4.b Bijlage brief GS aan B&W Woudenberg beoordeling IBT (geredigeerd)

Aan | het | college | van | burgemeester | en wethouders van | de | gemeente | Woudenberg Postbus | 16 3931 | EA | WOUDENBERG Onderwerp | Beoordeling | Interbestuurlijk | Toezicht | informatiebeheer | over | 2024-2025 Datum | 09-06‑2026 Documentnummer | UTSP-1913279266-20945 Referentiedatum | 25‑03‑2026 E-mailadres | IBT.Informatiebeheer | @provincie-utrecht.nl Domein/opgave | Strategie | en Bestuur Team | Bestuur | en | Interbestuurlijk | Toezicht Geacht | college | , U heeft | ons | in het | kader | van | interbestuurlijk | toezicht | (IBT) | informatie | toegezonden | over | de | uitvoering | van | de Archiefwet. | Wij | beoordelen | de | prestaties | van | gemeenten | als ‘voldoet’ | , ‘verbetering | nodig’ | , ‘structureel verbetering | nodig’ | of ‘voldoet | niet’. Het | oordeel | voor | uw | organisatie | over | de | uitvoering | van | het | informatie- | en | archiefbeheer | in 2024- | 2025 | luidt ‘verbetering | nodig’ | (voorheen: | voldoet | deels) | , trede | 2 van | de | IBT-interventieladder. | Dit | betekent | dat | uw informatiebeheer | deels | aan | de | vereisten | van | de | Archiefwet | voldoet | , maar | op | een | aantal | belangrijke | onderdelen ook | nog | niet. | Dit | oordeel | is gelijk | aan | het | oordeel | in de vorige | toetsingsronde.

Naast | de | toegezonden | informatie | over | 2024-2025 | heeft | onze | toezichthouder | op | 16 | april | jl. een | gesprek | gevoerd met | uw | senior | DIV-medewerker | informatiebeheer | en uw | informatiemanager. | Uw | archivaris | was | eveneens aanwezig | bij dit gesprek. | In deze | brief | geven | wij | aan | welke | acties | wij | nog | van | u verwachten | om | te komen | tot | een duurzaam | informatiebeheer. Toetsingscriteria Het | Beleidskader | Interbestuurlijk | Toezicht | provincie | Utrecht | 2025-2028 | bevat | de | uitgangspunten | , instrumenten en | werkwijze | van | het | toezicht. | Bij de | beoordeling | van | uw | informatie- | en | archiefbeheer | toetsen | wij | of u voldoet aan | de eisen | die | de Archiefwet- | en | regelgeving | voorschrijven. | In ons | Aanvullend | beleidskader | voor | het interbestuurlijk | archieftoezicht | staan | de | risicogebieden | waar | wij specifiek | naar | kijken. | Dit zijn: | de | omslag | naar digitaal | werken | ; het | duurzaam | beheren | van | analoge | en | digitale | informatie | ; en | de | informatiehuishouding | bij reorganisaties. | Bij het | uitvoeren | van | ons | toezicht | hanteren | wij | de | interventieladder | , die | landelijk | tussen | Rijk , IPO en | VNG | is afgesproken.

Bevindingen | en | beoordeling Ten | opzichte | van | de | vorige | beoordeling | is voortgang | zichtbaar | op | onderdelen | van | het | informatiebeheer. Positief | is dat | er een | vervangingsbesluit | is genomen | door | uw | college. | Hierdoor | kan | een | einde | gemaakt | worden aan | de risicovolle | hybride | informatiehuishouding Het | kwaliteitshandboek | is vastgesteld | en | u bent | bezig | met | het | implementeren | van | alle | controles | en | het uitvoeren | van | een | audit. | U hebt | ook | stappen | gezet | in het | wegwerken | van | de | achterstanden | in digitale vernietiging | in het | zaaksysteem | en in één | van | de | vakapplicaties. 1 van 3 Bij onze eerdere beoordelingen gaven we ook aan dat de huidige formatie te krap is gebleken om alle benodigde punten uit het Verbeterplan uit te voeren. Het is dan ook positief dat er niet alleen extra formatie beschikbaar is gesteld , maar dat er ook nieuwe mensen gestart zijn om aan de slag te gaan met de openstaande projecten. Dit zorgt ervoor dat u een aantal projecten af kunt gaan ronden , zoals het implementeren van het kwaliteitssysteem en de overbrenging van het archiefblok 1996-2005 naar Archief Eemland. Wij herkennen ons in het oordeel van uw gemeentearchivaris (‘ruim voldoende’) en met onze verbeterpunten sluiten wij aan bij zijn aanbevelingen.

