Document · PDF

5.b Bijlage 2 Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer Woudenberg 2024-2025 (Geredigeerd).pdf

Gemeenteraad 23 april 2026, gemeente WoudenbergBij agendapunt: 7: Ingekomen stukken5.479 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Toezichtrapportage

informatie-

archiefbeheer gemeente

Woudenberg

2024

Toezichtrapportage informatie-

archiefbeheer

gemeente Woudenberg 2024 (2025)

Gemeente

Woudenberg

Opgesteld

door:

(geanonimiseerd) |

Aan:

College van Burgemeester Woudenberg

Datum:

12-11-2025

Versie:

Definitief

Wethouders,

gemeente

(2025)

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025)

Inhoudsopgave

Inleiding toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Beoordeling Gedeputeerde Staten resultaten verslagjaar 2024 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 De door u aangeleverde toezichtinformatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Positieve ontwikkelingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Aandachtspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Toelichting beoordeling informatiebeheer met behulp van de archief-KPI-tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Stand van zaken Verbonden partijen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Beoordeling gemeentearchivaris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Conclusie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Geraadpleegde bronnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) Inleiding toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer Overeenkomstig artikel 7 van de Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 is de gemeentearchivaris van Woudenberg belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer. De gemeentearchivaris doet hiervan in overeenstemming met artikel 11 van de Informatieverordening jaarlijks verslag aan uw college dat verantwoordelijk is voor de (bestuurlijke) zorg op de naleving van de Archiefwet 1995. Met de toezichtrapportage van de gemeentearchivaris legt uw college verantwoording af aan de gemeenteraad zoals voorgeschreven in artikel 11 van de Informatieverordening. In het kader van interbestuurlijk toezicht dient u deze toezichtinformatie eveneens toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. ,

Beoordeling Gedeputeerde Staten resultaten verslagjaar 2024 Bij brief van 3 maart 2025 kenmerk: UTSP-1913279266-5621 heeft het college van Gedeputeerde Staten (GS) uw organisatie beoordeeld over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023 De beoordeling luidde: ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet maar deels ook nog niet. Voor de inhoud verwijs ik naar desbetreffende brief. De genoemde verbeterpunten die worden benoemd zijn opgenomen in het door uw organisatie opgestelde geactualiseerde verbeterplan. De conclusies uit de beoordelingsbrief van GS worden door mij als gemeentearchivaris herkend en volledig ondersteund. ,

De door u aangeleverde toezichtinformatie Hierbij volgt een nadere toelichting bij de door u aangeleverde toezichtinformatie. Bij deze informatie zaten de door u ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Ik ga hierbij uit van de laatste mij toegezonden versie van juli 2025. Hierin wordt door u geduid in hoeverre u voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Zie hiervoor hoofdstuk 5. Tevens ga ik uit van het door u aangeleverde Verbeterplan van juli 2025. Het plan is ingedeeld conform de KPI’s en in de vragen ‘Wat’ ‘Hoe’ Wanneer gereed’ en ‘Hoe’. Ook zijn de in 2024 gereedgekomen afgeronde verbeterpunten opgesomd. Voor de ontvangen informatie en door mij verzamelde documenten verwijs ik u graag naar het hoofdstuk 8 (Geraadpleegde bronnen). ,

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) Positieve ontwikkelingen 1.

Kwaliteitssysteem archiefbeheer. In 2023 was er een start gemaakt met het kwaliteitssysteemhandboek Dit is inmiddels afgerond. De betreffende onderwerpen die genoemd worden in het handboek moeten nog worden uitgevoerd. ,

Archiefruimten. In 2025 is een nieuw klimaatbeheersingssysteem geïnstalleerd. Gebouwbeheer controleert de installatie en noteert deze gegevens.

Migratie mensCentraal (1. 4). Updaten naar nieuwe versie. Migratie is uitgevoerd. Vernietigingsmodule moet nog gecontroleerd worden of de Vernietigingslijst daadwerkelijk gegenereerd kan worden en de juiste data bevat.

