2.b Adviesrapport - De interne organisatie Woo-bewust maken - Gemeente Woudenberg (geanonimiseerd).pdf

ADVIESDOCUMENT

ed ig

Gemeente

Woudenberg

Woudenberg,

30

mei

|

In

2025

Opgesteld door: (geanonimiseerd) opdracht van: gemeente Woudenberg

Managementsamenvatting Dankzij de Wet open overheid (Woo) communiceren gemeenten over hun werk en beleid richting de samenleving. Deze transparantie maakt een gemeente betrouwbaarder bij haar inwoners en ondernemers. Gemeenten moeten zich aan deze wet houden. Bij gemeente Woudenberg houdt de Woo-projectgroep zich hiermee bezig. Daarnaast moeten alle ambtenaren hun eigen verantwoordelijkheid kennen en nemen. De projectgroep wil hierover communiceren naar alle collega’s. Maar voordat zij dit doet , start er een onderzoek naar hoe Woo-bewust de medewerkers van gemeente Woudenberg zijn. Het onderzoek bestaat uit een combinatie van theoretische en praktijkgerichte methoden. Uit een enquête en diepte-interviews blijkt dat de doelgroep (alle medewerkers van gemeente Woudenberg) een verandering moet doorgaan. Die verandering begint bij bewustwording. Het volledige onderzoek naar deze vraag staat in het bijbehorende verantwoordingsdocument. Dit adviesrapport geeft het antwoord op de onderzoeksvraag: “Hoe kan de gemeente Woudenberg communicatie inzetten om ervoor te zorgen dat haar medewerkers op de hoogte zijn van de invloed van de Woo op hun dagelijkse werkzaamheden”. Het advies is een bewustwordingsprogramma. Dit programma bestaat uit tien activiteiten die bijdragen aan het Woo-bewustzijn van de ambtenaren. Het programma start met een kick-off .

Hierbij maken de ambtenaren kennis met het onderwerp en het probleem. Het programma sluit af met een wrap-up , een samenvatting van het programma. Daartussen vinden verschillende activiteiten plaats. De Bewaarvraag van de Week leert de ambtenaren beter archiveren. De Check-je-Woo bevat tips voor Woo-bewust communiceren. Bij de Woo-gesprekken krijgt elk vakteam specifieke informatie over hoe zij Woo-bewust werken. Een aantal vakteams krijgen een eigen presentatie of workshop. Dit zijn onder andere het managementteam (het MT) , de buitendienst en het bestuur. De activiteiten dragen elk op hun eigen manier bij aan de bewustwording. Zo zijn er toekomstbestendige oplossingen , zoals ‘de Woo in de onboarding’. De sessie bij het MT draait om draagvlak creëren. De bewustwordingsberichten op intranet herhalen het onderwerp regelmatig. Zo blijft de ambtenaar Woo-bewust werken. De planning van het bewustwordingsprogramma komt in de agenda van de Wooprojectgroep. Zo weten alle groepsleden welke interne activiteiten deze maand komen. Deze samenvatting geeft een eerste indruk van het bewustwordingsprogramma. Dit adviesrapport legt het programma verder uit. De bijlagen geven instructies en bieden inspiratie voor de activiteiten. De leeswijzer wijst de weg naar relevante informatie in dit rapport.

2

Inhoudsopgave Managementsamenvatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Inhoudsopgave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Leeswijzer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1. Inleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. 1 Aanleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. 2 Het probleem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. 3 Doelgroep. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. 4 Hoofdvraag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2. Onderzoek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2. 1 Opzet en methoden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2. 2 Belangrijkste resultaten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2. 3 Conclusie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3. Het advies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. 1 Slogan. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. 2 Reeks met adviezen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. 3 Planning met adviezen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. 4 Alle informatie op één plek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 4. Beschrijving van de activiteiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4. 1 Een Woo-bewust MT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4. 2 Woo , de kick-off. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. 3 Check-je-Woo. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 4. 4 Bewustwordingsberichten op Pleio (intranet). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 4. 5 Bewaarvraag van de Week. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 4. 6 Het Koffiegesprek bij de Buitendienst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 4. 7 Woo-gesprekken per vakteam. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 4. 8 Een Woo-bewust bestuur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4. 9 Woo in de onboarding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4. 10 Woo , de wrap-up. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . 18 Bronnenlijst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Bijlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3

