3. Brief GS aan BenW Woudenberg IBT informatiebeheer over 2023-2024 (Geanonimiseerd).pdf

PROVINCIE

ss

UTRECHT

Gemeente

Woudenberg college van burgemeester en wethouders

t.a.v.

Postbus 16 3931 EA

WOUDENBERG

Onderwerp

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht

Datum

03-03-2025

Documentnummer

UTSP-1913279266-5621

Referentiedatum

04-07-2024

alfons

(geanonimiseerd) 6

informatiebeheer over 2023-2024

(geanonimiseerd) provincie-utrecht.nl

E-mailadres Domein/opgave

Strategie en Bestuur

Team

BEI

Geacht

college,

U heeft

ons

in het kader

van

interbestuurlijk toezicht (IBT)

Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties Het oordeel

voor

organisatie

vw

‘voldoet deels’. Dit betekent dat deels ook nog niet. In onze

informatie als

‘voldoet’,

toegezonden

gemeenten uitvoering van het informatievan

over

de

uw

informatiebeheer deels

vorige toetsingsronde

kwamen

aan

over

de

uitvoering

van

de

‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. en

archiefbeheer in 2023-2024 luidt van de Archiefwet voldoet, maar

de vereisten

wij ook tot dit oordeel.

jl.

toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 7 november een informatiebeheer en vw informatiemanager. Bij dit gesprek gesprek gevoerd waren ook uw archivaris en de archiefinspecteur van Archief Eemland aanwezig. Naast

toetsing van

de

met

Toetsingscriteria Bij de beoordeling van

aangeleverde

vw

senior DIV medewerker

uw

de eisen die de Archiefwet-

informatie-

en

archiefbeheer

toetsen

wij, net als

voorgaande jaren, of

u

voldoet

aan

regelgeving voorschrijven. interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website: [BT interventieladder. Bevindingen

In ons ‘Aanvullend beleidskader

en

voor

het

beoordeling gemeentearchivaris luidt ‘voldoende’. Wij herkennen ons in het oordeel van uw gemeentearchivaris en sluiten hierbij aan met onze aanbevelingen. Om de informatievoorziening op orde te brengen, beschikt v over een geactualiseerd Verbeterplan. Bij onze vorige beoordeling gaven we aan dat de huidige formatie te krap is gebleken om de punten uit het verbeterplan Het oordeel

uit te Het u

en

van

vw

voeren.

blijft voor gemeenten lastig

wel extra

mensen

We zien

ook deze

ondanks

inhuur

en

middelen

om

in de

huidige arbeidsmarkt voldoende mensen te vinden. Het is positief dat heeft gesteld om het informatiebeheer te verbeteren.

beschikbaar

periode dat er stappen gezet zijn, maar dat door onvoldoende beschikbare capaciteit en aantal punten uit het Verbeterplan nog niet zijn afgerond.

een

1van3

Hieronder vindt u onze verbeterpunten waarbij (*) verwijst naar een verbeterpunt uit onze eerdere beoordeling(en). ,

Digitale informatiehuishouding Ten opzichte van de vorige beoordeling zien wij dat er stappen zijn gezet om het digitaal informatiebeheer beter te regelen. De Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 en Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Woudenberg 2023 zijn vastgesteld en in werking getreden evenals de Mandaatregeling gemeente Woudenberg 2024. In de laatste worden de mandaten met betrekking tot de rollen en verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer belegd. Het vervangingsbesluit is nog niet genomen waardoor de uitvoering van het vervangingsbesluit is vertraagd. De vaststelling van uw Visie op informatievoorziening is voor dit jaar (2025) gepland. Gezien alle ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en de wet- en regelgeving is het van belang dat er actueel informatiebeleid beschikbaar is en geïmplementeerd wordt. Verbeterpunten: 1. (*) Voer de acties uit die bij het vervangingsproces horen. 2. Stel de Visie op Informatievoorziening vast. ,

,

Kwaliteitssysteem Er worden al periodieke controles en checks op het informatiebeheer uitgevoerd. Deze zijn echter nog niet vastgelegd in een kwaliteitssysteem zoals bedoeld in de Archiefwet. Evaluaties van de controles en het systematisch uitvoeren van de verbeteringen die voortkomen uit de checks worden nog onvoldoende gedaan. De voorgenomen verbeteracties voor uw kwaliteitssysteem zijn vanwege de beperkte capaciteit uitgesteld en staan gepland voor 2025. U heeft advies ontvangen van uw archivaris over het kwaliteitshandboek. Als dit advies verwerkt is kan het handboek vastgesteld worden en het kwaliteitssysteem worden geïmplementeerd. U krijgt zo meer grip en controle over de te beheren informatie in de organisatie. Verbeterpunt: 3. (*)Stel het handboek voor het kwaliteitssysteem vast en ga verder met het inrichten en uitvoeren van het kwaliteitssysteem. Overleg ook over de uitkomsten van de systematische controles en procedures met uw archiefinspecteur. ,

