefwet over het jaar 2023; Afleggen van horizontale verantwoording
vaan aan
de provincie
het informatie-
voer
over
en
het taakgebied
de gemeenteraad.
Kader Wet Revitalisering Generiek Toezicht; Provinciale verordening systematische Archiefwet.
toezichtinformatie;
Argumenten De gemeentearchivaris beoordeelt onze taakuitvoering ten aanzien van de wettelijke vastgesteld kwaliteitscriteria voor de archiefwet afgelopen keer als voldoende. Zie voor uitgebreide toelichting bijlage Het is Team DIV in 2023 gelukt om naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden ook een aantal belangrijke acties uit het verbeterplan uit te voeren en af te ronden. de informatieverordening en Beheerregeling informatiebeheer zijn beide vastgesteld. Hiermee voldoet de gemeente Woudenberg weer aan de eisen van digitaal informatiebeheer. Zie voor meer informatie bijlage 2 pagina 4 met alle acties die gereed zijn gekomen in 2023. Risico's en kanttekeningen Ondanks dat er acties zijn afgrond zijn er nog wel een aantal verbeterpunten die afgeronde moeten worden. Zie hiervoor het overzicht op pagina 24 van bijlage En ook bijlage het verbeterplan 2024-2025.
Geprint
op:03-07-2024
10:45 :41 uur
2 B&W
Route
col/ege\02
Burgemeester
Wethouders\(
Die verbeterpunten kunnen invloed hebben op de kwaliteit van de informatiehuishouding. Als de informatiehuishouding niet op orde is kan het zijn dat verzoeken niet tijdig of niet correct worden afgehandeld. Ook kan het zijn dat archiefmateriaal verloren gaat Wat langer bewaard moet worden of voor permanente bewaring in aanmerking komt. Duurzaamheid en Inclusie Niet van toepassing, het gaat hier om verantwoording Maatschappelijke Het afleggen van waarop wettelijke
participatie verantwoording draagt bij taken wordt uitgevoerd.
Beoogd resultaat De lijst met verbeterpunten
aan
bij de uitvoeringstaken
een
van
uitvoeringstaken.
overheid
die transparant
is over de wijze
betrekken.
Financiële consequenties Kosten/opbrengsten zijn nihil of conform de begroting op dit product. van archiefachterstand Voor het wegwerken is in het jaar 2024 nog budget gereserveerd. Het gereed maken van een archiefblok en de benodigde materialen zijn al aanwezig. Hier hoeft geen extra kosten voor gemaakt te worden. Aanpak/uitvoering De gemeentearchivaris over ontvangt graag een reactie op het verslag en wordt geïnformeerd aan de gemeenteraad de verantwoording en de toezending van de rapportage aan GS, de interbestuurlijk toezichthouder. Conclusie Ter kennisgeving
aannemen.
Communicatie Geen. Bijlage(n) Brief Toezichtrapportage informatieen archiefbeheer 2023 (2024) van 8 mei 2024; Toezichtrapportage informatieen archiefbeheer gemeente Woudenberg 2023 Verbeterplan Woudenberg gemeente 2024-2025.
Geprint
op:03-07-2024
10:45:41
uur
3/3