Leeswijzer Dit adviesrapport geeft een samenvatting van het probleem en het onderzoek naar het interne Woo-bewustzijn bij gemeente Woudenberg. Hoofdstuk 1 leidt het adviesrapport in met een probleemschets en de onderzoeksvraag. Hoofdstuk 2 beantwoordt deze onderzoeksvraag met een beschrijving van de onderzoeksmethoden en een samenvatting van de onderzoeksresultaten. Het volledige onderzoek naar het interne Woo-bewustzijn staat in het verantwoordingsdocument. Na het antwoord op de onderzoeksvraag volgt het advies in hoofdstuk 3: een Woobewustwordingsprogramma. Dit hoofdstuk legt het programma uit , noemt de tien activiteiten en geeft een tijdsplanning voor de uitvoering van dit programma. Hoofdstuk 4 beschrijft elke activiteit. Per activiteit staat: hoe deze bijdraagt aan Woo-bewustwording wat de inhoud is (bijvoorbeeld onderdelen van een presentatie of vergadering) wanneer deze plaatsvindt welke middelen nodig zijn De nodige middelen (waaronder instructies , inspiratie of een invulsheet) staan in de bijlagen in het bijgevoegde ZIP-bestand. Deze bijlagen zijn Word-documenten of PowerPoint-presentaties. Deze kunnen de opdrachtgevers zelf in- of aanvullen. N. B. In het kader van Woo-bewust communiceren bevat dit document geen namen van ambtenaren. Personen die nodig zijn bij de uitvoering van de activiteiten , worden aangeduid met hun functietitel of rol.

4

1.

Inleiding

1. 1 Aanleiding De aanleiding voor dit adviesrapport is de Wet Open Overheid (afgekort: Woo) , die in 2022 inging (Rijksoverheid , z. d. ). Volgens deze wet hebben burgers recht op informatie van de overheid. De wet stelt overheidsorganisaties verplicht om open te communiceren over wat ze doen , hoe ze dat doen en waarom. Burgers , ondernemers of journalisten kunnen een Woo-verzoek indienen , maar overheidsinstanties moeten ook actief informatie openbaar maken. De Rijksoverheid maakte een planning voor de informatie die actief openbaar moet. De organisaties , waaronder gemeenten , hebben tot 2026 voor het openbaar maken van deze informatie (Rijksoverheid , 2024).

1. 2 Het probleem De gemeente Woudenberg heeft een projectgroep voor het implementeren van de Woo. Zij houdt zich vooral bezig met de actieve openbaarmaking. De projectleider van deze groep is de Woo-jurist die de Woo-verzoeken afhandelt. Medio 2024 stuitte de projectgroep op een probleem. Er wordt veel aandacht geschonken aan de openbaarmakingsplichten van de Woo en het extern communiceren van deze wet , terwijl sommige collega's niet weten dat deze wet bestaat. Laat staan dat zij weten welke invloed de Woo heeft op hun werkzaamheden. Dit kan leiden tot miscommunicatie met externe belanghebbenden.

1. 3 Doelgroep De doelgroep van dit vraagstuk zijn alle bestuurders en ambtenaren die werkzaam zijn voor gemeente Woudenberg. Elke medewerker is onderdeel van de organisatie en moet Woo-bewust werken om miscommunicatie te voorkomen.

1. 4 Hoofdvraag Op basis van het probleem is een communicatievraagstuk geformuleerd:

“Hoe kan de gemeente Woudenberg communicatie inzetten om ervoor te zorgen dat haar medewerkers op de hoogte zijn van de invloed van de Woo op hun dagelijkse werkzaamheden?” Dit vraagstuk vormt de leidraad voor het onderzoek en de uitwerking van de adviezen.