(*) verwijst naar een verbeterpunt uit onze eerdere beoordeling(en). Digitale informatiehuishouding In maart 2025 is er een vervangingsbesluit genomen. Momenteel bent u bezig met een audit op het vervangingsproces en na aanscherping van procedures zullen de papieren stukken vernietigd worden. De vaststelling van uw Visie op informatievoorziening was voor 2025 gepland. Dit heeft vertraging opgelopen. We benadrukken dat gezien alle ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en de wet- en regelgeving het van belang is dat er actueel informatiebeleid beschikbaar is en geïmplementeerd wordt. Verbeterpunten: Rond de audit af en zorg voor tijdige vernietiging van de vervangen papieren stukken. (*) Stel de Visie op Informatievoorziening vast. 1. 2. Kwaliteitssysteem Er is een kwaliteitshandboek vastgesteld , op basis waarvan periodieke controles en checks op het informatiebeheer worden uitgevoerd. Evaluaties van de controles en het systematisch uitvoeren van de verbeteringen die voortkomen uit de checks worden nog onvoldoende gedaan. Verbeterpunt: Ga verder met het inrichten en uitvoeren van het kwaliteitssysteem. Overleg ook over de uitkomsten van de systematische controles en procedures met uw archiefinspecteur. 3.

Dossiervorming , duurzaam beheer van papieren en digitale informatie Om de digitale informatie goed te kunnen beheren moet worden voldaan aan een aantal randvoorwaarden. Bij eerdere beoordelingen is er aandacht gevraagd voor het opstellen van een digitale bewaarstrategie. U gaat deze bewaarstrategie in samenwerking met andere gemeenten opstellen. Het is belangrijk dat deze strategie wel op maat voor uw organisatie wordt gemaakt en door u vastgesteld wordt en dat er volgens wordt gekeken welke acties voor de implementatie van deze strategie nodig zijn. Daarbij hoort ook het toepassen van een metadataschema , zoals het MDTO. U heeft inzichtelijk waar alle (digitale) informatie zich in de organisatie bevindt. U heeft een actueel overzicht in beheer genomen. De volgende stap is om afspraken te maken over het beheer van de informatie , zoals migratie , conversie , koppeling aan het zaaksysteem , vernietiging enzovoort. Wij vragen specifiek aandacht voor de digitale informatie op netwerkschijven en in mailboxen. U loopt het risico dat informatie te lang en/of op meerdere plekken bewaard wordt. Als organisatie bent u verplicht om tijdig informatie te vernietigen op basis van wet- en regelgeving. Dit vernietigingsproces is voor analoge dossiers goed ingericht. In het zaaksysteem bent u ook bij met het vernietigen van de digitale dossiers.

U bent bezig met het inrichten van de taakspecifieke applicaties waar ook digitale vernietiging kan plaatsvinden. U bent in 2022 gestart met de bewerking van archiefblok 1996-2005 dat formeel dit jaar overgebracht moet worden naar Archief Eemland om zo volledig te voldoen aan de overbrengingstermijn , zoals bepaald in de Archiefwet. 2 van 3 Verbeterpunten: 4. _(*) Steleen digitale bewaarstrategie op met kwaliteitseisen voor het verantwoord bewaren van alle digitale informatiestromen gedurende wettelijke termijnen. En zorg voor een plan om deze strategie goed in de organisatie te implementeren. 5. Zorg dat (archiefwaardige) informatie op netwerkschijven en in emailsystemen onder beheer gebracht wordt 6. Zorg voor tijdige vernietiging van digitale informatie uit alle systemen en van alle schijven met archiefwaardige informatie. 7. (*) Zorg dat het archiefblok 1996-2005 dit jaar overgebracht wordt naar Archief Eemland. Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervanuit dat v de verbeterpunten van uw archivaris en van ons, in overleg met Archief Eemland, doorvoert. In de eerste helft van 2027 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2026 ontvangen wij graag uiterlijk 15 april 2027.

Wij verzoeken v om in deze informatie ook aan te geven welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de hierboven genoemde verbeterpunten. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen erfgoed, financiën, huisvesting vergunninghouders en omgevingsrecht. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBT- werkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBT- kaart ook toegankelijk. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen, (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie, Faunabeleid en Wolf cc: gemeentearchivaris Woudenberg 3 van 3