Het handboek vervanging is vastgesteld.

Aandachtspunten 1.

Maak werk van de afronding van de visie informatievoorziening (KPI 1. 5).

Hou in de gaten of er veranderingen plaatsvinden in de mandaatregeling (KPI 1. 7).

Rond de overdracht van het archief 1996-2005 af (KPI 2. 2).

Rond het vernietigen van de dossiers die nog in de oude kluis staan af (KPI 2. 2).

Implementeer het handboek Kwaliteitssysteem (KPI 4. 1a)

Werk aan een geordend overzicht (KPI 5. 1).

Stel het metadataschema (MDTO) vast (KPI 5. 2).

Stel de Richtlijnen digitale correspondentie vast (6. 4b).

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025)

Toelichting beoordeling informatiebeheer met behulp van de archief-KPI-tabel 1

Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Norm en weging

Analoog

Digitaal

- Toelichting

Weging

Toegekende punten

Ja. Januari 2024

0 2

Overleg twee keer per jaar

- Te ondernemen actie?

1. 1 a

Informatieverordening Beschikt de gemeente over een actuele door de gemeenteraad vastgestelde verordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Zo ja in welk jaar is het vastgesteld? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Beheerregeling informatievoorziening Beschikt de gemeente over een actuele door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de archiefbewaarplaats? Zo ja in welk jaar is het vastgesteld? Strategisch Informatie Overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch Informatieoverleg ingesteld? (Frequentie: minimaal 2x per jaar) Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de informatieobjecten bij opheffing samenvoeging splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja welke? ,

2024

Voldoet

Voldoet deels

Voldoet

b 1. 2

1. 3

1. 4

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) 1. 5

Visie- en/of beleidsplan Informatievoorziening Beschikt de organisatie over een visie- en/of andere beleidsplannen waarin de strategische doelen en ontwikkelingen zijn beschreven (c. q. ‘stip aan de horizon’)? Zo ja in welk jaar is het vastgesteld? Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen Treft het college als archiefzorgdrager bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert voorzieningen omtrent de zorg voor de informatieobjecten? En zijn er praktische afspraken gemaakt over het informatie- en archiefbeheer? Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GRregister en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen niet zijnde regelgeving in het stellen van regels? Zo ja wanneer is de mandaatregeling voor het laatst gewijzigd? Uitbesteden archiefbeheer(staken) Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke

eindverantwoordelijkheid?

Voldoet deels

Voldoet

Er is een visie deze wordt medio 2025 op papier gezet en vastgesteld.

Voldoet

2024 vastgesteld. Deze is nog actueel. Er wordt gewerkt aan een nieuw functieboek. Mogelijk wordt de mandaatregeling in 2026 opnieuw vastgesteld

Voldoet

Archief Eemland

1. 6 a

1. 7

1. 8

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) 1. 9

Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op www. officielebekendmakinqen. nl/gemeenteblad? Toelichting bevindingen: KPI 1. 5. Maak werk van visie

Analoog

Digitaal

- Toelichting

Middelen Zijn er voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c. q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Mensen kwantitatief t. b. v. beheer Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c. q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen? Is dit volgens u voldoende?

2024 Voldoet

Voldoet

Toegekende punten

€ 335. 177

senior medewerker DIV 1 fte senior medewerker DIV 067 fte medewerker DIV 089 fte medewerker DIV 061 fte medewerker DIV 025 fte medewerker DIV 019 fte Informatiemananger 1 fte voor gemeente Woudenberg (niet 1 fte voor DIV) systeem- en netwerkbeheerder 1 fte (niet 1 fte voor DIV)

ondernemen actie?

Weging

- Te

2. 2

Archief-KPI Mensen en middelen: kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsook hun kwaliteitsniveau? Norm en weging

2. 1

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) b

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte Voldoet werkzaamheden? Zo ja graag beknopt beschrijven bij de niet toelichting. Geen achterstanden = 2 punten.

