5.a Bijlage 1 Toezichtbrief informatie- en archiefbeheer Woudenberg (Geredigeerd).pdf
Tekst van het document
Aan
Onderwerp
Ons kenmerk
Gemeente Woudenberg T. a. v. het college van burgemeester en wethouders Postbus 16 3930 Woudenberg
Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer 2024 (2025) 147614
Datum
13-11-2025
Uw kenmerk
Geacht college , Hierbij ontvangt u mijn verslag over het uitgevoerde toezicht over 2024 en de eerste helft van 2025 op het informatie- en archiefbeheer van uw organisatie. Artikel 11 van de Informatieverordening gemeente Woudenberg bepaalt dat de gemeentearchivaris verslag uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Met deze rapportage legt het college verantwoording af over de zorg van het informatie- en archiefbeheer aan de gemeenteraad. Het verslag is op feiten gecheckt door uw adviseurs informatiebeheer en de aanvullingen zijn overgenomen. De gemeente Woudenberg laat een goede progressie zien over het informatie- en archiefbeheer. Was de score in 2023 nog 675, punten en een voldoende , inmiddels is het 72 punten en een ruim voldoende.
BEZOEKADRE S Eemplein 73 3812 EA Amersfoort
POSTADRES
archiefeemland. nl
Postbus 4000 3800 EA Amersfoort
archiefeemland @amersf oort. nl TEL 033-469 50 17
archizf=zz=mland
De
volgende positieve ontwikkelingen zijn geconstateerd: 1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer. In 2023 was er een start gemaakt met kwaliteitssysteemhandboek, Dit is inmiddels afgerond. De betreffende onderwerpen die genoemd worden in het handboek moeten nog worden uitgevoerd. 2.
Archiefruimten.
geïnstalleerd.
In 2025
is een
Gebouwbeheer
nieuw
het
klimaatbeheersingssysteem
controleert
de installatie
en
noteert
deze
gegevens. 3.
Migratie mensCentraal (1.4). Updaten naar nieuwe versie. Migratie is uitgevoerd. Vernietigingsmodule moet nog gecontroleerd worden of de Vernietigingslijst daadwerkelijk gegenereerd kan worden en de juiste data bevat.
4.
Het handboek
vervanging
is vastgesteld.
Mijn beoordeling
zit in trede drie van de beoordelingssystematiek en die luidt ‘ruim gemeentearchivaris zie ik in de periode 2024-2025 continuïteit in het informatie- en archiefbeheer. Mijn verslag vermeldt negen verbeterpunten uit eerdere toezichtrapportages die van belang zijn om het informatiebeheer nog verder op orde te krijgen en te borgen binnen de organisatie. Gezien het aantal verbeterpunten zijn er geen nieuwe punten toegevoegd. Naast de eerder vermelde positieve ontwikkelingen zijn er ook nog een aantal aandachtspunten. Voor een volledig overzicht verwijs ik u voldoende’.
naar
Als
de rapportage.
Ik stel
het op
prijs
om
geïnformeerd
over
uw
reactie op dit
verantwoording
de interbestuurlijk nader toe te lichten.
rapportage
verslag
een
aan
GS,
Bijlage: Toezichtrapportage informatie(2025) Met
aan
verslag te mogen ontvangen en te worden de gemeenteraad en de toezending van de
toezichthouder.
en
Uiteraard
ik bereid
het
archiefbeheer gemeente Woudenberg
2024
vriendelijke groet,
(geanonimiseerd) Gemeentearchivaris
Woudenberg
BEZOEKADRE
POSTADRES
archiefeemland.nl
Eemplein
Postbus 4000
archiefeemland@amersf
3800 EA Amersfoort
TEL
Ss
3812
73
EA
Amersfoort
oort.nl 033-469
50
17
ben