21b. EINDrapportage transitie en uitvoering belastingtaak mei 2021 versie Raad 1-7.pdf

EINDRAPPORTAGE project Uitvoering en transitie belastingtaak 2020

Projectnaam: Doorlooptijd: Bestuurlijk opdrachtgever: Ambtelijk opdrachtgever: Projectleider:

Transitie belastingsamenwerking Juli 2020 t/m december 2020 Anita Vlam Simone van der Marck Transitie ANG, Michiel Vunderink Samenwerking Veenendaal, Erna Dijkhof & Klaas Meijer

Samenvatting project Met ingang van 1 juli 2020 heeft de gemeente Woudenberg in afstemming met de gemeente Veenendaal de uitvoering van de belastingtaak overgedragen van de gemeente Scherpenzeel naar het transitieteam van ANG. De taak van dit transitieteam was om de huidige belastingadministratie te laten voldoen aan de door de Waarderingskamer (landelijke toezichthouder) en bijbehorende wetgeving vastgestelde kwaliteitseisen en voorgeschreven noodzakelijke kwaliteitsverbeteringen. Daarnaast om de aard en inrichting van de belastingadministratie in lijn te brengen met die van de gemeente Veenendaal. Dit om de conversie van de Woudenbergse belastinggegevens binnen de administratie van Veenendaal technisch te kunnen laten slagen. Met als doel dat de gemeente Veenendaal de belastingtaak per 1-1-2021 kan uitvoeren voor de gemeente Woudenberg. Uitgangspunt bij deze werkzaamheden zijn de gemaakte afspraken in de onderliggende offertes op basis waarvan de gemeenteraad van de gemeente Woudenberg budget beschikbaar heeft gesteld in de raadsvergadering van 2 juli 2020. Naast de werkzaamheden in de transitiefase, de uitvoering van de reguliere belastingtaak liepen ook de processen vanuit het oorspronkelijke plan van aanpak door (ICT, overname personeel, juridisch – samenwerkingsovereenkomst en dienstverleningsovereenkomst).

Vanwege het uittreden van Scherpenzeel is het plan van aanpak voor dit deel aangepast. In de voortgangsrapportages vanaf september 2020 is over deze onderdelen maandelijks gerapporteerd. In totaal is voor de uitvoering van de belastingtaak in 2020 en alles wat samenhangt met de overgang naar Veenendaal een budget beschikbaar van € 776.366, conform raadsbesluit d.d. 2 juli jl. Dit budget betreft, conform het aangenomen amendement, de maximale kosten.

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 1 van 8)

In deze eindrapportage wordt het project inhoudelijk en financieel afgesloten. Daarnaast is gevraagd om een evaluatie in de vorm van reflectie op de gebeurtenissen rond de uitvoering van de belastingtaak in de afgelopen jaren. In de passage hieronder worden de raadsvragen en -antwoorden samengevat en beschreven hoe gekomen kan worden tot deze evaluatie. Evaluatie van het proces periode 2018 - 2020 Op 23 juni 2020 is het volgende toegezegd aan de gemeenteraad: “ Aan het einde van het project Overgang naar Veenendaal zullen wij terugblikken op het gehele proces vanaf september 2018 met een projectevaluatie. U kunt de projectevaluatie opnemen op de Actielijst van de raad.” Deze toezegging is mede tot stand gekomen naar aanleiding van de volgende raadsvragen: 1. Welke acties worden er getroffen om dit soort vergissingen niet nogmaals te laten plaatsvinden? 2. Wat zijn de interne checks & balances (lines of defense, intern)? 3. Waar zien jullie verbetermogelijkheden voor waarborgen? 4. Graag zien wij een mondelinge toelichting van het college aan de Raad op ‘wat er is precies misgegaan en wat is de rol van de verschillende stakeholders (gemeente Scherpenzeel, aansturing vanuit Woudenberg, waarderingskamer, accountant en college) hierin geweest?’ En dit vooral ook gericht op wat we hiervan hebben geleerd voor de toekomst (‘lessons learned’). Kunt u dat toezeggen? 5.

