7.c Planning & Control cyclus 2025 def versie.pdf

Planning & Control cyclus 2025

Gemeente Woudenberg

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1. Inleiding..........................................................................................................................................3 2. De P&C-cyclus in 2025-2026 ...........................................................................................................4 3. Toelichting P&C-producten..............................................................................................................5 4. Planning P&C-producten 2025.........................................................................................................8 Grondexploitaties 2025 ....................................................................................................................... 8 Jaarstukken 2024 ................................................................................................................................. 9 Kadernota 2026-2029........................................................................................................................ 11 Voorjaarsrapportage 2025 ................................................................................................................ 12 Begroting 2026-2029 .........................................................................................................................

13 Najaarsrapportage 2025.................................................................................................................... 14 Kerntakendiscussie 2024-2025.......................................................................................................... 15 5. Protocol samenstellen financiële stukken.......................................................................................16 6. Budgethoudersregeling ..................................................................................................................17 7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kadernota 2026-2029 ....................................18 8. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting 2026-2029......................................19 9. Overzicht gemeenschappelijke regelingen .....................................................................................20 10. Overzicht SISA regelingen ............................................................................................................21

Pagina 2

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

1. Inleiding Sinds 2001 wordt op het gebied van planning & control binnen de gemeente Woudenberg gewerkt met een jaarlijkse notitie van de Planning & Control cyclus. Deze notitie, de Planning & Control cyclus 2025, bevat een uitwerking van de P&C-producten voor de periode 2025-2026 met als doel dat de financiële stukken op tijd, volledig en betrouwbaar worden aangeboden voor besluitvorming aan de raad. Op deze wijze wordt tevens vorm en inhoud gegeven aan de sturing, beheersing en verantwoording binnen de gemeente Woudenberg. Met ingang van 2025 is voor het eerst een overzicht met de SISA regelingen in de P&C-cyclus opgenomen. Aan elke SISA regeling is een verantwoordelijk medewerker gekoppeld. De verantwoordelijk medewerker zorgt voor de uitvoering en de verantwoording van de SISA regeling. Team Financiën kan de betreffende medewerker daarbij ondersteunen. De Planning & Control cyclus 2025 bevat de volgende onderdelen: • de P&C-cyclus in 2025-2026; • toelichting P&C-producten; • planning P&C-producten in 2025; • budgethoudersregeling; • voorbeeld protocol samenstellen financiële stukken; • belangrijke data voor de beantwoording van de technische vragen bij de kadernota en de begroting; • overzicht gemeenschappelijke regelingen; • overzicht SISA-regelingen.

Pagina 3

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

2. De P&C-cyclus in 2025-2026 In dit onderdeel wordt de P&C-cyclus voor 2025-2026 uiteengezet. Voordat op de P&C-producten zelf wordt ingegaan, wordt kort de implementatie LIAS toegelicht en worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven. In 2025 worden twee tussentijdse rapportages ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Namelijk de voorjaarsrapportage en de najaarsrapportage. De voorjaarsrapportage is beleidsmatig en financieel van aard. De najaarsrapportage zal voornamelijk financieel van aard zijn. Naast de gebruikelijke P&C documenten zal in 2025 de kerntakendiscussie afgerond worden. Na besluitvorming in de kadernota 2026-2029 worden de financiële effecten kerntakendiscussie 2024-2025 definitief verwerkt in de begroting 2026-2029. De afronding van dit proces is verwerkt in deze Planning & Control cyclus 2025. Implementatie LIAS Eind 2023 is een start gemaakt met de implementatie van de online tool voor financiële rapportages, genaamd LIAS. Alle financiële rapportages van de P&C cyclus 2024 zijn via LIAS geplaatst op de website van gemeente Woudenberg. Een aantal direct na de vaststelling en een aantal achteraf. Het is de bedoeling dat alle financiële rapportages binnen een periode van 2 jaar op deze wijze worden gepubliceerd.

Uitgangspunten voor de cyclus in 2025-2026 zijn • de grondexploitaties worden in de raad van april 2025 behandeld; • gelijktijdig met de kadernota wordt de voorjaarsrapportage behandeld; • in de raad van december wordt de najaarsrapportage aangeboden met een doorkijk naar de financiële stand van zaken over 2025 (op basis van de werkelijke cijfers tot en met oktober). Mutaties in de cijfers na oktober worden meegenomen en toegelicht in de jaarstukken 2025. De gemeente Woudenberg werkt in 2025-2026 met de volgende P&C-producten: P&C-producten 2025 Grondexploitaties Hoevelaar fase 1 en Hoevelaar fase 2 Jaarstukken 2024 Webversie van het jaarverslag 2024 (LIAS) Kadernota 2026-2029 Voorjaarsrapportage 2025 Begroting 2026-2029 Webversie van de begroting 2026-2029 (LIAS) Najaarsrapportage 2025 2026 Grondexploitatie Hoevelaar fase 2 (en mogelijk Hoevelaar fase 3) Jaarstukken 2025

