6.a Jaarplan griffie Woudenberg 2026.pdf

JAARPLAN GRIFFIE 2026 Gemeente Woudenberg

1 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

Voorwoord De gemeenteraad heeft op 23 november 2023 de ‘Instructie voor de griffier’ vastgesteld. Op basis daarvan biedt de griffier de gemeenteraad in principe elk jaar een jaarplan aan, zodat de gemeenteraad inzicht heeft in de plannen van de griffie over hoe zij denkt de gemeenteraad zo optimaal mogelijk te gaan faciliteren in het komend jaar. Het jaarplan 2026 is het derde jaarplan van de griffie Woudenberg. Hierin geven we inzicht in waar de griffie in 2026 extra tijd aan wil gaan besteden. Verder in dit jaarplan een korte terugblik op het jaar 2025. In de bijlage staat wat de reguliere taken zijn van de griffie met de omschrijving van de organisatie.

“Een raad die zichzelf serieus neemt en ambities heeft investeert ons inziens in een goede, toekomstbestendige, volwaardige griffie.”1 We willen dan ook werken aan een toekomstbestendige griffie voor Woudenberg, waarbij we het jaarplan hebben opgebouwd langs drie lijnen. De rol van de griffie richting: -

de raad de samenleving ambtelijke organisatie & college van B&W (intern samenspel)

Dit jaarplan is een leidraad in het gesprek met de werkgeverscommissie en geeft een helder beeld wat de raad van de griffie mag verwachten in 2026 en tevens is het de basis voor de werkwijze van de griffie. Dit jaarplan is besproken met de werkgeverscommissie, waarna de werkgeverscommissie het heeft aangeboden aan het presidium en ter kennisname aan de gemeenteraad. De griffie is altijd bereid om in gesprek te gaan over de inhoud van dit plan. Eventuele aanpassingen zullen in overleg met de werkgeverscommissie worden doorgevoerd en ter bespreking aan het presidium worden voorgelegd.

Sandra Lenderink en Janneke Vos Griffier en griffie-medewerker / plv. griffier gemeenteraad Woudenberg 2 februari 2026

1

Uit de – overigens geheime – notitie van de werkgeverscommissie voor de raad van 2 februari 2023

2 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

1. 2025 In de volgende paragrafen zijn de activiteiten uiteengezet, die de griffie het komende jaar voor de raad wenst uit te voeren, waar relevant met een doorkijk naar de periode daarna. De uit te voeren activiteiten vinden plaats naast de reguliere taken, zoals vermeld in de bijlage. Niet alles kan derhalve tegelijk worden opgepakt. In overleg met de werkgeverscommissie blijft er ruimte voor aanpassing in de prioritering dan wel het opnemen van nieuwe acties.

1.1 Taken/rollen van de griffie richting eigen raad Op 18 maart 2026 vinden de periodieke gemeenteraadsverkiezingen plaats en wordt de gemeenteraad gekozen voor de periode 2026 – 2030. Voor de griffie is dit een hectische periode waarin niets aan het toeval mag worden overgelaten. Dit vierjaarlijkse hoogtepunt in de lokale democratie betekent voor de griffie alle hens aan dek. Alles luistert zeer nauw en moet in betrekkelijk korte tijd worden uitgevoerd. Zowel voorafgaand aan de verkiezingen als in de periode direct daarna wacht de griffie tal van activiteiten en handelingen die moeten worden verricht naast het normale dagelijkse raadswerk. Het startprogramma voor de nieuwe raad is daar een belangrijk onderdeel van. Nadat de raad bij de begroting 2025-2028 de middelen beschikbaar heeft gesteld voor een nieuw A-/V-systeem voor de raadzaal, zal in 2026 de aanbesteding en implementatie van een dergelijk systeem plaatsvinden. De griffie is hierin niet leidend; de projectleiding ligt bij de ambtelijke organisatie. De nieuwe raad krijgt een overdrachtsdocument van de oude raad. Hierin staan tal van adviezen, die bij overname veelal uitmonden in acties voor de griffie. In 2025 is op pilotbasis door alle griffiers in de provincie Utrecht een raadsadviseur regionale samenwerking aangesteld. Eind 2025 wordt deze pilot geëvalueerd.