Wij gaan nadenken -afhankelijk van de antwoorden- om een mogelijk onderzoek te laten doen door een onafhankelijke partij. Bijv de regionale rekenkamercommissie. Welke partij kunt u ons aanbevelen? In de beantwoording is toegezegd dat er meer controle wordt uitgeoefend op de volledigheid en actualiteit van de data noodzakelijk voor het uitvoeren van de belastingtaak. Ook is benoemd welke partijen waarvoor verantwoordelijk zijn. Verder is toegezegd dat de afspraken over producten, dienstverlening en servicenormen worden vastgelegd tussen de gemeenten Woudenberg en Veenendaal. En er een zogenaamde mijlpalenplanning wordt gemaakt die aansluit op het operationele proces en de P&C-cyclus van Woudenberg.

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 2 van 8)

Wij hebben de Rekenkamer benaderd met het verzoek of zij bereid zijn een kwalitatief onderzoek uit te voeren in de vorm van reflectie door de belangrijkste stakeholders. Gemeente Scherpenzeel heeft hieraan haar medewerking toegezegd. In de auditcommissie van 7 juni 2021 is besloten dat de Rekenkamer dit onderzoek gaat uitvoeren.

1. Activiteiten rapportageperiode De werkzaamheden voor uitvoering belastingtaak en overgang van Woudenberg naar Veenendaal zijn succesvol afgerond. Vanaf juli 2020 heeft u hierover een maandelijkse voortgangsrapportage ontvangen. Voor een gedetailleerde toelichting verwijzen wij naar deze voortgangsrapportages over: - Uitvoering WOZ - Inning en kwijtschelding - Heffen - Schoon door de poort - Deelproject van m3 naar m2 - Deelprojecten uit aangepaste plan van aanpak voor samenwerking; juridisch, informatie & techniek, HR, dienstverlening, beleidsadvisering belastingverordening en financiele rapportage.

De laatste stand van zaken leest u in de rapportage van januari 2021 over december 2020. Het verbeterplan voor het wegwerken van de achterstanden in kadaster, BAG, opvoeren nieuwbouw objecten, objectkenmerken, marktanalyse én een nieuwe visie en aanpak van het modelmatig waarderen is uitgevoerd en heeft tot verbeteringen geleid. Dankzij de verbeteringen kwam de Waarderingskamer op 29-12-2020 tot een positief oordeel over de kwaliteit van de taxaties naar waardepeildatum 1 januari 2020, zodat deze bekend gemaakt konden worden aan belanghebbenden. In dit onderzoek stond deze kwaliteit van de taxaties centraal. De juistheid en volledigheid van de objectkenmerken, de aansluiting van de taxaties op het marktniveau (of de kengetallen uit de taxatiewijzers) en de juistheid van de onderlinge waardebepalingen naar waardepeildatum 1 januari 2020 zijn door de Waarderingskamer als positief en voldoende beoordeeld. Het onderzoeksrapport van de Waarderingskamer is gepubliceerd op 12 mei 2021. Pas nadat een volledig onderzoek is uitgevoerd naar de uitvoering van de WOZ-processen wordt ook de waardering aangepast. Dit onderzoek wordt 30 juni 2021 uitgevoerd. Wij verwachten hiervan een positief resultaat. Indien dat door de Waarderingskamer wordt bevestigd zal ook het algemeen oordeel en daarmee de waardering naar boven worden bijgesteld.

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 3 van 8)

2. Risico’s, aandachtspunten en getroffen maatregelen. - Afrekening 2020 Scherpenzeel In juni 2020 heeft Scherpenzeel besloten om de afgesproken overgang naar Veenendaal on hold te zetten. Omdat Scherpenzeel de taken WOZ uitvoert voor Woudenberg, had dit tot gevolg dat de administraties ontvlochten dienden te worden. Woudenberg diende daardoor zelf tot 1 januari 2021 de uitvoering en overgang van de belastingtaak naar Veenendaal op zich te nemen. Dit besluit van Scherpenzeel heeft hiermee schade gegeven voor Woudenberg. Partijen zijn op 18 maart 2021 (op directieniveau) overeengekomen dat de gemeente Scherpenzeel de gemeente Woudenberg compenseert voor de ontstane frictiekosten als gevolg van de ontvlechting van administratie WOZ per 1 juli 2020, zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst belastingen Scherpenzeel/Woudenberg uit 2010. Dit gaat om een maximum bedrag van € 50.000. Deze compensatie is verwerkt in de financiele afrekening 2020 tussen Scherpenzeel en Woudenberg. Verder heeft gemeente Scherpenzeel Woudenberg gecompenseerd voor het wegwerken van de achterstanden in de WOZ-administratie. Reeds in september 2019 is voor de kosten hiervan een verdeelsleutel van 30% voor Woudenberg en 70% voor Scherpenzeel overeengekomen in plaats van verdeling van deze kosten op basis van aantal opgelegde aanslagen per gemeente.

