4a. CA beoordeling interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer.pdf

Besluitenreglstra¿e:

z.337519/o.236077 llpoatregiamaenummf

u

Datum

Openbaar

Gemeente

Woudenberg

l

inboeken

Internet

Nee

Nee

naar RMD

Ja

OR

Communicatie

Nee

Europese

Via COMMISSIE

Nee

regelgeving

Nee

Anders;

Onderwerp

2

Beoordeling

Interbestuurlljk

toezicht Informatie-

en archiefbeheer

over het Kennis nemen van het verslag van de gemeentearchivaris en archiefbeheer gemeente Woudenberg over 2021 informatie inclusief verbeterplan Het verslag inclusief verbeterplan plaatsen op de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad 'in het kader van horizontale verantwoording.

Mvie¿

Griffiur

Additioneel

Geprint

W

1

11-~10-2022

r

hoofd

l

Advies

BU

Wethouder Wethouder Wethouder Secretaris

Amdanngsm

15 :36:47uur

221010 221010 221010 221010 221005

\00 3 B&W Route DI V\O Beoordeling Interbestuur/Uktoe;

Datum

vergadering

11 oktober

2022

Agendapunt:

02

Besluit: 0 enbare

B&W-besluitenli"st

11 oktober

2022:

MAkkoord, met wijzigingen.. toezichthouder baseert haar verslag op het verbeterplan september is de update. Mag iets duidelijker in het vervolg. *De burgemeester wordt gemandateerd voor de wijzigingen...

Retour naar afdeling

Ter archivering

Geprint

van maart.

De versie van

op:

aangeboden

op: 11-10-2022

op:

15 :36:47uur

3 B&W Route DI V\O Beoordeling

[me/'bestuurlijk

toe;

Inleiding Overeenkomstig

gemeente Woudenberg (1996) is de artikel 16 van de Archiefverordening gemeentearchivaris van Amersfoort belast met het toezicht op het gemeentelijke Amersfoort. De informatiebeheer en het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats met artikel 21 van de doet hiervan, in overeenstemming gemeentearchivaris jaarlijks verslag aan het college. Archiefverordening, af aan de Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt het college verantwoording gemeenteraad. Het proces bestaat uit een jaarverslag wat beoordeeld wordt door de Provincie Utrecht. In dit collegeadvies wordt ingegaan op het jaarverslag 2021 en verbeterplan voor 2022 en 2023.

Centrale vraag Wilt u kennis nemen van het Jaarverslag van de gemeentearchivaris archiefbeheer 2021 en het verbeterplan 2022-2023. Beoogd

resultaat Uiteindelijk afleggen van verantwoording Archiefwet voer het jaar 2021; Afleggen van horizontale verantwoording

aan de provincie

over het informatie-

en

over het taakgebied

aan de gemeenteraad.

Kader Generiek Toezicht; Wet Revitalisering Provinciale verordening systematische

toezichtinformatie;

Archiefwet. Argumenten De provincie

beoordeelt onze taakuitvoering ten aanzien van de wettelijke vastgestelde kwaliteitscriteria voor de archiefwet afgelopen keer als Voldoet deels. Dit betekent dat er vatbaar. stappen zijn gezet in de goede richting maar er is nog veel voor verbetering Een aantal punten zijn afgelopen jaar uitgevoerd en daarmee van het verbeterplan Het verbeterplan is aangepast en als bijlage toegevoegd bij dit advies.

Duurzaamheid en Inclusie het gaat hier om verantwoording Niet van toepassing,

verdwenen.

van uitvoeringstaken.

Maatschappelijke participatie draagt bij aan een overheid die transparant Het afleggen van verantwoording taken wordt uitgevoerd. waarop wettelijke

is over de wijze

Coronavirus In maart 2020 heeft het Kabinet de eerste maatregelen getroffen tegen de verspreiding van het coronavirus, de intelligente lockdown. De periode waarop de rapportage van toepassing is, waren er maatregelen om het coronavirus te beteugelen. Het gedwongen thuiswerken heeft bij de gemeente Woudenberg. gevolgen gehad voor het informatiebeheer

Minimaal 2 medewerkers in het Team DIV ging werken volgens een bezettingsrooster. op het gemeentehuis rest thuis werken. Op deze manier kon de postverwerking gemeentehuis, uitgevoerd. door gaan. De werkzaamheden werden volgens de corona-maatregelen Beoogd resultaat De lijst met verbeterpunten

bij de uitvoeringstaken

betrekken.

Financiële consequenties Kosten/opbrengsten zijn nihil of conform de begroting

Geprint

op: 11-10-2022

15:36:47

uur

op dit product.

3/4

In het toezichtverslag met oog op 2022 en verder, staat aangegeven punt 4.Verbeterpunten dat er gelden op de begroting gereserveerd moeten worden. Voor inhuur wegwerken archiefachterstand is al budget gereserveerd. 10 op het Zie Verbeterplan 2022-2023. Vanaf 2021 2024 is een totaal bedrag van 60.000 euro Per jaar is dit 15.000 euro. gereserveerd. Voor werkzaamheden die te maken hebben met archief verwerking is geld beschikbaar binnen het budget Kantoorbenodigdheden Diverse verbruiksmaterialen. Het inrichten en optimaliseren van applicaties wordt uitgevoerd binnen het reguliere werk. Eventuele kosten die daar voor gemaakt worden vallen onder het ICT budget. worden ook uitgevoerd binnen het reguliere werk en hier zijn geen Overige verbeterpunten extra kosten aan verbonden. Aanpak/uüvoe¿ng Na kennisname college, de stukken plaatsen op de ingekomen stukkenlijst gemeenteraad. Na de gemeenteraadsvergadering wordt het verslag inclusief verbeterplan Utrecht gezonden.

Conclusie Ter kennisgeving

van de aan de provincie

aannemen.

Communicatie Geen. Bijlage(n) Brief toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer 2021 Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg Versie maart Verbeterplan gemeente Woudenberg 2022-2023; Versie september Verbeterplan gemeente Woudenberg 2022-2023.

Geprint

op: 11-10-2022

15:36:47 uur

2021

4/4