5.d Collegeadvies Beoordeling Interbestuurlijk toezicht Informatie- en archiefbeheer 2024-2025 (Geredigeerd).pdf

Collegeadvies

Gemeente

Postregistratienummer

Z.352464/D.310899

Ambtenaar

(geanonimiseerd) |

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Woudenberg

Omschrijving Beoordeling Interbestuurlijk

toezicht

Informatie-

en

archiefbeheer

2024-

2025.

Advies Kennis nemen van het verslag van de gemeentearchivaris over het informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg over 2024-2025; Kennis nemen van het verbeterplan versie 25-07-2025; -__In het kader van horizontale verantwoording de gemeenteraad informeren over het -

-

verslag

inclusief verbeterplan via de ingekomen stukken; Het extra beschikbare budget van 2025 voor inhuur ad. € 30.420 overhevelen 2026 via de reserve overlopende kredieten en dit financieel verwerken in de

-

naar

jaarrekening 2025; Het beschikbaar stellen van € 30.420 in 2026 via de reserve financieel verwerken in de voorjaarsrapportage 2026.

-

overlopende

kredieten

Inleiding Overeenkomstig artikel 7 van de Informatieverordening gemeente Woudenberg (2023) is de gemeentearchivaris van Amersfoort belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats Amersfoort. De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 11 van de Informatieverordening, jaarlijks verslag aan het college. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Het proces bestaat uit een jaarverslag wat beoordeeld wordt door de Provincie Utrecht. In dit collegeadvies wordt ingegaan op het jaarverslag 2024-2025 (t/m juli 2025) en verbeterplan versie 25-07-2025. Beoogd -

-

-

-

resultaat (wat) Verantwoording afleggen aan de provincie over het taakgebied Archiefwet over het jaar 2024 t/m juli 2025; _ Afleggen van horizontale verantwoording aan de gemeenteraad; Het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan de inwoners van Woudenberg na overdracht archiefblok; Het overhevelen van het extra budget voor inhuur van 2025 naar 2026.

Kader -

-

Wet Revitalisering Generiek Toezicht; Provinciale verordening systematische

Archiefwet; -__Informatieverordening gemeente

toezichtinformatie;

-

Woudenberg

2023.

Argumenten Op 19 januari 2026 ontving de gemeente Woudenberg de brief met Toezichtrapportage van gemeentearchivaris. Door wisseling van personeel bij Archief Eemland was de Toezichtrapportage half november 2025 gereed maar niet toegezonden aan de gemeente Woudenberg.

de

De

gemeentearchivaris beoordeelt onze taakuitvoering ten aanzien van de wettelijke vastgesteld kwaliteitscriteria voor de Archiefwet afgelopen keer als ruim voldoende. Team DIV heeft hier hard voor gewerkt en is trots op het behaalde resultaat. Er zijn een paar belangrijke onderdelen voor het kunnen voldoen aan een goede informatiehuishouding afgerond. Zo zijn het handboek kwaliteitssysteem archiefbeheer en het handboek vervanging vastgesteld. Er is een nieuw klimaatbeheersingssysteem in de archiefruimte geïnstalleerd. Zie voor uitgebreide toelichting bijlage 1 Toezichtbrief informatie- en archiefbeheer Woudenberg. Zie voor meer informatie bijlage 2 pagina 4 met de acties die gereed zijn gekomen in 2024. Kanttekeningen

en risico’s acties zijn afgrond zijn er nog wel een aantal aandachtspunten en verbeterpunten die afgerond moeten worden. Zie hiervoor het overzicht op pagina 4 van bijlage 2. En ook bijlage 3, het verbeterplan 2024-2025. Die verbeterpunten kunnen invloed hebben op de kwaliteit van de informatiehuishouding. Als de informatiehuishouding niet op orde is kan het zijn dat verzoeken niet tijdig of niet correct

Ondanks

dat

er

worden afgehandeld. moet worden of voor

Ook

kan

het

zijn dat archiefmateriaal verloren gaat permanente bewaring in aanmerking komt.