Voldoet deels

Archivering. Een archiefblok van 1996 - 2005 wordt gereed gemaakt voor overdracht. In 2022 hier mee gestart. Blok zou gereed zijn 2025. De helft is verwerkt maar wegens vertrek inhuur is er vertraging ontstaan. In q4 zijn er middelen beschikbaar gesteld voor afronding archiefbewerking.

Voldoet

Senior DIV medewerker HBO Medewerker DIV MBO. Voor bij- en nascholing heeft elke medewerker een budget tot zijn beschikking. Senior DIV medewerker HBO Medewerker DIV MBO. Voor bij- en nascholing heeft elke medewerker een budget tot zijn beschikking. ,

2. 3 a

Mensen kwalitatief t. b. v. beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau (waaronder de opleiding van het personeel) aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (is dit voldoende?) ,

Op welke manier wordt geborgd dat de wettelijk verplichte werkzaamheden worden uitgevoerd?

Toelichting bevindingen: KPI. 2. 2. rond de overdracht van het archief in 2026 af.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025)

Archief-KPI Archiefruimten applicaties ,

archiefbewaarplaats en e-depot: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Norm en weging

Analoog

Digitaal

- Toelichting

Weging

Toegekende punten

- Te ondernemen actie?

3. 1 a

Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Gebruikt het college naast deze archiefruimte(n) ook nog externe archiefruimten t. b. v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen informatieobjecten? S. v. p. overzicht met datum wanneer het voor het laatst goedgekeurd en getoetst is door gemeentearchivaris

2024

Voldoet

Voldoet deels

Inspectie is in 2017 uitgevoerd. Er zijn afgelopen jaren geen aanpassingen in de archiefruimte uitgevoerd. In 2025 is een nieuw klimaatbeheersingssysteem geïnstalleerd. Gebouwbeheer controleert de installatie en noteert de gegevens in een logboek. De serverruimten staan bij de gemeente Veenendaal en voldoen aan de vereisten Het semistatisch archief staat in de archiefkluis. Die ruimte voldoet. Dossiers van het vernietigingsjaar staan in de oude bouwkluis. Deze archiefruimte voldoet deels. Vanwege ruimtegebrek in het archief staan daar alleen de dossiers die dit jaar vernietigd mogen worden.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) c

Beschikt het college over applicaties DMS/RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Is er een applicatielandschap gedefinieerd? C. q. overzicht met de bedrijfskritische applicaties? Is er een bedrijfscontinuïteitsplan? Zo ja graag overzicht bijvoegen van zaaksysteem en belangrijkste Taakspecifieke applicaties of verwijzing naar document waar deze in staan. Archiefbewaarplaats Is er door het college als zorgdrager een eigen gemeentelijke intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoet? Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t. b. v. de te bewaren overgebrachte informatieobjecten? e-Depot Is de gemeente voornemens om binnen twee jaar aan te sluiten bij een regionale e-Depotvoorziening? Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures m. b. t. verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) informatieobjecten zijn opgenomen? Plan veiligheid calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? In welk jaar is dat plan vastgesteld?

Voldoet deels

Decos Join Centric Leefomgeving Key2financien Key2burgerzaken Key2dds. ,

3. 2 a

Voldoet

b 3. 3

3. 4

Voldoet Voldoet

Voldoet

Hier is extra geld voor gereserveerd op de begroting.

Voldoet

Calamiteitenplan. Vastgesteld in 2016 en geüpdatet in 2023.

Versie is in 2023 geüpdatet.

3. 5 a

Voldoet

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen informatieobjecten o. b. v. prioriteiten in het collectieplan? Toelichting bevindingen:

Voldoet

Staat beschreven in het calamiteitenplan.

Analoog

Digitaal

- Toelichting - Te

Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren informatieobjecten gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja in welk jaar is dat vastgesteld?