Pagina 4

Besluitvorming in raad april 2025 juni/ juli 2025 15 juli 2025 (op de website) juni/ juli 2025 juni/ juli 2025 oktober 2025 15 nov 2025 (op de website) december 2025 april 2026 juni 2026

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

3. Toelichting P&C-producten Grondexploitaties 2025 In Woudenberg wordt medio januari 2025 met twee grondexploitaties gewerkt. Bij herziene grondexploitaties wordt de meest actuele boekwaarde per 1 januari 2025 gehanteerd. • Hoevelaar fase 1; • Hoevelaar fase 2. In de grondexploitaties worden de volgende gegevens opgenomen: • algemene toelichting; • uitgangspunten; • overzicht uitgaven en inkomsten per jaar en per fase; • verschillenoverzicht ten opzichte van vorige grondexploitatie (in het geval van een herziene grondexploitatie); • risico’s en mogelijkheden. In de raadsvergadering van 24 april 2025 worden de grondexploitaties ter besluitvorming voorgelegd.

Jaarstukken 2024 In de jaarstukken legt het college aan de raad verantwoording af van het in het afgelopen jaar gevoerde beleid en de realisatie van de gestelde doelen. In de jaarstukken zijn onder andere de volgende onderdelen opgenomen: • inleiding (o.a. samenvatting resultaat); • vaststelling jaarverslag; • voorstel college resultaatbestemming; • overzicht baten en lasten; • vijf beleidsprogramma’s; • algemene dekkingsmiddelen; • diverse paragrafen (inclusief rechtmatigheidsverantwoording college); • balans; • grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; • reserves en voorzieningen; • diverse bij de jaarstukken (toelichtende en) verplichte bijlagen. De jaarstukken 2024 worden in de raadsvergadering van 10 juli 2025 ter besluitvorming voorgelegd.

Kadernota 2026-2029 De kadernota fungeert als opstap naar de begroting. In de kadernota worden onder andere de volgende elementen opgenomen: • strategiekaart; • inleiding; • beleidsontwikkelingen op hoofdlijnen; • financiële effecten kerntakendiscussie 2024-2025; • financiële positie (reserves/weerstandvermogen);

Pagina 5

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

•

update notitie financiële gezondheid gemeente Woudenberg.

De kadernota 2026-2029 staat geagendeerd voor de raadscommissievergadering van 24 juni 2025 en de raadsvergadering van 10 juli 2025. De raad is tot 16 juni 2025 voor 10.00 uur in de gelegenheid om technische vragen in te dienen bij de organisatie. Op 20 juni 2025, ’s ochtends, ontvangen de raadsfracties de schriftelijke beantwoording van de technische vragen. Na besluitvorming in de kadernota 2026-2029 worden de financiële effecten kerntakendiscussie 20242025 definitief verwerkt in de begroting 2026-2029.

Voorjaarsrapportage 2025 Vanaf 2023 wordt gewerkt met een jaarlijkse voorjaarsrapportage. De voorjaarsrapportage is de vervanger van de eerste financiële tussenrapportage en de Zomernota. In 2023 en 2024 was de voorjaarsrapportage nog alleen financieel. Vanaf 2025 zal het streven zijn om in deze rapportage ook een beleidsmatig hoofdstuk op te nemen. De voorjaarsrapportage geeft een eerste beeld aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met half april. In de voorjaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: • inleiding; • beleidsmatige rapportage over de stand van zaken 2025 van de 5 programma’s; • financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft: wijzigingen ten opzichte van de primitieve begroting 2025). Wijzigingen in de budgetten groter dan € 10.000 worden toegelicht. Wijzigingen kleiner dan € 10.000 worden als totaalpost “Overige wijzigingen” verwerkt in deze rapportage en verder niet toegelicht; • stand van zaken lopende investeringskredieten. In de raadsvergadering van 10 juli 2025 wordt de voorjaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd.

Begroting 2026-2029 De beleidsbegroting bestaat uit een algemeen deel, de programma's en de paragrafen en de financiële bijlagen. In het algemeen deel wordt het bestuurlijk kader en de uitgangspunten van de begroting toegelicht. In de programma's en de paragrafen staan de beoogde effecten van het beleid centraal en in de financiële bijlagen worden de financiële cijfers nader toegelicht. In de begroting zijn de volgende onderdelen opgenomen: • strategiekaart; • bestuurlijk kader; • procedure begrotingsbehandeling; • vijf beleidsprogramma’s; • algemene dekkingsmiddelen; • diverse paragrafen *; • verplichte indicatoren; • overzicht baten en lasten; • incidentele baten en lasten; • overzicht reserves en voorzieningen; • belastingtarieven; • kerngegevens;

Pagina 6

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

• • •

EMU-saldo; balansramingen; kosten en opbrengsten per taakveld (BBV-regelgeving).