Deze verdeling was ongeveer 55% voor Woudenberg en 45% voor Scherpenzeel. Tot slot heeft Scherpenzeel de meerkosten voor extern inhuur voor de leidinggevende van team belastingen voor haar rekening genomen. - Samenwerking met en dienstverlening door Veenendaal De aanslagoplegging 2021 van Veenendaal, Renswoude en Woudenberg was afhankelijk van het project migratie door Veenendaal van het oude belastingsysteem in Veenendaal en Renswoude naar Key2belastingen van Centric per 1 januari 2021. De uitvoering hiervan door Veenendaal liep in Q4-2020 vertraging op als gevolg van de leverancier, opleiding en interne capaciteit. Er is extern en intern geëscaleerd in Veenendaal om planning te halen. Woudenberg migreerde van GouwIT naar het nieuwe belastingsysteem Key2Belastingen. Deze vertraging had daardoor ook effect op Woudenberg. Voor de aanslagoplegging moet kwaliteit de toets zijn. Daarom is de aanslagoplegging voor Renswoude, Woudenberg en Veenendaal gefaseerd uitgevoerd voor de delen die betrouwbaar werden geacht. De aanslagoplegging voor Woudenberg vond plaats in 2 tranches: de aanslagoplegging voor woningen in het bezit van de woningbouwvereniging Omnia Wonen (februari 2021) en de woningen en objecten in bezit of gebruik door inwoners en ondernemers (maart 2021). Uiterlijk in juni 2021 wordt het restant van de aanslagen verstuurd.

Op 31-03-2021 is de teamleider Belastingen van Veenendaal terug getreden. Half april is er een interim teamleider gestart. Er is een nieuw projectteam gevormd waarmee opnieuw afspraken over servicenormen dienstverlening zijn gedeeld en worden gevolgd.

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 4 van 8)

Een nieuwe klant, een nieuw systeem, een nieuwe leidinggevende, een dubbele migratie en ziekte (COVID19) in Veenendaal hebben een zware wissel getrokken op (de sturing van) het project en in de lijn van beide organisaties. Ruim 200 inwoners van Woudenberg hebben als gevolg daarvan onjuistheden in de aanslagoplegging of een te lange reactietijd ondervonden. De onjuistheden zijn in april gecorrigeerd en de gemeente Woudenberg heeft zich hiervoor geëxcuseerd. Uiterlijk half juni 2021 krijgen alle inwoners/ondernemers/organisaties die gereageerd hebben op de aanslagoplegging een reactie. De inwoners die bezwaar hebben ingediend krijgen zo snel mogelijk en uiterlijk 31-12-2021 (wettelijk bepaald) een uitspraak over het ingediende bezwaar. In juni 2021 wordt de verminderings-/ontheffingsrun verspreid en uitgevoerd. 3. Financiën Door de raad is in juni 2020 een aanvullend investeringskrediet beschikbaar gesteld van € 390.166 ten behoeve van de vereiste kwaliteitsverbeteringen en de voorbereiding op de overgang naar Veenendaal per 1 januari 2021. Door het aanvullend investeringskrediet was voor de uitvoering WOZ/Belastingen voor het jaar 2020 in totaal € 776.366 beschikbaar.

Het aanvullend investeringskrediet van € 390.166 is destijds (mei/juni 2020) berekend op basis van geleverde gegevens van de gemeente Scherpenzeel (geschatte kosten 1e halfjaar 2020, offertes ANG, geschatte implementatiekosten Veenendaal en ervaringscijfers van Woudenberg met betrekking tot belastingen van de afgelopen paar jaar. Ter toelichting op het overzicht werkelijke kosten belastingen 2020 (zie bijlage): Uitgaven Tegenvallers in de uitgaven op de volgende onderdelen: • Salariskosten medewerkers • Kosten taxatieburo Kondar • Verliesuren ANG a.g.v. datasplitsing met S'zeel • Invorderingskosten gemeente • Kosten DataB • Implementatiekosten Veenendaal Meevaller in de uitgaven waren er vooral bij de post specifieke projecten. Na marktverkenning en door inzet van eigen medewerkers (projectmanagement, GEO en archief) zijn de kosten van deze projecten lager uitgevallen dan begroot. Inkomsten Meer inkomsten door meeropbrengst OZB en hogere doorbelasting aan afval en riolering (o.a. hogere kosten aanslagoplegging afvalstoffenheffing en rioolrechten).

