4e. actuele stand van zaken- versie september 2022 Verbeterplan gemeente Woudenberg 2022 tm 2023.pdf

Verbeterplan gemeente Woudenberg 2022 - 2023

Afkortin g

Functie

AU

Senior medewerker DIV

EH

Medewerker DIV

PD

Senior medewerker DIV

WB

ICT-manager

AE

Archief Eemland

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

3

4

Upgrade Suite4omgevingsdiensten versie 9 naar Portaal Leefomgeving.

Inrichting en uitrol Portaal Leefomgeving.

3

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio september 2022:

Eind 4e kwartaal 2022

AU, team Leefomgevin g, ICT, Centric

Test ingericht. Per april 2022 in productie met OLO zaken. Rest volgt productie 1 januari 2023

5 + 15

3

Inrichting archiveringsmogelijkheid en vernietiging My-lex.

In My-lex is de tool My-lex legacy ingericht. Met deze tool kunnen er nog archiveringswerkzaamheden uitgevoerd worden en kan er vernietiging plaats vinden in My-lex. Dit heeft betrekking op de Verseon zaken.

2

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal

3e kwartaal 2022 Inrichting

AU/My-lex

Voorbeeld lijst gemaild aan Jacko de Groot. Vernietigingslijst 2022 is akkoord

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

werken:

is gereed

Verbeterpu nt 2. 6

8 + 12 + 13 + 14

5

4

Inrichting vernietiging CARel (is leerplicht applicatie). Leverancier is Eljakim.

Opstellen, vaststellen en implementeren van alle randvoorwaarden die noodzaken zijn om volledig digitaal te gaan werken.

In 2019 is de applicatie CARel in gebruik genomen. Het bevat de leerplicht administratie. Dit zijn vernietigbare zaken. De vernietiging wordt in overleg met de Senior DIVer en applicatiebeheerder CARel ingericht.

2

Stel vast welke randvoorwaarden dit zijn. O.a.

1

Handboek vervanging Besluit vervanging Metadataschema

4e kwartaal 2022

Wie:

Stavaza medio september 2022:

bevonden. Nov. 2022 worden de zaken vernietigd in My-Lex AU, applicatiebe heerder CARel, Eljakim

De applicatie is ingericht met de juiste vernietigingstermijn en. Annet zorgt voor lijst met metadata.

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken:

AU/PD

Handboek vervanging is in conceptvorm besproken met Jantine Frantzen.

Digitale bewaarstrategie. Verbeterpu nt 1.

4e kwartaal 2022

Overige punten moet nog opgepakt worden.

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio september 2022:

9

2

Inrichten van het kwaliteitssysteem op onderdelen die nog ontbreken. Zorg ervoor dat het kwaliteitssysteem vastgesteld, geïmplementeerd en geborgd is in de organisatie Gemeente Woudenberg.

Stel vast wat een kwaliteitssysteem is. O.a.

1

Beoordelin g 2018 (2019), kwaliteitss ysteem:

4e kwartaal 2022

AU/PD/WB

Start gemaakt met het opstellen van een handboek kwaliteitssysteem.

Wegwerken archiefachterstand.

Medewerkers DIV en inhuur gaan archiefachterstand wegwerken.

Eind 2024

Team DIV

Inhuur is tot eind 2024 aanwezig.

+ 17

10

10

Inrichten periodieke controles

Verbeterpu nt 3.

2

Medewerkers DIV werken ook archiefachterstand weg. Dit is onderdeel van het reguliere werk.

11

4

Overdracht gedigitaliseerde bouwdossiers van voor de invoering WABO aan Archief Eemland.

Half 2020 is de harde schijf met het gedigitaliseerde bestand overgedragen worden aan Archief Eemland. Technische metadata is toegevoegd aan de data op de harde schijf.

2

2e kwartaal 2021 metadata

AU/AE

Harde schijf is overgedragen aan AE. Hiermee is dit project gereed.

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

- Er wordt een lijst gegenereerd met alle metadata die wordt bijgehouden - Aan de hand van de lijst wordt deze lijst vergeleken met de TMLO lijst (= mapping) - Na de mapping de verschillen verwerken waarbij vooral gekeken moet worden hoe de verplichte metadata aangegeven in het TMLO kunnen worden toegevoegd in het zaaksysteem - Het eindresultaat is een metadataschema die gehanteerd wordt bij de gemeente Woudenberg.

1

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken:

3e kwartaal 2022

AU/EH/

In 2018 is al gestart met het opstellen van een handboek. In 2021 wordt het handboek aangevuld met

1

1e kwartaal

AU/AE

Stavaza medio september 2022:

Het inlezen van het bestand in de applicatie bij Archief Eemland moet nog worden uitgevoerd. 12

3

+

Opstellen en vaststellen en implementeren van een metadataschema.

8

13

5

Opstellen en vaststellen en implementeren van het handboek vervanging

Centric

Verbeterpu nt 1.