2024

Voldoet niet

135 ,

Archief-KPI Interne kwaliteitszorg en toezicht: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(verbetering) van haar informatiehuishouding? Norm en weging

4. 1

Zo ja voldoet het beheer van de informatieobjecten aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Wordt de output meegenomen in een PDCA en besproken met de Toezichthouder? ,

Weging

Toegekende punten

ondernemen actie?

Handboek kwaliteitssysteem is gereed 2025. De betreffende onderwerpen die genoemd worden in het handboek moeten nog worden uitgevoerd. Het vaststellen van het Handboek Kwaliteitssysteem door het college gebeurt in Q3 2025.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) c

a. Welke

stappen heeft uw organisatie in gang gezet als het aankomt op de invoering van de Wet open overheid (WOO)? b. Welke ambities heeft uw organisatie gesteld en wat is hiervan reeds gerealiseerd? c. Welke documenten zijn beschikbaar en lever deze

Voldoet

d. Hoe borgt uw organisatie de kwaliteit van informatie rondom actieve openbaarmaking in het kader van de WOO? e Hoe worden dubbelingen voorkomen? f. Wordt openbaar gemaakte informatie tijdig vernietigd?

Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gediplomeerde gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte en het beheer van de overgebrachte informatieobjecten?

aangesteld. WOO-index gevuld tekst over Woo aangepast op website gemeente maandelijks overleg met projectgroep implementatie WOO. b. Gemeente Woudenberg heeft aangegeven te gaan voor het Basis niveau. c. Er is een collegebesluit over de Woo waarin de stand van zaken wordt aangegeven. d. Woo medewerkers is juridisch geschoold. Zij verzorgt de WOOverzoeken. Er is een anonimiseringstool aanwezig. e. Hier is nog geen beleid op geschreven. f. Deze situatie heeft zich nog niet voor gedaan. Het streven is wel om tijdig te vernietigen. Beleid moet nog vastgesteld worden. ,

aan.

4. 2

a. WOO-functionaris

Voldoet

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) 4. 3

4. 4

Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatieobjecten uitoefent en de bevindingen daarbij? Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten uitoefent en bevindingen daarbij? Toelichting bevindingen: KPI 4. 1. a Implementeer het kwaliteitssysteem

Voldoet

Archief-KPI Ordening authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten: geschiedt de ordening planmatig waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de informatieobjecten? ,

Norm en weging

Analoog

Digitaal

- Toelichting - Te

5. 1

Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) informatieobjecten geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elke der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) ,

2024 Voldoet deels

Voldoet niet

Toegekende punten

ondernemen actie?

Er kan een overzicht gegenereerd worden uit de diverse vakapplicaties.

5. 2

Weging

Metagegevensschema is niet officieel vastgesteld. Wordt in 2025 vastgesteld.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) informatieobjecten m. b. v. metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

De inhoud structuur en verschijningsvorm ;

b c

Wanneer door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt ; De samenhang met andere informatieobjecten ;

De uitgevoerde beheeractiviteiten ;

De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de informatieobjecten

5. 3

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgen het zaaksysteem en de belangrijkste Taakspecifieke applicaties de toegankelijke staat van (te bewaren) informatieobjecten zodanig dat elk van de informatieobjecten binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

Voldoet deels Voldoet deels Voldoet deels Voldoet deels Voldoet niet

Voldoet deels Voldoet deels Voldoet deels Voldoet deels Voldoet deels

Voldoet

Voldoet deels

De informatieobjecten worden via metadata beschreven in de vakapplicaties. Daarmee zijn de informatieobjecten snel te vinden in de vakapplicaties. Dossiers zijn ook ontsloten in Mylex en daardoor ook makkelijk terug te vinden in het archief. De achterstand die er nog is in het verwerken van het archief staat wel in de vakapplicaties. Mocht men het fysieke document willen in zien dan is het snel vindbaar in de archiefruimte. De achterstand staat deels op datum en deels op naam

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) behandelaar. Dit is zichtbaar in de vakapplicaties. 5. 4

5. 5

5. 6

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) informatieobjecten? Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren informatieobjecten?