5

2. Onderzoek 2. 1 Opzet en methoden Het onderzoek naar de huidige situatie bestaat uit twee methoden. De methode Voor- en nameting en de methode Diepte-interviews (Ministerie van Economische Zaken en Klimaat , 2019). Voor- en nameting De Voor- en nameting bestaat uit twee meetmomenten. Bij het onderzoek naar de huidige situatie vond de voormeting plaats. Via een enquête gaf de doelgroep aan wat zij weet van de Woo. Van de 107 vaste medewerkers bij gemeente Woudenberg vulden 47 ambtenaren deze voormeting in. Diepte-interviews De methode Diepte-interviews ondersteunt de enquêteresultaten (Ministerie van Economische Zaken en Klimaat , 2019). Waar de voormeting alleen kwantitatieve gegevens verzamelt , leveren de interviews kwalitatieve gegevens op. Op basis van de resultaten van de voormeting zijn alle respondenten verdeeld over vijf kennisniveaus. Uit elk kennisniveau is één respondent geselecteerd voor een diepte-interview. Op deze manier leveren de diepte-interviews zo divers mogelijke antwoorden op.

2. 2 Belangrijkste resultaten De belangrijkste resultaten van de voormeting en diepte-interviews staan in het overzicht op pagina 7.

2. 3 Conclusie De doelgroep moet Woo-able werken. Dat betekent archiveren en communiceren op grond van de Wet open overheid. Hiervoor moet zij zich bewust zijn van de invloed van Wet open overheid op haar dagelijkse werkzaamheden. Dit bewustzijn ontstaat wanneer de doelgroep weet wat de wet inhoudt en hoe zij Woo-bewust werkt. Bewustzijn creëren is in dit vraagstuk de basis voor gedragsverandering. Het antwoord op de onderzoeksvraag “Hoe kan de gemeente Woudenberg communicatie inzetten om ervoor te zorgen dat haar medewerkers op de hoogte zijn van de invloed van de Woo op hun dagelijkse werkzaamheden” is een bewustwordingsprogramma rondom de Woo.

6

Figuur 1 | Onderzoeksresultaten voormeting

7

3. Het

advies

Het advies is een Woo-bewustwordingsprogramma. Dit programma bestaat uit meerdere activiteiten die zorgen voor meer kennis en bewustzijn bij de medewerkers met betrekking tot de invloed van de Woo op hun dagelijkse werkzaamheden. Herhaling is belangrijk voor het creëren van bewustzijn. Daarom komt er niet één activiteit , maar een programma met meerdere activiteiten. Dit sluit aan bij de veranderstrategie Gedrag behapbaar maken (Dienst Publiek en Communicatie , 2024).

3. 1 Slogan Het interne bewustwordingsprogramma heeft de slogan “Woo , weet wat je kraait ”. Tijdens de kick-off ziet de doelgroep voor het eerst deze slogan. Daarna verschijnt het beeld bij elke communicatieuiting binnen het bewustwordingsprogramma. Zo is het voor de medewerkers meteen duidelijk dat de activiteit , het berichtje of document bij het Woo-bewustwordingsprogramma hoort. De slogan in bijlage 1 is inzetbaar bij alle online en offline activiteiten.

3. 2 Reeks met adviezen Het Woo-bewustwordingsprogramma bestaat uit de volgende activiteiten: 1. Een Woo-bewust MT 2. Woo , de kick-off 3. Check-je-Woo 4. Bewustwordingsberichten op Pleio (intranet) 5. De Bewaarvraag van de Week 6. Het koffiegesprek bij de buitendienst 7. Woo-gesprekken per vakteam 8. Een Woo-bewust bestuur 9. Woo in de onboarding 10.Woo , de wrap-up

3. 3 Planning met adviezen Dit is de planning voor de uitvoering van de tien activiteiten.

3. 4 Alle informatie op één plek Op Pleio onder Werkinfo staat vanaf mei 2025 het kopje Woo-bewust werken. Onder dit kopje staat alle informatie die de ambtenaren helpt om Woo-bewust te werken. Alle documenten , presentaties en andere middelen van het Woo-bewustwordingsprogramma worden hier geplaatst. Zo staat alle informatie op één , logische plek en vinden de ambtenaren het snel terug. 8