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 5 van 8)

De inkomsten vallen tevens hoger uit door de frictiekostenvergoeding van Scherpenzeel voor datasplitsing/ontvlechting met Scherpenzeel per 1 juli 2020. Bij de berekening van het aanvullend investeringskrediet is rekening gehouden met inzet en inbreng van eigen personeel bij de werkzaamheden van ANG voor een bedrag van € 100.000. De uiteindelijk inbreng was € 44.522. Door ziekte van medewerkers (o.a. corona) én verliesuren in juli 2020 vanwege datasplitsing met S'zeel is de inbreng van eigen personeel lager uitgevallen. Verschil raming en dekking De financiële afwikkeling transitie belastingtaak 2020 laat uiteindelijk een tekort zien van € 15.411. Dit wordt volledig gedekt uit het coronabudget 2020 van de gemeente. De inbreng en inzet van eigen personeel bij de werkzaamheden WOZ/Belastingen, uitgevoerd door ANG, is lager uitgevallen dan was voorzien. Dit is mede het gevolg van ziekte van beide belastingmedewerkers door Corona in de laatste fase van het project. Hoe verwerkt in de jaarrekening 2020? De financiële afwikkeling transitie belastingtaak 2020 is verwerkt in de jaarrekening 2020. De verschillen in uitgaven en inkomsten zijn verwerkt in programma 4, programma 5 en de algemene dekkingsmiddelen van de jaarrekening. Onze accountant heeft de financiële afwikkeling meegenomen bij de beoordeling van de jaarrekening. 4.

Organisatie Transitie belastingsamenwerking – uitvoering belastingtaak 2020 Projectteam transitie belastingsamenwerking - Simone van der Marck, directeur/gemeentesecretaris. - Erna Dijkhof, concerncontroller. - Michiel Vunderink, ANG, projectleider transitie belastingsamenwerking. - Aart van de Bovenkamp, strategisch financieel adviseur (agendalid). - Klaas Meijer, projectleider vanuit Veenendaal (agendalid). Stuurgroep transitie belastingsamenwerking - Simone van der Marck - Anita Vlam - Erna Dijkhof - Michiel Vunderink Transitieteam ANG - 17 Medewerkers ANG (inclusief veldmedewerkers voor de WOZ inventarisaties en wegwerken achterstanden) - 2 Medewerkers gemeente Woudenberg.

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 6 van 8)

Afstemming met derden door projectleider en directeur gemeente Woudenberg - Waarderingskamer - Gemeente Veenendaal Belastingsamenwerking Veenendaal/Woudenberg Stuurgroep belastingsamenwerking Veenendaal-Woudenberg-Scherpenzeel - Astrid van der Klift, gemeentesecretaris Veenendaal - Klaas Meijer, projectleider - Wilma van der Werken, gemeentesecretaris Scherpenzeel (tot en met juli 2020) - Simone van der Marck, gemeentesecretaris Woudenberg - Erna Dijkhof, projectleider (vanaf september 2020) Vanaf mei 2021: Projectteam belastingsamenwerking - Hans Boersma, teamleider Veenendaal - Erna Dijkhof, concerncontrol/accounthouder belastingsamenwerking - Arnold Jan van Griethuysen/ANG, projectleider migratie Veenendaal Wethouder Vlam wordt door Erna Dijkhof (per 1-5-2021 accounthouder belastingsamenwerking) periodiek geïnformeerd over de voortgang. 5. Tijd & capaciteit Het project heeft een groot beslag gelegd op de capaciteit binnen Woudenberg voor de projectmedewerkers én medewerkers in alle aangrenzende processen zoals KCC, communicatie, financiën en directie. 6. Informatie / communicatie Extern - Begeleidende brieven bij uitgaande aanslagen, onjuistheden en verminderingen. - Website. - Nieuwsbrief. - Social media. Intern

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 7 van 8)

-

Door portefeuillehouder aan raadscommissie en gemeenteraad. Voortgangsrapportage. KCC.

7. Gevraagde besluiten Akkoord gaan met eindrapportage.

8. Bijlagen - Eindafrekening.

EINDrapportage transitie belastingsamenwerking 2020 (pagina 8 van 8)