Voldoet

Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het zaaksysteem en de belangrijkste taakspecifieke applicaties c. q. zijn er naast 5. 4 en 5. 5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren informatieobjecten na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn ; D. w. z. worden de informatieobjecten in goede materiële staat gebracht en gehouden? Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Voldoet

5. 7

Voldoet deels

Bij de gemeente Woudenberg wordt gewerkt met het DMS Decos Join. Deze voldoet aan de eisen die er gesteld worden aan de archiefwet. Het beleid hierover het opstellen en vaststellen van een kwaliteitssysteem op papier moet nog uitgevoerd worden. Dit moet 4e kwartaal 2025 afgerond zijn. ,

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) 5. 8

Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud structuur verschijningsvorm en gedrag i. v. m. authenticiteit van de digitale informatieobjecten vastgesteld en geïmplementeerd? Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de informatieobjecten in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja welke?

Voldoet

5. 9

5. 10 a

Voldoet

Voldoet deels

Staan in het Handboek vervanging. Deze is in februari 2025 vastgesteld.

Voldoet

Geen specifieke voorzieningen getroffen. Gemeente Woudenberg maakt qua opslag (op papier) ook geen gebruik van compressie encryptie Encryptie wordt gebruikt bij het versturen en ontvangen van data. Gemeente Woudenberg gebruikt PKI certificaten bij data van of naar buiten de Open Tunnel van Jnet Zivver voor mails De apparaten worden versleuteld met Bitlocker en er is MDM en MAM toegepast op mobiele apparatuur. n. v. t.

n. v. t.

b c

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van informatieobjecten aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Voldoet niet Voldoet niet 16

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025)

20 12 Toelichting bevindingen: KPI 5. 1. Werk aan een geordend overzicht KPI 5. 2. Stel het metadataschema (MDTO) vast KPI 5. 7 Maak werk van een (digitale) bewaar- en beheerstrategie Archief-KPI Vervanging conversie/migratie selectie vernietiging en vervreemding van informatieobjecten: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm inhoud en/of context van informatieobjecten van belang is voor bedrijfsvoering democratische controle en cultuurhistorie? ,

Norm en weging

Analoog

Digitaal

- Toelichting

Weging

Toegekende punten

- Te ondernemen actie?

6. 1 a

2024

Voldoet

Voldoet deels

Voldoet

Voldoet deels

Vervanging besluiten en verklaringen Past de gemeente vervanging toe zoals bijv. het vervangen papieren informatieobjecten door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen informatieobjecten worden vernietigd? In welk jaar is het handboek en het vervangingsbesluit vastgesteld? ,

6. 2

Zo ja waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen informatieobjecten voorkomende gegevens? Zo ja heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren informatieobjecten opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Converteren en migreren

Er wordt nu nog geen vervanging toegepast. Papier is nog leidend in de organisatie. Handboek vervanging is gereed en vastgesteld. Toevoeging toezichthouder: is papier nog leidend na implementatie handboek vervanging?

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) a

b 6. 3

6. 4 a

Wordt er tijdig (m. b. v. een migratieplan) geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t. a. v. geordende en toegankelijke staat van de informatieobjecten voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Advisering rondom vervanging van applicaties: de toezichthouder wordt vooraf betrokken voor advies indien er een applicatie wordt vervangen (noem laatste contactmoment met toezichthouder op dit punt)

Selectielijst hotspotmonitor en stukkenlijst Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke informatieobjecten en dan wel in het zaaksysteem en taakspecifieke applicaties? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke informatieobjecten gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende Selectielijst? Bent u aangesloten bij de nieuwe Selectielijst voor emailbewaring (Capstone)?

Voldoet

Voldoet deels Voldoet

Voldoet

Voldoet deels

Nog niet van toepassing. Vervanging van Verseon door Decos Join in 2026 hierbij migratieplan opstellen. n. v. t.