Afhankelijk van de uitkomst van die evaluatie zal de griffier (zonodig in overleg met het presidium) bepalen welke extra inzet er nodig is op regionale samenwerking en ondersteuning van de accounthouders.

1.2 Taken/rollen van de griffie richting de samenleving De gemeenteraad doet zijn werk voor het algemeen belang van de inwoners. De zichtbaarheid van de raad is daarom van belang, niet alleen om informatie te brengen. De griffie zal daarom in 2026 alert blijven op mogelijkheden om de bekendheid van de raad en raadsleden te vergroten, en de raad te positioneren om verbinding te leggen met inwoners, bedrijven en organisaties. In 2025 is twee keer Gast van de Raad georganiseerd. Dit is met veel enthousiasme ontvangen. Vanaf de tweede helft van 2026 krijgt dit een vervolg. De griffier overweegt in februari 2026 een eenmalige column in De Woudenberger. Het doel hiervan is meer bekendheid geven aan wat de griffie(r) doet voor de gemeenteraad en waarvoor inwoners en organisaties bij de griffie(r) terecht kunnen. Ook kan er aandacht besteed worden aan Gast van de Raad en de gemeenteraadsverkiezingen. 3 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

1.3 Taken/rollen van de griffie bij intern samenspel De griffier blijft samen met de gemeentesecretaris stappen zetten in kwaliteits- en procesverbetering van de raadsstukken.

In de bestuurlijke driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier zorgen we er samen voor dat raad, college en ambtenaren zo soepel mogelijk samenwerken. Wij zijn soms de smeerolie van het gemeentebestuur. Deze driehoek is een complexe en dynamische samenwerkingsvorm. Een goed samenspel tussen deze vooruitgeschoven posten is van grote meerwaarde, omdat dit leidt tot een beter functionerend en weerbaarder lokaal bestuur. Dat kan daardoor beter inspelen op lokale uitdagingen. Daarom bespreken we elke twee weken in de bestuurlijke driehoek wat er speelt, welke onderwerpen lastig zijn en hoe we ze het beste aan kunnen pakken. Naar de mening van de griffier functioneert de driehoek goed en productief, maar kan het nog wel wat vernieuwender. Bij ons alle drie leeft de wens om in 2026 gezamenlijk deel te nemen aan een regionale ‘Leerbijeenkomst driehoeken’. Deze organiseert de Vereniging van Griffiers jaarlijks, samen met het Nederlands Genootschap van Burgemeesters en de Vereniging van Gemeentesecretarissen. Tijdens deze bijeenkomsten ligt de focus op samenwerking en reflectie binnen de driehoek. Met een interactief spel worden praktijkdilemma’s behandeld. Daarnaast is er ruimte voor bewustwording, dialoog en intervisie. Adviseurs van BMC begeleiden de bijeenkomsten.

Daarna(ast) wil de griffier het initiatief nemen om als driehoek gezamenlijk te verkennen welke rol de driehoek wil, kan en mag nemen binnen de gemeente; is het vooral een afstemmingsoverleg of ook meer strategisch gericht (en wat zijn de valkuilen)?

4 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

Overzicht activiteiten 2026 Richting de raad Richting de samenleving Intern samenspel

Activiteit

Q1

Voorbereiding verkiezingen en nieuwe raad Startprogramma raad Regionale samenwerking en ondersteuning van de accounthouders Nieuw A-/V-systeem voor de raadzaal Acties uit overdrachtsdocument Eenmalige column griffier in De Woudenberger Meer zichtbaarheid en verbinding met inwoners, bedrijven en organisatie Gast van de Raad Doorontwikkelen kwaliteit en proces raadsstukken Ontwikkeling bestuurlijke driehoek

X

Q2

Q3

Q4

X X

X X

X X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X

X

X

X

X

X

5 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

3. Terugblik 2025 De huidige werkgeverscommissie is sinds 23 februari 2023 operationeel. De huidige griffier zit sinds 1 mei 2023 in haar functie, de griffiemedewerker / plaatsvervangend griffier sinds 1 juli 2023. De werkgeverscommissie komt minimaal eens per kwartaal bijeen.