Beoordelin g 2018 (2019),

Concept is gereed. Team DIV heeft

Nr. :

KP I nr. :

+

Wat:

Hoe:

inclusief besluit vervanging.

de benodigde informatie van de Decos Join, scansoftware en scanner.

8

Prio:

Eind 1e kwartaal moeten de gegevens zijn ontvangen en in het handboek gezet.

+ 12

Punt GS:

Gereed op:

omslag naar digitaal werken:

2022

Verbeterpu nt 1.

Handboek moet goed gekeurd worden door de gemeentearchivaris.

Wie:

Stavaza medio september 2022:

audit uitgevoerd eind september 2022.

3e kwartaal 2022

Externe audit is aangevraagd.

4e kwartaal 2022

Handboek moet getest worden. Audit uit laten voeren Handboek definitief laten vaststellen door het college.

14 12 + 13

4

Digitale bewaarstrategie.

Handboek DIV. In het handboek DIV staan alle taken die door de team DIV worden uitgevoerd. Het handboek is in 2018 geüpdatet. In 2021 zal het handboek nog aangevuld worden met informatie over Decos Join, scansoftware en scanner. Samen met ICT-manager een beleidsplan opstellen over digitale bewaarstrategie. In het plan komen actiepunten te staan. Die zullen na vaststelling

1

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken: Verbeterpu nt 1.

3e kwartaal 2021

AU/PD/AE

AU/WB Uitvoeri ng gereed eind 2023

AU/WB

Handboek DIV is geupdate.

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

2

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken:

Gereed op:

Wie:

uitgevoerd gaan worden.

15 + 16

3

Overzicht opstellen van informatie in en buiten het zaaksysteem, zodat wij beschikken over een compleet actueel en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden in onze organisatie. Deze informatie moet ondergebracht worden bij professioneel beheer.

Leidend in de organisatie is het DMS Decos Join. In 2019 is de tool Mylex aangeschaft. In MY-LEX zijn de zaken die voorheen in Verseon stonden te raadplegen. Vanuit MY-LEX kan een overzicht samengesteld worden. Daarnaast zijn er nog een aantal applicaties die documenten bevatten. Er wordt een overzicht opgesteld met alle applicaties bij de gemeente Woudenberg waarin documenten gegenereerd en opgeslagen worden. Bij die applicaties wordt aangegeven of ze tijdig vernietigd worden. Zijn het te bewaren documenten dan zal aangegeven worden dat ze overgezet worden naar het zaaksysteem. Nadat alle applicaties in kaart zijn gebracht kan een overzicht van de

Verbeterpu nt 2.

AU/WB

1e kwartaal 2023

AU

Stavaza medio september 2022:

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio september 2022:

3

Beoordelin g 2018 (2019), lokale weten regelgeving:

4e kwartaal 2022

PD

Peter Dijkstra is gestart met het actualiseren.

AU/WB

archiefbescheiden opgesteld worden.

18

1

Actualiseer archiefverordening en besluit informatiebeheer.

Actualiseren archiefverordening en besluit informatiebeheer.

Verbeterpunt 4.

20

4

Tref op korte termijn een voorziening waarbij de Cdroms en de harde schijven voor de toekomst toegankelijk en leesbaar blijven.

In overleg met ICT een voorziening treffen zodat de Cd-roms en de harde schijven toegankelijk en leesbaar blijven.

3

2e kwartaal 2023

21

6

Neem tijdig contact op met de gemeentearchivaris i.v.m. de beoogde digitale overbrenging van archiefbescheiden naar

In 2022 starten met het gereed maken van het volgende blok wat overgedragen moet worden.

3

Start in 2022 i.v.m. wegwerken

DIV medewerkers zijn bezig met het werkwerken van archiefachterstand. Hierbij worden die

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Archief Eemland.

Dit bestaat zowel uit fysiek als digitaal archief. Hier moet projectplan voor geschreven worden.

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

archiefachterstand.

Stavaza medio september 2022:

dossiers ook gelijk gereed gemaakt voor overdracht. Schoning dossiers is gereed.

22

Archivering WhatsApp berichten.

Beleid openstellen over de archivering van WhatsApp berichten.

2

3e kwartaal 2022

Juridisch medewerker/ AU/WB

Overleg gestart. Beleid wordt opgesteld.

23

WOO (Wet Open Overheid).

Invoering WOO.

3

4e kwartaal 2023

Juridisch medewerker/ AU

Een werkgroep heeft periodiek overleg.

24

Lijst lokale afwijkingen n.a.v. hotspot-monitor)

Vaststellen lijst van lokale afwijkingen n.a.v. hotspot-monitor.

2

4e kwartaal 2022

AU

Team Div heeft uitleg gekregen over het zaaktype Hotspot. Deze wordt toegepast. Hoe dit verder wordt uitgevoerd wordt opgepakt met Archief Eemland. Dit item is daarmee gereed. Daarbij wel de vraag van Annet of het verplicht is om beleid vast te

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio september 2022:

stellen zie vraag in KPI bestand.

25

Autorisatiebeleid of -tabel (voor alle applicaties)

WB

Is geborgd via de BIO en Ensia. Dit nog wel aantonen bij Archief Eemland.

