2.n Bijlage 12 - Woo-gesprekken per vakteam (instructie) D.298584.pdf

Woo-gesprekken per vakteam Instructie Voorbereiding: 1. Plan per vakteam een Woo-gesprek in. Doe dit minimaal 2 weken van tevoren, op een tijdstip waarop zoveel mogelijk medewerkers uit dat vakteam beschikbaar zijn. 2. Stel een overzicht op met de 17 informatiecategorieën die openbaar moeten en voorbeelden van bijbehorende documenten.

Het gesprek: 1. Vraag of er al werkafspraken zijn binnen het team. Wat zijn deze? Wie is verantwoordelijk? 2. Zo niet: loop dan de 17 informatiecategorieën langs en bespreek welke categorieën gelden voor dat vakteam. 3. Noteer de informatiecategorieën én welke specifieke documenten daarbij horen. 4. Bepaal samen met het team wie verantwoordelijk is voor het archiveren van deze documenten. Wanneer meerdere collega’s uit het team een bepaald document maken, wijs je één eindverantwoordelijke aan. 5. Laat ruimte over voor vragen over informatiehuishouding of andere Woogerelateerde vragen. 6. Bespreek op welke manier het vakteam in de toekomst updates wil krijgen over informatiehuishouding of andere Woo-gerelateerde informatie die specifiek gelden voor dat team.

Verwerken van informatie: 1. Maak voor elk vakteam een overzicht (zie voorbeeld op pagina 2). Hierin zet je de volgende informatie: a) Welke informatiecategorie geldt voor dit vakteam? b) Welke specifieke documenten uit deze informatiecategorie moet dit vakteam archiveren? c) Geef aan bij welke tranche van openbaarmaking deze informatie hoort en welke datum daarbij hoort. d) Geef bij elk document of elke informatiecategorie aan wie de verantwoordelijke is voor het archiveren. 2. Bespreek met elke manager de inventarisatie van zijn/haar vakteams. 3. Deel het overzicht met het desbetreffende vakteam, zodat zij ook op de hoogte zijn van deze informatie. 4. Bepaal per vakteam welke informatievoorziening in de toekomst nodig is. Heeft het vakteam veel vragen over informatiehuishouding of Woo-bewust archiveren? Plan dan één of meerdere afspraken in voor 2026 om het vakteam te informeren.

Welke bestanden moet ik archiveren? [naam vakteam] [naam manager]

1.

[informatiecategorie] o o o

[Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie]

Verantwoordelijke: [naam ambtenaar*]

2.

[informatiecategorie] o o o

[Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [naam verantwoordelijke] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie]

Verantwoordelijke: [naam ambtenaar]

3.

[informatiecategorie] o o o

[Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie]

Verantwoordelijke: [naam ambtenaar]

4.

[informatiecategorie] o o o

[Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [naam verantwoordelijke] [Openbaar te maken documenten uit deze informatiecategorie] [naam verantwoordelijke]

Verantwoordelijke: [naam ambtenaar]

* Deze is verantwoordelijk voor de hele informatiecategorie, tenzij anders vermeld bij specifieke documenten.