* De grondprijsbrief 2026 is onderdeel van paragraaf Grondbeleid. In de grondprijsbrief is een overzicht van de richtprijzen voor grondprijzen 2026 opgenomen van de gemeente Woudenberg. De begroting 2026-2029 staat geagendeerd voor de raadscommissievergadering van 14 oktober 2025 en de raadsvergadering van 30 oktober 2025. Raadsfracties kunnen 6 oktober 2025 voor 10.00 uur de technische vragen indienen en ontvangen op 10 oktober 2025, ’s ochtends, de schriftelijke beantwoording van de vragen.

Najaarsrapportage 2025 De najaarsrapportage geeft een doorkijk van de financiële stand van zaken over 2025 aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met oktober 2025. Hiermee is de najaarsrapportage de voorloper op de jaarrekening en het laatste financiële document gedurende een kalenderjaar waarbij de raad begrotingswijzigingen goedkeurt. Wijzigingen in de budgetten, na oktober 2025, worden meegenomen in de jaarrekening 2025 en bij de vaststelling van deze jaarrekening goedgekeurd door de raad. In de najaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: • inleiding; • financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft: wijzigingen ten opzichte van de voorjaarsrapportage 2025). Wijzigingen in de budgetten groter dan € 10.000 worden toegelicht. Wijzigingen kleiner dan € 10.000 worden als totaalpost “Overige wijzigingen” verwerkt in deze rapportage en verder niet toegelicht; • stand van zaken lopende investeringskredieten. In de raadsvergadering van 18 december 2025 wordt de najaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd.

Brede kerntakendiscussie 2024-2025

In 2024 is, met externe ondersteuning, gestart met een brede kerntakendiscussie. Het traject van de brede kerntakendiscussie loop van april 2024 tot en met juni 2025. Het traject heeft 4 fases: 1. Fase 1 : Scenario-ontwikkeling opgave en proces 2. Fase 2 : Beïnvloedbaarheid begroting 3. Fase 3 : Kerntaken in beeld 4. Fase 4 : Keuzes maken De definitieve financiële resultaten uit de brede kerntakendiscussie worden verwerkt in de begroting 2026-2029 (raad okt 2025).

Pagina 7

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

4. Planning P&C-producten 2025 In dit onderdeel worden de planningen van de uit te brengen P&C-producten in 2025 in beeld gebracht.

Grondexploitaties 2025 Datum (uiterlijk) Onderwerp 13 jan– 21 febr 2025 Opstellen grondexploitaties 13 jan – 21 febr Afstemming grondexploitaties met projectleiders en 2025 portefeuillehouder 26 febr 2025 Verzenden 1e concept grondexploitaties naar B&W, MT en projectleiders (incl. winstneming GREX) 4 mrt 2025 Bespreken 1e concept grondexploitaties in B&W 4 mrt 2025 Bespreken concept grondexploitaties met MT en projectleiders 5 mrt 2025 Verzenden definitieve grondexploitaties naar B&W, MT en projectleiders 11 mrt 2025 Bespreken definitieve grondexploitaties in B&W 13 mrt 2025 Verzenden grondexploitaties naar griffie, MT en projectleiders 14 mrt 2025 Verzenden grondexploitaties naar agendacommissie 20 mrt 2025 Verzenden grondexploitaties naar de raad 8 apr 2025 Behandeling in raadscommissie 24 apr 2025 Besluitvorming door de raad

Pagina 8

Actie door Remco / Henk Remco / Henk Remco / Henk B&W MT / Remco / Henk Remco / Henk B&W Henk Griffie Griffie Raadscommissie Raad

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

Jaarstukken 2024 Datum (uiterlijk) 10 jan 2025

Onderwerp Bericht op Pleio over afsluiten TIM en administratie

Actie door Henk

13 jan – 17 jan 2025 Inrichten LIAS omgeving (via kopie jaarstukken 2023)

Marija/ Dennis

13 jan – 17 jan 2025 Accounts aanmaken, uitnodigingen versturen en rollen en taken inrichten binnen LIAS 13 jan 2025 Versturen uitnodiging budgetgesprekken aan budgethouders