26

Verwerkingsregister ingevolge de AVG

27

Lijst beperkingsgronden openbaarheid Archiefwet 1995

Is gereed. Tenzij er afwijkingen zijn in de bewaartermijnen. Stellen van beperkingen aan de openbaarheid van overheidsinformatie bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats onder de Archiefwet 1995

4

4e kwartaal 2021

AU

Gemeente Woudenberg past beperkingen van openbaarheid toe op dossiers. Bij overdracht van dossiers wordt dit in een bijgevoegde lijst aangegeven. Dit is voor het laatst toegepast bij overdracht laatste

Nr. :

KP I nr. :

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio september 2022:

archiefblok aan Archief Eemland.

28

Breng alle verbonden partijen in kaart waarbij de gemeente medeverantwoordelijkheid draagt voor het archief- en informatiebeheer, maak daarmee praktische informatiebeheer afspraken en monitor de uitvoering via het kwaliteitssysteem.

Lijst opvragen bij juridisch medewerker. Controleren of er afspraken zijn gemaakt en vastgelegd over informatie- en archiefbeheer.

3

6

2e kwartaal 2022

AU

Afspraken zijn vastgelegd.

Zijn er geen afspraken vast gelegd dan moet dat nog uitgevoerd worden.

Wijzigingen in 2021 Personele bezetting DIV. Erik Haalboom heeft Team DIV verlaten en is gestart als medewerker bij het KCC. Nunik Rukmini is in februari in dienst gekomen als medewerker DIV. Bezetting en invulling uren per week DIV was per 1 februari 2021 als volgt: Annet Uithof 36 uur Peter Dijkstra 24 uur Laura Vonk – ten Haaft 28 uur Nunik Rukmini 27 uur Marnix van Lien 7 uur Bezetting en invulling uren per week DIV was per 1 februari 2022 als volgt: Annet Uithof 36 uur Peter Dijkstra 24 uur

Corine Mulder Nunik Rukmini Marnix van Lien

23 uur 32 uur 7 uur

Gemeentesecretaris en burgemeester hebben beide in de zomer van 2021 de gemeente Woudenberg verlaten. Tot aan begin 2022 waren er een tijdelijke gemeentesecretaris en burgemeester werkzaam bij de gemeente Woudenberg. SIO overleg is gestart en aan het eerst volgend SIO overleg zal de nieuwe gemeentesecretaris deelnemen.

Actiepunten die in 2021 gereed zijn gekomen 7 + 8

4

Inrichting digitale handtekening.

Vast stellen beleid digitale handtekening. Aanschaf en inrichting tool voor het plaatsen van een volwaardige digitale handtekening.

2

Eind 4e kwartaal 2021

AU, juridisch medewerker, ICT, leverancier tool digitale handtekenin g

Conclusie: het is een dure applicatie voor de aantallen documenten die bij de gemeente Woudenberg gegenereerd worden waar een gekwalificeerde handtekening voor nodig is. Er wordt geen applicatie voor digitale ondertekening aangeschaft. Dit item is hiermee gereed.

16

3

+

Werkprocessen in kaart brengen.

15

Bij de gemeente Woudenberg wordt gebruik gemaakt van de tool iNavigator. Voor de inrichting Decos Join zijn alle zaaktypen die in de iNavigator aanwezig zijn besproken met de eigenaar. Na bespreken zijn er 400 zaaktypen overgebleven die in Decos Join zijn ingericht. Zodra er een update bij de iNavigator is van bv nieuwe zaaktypen dan worden die nieuwe zaaktypen besproken met de eigenaar. Wordt het zaaktype gebruikt bij de gemeente Woudenberg dan wordt het handmatig ingevoerd in Decos Join.

Dit is een continu proces.

Is al geborgd in de organisatie.

Het is geborgd in de organisati e en staat in Handbo ek DIV.

Het up-to-date houden van de inhoud in de i-Navigator is geborgd in de organisatie. Team DIV is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de i-Navigator en verwerking in Decos Join. Dit staat vermeld in Handboek DIV.

17 + 9

1

Strategisch Informatie Overleg (SIO) opstarten.

Aan het SIO-overleg nemen deel de archiefinspecteur, Informatiemanager en medewerker DIV Voor de gemeente Woudenberg betekent dit:

Dit is een terugke er afspraak . Afspraak

Is al geborgd in de organisatie.

ICT-manager: Wouter Bast

is vastgesteld.

Medewerker DIV: Annet Uithof Gemeentearchivaris: Natasja Pels (Archief Eemland).

19

1

Zorg ervoor dat het project bij de RUD Basis op Orde verder wordt uitgevoerd en geïmplementeerd. De gemeente Woudenberg blijft verantwoordelijk voor het informatiebeheer.

Het DAP wordt opgesteld en vastgesteld. Annet Uithof neemt deel aan de overleggen.

2

GEREED

AU

Begin 2021 is het DAP ondertekend. Hiermee is dit project gereed.