Maatschappelijke draagvlak toepassing, e

e

Inclusie: Niet van Duurzaamheid: Niet

van

het

bewaard

gaat hier om verantwoording van uitvoeringstaken. het gaat hier om verantwoording van

toepassing,

consequenties

op

juistheid

beoordeeld

(geanonimiseerd)

van

langer

uitvoeringstaken. Participatie: Het afleggen van verantwoording draagt bij aan een overheid transparant is over de wijze waarop wettelijke taken wordt uitgevoerd.

Financiële

Ten

wat

behoeve van het informatie- en archiefbeheer gemeente de gemeente diverse budgetten beschikbaar zoals: e Personeel informatie- en archiefbeheer e Diverse software en licenties zoals Decos Join e Kosten archief Eemland e Kosten verbruiksmaterialen

die

(geanonimiseerd) door

Woudenberg

zijn

in de

begroting

Voor

het gereed maken van overbrenging archief is bij de najaarsrapportage 2025 extra budget ad. € 30.420 gereserveerd voor inhuur van een gespecialiseerde archiefmedewerker. De inhuur van een gespecialiseerde archiefmedewerker is in januari 2026 gestart en zodra de werkzaamheden gereed zijn zal het archiefblok overgedragen worden aan Archief Eemland. Het gereed maken van een archiefblok en de benodigde materialen zijn al aanwezig. Hier hoeft geen extra kosten voor gemaakt te worden.

Aangezien € 30.420 financieel

de

inhuur

in 2026 is gestart wordt 2026 via de reserve in de jaarrekening 2025. pas

overgeheveld verwerkt

naar

Het beschikbaar stellen van € 30.420 in 2026 financieel verwerkt in de voorjaarsrapportage De

financiële

Geprint

op:

consequenties

19-03-2026

voor

2026

het extra

beschikbare budget van 2025 kredieten. De overheveling

overlopende

via de 2026.

reserve

overlopende

kredieten

ad. is

wordt

zijn:

14:56:2747-03-202615:52:4617-03-2026-15:43-23

uur

2/3

Dit voorstel past binnen de begroting

Voorstel Uitgaven

inkomsten Totaal -

Begroot

€ 30. 420 € 30. 420 € 0

VerschilGevolg budget € 30. 420extra uitgaven € 30. 420extra inkomsten

€ 0

Naam Product Inhuur DIV res overlopende

krediet

€ 0tekort op begroting

Bovengenoemde bedragen betreffen incidentele uitgaven. Bovengenoemd totaal verschil wordt aan de raad bekend gemaakt via: de voorjaarsrapportage 2026. Het voorstel is dit te dekken uit de reserve overlopende kredieten.

Aanpak/uitvoering De gemeentearchivaris ontvangt graag een reactie op het verslag en wordt door de senior DIV-medewerker geïnformeerd over de verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van de rapportage aan GS , de interbestuurlijk toezichthouder. Communicatie Niet van toepassing. Bijlage(n) D. nummer D. 310898

Documentnaam Bijlage 1 Toezichtbrief informatie- en archiefbeheer Woudenberg

D. 310897

Bijlage 2 Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer Woudenberg 20242025

D. 311011

Bijlage 3 Verbeterplan en stand van zaken Gemeente Woudenberg 2024-2025. Versie 25-07-2025

Geheimhouding Alle bijlagen zijn openbaar.

Actieve openbaarmaking Dit veld hoeft voorlopig nog niet te worden ingevuld. Toelichting: T. z. t. zijn we op grond van de Wet open overheid (Woo) verplicht om bepaalde categorieën van documenten actief te publiceren. Wanneer die wettelijke plicht ingaat , zal hier vermeld moeten worden tot welke informatiecategorie het document behoort.

Geprint op: 19-03-2026 14:56:2717-03-2026 15:52:4617-03-2026 15:43:23 uur

3/3