Marija / Dennis

15 jan 2025

Afsluiten uren in TIM

Budgethouders

20 jan- 31 jan 2025

Budgetgesprekken

Budgethouders/ Henk/ Linda/ Aart

Aart

20 jan – 31 jan 2025 Instructies LIAS aan budgethouders 20 jan – 14 febr Invullen LIAS door budgethouders 2025 24 jan 2025 Afsluiting administratie (facturen na deze datum worden in 2025 verwerkt)

Marija / Dennis Budgethouders

31 jan 2025

Jaardeclaratie btw-compensatiefonds

Henk

3 febr 2025

Bijwerken administratie en facturen

Team Financiën

3 febr – 14 febr 2025

Afronden LIAS door programma-eigenaren en budgethouders

16 apr 2025

Verzenden concept jaarrekening naar B&W, P&C-team en budgethouders

Henk/ Marga

Programmaeigenaren / budgethouders 15 jan – 15 apr 2025 Samenstellen jaarverslag Henk / Linda / Aart / Marija / Dennis/ Marga / Yannick 15 jan – 15 apr 2025 Voorbereidingen op te leveren documenten jaarstukken aan Team Financiën accountant 3 mrt 2025 Verzenden conceptteksten beleidsprogramma’s P&C-team/ Henk/ jaarrekening naar P&C-team en budgethouders Aart 11 mrt 2025 Bespreken conceptteksten beleidsprogramma’s P&C-team/ Henk/ jaarrekening met P&C-team Aart/ Yannick mrt 2025 Vooroverleg Verstegen Accountants over stand van zaken Verstegen jaarrekening Accountants / Henk / Aart/ Yannick 28 mrt 2025 Afronden rekening van baten en lasten/ balans en Henk/ Linda/ toelichting/ bepalen voorlopig rekeningresultaat Hennie/ Marga/ Yannick

Pagina 9

Aart / Henk

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

18 apr – 14 juli 2025 Jaarverslag in LIAS (optie als bijlage of indien planning het toelaat volledig opgenomen) gereed

Marija/ Dennis

22 apr 2025 22 apr 2025

Bespreken concept jaarrekening in B&W Bespreken concept jaarrekening met P&C-team

5 mei – 9 mei 2025

Accountantscontrole 2024 – week 1

19 mei – 23 mei 2025 22 apr – 25 april 2025 7 mei 2025

Accountantscontrole 2024 – week 2

B&W P&C-team/ Henk/ Aart/ Yannick Verstegen Accountants

12 mei 2025 13 mei 2025 21 mei 2025 27 mei 2025 2 juni 2025

3 juni 2025

Opstellen infographic jaarstukken Verzenden concept jaarstukken en infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept jaarstukken en concept infographic met P&C-team Bespreken concept jaarstukken en concept infographic in B&W Verzenden definitieve jaarstukken en infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve jaarstukken en infographic in B&W Bespreken concept accountantsrapport door Verstegen Accountants met portefeuillehouder en manager

Definitief accountantsrapport en definitieve accountantsverklaring binnen bij de gemeente 4 juni 2025 Verzenden jaarstukken naar griffie, P&C-team en budgethouders 5 juni 2025 Verzenden jaarstukken naar raad en auditcommissieleden 16 juni 2025 Behandeling in auditcommissie 24 juni 2025 Behandeling in raadscommissie 10 juli 2025 Besluitvorming door de raad 15 mei - 14 juli 2025 Jaarstukken ( in LIAS invoeren) 15 juli 2025 Toevoegen van de LIAS jaarstukken aan de website + persbericht

Communicatie / Henk Henk/ Aart P&C team/ Henk/ Aart B&W Henk/ Aart B&W Verstegen Accountants / portefeuillehouder / manager / Aart / Henk/ Yannick Verstegen Accountants Henk/ Aart Griffie Auditcommissie Raadscommissie Raad Marija/Dennis Communicatie

De verschillende versies van het jaarstukken worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 10

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

Kadernota 2026-2029 Datum (uiterlijk) 3 mrt 2025 17 mrt – 28 mrt 2025 17 mrt – 28 mrt 2025 31 mrt – 4 apr 2025

Onderwerp Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

3 mrt – 16 apr 2025 8 apr 2025

Samenstellen kadernota Vooroverleg met B&W over de kadernota (middagdeel)

10 apr 2025

Verzenden concept kadernota naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept kadernota met P&C-team

14 apr 2025 16 apr 2025 22 apr 2025 22 apr 2025 7 mei 2025 12 mei 2025 13 mei 2025 21 mei 2025 27 mei 2025 4 juni 2025 5 juni 2025 16 juni 2025 16 juni – 19 juni 2025 20 juni 2025 24 juni 2025 10 juli 2025