In onderstaand overzicht is aangegeven wat de resultaten zijn van het griffiejaarplan 2025.

6 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

Activiteit Voorbereidi ng verkiezingen en nieuwe raad

Q1

Q2 Cursus Griffier en gemeenteraadsverkiezi ngen 2026 gevolgd op 16 april

Q3   

Startprogramma nieuwe raad voorbereid Overdrachtsdocu ment nieuwe raad voorbereid Voorbereiding stemhulp Mijn Stem

Q4 







Efficiënt en effectief organiseren van inbreng in de regio

26 mei Raadsplatform VRU 4 juni Raadsplatform GGDrU

10 september Raadsplatform OdrURUD (ODU)





 



Verkennen mogelijkhed en toepassing van AI Aanbestedin g en implementa tie nieuw

Vanaf september worden raads- en commissievergadering en automatisch ondertiteld. Input namens griffie en raad geleverd voor programma van eisen. 7 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

Startprogramma nieuwe raad voorbereid Overdrachtsdocu ment nieuwe raad voorbereid Wijziging RvO ivm integriteitsonderz oek kandidaatwethouders Raadsbijeenkomst over het formatieproces in januari 2026 voorbereid 1 oktober Startbijeenkomst Raadsplatform Sociaal Domein Regio Amersfoort 13 oktober gezamenlijke griffierskring (oost en west) over o.a. evaluatie-opzet pilot gezamenlijke raadsadviseur 5 november Raadsplatform GGDrU 19 november Regionale masterclass raadsrapporteurs/ -accounthouders 24 november Raadsplatform OdrU-RUD (ODU)

A-/Vsysteem voor de raadzaal Meer zichtbaarhei d en verbinding met inwoners, bedrijven en organisatie

Gast van de Raad op 8 april. 17 deelnemers.

Interview griffier in de Woudenber ger

-

Begrijpelijke en duidelijke voorstellen

Doordat de stukken een week eerder worden aangeleverd (tbv de agendacommis sie) dan vorig jaar, is de griffier in de gelegenheid om fouten tijdig te signaleren en te laten herstellen.

Gast van de Raad op 2 december.

-

Idem.

-

Idem.

-

Idem.

In 2025 heeft de griffie de volgende raadsvoorstellen opgeleverd: -

Toelating en beëdiging van de heer M.H. Natzijl als lid van de gemeenteraad (20 februari) Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Woudenberg 2025 (27 maart) Diverse benoemingen auditcommissie (27 maart) Toelating en beëdiging van mevrouw L. Wijnberg als lid van de gemeenteraad (27 maart) Benoeming plaatsvervangend lid van de raadscommissie namens CDA (27 maart) Rapport Rekenkameronderzoek Digitale Dienstverlening Woudenberg (24 april) Ontheffing ingezetenschap wethouder D. Boeve - de Kruif (24 april) Benoeming plaatsvervangend lid van de raadscommissie namens PvdA-GroenLinks (24 april) Verlenging ontheffing ingezetenschap wethouder H.J. Dekker (22 mei) Benoeming accountant controlejaren 2025 – 2030 (22 mei) 8 Jaarplan griffie Woudenberg 2026

-

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Woudenberg 2025 (10 juli) Mandaatbesluit griffier (30 oktober) Vaststelling aantal inwoners voor bepaling aantal raadszetels (30 oktober) Wijziging RvO ivm integriteitsonderzoek kandidaat-wethouders (27 november)

9 Jaarplan griffie Woudenberg 2026