Applicatie MensCentraal. Op 18 januari 2024 is hier laatste fysieke overleg over geweest. De start van dit project is in 2023 geweest. Medewerkers sociaal domein zijn er sinds 2023 bij betrokken. Senior DIVmedewerker is voor het eerst op 18 januari 2024 bij dit project betrokken. Hiermee ervan uit gaande dat de gemeentearchivaris ook in 2023 op de hoogte van dit project was.

Gemeente Woudenberg past het wel toe maar is niet officieel aangesloten bij de nieuwe Selectielijst voor emailbewaring Capstone. Er worden hiervoor richtlijnen opgesteld en ook voor

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) social media bevindt zich nog in de conceptfase ,

Is er een hotspotmonitor vastgesteld? Zo ja in welk jaar?

Voldoet

Vastgesteld in 2023

Zijn er interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp Signal Sociale media etc. ? Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager tijdig de daartoe in aanmerking komende informatieobjecten? Denk daarbij o. a. het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties.

Voldoet deels

Projectgroep is bezig hier interne richtlijnen voor op te stellen en vast te stellen. Gereed in 2025

Voldoet

Voldoet deels

CARel is vernietigingsmodule ingericht maar de daadwerkelijke vernietiging moet nog uitgevoerd worden. Tercera is in 2024 opgeschoond.

Voldoet

Er zijn geen informatieobjecten vervreemd. n. v. t.

n. v. t.

6. 5 a

6. 6 a

b c

Voldoet

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaring van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde informatieobjecten en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Vervreemding besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar informatieobjecten vervreemd? Zo ja heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Zo ja heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Zo ja heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? ,

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) 23 17 Toelichting bevindingen: KPI 6. 2. a/b werk aan een migratieplan KPI 6. 4. b De capstone selectielijst is niet verplicht er wordt gewerkt aan richtlijn voor e-mail en social media Stel deze richtlijnen in 2026 vast Archief-KPI Overbrenging van informatieobjecten: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren informatieobjecten na bij Wet vastgestelde termijn overbrengen tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? ,

Norm en weging

Analoog

Digitaal

- Toelichting

Weging

Toegekende punten

Archiefblok 1996-2005 wordt gereed gemaakt voor overdracht naar Archief Eemland. Project moet gereed zijn eind 2025. Zie gegevens onder KPI 2. 2. b 1996-2005

Drukte andere werkzaamheden die prioriteit hadden.

- Te

7. 1 a

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn Zijn alle te bewaren informatieobjecten waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-Depotvoorziening?

2024

Voldoet niet

Voldoet deels

Zo nee welke informatieobjecten zijn niet overgebracht?

Zo nee wat is de reden c. q. zijn de redenen principieel en/of praktisch van de niet-tijdige overbrenging?

Voldoet niet

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats van alle overbrengingen een verklaring op? Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor informatieobjecten die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een

Voldoet

7. 2

ondernemen actie?

Voldoet

7. 3

Niet aangevraagd. We zijn op dit moment bezig met het gereed maken van dit archiefblok.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Toelichting bevindingen: KPI 7. 1. a. In verband met het niet tijdig overbrengen van het archiefblok zijn punten in mindering gebracht. Rond overbrenging archiefblok 1996-2005 in 2026 af.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025)

Archief-KPI 1. Lokale Regelingen 2. Mensen en middelen 3. Archiefruimten applicaties archiefbewaarplaats en e-depot 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5. Ordening authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten 6. Vervanging conversie/migratie selectie vernietiging en vervreemding van informatieobjecten 7. Overbrenging van informatieobjecten Totaal ,

Weging 14 8 15 14

Behaald 11 65 135 10

23 6 100

17 2 72

Behaalde punten T/m 54 55 - 69 70 - 79 80 - 89 90 - 100

Kwalificatie Onvoldoende Voldoende Ruim voldoende Goed Uitstekend

De gemeente Woudenberg laat een goede progressie zien over het informatie- en archiefbeheer. Was de score in 2023 nog 675 punten en een voldoende inmiddels is het 72 punten en een ruim voldoende. Er is met name werk gemaakt rondom de processen van vervanging en selectie waardoor er met name in KPI 6 vooruitgang is te zien. ,