Dossiervorming duurzaam beheer van papieren en digitale informatie In samenwerking met Archief Eemland heeft u de Monitor Digitale Informatie (MDI) ingevuld. Dit geeft een overzicht waar alle digitale informatie is opgeslagen. Dit was een nulmeting in voorbereiding op aansluiting bij de e-depotvoorziening van Archief Eemland. Voor een goede informatiehuishouding is het belangrijk dat het inzichtelijk is waar alle (digitale) informatie zich in de organisatie bevindt. Nu deze nulmeting is uitgevoerd kunt u dit overzicht in beheer nemen (en actualiseren). De volgende stap is om afspraken te maken over het beheer van de informatie zoals migratie conversie koppeling aan het zaaksysteem vernietiging enzovoort. Het gaat niet alleen om de informatie uit taak specifieke applicaties maar ook om de digitale informatie op netwerkschijven en in mailboxen. Op deze manier krijgt u controle over uw informatiestromen. ,

,

,

,

,

,

,

,

Om de digitale informatie goed te kunnen beheren moet worden voldaan aan een aantal randvoorwaarden. Bij de vorige beoordeling hebben we al aandacht gevraagd voor het opstellen van een digitale bewaarstrategie waarvoor Archief Eemland al een basis heeft opgesteld. U geeft aan dat u in samenwerking met andere gemeenten deze bewaarstrategie wilt opstellen. Het is belangrijk dat deze strategie wel door uw eigen organisatie vastgesteld wordt en dat er volgens wordt gekeken welke acties voor de implementatie van deze strategie nodig zijn. ,

Als organisatie bent u verplicht om tijdig informatie te vernietigen op basis van wet- en regelgeving. Het vernietigen van analoge en digitale dossiers is op zich goed geregeld. Maar digitale vernietiging heeft nog niet helemaal plaatsgevonden in taakspecifieke applicaties.

2 van 3

U bent in worden

gestart

2022

naar

met

de

Archief Eemland

bewerking van archiefblok 1996-2005 dat formeel dit jaar overgebracht moet zo volledig te voldoen aan de Archiefwettelijke overbrengingstermijn.

om

Verbeterpunten: 4. @*)Stel in samenwerking

met de afdelingen en op basis van de uitgevoerde nulmeting een compleet overzicht op van alle papieren en digitale informatie in de organisatie, ook buiten het centrale systeem. Breng ook deze decentrale bestanden onder beheer en controleer dit periodiek via het

5.

6.

kwaliteitssysteem. (*)Steleen digitale bewaarstrategie op met kwaliteitseisen voor het verantwoord bewaren van alle digitale informatiestromen gedurende wettelijke termijnen. En zorg voor een plan om deze strategie goed in de organisatie te implementeren. (*)Werk de achterstanden in vernietiging van digitale informatie (vanaf 2011) weg en zorg voor tijdige vernietiging van digitale informatie uit alle systemen en van alle schijven met archiefwaardige informatie.

7.

Zorg

dat het archiefblok

1996-2005

dit

jaar overgebracht wordt naar Archief

Eemland.

Tot slot Hiermee

toetsingsronde afgerond. In de tweede helft van 2025 beoordelen wij de uitvoering opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2024 ontvangen wij graag zo snel maar mogelijk, uiterlijk 15 juli 2025 van v. Wij verzoeken v om in deze informatie ook aan te geven welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de hierboven genoemde verbeterpunten. van

is voor

deze

ons

de Archiefwet

Naast toezicht op

archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme wettelijke bepalingen, ontvangt v hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift

van

Wij publiceren

vw

informatie-

deze brief sturen

de resultaten

werkwijze

kunt

kaart ook

toegankelijk

u

en

terecht op

van

wij ter kennisgeving

ons

aan

vw

door

gemeenteraad.

toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart

www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht.

en

meer

informatie

over

de IBT-

Deze brief wordt via de IBT-

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens

hen,

(geanonimise rd) H.J.J.M. Bakker

Gedeputeerde

Klimaat & Circulaire

Grondzaken, Organisatie cc

en

samenleving,

Water

&

Bodem, Financiën,

Participatie

gemeentearchivaris Woudenberg

3 van

3