4. Beschrijving van 4. 1 Een Woo-bewust

de activiteiten

MT

managementteam

Het (MT) vervult een voorbeeldfunctie voor de ambtenaren. Deze functie is cruciaal bij de implementatie van de Woo. Wanneer een manager het belang van Woo-able werken benadrukt , voelen medewerkers meer urgentie dan wanneer dit van een collega komt. Het MT wordt , voor het bewustwordingsprogramma begint , geïnformeerd in een korte sessie van 30 minuten. Het doel van deze sessie is het creëren van bewustzijn bij het MT en het creëren van draagvlak voor de ambtenaren. Beschrijving De sessie is een korte presentatie bestaande uit de volgende drie onderdelen: 1. De urgentie overbrengen. De Woo-jurist schetst de gewenste situatie van Woo-bewust communiceren en archiveren door ambtenaren volgens de plichten van de Woo. Daarna toont de communicatieadviseur de huidige situatie van Woo-bewust communiceren en archiveren. Dit gebeurt met de onderzoeksresultaten van de enquête en diepteinterviews. Het urgentiebesef ontstaat door het benoemen van de wens van de doelgroep , namelijk meer informatievoorziening. 2. Aangeven wat wij verwachten van het MT. Het MT krijgt concrete handvatten om haar voorbeeldrol actief in te zetten en de Woo bespreekbaar te maken binnen de teams. Bijvoorbeeld door te vragen wie archiveert en hoe dat gebeurt. Hierdoor wordt de urgentie voelbaar en ontstaat er meer draagvlak bij de ambtenaren. 3. Het MT meenemen in de planning.

De planning met geadviseerde activiteiten wordt getoond en toegelicht. Zo weet het MT wat de komende periode op de agenda staat. Daarnaast kan zij deze adviezen (waar nodig) aankondigen en de ambtenaren stimuleren om deel te nemen.

Datum en tijd Dinsdag 15 april 2025 van 14. 30 tot 15. 00 uur. De Woo-jurist en de communicatieadviseur (afstudeerstagiair) schuiven aan bij het overleg van het MT. Voor en door wie? De sessie is voor het MT , bestaande uit de gemeentesecretaris en drie managers. De presentatie ligt bij de Woo-jurist en communicatieadviseur (afstudeerstagiair). De Woojurist benoemt de gewenste situatie en doet een beroep op de rol van het MT. De communicatieadviseur (afstudeerstagiair) presenteert de onderzoeksresultaten en toont de planning met geadviseerde activiteiten. Middelen De presentatie voor deze sessie staat in bijlage 2.

9

4. 2 Woo , de kick-off Dit advies richt zich op de volledige doelgroep en vormt de kick-off van het bewustwordingsprogramma. De projectgroep legt de Woo in hoofdlijnen uit voordat de ambtenaren informatie krijgen over archiveren , bewust communiceren en andere Woogerelateerde onderwerpen. Tijdens de kick-off kondigt de host het bewustwordingsprogramma aan. De doelgroep maakt dankzij de kick-off (opnieuw) kennis met de Woo-jurist en de Woo-projectgroep. Zo weten de ambtenaren bij wie ze terechtkunnen met vragen over de Woo. Beschrijving De kick-off is een interactieve presentatie en bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Interactieve start met Woo-dilemma’s. De deelnemers krijgen enkele dilemma’s met de vraag “Is dit Woo-able of niet?”. Zij beantwoorden deze dilemma’s door in het juiste vak te staan. De reporter vraagt aan één of enkele deelnemers om hun antwoord toe te lichten. Daarna geeft het panel het juiste antwoord. 2. De hoofdlijnen van de Woo delen. De deelnemers krijgen basisuitleg over de Woo , waarbij de focus ligt op informatiehuishouding en Woo-bewust communiceren. Dit gebeurt in de vorm van twee korte presentaties. 3. Concrete handvatten van Woo-bewust werken meegeven. Er zijn 5 handvatten (zie paragraaf 4. 3) voor Woo-bewust werken. De host introduceert ze en licht de regels kort toe. De deelnemers vinden deze regels op Pleio.

