5.c Bijlage 3 2025-07-25 S.v.z. Verbeterplan en stand van zaken Gemeente Woudenberg (Geredigeerd).pdf

1 1. 5

Lokale Regelingen: de gemeentelijke regelingen moeten voldoen aan de wettelijke eisen Wat Hoe Wanneer gereed Visie- en/of beleidsplan informatievoorziening Er is een visie , deze wordt in 2024 opMedio 2025 Beschikt de organisatie over een visie- en/of andere papier gezet en vastgesteld. beleidsplannen waarin de strategische doelen en ontwikkelingen zijn beschreven (c. q. 'stip aan de horizon')? Zo ja , in welk jaar is het vastgesteld?

Wie ICT-manager

Uitbesteden archiefbeheer(staken). Dienstverleningsovereenkomst niet meer up-to-date Mensen en middelen Wat Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zo ja , graag beknopt beschrijven bij de toelichting. Archiefblok 1996-2005 moet nog gereed gemaakt worden en overgedragen worden aan Archief Eemland.

Archief Eemland past de Dienstverleningsovereenkomst aan.

half 2025

Archief Eemland

Hoe Schoning is gereed. Inventarislijst opstellen. Juiste dossierinformatie op de etiketten op dossiers. Document voor overdracht opstellen. Gammastraling. Dossiers officieel overdragen aan Archief Eemland.

Wanneer Gereed eind 2025

Wie Team DIV

2

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zo ja , graag beknopt beschrijven bij de toelichting. Archiefachterstand in Mylex en Decos Join

Inhuur werkt archiefachterstand in Mylex bij. Medewerkers DIV moeten met archivering Decos Join aan de slag. Is nu nog tijdrovend vanwege dubbele handeling: fysiek en digitaal archiveren.

Medewerker inhuur is nog tot eind 2024 bezig met Inhuur en Team DIV wegwerken archief achterstand in Mylex. Verlening tot eind juni 2025. Mylex achterstand is tot 90% verwerkt. Voor Team DIV is dit een doorlopend proces.

3

Archiefruimten , applicaties , archiefbewaarplaats en e-depot Wat Hoe Beschikt het college over applicaties DMS/RMA en De gemeente Woudenberg beschikt over procesapplicaties waarmee de procesapplicaties waarmee de noodzakelijke noodzakelijke informatiebeheertaken informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Is er een worden uitgevoerd. Decos Join , applicatielandschap gedefinieerd? C. q. overzicht met de Key2burgerzaken. Key2begraven , bedrijfskritische applicaties? Is er een bedrijfscontinuiteitsplan? Zo ja , graag overzicht bijvoegen van Er is een bedrijfscontinuiteitsplan met zaaksysteem en belangrijkste Taakspecifieke applicaties of ICT Veenendaal opgesteld waarin de kritische processen zijn beschreven verwijzing naar document waar deze in staan. en SLA zijn opgesteld Interne kwaliteitszorg en toezicht Wat Hoe kwaliteitssysteemhandboek is gereed. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Vaststelling college moet nog Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren informatieobjecten gebruik van een kwaliteitssysteem gebeuren. waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja , in welk Onderwerpen in het handboek kunnen jaar is dat vastgesteld? na vasstelling opgepakt worden. Er is Stel vast wat een kwaliteitssysteem is. O. a. al wel een start gemaakt met het Inrichten periodieke controles MDTO/TMLO

1. 8 2 2. 2

3. 1

4 4. 1

Wanneer Dit is een continu proces waarin we steeds blijven kijken of de processen en gemaakte afspraken nog actueel zijn

Wie

Wanneer 4e kwartaal 2024. Vaststelling 3e kwartaal 2025

Wie Senior DIV medewerker

S. v. z. juli 2025

Per 1 juli 2024 was een inhuur gestart ter vervanging voor en DIV collega die langdurig ziek is. De inhuur is tot halverwege verwerking van het archiefblok gekomen. Helaas moest hij stoppen met de werkzaamheden omdat de lange reistijd hem op ging breken. Verdere verwerking moet opgepakt worden. Mochelijk moet er uitstel van overdracht aangevraagd worden bij de Archiefinspecteur. Er is nauw contact met Archief Eemland. Extra inhuur is aangevraagd in juli 2025.

