5.c Collegebesluit Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Woudenberg (Geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
Collegeadvies
Postregistratienummer
Z.346416/D.289985
Ambtenaar
(geanonimiseerd) |
Gemeente
Woudenberg Omschrijving Handboek vervanging
archiefbescheiden
Woudenberg.
gemeente
Advies -
-
-
-
Akkoord
vervanging gemeente Woudenberg; __ Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Woudenberg 2025 ondertekenen; De gemeenteraad via de ingekomen stukken informeren over het Handboek vervanging gemeente Woudenberg; Eenmalig een audit te laten uitvoeren door een externe partij om te beoordelen of het vervangingsproces verloopt zoals dit beschreven is in het Handboek vervanging. gaan
met
de
vaststelling
van
het
Handboek
Inleiding De informatiestroom binnen de gemeente Woudenberg loopt zowel digitaal als in papiervorm. Het archiveren van de archiefbescheiden vergt dan ook een dubbele handeling. Zowel fysiek als digitaal moet er gearchiveerd worden. Door vervanging toe te passen kan volstaan worden met digitaal archiveren. De Archiefwet 1995 staat onder voorwaarden deze vervanging toe. Hiervoor is een Handboek tot
vervanging
nodig.
Het betreft de archiefbescheiden die in het alle archiefbescheiden die worden gescand vervanging. Het omvat alle werkprocessen.
vervanging
zaaksysteem Decos Join geregistreerd worden en volgens de eisen die gesteld zijn in het Handboek Er wordt dus niet fasegewijs per zaaktype de
toegepast.
Beoogd resultaat (wat) Een volledig digitaal informatiearchief. Vervanging wordt toegepast met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025; Stoppen met printen van documenten voor een analoog archief. Met uitzondering archiefbescheiden die nog wel in fysieke vorm gearchiveerd moeten worden zoals
van
contracten.
Kader -
-
-__
Archiefwet
1995;
__ Beheerregeling
informatiebeheer
Woudenberg Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023. Gemeente
Argumenten Toepassing van het handboek vervanging levert Tijdsbesparing omdat er niet meer fysiek -
-
-
-
-
2023;
een
aantal
en
voordelen
digitaal gearchiveerd
op
waaronder: moet
worden;
Het
is efficiënter zoeken naar archiefbescheiden doordat alleen nog in de applicatie gezocht hoeft te worden en niet meer zowel in digitale en papieren dossiers; Het levert uiteindelijk een kostenbesparing op van archiefmateriaal zoals dossiers, tabstroken, archiefdozen. Dit zal nu nog niet direct gerealiseerd worden omdat er nog archiefachterstand is wat verwerkt moet worden; Het levert ruimtebesparing op in de archiefruimte
Woudenberg; Gemeente Woudenberg e-depot;
voldoet
aan
in het
de voorwaarden
van
gemeentehuis Archief
van
Eemland
voor
het
Gemeente Woudenberg digitaal archief.
-
voldoet
de archiefwet
aan
voor
het
realiseren
van
een
volledig
Kanttekeningen en risico’s Steekproefsgewijs wordt er controle uitgevoerd van de vervangen archiefbescheiden. Na drie maanden worden de fysieke documenten vernietigd. Als een document niet goed is gescand en het is bij de dagelijkse controle en in de steekproef niet geconstateerd dan kan het niet hersteld
worden.
Maatschappelijke draagvlak Geen papierenopslag meer nodig. Uiteindelijk wordt het te bewaren
Wel digitale opslag. archief digitaal overgedragen
aan het streekarchief. Door nu al te voldoen aan de eisen die er gesteld worden aan een digitaal archief voorkomt het dat het dan nog gescand moet worden. Archief Eemland heeft een positief advies gegeven voor het Handboek vervanging. Zie hiervoor bijlage 3.
Financiële
consequenties
op
juistheid
beoordeeld
door
(geanonimiseerd) LET OP!!!
dit voorstel
wordt
Voorstel|
inkomsten| | Totaal | -€e6.000}
niet
(volledig) gedekt
Begroot
Verschil
-
Het
-
voorstel
reguliere begroting
[Gevolg budget
|__ | -e6OOOftekortopbegroting | __ | €Ofminderinkomsten
eof
Bovengenoemde bedragen betreffen Bovengenoemd totaal verschil wordt voorjaarsrapportage 2025.
-
uit de
(geanonimiseerd) |
is dit te dekken
uit
het
incidentele uitgaven. aan de raad bekend gemaakt
jaarresultaat
via:
de
2025.
Toelichting: Jaarlijks zal een
audit uitgevoerd moeten worden op het vervangingsproces. Het doel hiervan beoordelen of het proces nog verloopt zoals is bedacht en bedoeld en in het Handboek is is beschreven. Indien dit niet het geval is, zal het Handboek geactualiseerd moeten worden. Deze audit kan door medewerkers Team DIV uitgevoerd worden of door een externe partij. Aan het uitvoeren van de zelfaudit zitten geen kosten verbonden. Alleen ambtelijke capaciteit Een audit door een externe partij zal rond de € 6.000 kosten. om
te
Wij
stellen
van
een
eenmalig deze audit te laten uitvoeren door een externe partij. Het voordeel partij is dat de audit onafhankelijk wordt uitgevoerd. Het kan zijn dat er verbeterpunten naar voren komen waar Team DIV bij het toepassen van de vervanging geen aandacht aan heeft besteed. Een nulmeting door een externe partij is hierdoor zeker een meerwaarde op dit belangrijke proces. voor
externe
Aanpak/uitvoering akkoord van uw college wordt het Handboek vervanging gemeente Woudenberg gepubliceerd op Overheid.nl en treedt daarmee in werking. Nadat het Vervangingsbesluit is getekend kan gestart worden met het toepassen van vervanging. Na
de
.
Communicatie N. v. t. Bijlage(n) D. nummer
Documentnaam
Geheimhouding
D. 280511
Bijlage 1 Handboek Vervanging gemeente Woudenberg 2025
N. v. t.
D. 282747
Bijlage 2 Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Woudenberg 2025
D. 280510
Bijlage 3 Brief met positief advies generieke handboek vervanging Woudenberg 2025
Actieve openbaarmaking N. v. t.