Verzenden concept kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept kadernota met P&C-team Bespreken concept kadernota in B&W Verzenden concept kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept kadernota met P&C-team Bespreken concept kadernota in B&W Verzenden definitieve kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve kadernota in B&W Verzenden kadernota naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden kadernota naar de raad Aanleveren technische vragen Beantwoording van de technische vragen door de organisatie Verzenden beantwoording technische vragen naar raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Actie door Aart/ Henk Budgethouders / Aart/ Linda/ Henk Budgethouders Programmaeigenaren / budgethouders MT/ Aart/ Dennis B&W/ MT/ Aart/ Linda Aart/ Linda P&C-team/ Aart/ Linda Aart/ Linda P&C-team/ Aart/ Linda B&W Aart/ Linda P&C-team/ Aart/ Linda B&W Aart/ Linda B&W Aart/ Linda Griffie Raadsfracties B&W / MT / budgethouders Griffie Raadscommissie Raad

De verschillende versies van de kadernota 2026-2029 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 11

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

Voorjaarsrapportage 2025 Datum (uiterlijk) 3 mrt 2025 17 mrt – 28 mrt 2025 17 mrt – 28 mrt 2025 31 mrt – 4 apr 2025

Onderwerp Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

3 mrt – 17 april 2025 17 apr 2025 22 apr 2025

Samenstellen voorjaarsrapportage

7 mei 2025

Verzenden concept voorjaarsrapportage naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken concept voorjaarsrapportage met P&C-team Bespreken concept voorjaarsrapportage in B&W Verzenden definitieve voorjaarsrapportage naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken definitieve voorjaarsrapportage in B&W Verzenden voorjaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden voorjaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

12 mei 2025 13 mei2025 21 mei 2025 27 mei 2025 4 juni 2025 5 juni 2025 24 juni 2025 10 juli 2025

Verzenden concept voorjaarsrapportage naar P&C-team Bespreken concept voorjaarsrapportage met P&C-team

Actie door Aart/ Linda Budgethouders/ Aart/ Linda/ Henk Budgethouders Programmaeigenaren / budgethouders Aart/ Linda/ Henk Aart/ Linda/ Henk P&C-team/ Aart/ Linda Aart/ Linda/ Henk P&C-team/ Aart B&W Aart B&W Aart Griffie Raadscommissie Raad

De verschillende versies van de voorjaarsrapportage 2025 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 12

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

Begroting 2026-2029 Datum (uiterlijk) mei 2025 5 jun 2025

Onderwerp Inrichten LIAS omgeving Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders 16 jun – 27 jun 2025 Budgetgesprekken 16 juni – 27 juni 2025 30 juni – 4 juli 2025 16 juni – 5 sept 2025 15 juli 2025 3 sept 2025 8 sept 2025 9 sept 2025 3 sept – 10 sept 2025 10 sept 2025 15 sept 2025 16 sept 2025 17 sept 2025 23 sept 2025 24 sept 2025 25 sept 2025 24 sept- 14 nov 25 6 okt 2025 6 okt – 9 okt 2025 10 okt 2025 14 okt 2025 30 okt 2025 13 nov 2025 14 nov 2025

Invullen LIAS + Excel format Afronden LIAS + formats door programma-eigenaren en budgethouders Samenstellen begroting Vooroverleg met B&W over de begroting (middagdeel) Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept begroting met P&C-team Bespreken concept begroting in B&W Samenstellen infographic Verzenden concept begroting en concept infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept begroting met P&C-team Bespreken concept begroting / concept infographic in B&W Verzenden definitieve begroting en infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve begroting en infographic in B&W Verzenden begroting naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden begroting naar de raad Begroting in LIAS implementeren. Aanleveren technische vragen Schriftelijke beantwoording van de technische vragen door de organisatie Verzenden schriftelijke beantwoording technische vragen naar raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad LIAS begroting definitief Toevoegen van de LIAS begroting aan de website + persbericht

Actie door Marija / Dennis Aart/ Linda Budgethouders/ Aart/ Linda/ Henk Budgethouders Prog-eigenaren / budgethouders MT/ Aart/ Linda/ Henk/ Yannick B&W/ MT/ Aart Aart/ Henk/ Linda P&C-team/ Linda/ Henk B&W Communicatie/ Linda Linda/ Henk P&C-team/ Aart/ Henk B&W Aart/ Henk/ Linda B&W Aart Griffie Marija/Dennis Raadsfracties B&W/ MT/ budgethouders Griffie Raadscommissie Raad Marija/Dennis Communicatie

De verschillende versies van de begroting 2026-2029 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 13