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) Stand van zaken Verbonden partijen U beschikt over een overzicht van de verbonden partijen. Dit betekent niet dat met alle partijen concrete afspraken zijn gemaakt voor het informatie- en archiefbeheer. In de meeste samenwerkingsvormen wordt samengewerkt op basis van mandatering. Dat betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u bestuurlijk verantwoordelijk blijft als zorgdrager voor deze archiefbescheiden. Dit in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Dit geldt zeker bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Hieronder volgt een overzicht van de verbonden partijen: 6. 1 Gemeenschappelijke regelingen • Afvalverwerking Utrecht (AVU) Toezichthouder: archivaris van de AVU (Archief Eemland). •

Gemeenschappelijke regeling Regionaal Sociaal Werkvoorzieningsschap Amersfoort (RWA) Toezichthouder: gemeentearchivaris van Amersfoort.

•

Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief).

•

Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) Directe toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief).

•

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief).

6. 2 Deelnemingen • N. V. Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) • Vitens N. V. • Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN) • N. V. ROVA 6. 3 Stichtingen/Coöperaties • Stichting Openbaar Primair Onderwijs Eem-Vallei Educatief • Coöperatie De Kleine Schans 6. 4 Bestuursconvenant • Bureau Regio Amersfoort

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) Beoordeling gemeentearchivaris A. Inleiding beoordeling In hoofdstuk 4 zijn een aantal positieve ontwikkelingen benoemd die in 2024 zijn gerealiseerd. Er zijn nog wel een aantal openstaande verbeterpunten uit de vorige rapportage. De verbeterpunten zijn benoemd in hoofdstuk 7B van deze rapportage. Deze verbeterpunten zijn ook opgenomen in het door u opgestelde verbeterplan. ,

B. Openstaande Verbeterpunten uit 2023 (2024) 1. Ga aan de slag met het opstellen van een visiedocument om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer. De visie wordt in q4 van 2025 opgesteld 2. Anticipeer op actieve openbaarmaking in het kader van de Wet Open Overheid (WOO) in de vorm van een impactanalyse ambitiebepaling en implementatieplan. ,

Anonimiseringstool Datamask aangeschaft zomer 2023. Er is echter nog geen beleid hierover opgesteld. 3. Ik adviseer u dringend om interne richtlijnen op te stellen over social media zoals. Facebook Instagram LinkedIn Twitter en tevens over het archiveren van tekstberichten zoals Whatsapp en e-mail. Zeker als dit deel uitmaakt van de informatie die essentieel is voor het verloop van het (primaire) werkproces. ,

Een concept Richtlijnen archivering digitale correspondentie is inmiddels opgesteld. Deze wordt in 2026 vastgesteld 4. Uw DIV-medewerkers zijn van goede wil en doen hun uiterste best om resultaten te verwezenlijken met de middelen die momenteel voorhanden zijn. Het is echter noodzakelijk om gelden op de begroting te reserveren voor de komende jaren zodat ook de belangrijkste verbeterpunten daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Dat gaat met name om beleidsmatige taken en doorontwikkeling van de professionalisering van uw informatie- en archiefbeheer. ,

Stand van zaken: In de KPI-tabel geeft u bij punt 2. 3. aan over voldoende mensen en middelen te beschikken. Langzaam maar zeker worden de verbeterpunten afgevinkt. We zien echter dat er steeds meer op organisaties afkomt qua ontwikkelingen en wetgeving en dat tezamen met een andere (digitale) manier van werken zorgt dat er meer mensen en middelen nodig zijn om de basis op orde te krijgen en te houden om vervolgens door te ontwikkelen. Door steeds meer te digitaliseren wordt het aandeel analoog kleiner (verbeterpunt 7 Toezichtverslag 2022 (2023)). ,