4. 1. c

Invoering Wet open overheid (WOO) e. Hoe worden dubbelingen voorkomen? f. Wordt openbaar gemaakte informatie tijdig vernietigd? "

e.

Beleid over hoe dubbelingen

moeten worden voorkomen is nog niet vast gesteld.

In 2024 zal dit beleid op papier gezet worden. Gereed half 2025.

WOO-functionaris en Senior DIV medewerker.

f. Deze situatie heeft zich nog niet voor gedaan. Het streven is wel om tijdig te vernietigen. Beleid moet nog vast gesteld worden. 4

Opstellen , vaststellen en implementeren van alle randvoorwaarden die noodzaken zijn om volledig digitaal te gaan werken.

Dit is onderdeel van het Kwaliteitssysteem. Zie punt 4. 1 en ook Handboek vervanging , welke op 18 februari 2025 is vastgesteld.

4

Handboek vervanging

Handboek vervanging is gereed.

4

Vaststelling vervangingsbesluit

4

Digitale bewaarstrategie

Positief advies nodig van gemeentearchivaris daarna vaststelling van het vervangingsbesluit door het college. Dit is onderdeel van het Kwaliteitssysteem. Zie punt 4. 1

5

Ordening , authenticiteit , context , toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten. Wat Hoe Authenticiteit en context Opstellen metadataschema. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elke der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) informatieobjecten m. b. v. metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

5. 2

Wanneer Gereed 3e kwartaal 2025

Wie Senior DIV medewerker

4e kwartaal 2025

ICT-manager en Senior DIV medewerker

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

6

Vervanging , conversie/migratie , selectie , vernietiging en vervreemding van informatieobjecten Wat Hoe Wanneer Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de Beleid vaststellen emailbewaring. 3e kwartaal 2024 Gemeente Woudenberg past het wel toe maar is niet officieel aangesloten gemeentelijke informatieobjecten gebruik van de voor Functionaliteit inrichten voor emailbewaring. Gereed in Nederlandse gemeenten geldende Selectielijst? Bent u bij de nieuwe Selectielijst voor 2025 aangesloten bij de nieuwe Selectielijst voor emailbewaring emailbewaring Capstone. (Capstone)?

6. 4. d

6

Gereed Gemeentearchivaris en Senior DIV medewerker

5. 7

6. 4. b

Beleid vaststellen.

18 februari 2025 op Vergadering B&W. Is vastgesteld.

Wie ICT-manager.

Zijn er interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp , Signal , Social media , etc?

Projectgroep is bezig hier interne richtlijnen voor op te stellen en vast te stellen.

Beleid staat op papier. Wordt in 3e kwartaal 2025 vastgesteld door college.

Projectgroep. Senior DIV medewerker heeft ook zitting in de projectgroep

Tref op korte termijn een voorziening waarbij de Cd-roms en de harde schijven voor de toekomst toegankelijk en leesbaar blijven.

Inhoud cd-roms veiligstellen.

3e kwartaal 2025

ICT-manager en Senior DIV medewerker

6

7 7. 1. a

Wel/niet Decos Join vervangen naar de Cloud versie

Onderzoek uitvoeren zodat keuze 4e kwartaal 2025 gemaakt kan worden om wel/niet over te gaan naar de cloud versie van Decos Join.

ICT-manager en DIV medewerkers

Belastingen van gemeente Veenendaal naar GBLT in Zwolle

Afspraken zijn op papiergezet. Er vindt geen migratie plaats. De vernietiging van de zaken die zijn geregistreerd tot aan 2024 vindt plaats in Veenendaal.

Medewerker Juridische zaken , medewerker financien , Senior DIV medewerker

Overbrenging van informatieobjecten Wat Zijn alle te bewaren informatieobjecten waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of eDepotvoorziening?

Samenwerking in Veenendaal is gestopt per 31-122024. Samenwerking GBLT is gestart op 01-01-2025.