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

Najaarsrapportage 2025 Datum (uiterlijk) Onderwerp 28 aug 2025 Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders 17 sept – 26 sept Budgetgesprekken 2025 17 sept – 26 sept Invullen formats 2025 29 sept - 3 okt Afronden formats door programma-eigenaren en 2025 budgethouders 17 sept – 13 okt 2025 13 okt 2025 16 okt 2025 22 okt 2025 27 okt 2025 28 okt 2025 29 okt 2025 4 nov 2025 6 nov 2025 7 nov 2025 13 nov 2025 2 dec 2025 18 dec 2025

Samenstellen najaarsrapportage Verzenden concept najaarsrapportage naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept najaarsrapportage met P&C-team Verzenden concept najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept najaarsrapportage met P&C-team Bespreken concept najaarsrapportage in B&W Verzenden definitieve najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve najaarsrapportage in B&W Verzenden najaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden naar agendacommissie Verzenden najaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Actie door Aart/ Linda Budgethouders/ Aart/ Linda/ Henk Budgethouders Programmaeigenaren/ budgethouders Aart/ Linda/ Henk Aart P&C-team / Aart Aart P&C team/ Aart B&W Aart B&W Aart Griffie Griffie Raadscommissie Raad

De verschillende versies van de najaarsrapportage 2025 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 14

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

Kerntakendiscussie 2024-2025 Datum (uiterlijk) Apr – juli 2024

Onderwerp

Actie door

Aug – dec 2024

Fase 1 : scenario-ontwikkeling opgave en proces - Procesontwerp - Ontwerp participatietraject Fase 2 : Beïnvloedbaarheid begroting - Data analyse - Desk studie eerdere onderzoeken Fase 3 : Kerntaken in beeld - Gesprekken interne organisatie

Jan – juni 2025

Fase 4 : Keuzes maken - Besluitvormings- en participatieproces

Juli – aug 2025

Resultaten financieel verwerken in de Begroting 2026- 2029

Bestuur/ Interne organisatie/ Externe ondersteuner Interne organisatie/ Externe ondersteuner Inwoners/ Bestuur/ Interne organisatie/ Externe ondersteuner Inwoners/ Bestuur/ Interne organisatie/ Externe ondersteuner Team Financiën

Apr- sept 2024

Pagina 15

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

5. Protocol samenstellen financiële stukken Protocol samenstellen financiële stukken Onderstaand protocol wordt gebruikt bij het opstellen van de financiële stukken en het voeren van de budgetgesprekken. Dit protocol geeft inzicht in de verantwoordelijkheden van de budgethouder, de programma-eigenaar en het team financiën bij het opstellen van de betreffende stukken. Sinds 2019 is het protocol uitgebreid met een gespreksverslag welke als leidraad bij de budgetgesprekken gebruikt wordt en waarin de gemaakte afspraken worden opgenomen. 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7. 8. 9.

10.

Activiteit Uitnodiging budgetgesprek inclusief instructies ter voorbereiding Aanleveren formats inclusief instructies voor het invullen Tijdens het budgetgesprek wordt besproken: a. stand van zaken budget; b. verwachtingen komende periode (inhoudelijk en financieel); c. juiste boeking facturen; d. benodigde mutaties; e. invullen gespreksverslag; f. aanvullend bij jaarrekening: welke kosten worden nog verwacht. Bij afwijkingen in de budgetten t.o.v. de raming kleiner dan € 10.000 is geen verdere afstemming nodig. Budgethouder levert een beknopte inhoudelijke toelichting aan. Bij afwijkingen in de budgetten t.o.v. de raming hoger dan € 10.000 is afstemming nodig met de betreffende portefeuillehouder. Daarnaast wordt de programma-eigenaar hiervan op de hoogte gebracht. De budgethouder levert na afstemming met de portefeuillehouder (en programma-eigenaar) een uitgebreidere inhoudelijke toelichting aan. Afstemming ingevulde formats en LIAS (nieuw sinds 2024) tussen programma-eigenaar en budgethouder. Na overeenstemming programma-eigenaar en budgethouder worden ingevulde formats en LIAS (nieuw sinds 2024) klaargezet voor het team financiën. Verwerking aangeleverde stukken in de concept financiële stukken.

Het team financiën vraagt programma-eigenaren en budgethouders te verifiëren of kengetallen (binnen LIAS), beleidsteksten (binnen LIAS), bedragen en toelichtingen (binnen LIAS) juist verwerkt zijn binnen LIAS en de concept financiële stukken. Verwerken opmerkingen, aanvullingen en aanpassingen door programmaeigenaren en budgethouders in definitieve financiële stukken.