5. Het Kwaliteitshandboek is nog niet volledig opgesteld vastgesteld en geïmplementeerd. ,

Handboek is gereed maar moet nog worden uitgevoerd.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) 6. Er is nog geen metadataschema vastgesteld. Het metadataschema MDTO is nog niet gereed er wordt aan gewerkt 7. Er is nog geen digitale bewaar- en beheerstrategie. Stand van zaken: Er is nog geen bewaar- en beheerstrategie vastgesteld. Sluit aan op de Bewaarstrategie van Amersfoort/Archief Eemland (KPI 5.7 ; extra verbeterpunt Toezichtverslag 2022 (2023)). ). 8. Archiefblok 1996-2005 wordt gereed gemaakt voor overdracht. In 2022 hier mee gestart. Naar verwachting is dit in Q4 2024 gereed. Ongeveer de helft is gereed door vertrek van de inhuur is het project blijven liggen. Er is budget beschikbaar gesteld om het project in 2026 af te ronden 9. In overleg met ICT moet er nog een voorziening worden getroffen zodat de CD-roms en de harde schijven toegankelijk en leesbaar blijven. Naar verwachting is dit in Q2 2024 gereed. Stand van zaken nog niet duidelijk C. Mijn beoordeling Verbeterpunten Op basis van de nog openstaande verbeterpunten worden er geen nieuwe verbeterpunten toegevoegd. Er zijn goede stappen gezet in het vervangingsproces. Maak het komende jaar werk van deze bovenstaande punten. Daarbij moet een sterke focus liggen op de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van informatie. Aandachtspunten: 1. Betrek bij nieuwe aanbestedingen van uw applicaties tijdig de gemeentearchivaris. 2.

Betrek de gemeentearchivaris bij conversie en migratie van (taakspecifieke) applicaties. 3. Richtlijnen digitale correspondentie zijn opgesteld. Streef erna om deze in 2026 binnen de organisatie te implementeren

Mijn beoordeling zit in trede drie en die luidt ruim voldoende (punten). Dit is een prima verbetering t. o. v. van het vorige verslag. Niet alle verbeterpunten zijn opgepakt of afgerond maar er zit een goede progressie in. Ik verwacht dat u wanneer u de aangeleverde planning in het verbeterplan 2024-02-27 (laatst gewijzigd 20-08-2025) volgt en aanpast u op de goede weg bent.

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) Conclusie De gemeente Woudenberg heeft aantoonbare voortgang geboekt en scoort op dit moment 72/100 (ruim voldoende). Met relatief beperkte gerichte inzet op implementatie van het kwaliteitshandboek vaststelling van het metadataschema en afronding van het archiefblok 1996– 2005 kan de gemeente binnen 12–18 maanden een volgende kwaliteitsstap zetten. De aanbevelingen in deze versie van het rapport zijn praktisch prioriterend en direct inzetbaar in uw bestaande verbeterplan. ,

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg 2024 (2025) Geraadpleegde bronnen • • •

• • • • • • • •

Informatieverordening Woudenberg 2023 Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Woudenberg 2023 Brief van Gedeputeerde Staten d. d. 3 maart-2025 kenmerk: UTSP-1913279266-5621 betreffende Toezicht Informatiebeheer over 2023-2024 Kwaliteitshandboek Informatiebeheer van de gemeente Woudenberg Diverse e-mails Ingevulde KPI d. d. 25-07-2025 en correctie Toezichtverslag archief- en informatiebeheer gemeente Woudenberg 2023 (2024) Verbeterplan en Stand van zaken Gemeente Woudenberg KPI’s 20-08-2025 Verslagen Strategisch Informatie Overleg 2024 Concept Richtlijnen archivering digitale correspondentie Handboek kwaliteitssysteem Woudenberg

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeentebestuur.woudenberg.nl/api/v1/meetings/4274/documents/75056