Hoe Wanneer Archiefblok 1996-2005 wordt gereed Zie 2. 2 gemaakt voor overdracht naar Archief Eemland.

7. 1. b

Zo nee , welke informatieobjecten zijn niet overgebracht?

Zie 2. 2

7. 3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Omdat er vanuit wordt gegaan dat het blok in 2025 Niet aangevraagd. We zijn op dit Heeft het college als archiefzorgdrager voor informatieobjecten moment bezig met het gereed makenwordt overgedragen wordt er geen machtiging die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar van dit archiefblok. aangevraagd. overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Wie Team DIV

van

Hotspotmonitor is vastgesteld. De projectgroep wordt vastgesteld zodat gestart kan worden met het vaststellen van de hotspots de gemeente Woudenberg

Wijziging

overheidstaken het college als

[Afdeling belastingen

Treft

Veenendaal

archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de informatieobjecten bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken

aan

een

GBLT worden

1 januari 2025 |werkzaamheden van belastingen in Zwolle

[Samenstelling projectgroep gereed april 2024. [Eerste vergadering mei/juni 2024.

eind

Wie _________________JStand van zakenin 2024 onder heeft Projectgroep

aanvoering

Senior

DIV

medewerker

Senior

DIV

medewerker

van

Vergadering

plaats gevonden.

[Stand vanzakeneind204

|

Project loopt.

voor

november

van

naar

informatieobjecten

Zwolle. de

2024.

Eerste

Per

overleg

gemeente archivaris

met

de gemeente Veenendaal en Renswoude is ingepland. Gemeente op de hoogte gesteld.

[2024-08-21

Overleg gehad met Veenendaal. zijn op papier gezet. De documenten blijven vernietigbare stukken. Data wordt ingelezen

Punten besproken. Afspraken in Veenendaal. Het zijn in lezen in Teams/Sharepoint.

afdeling uitgevoerd. over [Afspraken archivering [moeten op papier gezet worden.

ander

(tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? De taken van afdeling belastingen worden uitgevoerd door gemeente Veenendaal.

Dit gaat

overgenomen worden GBLT in Zwolle.

Migratie

door

MensCentraal

Geordend

Applicatie geupdate

overzicht

analoog

en

digitaal

Beschikt

de

gemeente

MensCentraal wordt nieuwe versie.

Half

april

2024.

Senior

DIV

medewerker

Migratie is uitgevoerd. Behandelaars werken met de nieuwste versie. Vernietigingsmodule moet nog akkoord gecontroleerd worden of de Vernietigingslijst daadwerkelijk gegenereerd kan worden en de juiste data bevat. Daarna moet door de leverancier de vernietiging uitgevoerd worden. Die actie staat nog op de agenda.

naar

Monitor van Archief wordt nu ingevuld.

Eemland

Gereed

maart

2024.

ICT-manager

en

Senior

DIV

Monitor

is

ingevuld.

medewerker

over

actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) informatieobjecten, Inrichting vernietiging CARel (is leerplicht applicatie). Leverancier is een

(geanonimiseerd) han

In

2019

CARel in bevat de Het gebruik genomen. administratie. Dit [leerplicht zijn vernietigbare zaken. De vernietiging wordt in overleg met de Senior

is de

applicatie

DIV-er

|De

vernietigingslijsten zijn ingericht.

Senior

DIV

medewerker

De zal

en

applicatiebeheerder

Begin juli heeft overleg met CARel plaats gevonden. Vernietigingstermijn besproken. Die ingericht in CARel. Vernietigingslijst moet nog goed worden ingericht. informatie

die

verzonden

worden

ontvangen aan

wordt

Archief

van

(geanonimiseerd)

Eemland

CARel

ingericht. Procedure verzoeken

vastgesteld over om vergetelheid (of vernietigingsverzoeken) op grond van artikel 17 van

de AVG.

Dit staat aangegeven in het |document Privacyreglement.

05/08/2028

Juridisch

medewerker.

Was

onderdeel in de KPI's. Hiermee aangegeven dat hier aan wordt voldaan. een

is