Pagina 16

Actie door Team financiën Team financiën Budgethouder en team financiën

Budgethouder en team financiën Budgethouder en team financiën

Programmaeigenaar en budgethouder Programmaeigenaar en budgethouder Team financiën Programmaeigenaren, budgethouders en team financiën Team financiën

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

6. Budgethoudersregeling In de B&W vergadering van 15 november 2022 is de budgethoudersregeling vastgesteld. Voorheen hadden we niet echt een budgethoudersregeling. De budgethoudersregeling regelt het mandaat, dat wil zeggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college van B&W aangewezen medewerkers, om binnen de hun via de begroting en kredieten gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Woudenberg. Het doel hiervan is te komen tot: • Een dusdanige borging in de organisatie van de aan begroting en krediet verbonden werkzaamheden dat voldaan wordt aan de eisen van rechtmatig, doeltreffend en doelmatig beheer van het budget. • Een duidelijke toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording daarover (de rapportagelijn van de P&Ccyclus).

Prestatielevering Onderdeel van de factuurafhandeling door de budgethouder is de prestatie-akkoordverklaring. De afgelopen jaren is de prestatie-akkoordverklaring steeds belangrijker geworden bij het afleggen van verantwoording over alle inkopen door de gemeente. Vanuit de bedrijfsvoering van een gemeente is er de praktische vraag of voor alle inkopen (hoe klein ook) documentatie over de prestatielevering vastgelegd moet worden. Voor kleine inkopen zou deze eis te zwaar (onwerkbaar) kunnen zijn en daarom kan een gemeente er bewust voor kiezen om voor kleine inkopen een minder zware diepgang van de controle en vastlegging van de prestatielevering te eisen. Daarbij komt ook dat het voor sommige diensten lastig is om de prestatielevering aan te tonen. Een bekend voorbeeld is de levering van een bloemetje voor een jubilaris, of het bewijs dat het plantsoen is gewied. Het is vanuit bedrijfsvoering goed verdedigbaar dat een gemeente grenzen stelt aan de diepgang van de onderbouwing, vanuit een risicoanalyse bij een combinatie van een kleine inkoop en een lastig aantoonbare prestatielevering. De omvang van de transactie in relatie tot de risicoanalyse kan dan bepalend zijn voor de diepgang van de onderbouwing. Het is goed denkbaar dat een gemeente voor vooraf vastgestelde soorten inkopen - van beperkte omvang - toestaat dat geen controle geschiedt op de prestatielevering.

Dit betekent dat de goedkeuring voor de betaling plaatsvindt zonder gedetailleerde bewijsstukken over de prestatielevering. Wanneer een gemeente hiervoor grenzen hanteert, dan zullen die grenzen in het inkoopbeleid van de gemeente zijn vastgelegd. In de budgethoudersregeling van Woudenberg zijn, bij artikel 7 lid 4 de grenzen van wanneer wel een prestatie-akkoordverklaring nodig is en wanneer niet, vastgelegd. Bijvoorbeeld: Leveringen en/of diensten tot € 5.000 worden niet als risico’s beschouwd. De prestatie wordt beschouwd als akkoord door parafering door een tekenbevoegd persoon. Voor verdere toelichting zie het document Budgethoudersregeling: F:\Team Financien\VIC\2023\Budgethoudersregeling De budgethoudersregeling wordt door het team Financiën structureel onder de aandacht gebracht tijdens de budgetgesprekken met de budgethouders.

Pagina 17

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kadernota 20262029 Hieronder de informatie omtrent de behandeling van de kadernota zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergadering van dinsdag 24 juni 2025. Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

16 juni 2025 Vóór 10.00 uur 16 juni 2025 Na 10.00 uur 16 juni 2025 Vóór 12.00 uur

Aanleveren technische vragen (per mail naar Griffie.

Raadsfracties

Technische vragen mailen naar B&W, MT, Aart en communicatie. De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen naar B&W, MT en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers). Beantwoording technische vragen verwerken in format (link wordt in instructiemail toegevoegd). De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden - dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. Check of beantwoording technische vragen compleet is.

Griffie

Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en verwerken wijzingen. Beantwoording technische vragen in het RIS plaatsen.

MT | Aart

Behandeling kadernota in raadscommissie.

Raadscommissie

Besluitvorming kadernota door de raad.

Raad

18 juni 2025 Vóór 14.00 uur

18 juni 2025 Vóór 15.00 uur 19 juni 2025 Vóór 12.00 uur 20 juni 2025 Vóór 12.00 uur 24 juni 2025 10 juli 2025

Pagina 18

MT | Aart

Betreffende medewerker

MT | Aart

Griffie

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

8. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting 20262029 Hieronder de informatie over de behandeling van de begroting zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergadering van dinsdag 14 oktober 2025. Datum (uiterlijk) 6 okt 2025 Vóór 10.00 uur 6 okt 2025 Na 10.00 uur 6 okt 2025 Vóór 12.00 uur

Onderwerp

Actie door

Aanleveren technische vragen (per mail naar Griffie.

Raadsfracties

Technische vragen mailen naar B&W, MT, Aart en Griffie communicatie. De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen MT | Aart naar B&W, MT en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers). 8 okt 2025 Beantwoording technische vragen verwerken in format (link Betreffende Vóór 14.00 uur wordt in instructiemail toegevoegd). medewerker De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden – dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. 8 okt 2025 Check of beantwoording technische vragen compleet is. MT | Aart Vóór 15.00 uur 9 okt 2025 Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en MT | Aart Vóór 12.00 uur verwerken wijzigingen. 10 okt 2025 Beantwoording technische vragen in RIS plaatsen. Griffie Vóór 12.00 uur 14 oktober Behandeling begroting in raadscommissie. Raads2025 commissie 30 oktober Besluitvorming begroting door de raad. Raad 2025

Pagina 19

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

9. Overzicht gemeenschappelijke regelingen Sinds 2019 wordt binnen de gemeente intensiever samengewerkt op het gebied van de Gemeenschappelijke Regelingen (hierna: GR’en). Het doel hiervan is om te komen tot een meer eenduidige werkwijze bij de GR'en en als gevolg een betere kwaliteit van de advisering. Dit vraagt meer inzet en betrokkenheid van de (financieel) beleidsadviseurs bij onder andere het voorbereiden van de kadernota's en begrotingen van de GR'en. Daarnaast zoeken we meer de samenwerking met regiocollega's op teneinde standpunten gezamenlijk krachtiger naar voren te brengen. Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht RWA

Beleidsadviseur / beleidsondersteuner Carin de Hoog

RUD

Jolanda van Kolfschooten Bastiaan Bouwman

GGDrU

Hilde van de Berk

AVU/Rova

Saskia Dijkshoorn

GBLT

Yannick Scharloo

IBMN

Zaira van den Boogaard Ruud van der Velden

Centrumregeling Meten en monitoren Afvalwaterketen en Grondwater Vallei en Veluwe Stichting Eem-Vallei educatief Vitens BNG

Pagina 20

Aniko Pozsgai -----

Financieel adviseur Aart van de Bovenkamp Linda van Overloop Aart van de Bovenkamp Linda van Overloop Henk van den Hof Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Henk van den Hof Aart van de Bovenkamp

Accounthouders gemeenteraad Dhr. Van Schaik Dhr. Holleman Dhr. Van de Wetering Dhr. Heldoorn Dhr. Holleman Dhr. Bessembinders Mevr. Wams Dhr. De Jong Dhr. Van der Linden Dhr. Van Veldhuizen Dhr. De Vogel Dhr. Westenberg ---Dhr. Heldoorn Dhr. Hardeman -----

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg

10. Overzicht SISA regelingen In Woudenberg hebben we 22 SISA regelingen lopen. Over deze specifieke uitkeringen dient jaarlijks bij de jaarstukken verantwoording afgelegd te worden. Nummer Specifieke uitkering specifieke uitkering B2 Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021 C92 Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid D8 Specifieke uitkering Onderwijsachterstandenbeleid D14 Specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen E3 Subsidieregeling sanering verkeerslawaai E20 Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 20202021 E44B Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden) E81 Tijdelijke regeling specifieke uitkering OVambassadeurprojecten 2023 E84 Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 20222023 G2 Specifieke uitkering Participatiewet G3 G4 G10 G12 G13 H4 H12 H30 J55 J94 K28 M16

Pagina 21

Specifieke uitkering Bbz Specifieke uitkering Tozo Wet inburgering 2021 Kwijtschelden schulden toeslagen affaire Onderwijsroute 2022 Specifieke uitkering stimulering sport Specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken Regeling specifieke uitkering sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023–2026 Aanpak energie armoede Specifieke Uitkering Lokale Aanpak Isolatie Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid (CDOKE) Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne

Verantwoordelijke medewerker Jolanda van Kolfschooten Aniko Pozsgai Aniko Pozsgai Aniko Pozsgai Bastiaan Bouwman Jan Korsten Ruud van der Velden Liesbeth Davelaar Jan Korsten Jolanda van Kolfschooten Jolanda Jolanda Jolanda Jolanda Aniko Pozsgai Hilde van de Berk Hilde van de Berk Hilde van de Berk Dianne Burggraaff/ José van Beeck Dianne en José Dianne en José Theona Willigenburg Zeeuwe

Planning & Control cyclus 2025 gemeente Woudenberg