De volledige uitwerking van de inhoud van de kick-off staat in het draaiboek in bijlage 3. Datum en tijd Donderdag 8 mei 2025 van 13. 30 tot 14. 00 uur (inloop vanaf 13. 25 uur). Voor en door wie? De doelgroep van de kick-off zijn alle ambtenaren van de gemeente Woudenberg , inclusief het MT. Vier leden van de Woo-projectgroep organiseren deze kick-off. De presentatie ligt in handen van de communicatieadviseur (afstudeerstagiair). en De organisatiecommunicatieadviseur is tijdmanager en reporter bij het onderdeel met de Woo-dilemma’s. Het panel bestaat uit de Woo-jurist en de medewerker DIV. Zij zijn ook de sprekers van de twee korte presentaties over informatiehuishouding Woo-bewust werken. Middelen en budget De aankondiging van de kick-off bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Een agendaverzoek naar alle ambtenaren. 2. Twee berichten op Pleio. 3. Fysieke posters en reminders. Deze hangen op prikborden in het gemeentehuis. De berichten voor op intranet , de posters en reminders staan in bijlage 4. Een presentatie ondersteunt de kick-off. Deze staat in bijlage 5. Om deelname aan de kick-off te stimuleren , wordt gebak besteld. De deelnemers nemen na afloop een gebakje mee , met daarop de Woo-slogan. Dit gebak wordt betaald vanuit het potje van de Woo-projectgroep. Het gebak kost €245 , per stuk (Banketbakkerij Ritmeester , z. d. ).

Voor 40 personen , komt dat neer op een bedrag van €98.

10

4. 3 Check-je-Woo De kick-off is een fysieke activiteit dat eenmalig plaatsvindt. Niet iedereen is hierbij aanwezig. De belangrijkste informatie uit de kick-off komt op Pleio , in de vorm van vijf basisregels. Zo is deze informatie altijd vindbaar. Beschrijving De Check-je-Woo is een PDF met vijf basisregels voor de ambtenaren , zodat zij Woobewust werken. De regels gaan over: 1. Woo-bewust archiveren. De belangrijkste tip voor een goede informatiehuishouding is: zet alle zakelijke informatie onder andere in vakapplicaties. Dit zijn Decos Join , Fixi , Key2Burgerzaken en Key2Begraven. Hierbij hoort ook alle zakelijke communicatie , zoals whatsapp- en chatberichten , e-mails , opnames of socialmediacontent. Dit mag allemaal opgevraagd worden. 2. Woo-bewust communiceren. Bij Woo-bewust communiceren zet de ambtenaar elk woord bewust op papier. De tip hierbij is: houd deze informatie feitelijk. Daarnaast kiest de ambtenaar bewust voor een communicatiemiddel. Whatsapp en andere chats gebruikt de ambtenaar voor informele communicatie , e-mail voor formele communicatie en vertrouwelijke informatie bespreekt men mondeling. Datum en tijd Donderdag 8 mei 2025 , na de kick-off , staan deze regels op Pleio. Voor en door wie? De basisregels zijn voor alle ambtenaren. De communicatieadviseur (afstudeerstagiair) stelt de regels medewerker DIV geven input voor de inhoud van deze regels.

op.

De

Woo-jurist

Middelen De basisregels staan als PDF-bestand op Pleio onder werkinfo bij het kopje ‘Woo-bewust werken’. De Check-je-Woo staat ook in bijlage 6.

11

en

4. 4 Bewustwordingsberichten op Pleio (intranet) Herhaling is belangrijk bij een bewustwordingsprogramma. Communiceer daarom minimaal één keer per maand over de Woo via berichten op Pleio. Dit herinnert de ambtenaren regelmatig aan dit onderwerp. De berichten hebben telkens een specifiek onderwerp. Deze is zelfverzonnen of speelt in op een recent nieuwsbericht of een interne situatie. De berichten bevatten altijd een call to action: een concrete taak of aandachtspunt voor de ambtenaar. Beschrijving De bewustwordingsberichten bevatten de volgende informatie: 1. De aanleiding van het bericht. Het bericht begint met een situatieschets. Dit is een waargebeurde situatie (dat in het nieuws verscheen of op de werkvloer ter sprake kwam) of is een realistische , zelfverzonnen situatie. 2. Beschrijf de gevolgen van deze situatie. In de tweede alinea staan de gevolgen van de geschetste situatie. Deze zijn positief of negatief. 3. De call to action. De laatste alinea geeft een call to action. Dit zijn tips of een stappenplan waarmee de ambtenaar de situatie voorkomt. Datum en tijd Het onderwerp ‘Bewustwordingsbericht van de Maand’ komt op de actielijst van de agenda van de Woo-projectgroep. Bij het maandelijkse overleg kiest de groep het onderwerp van het bericht voor die maand. Dit bericht verschijnt diezelfde week op Pleio. Voor en door wie? De berichten zijn voor elke ambtenaar.

Via de blog op Pleio blijven zij op de hoogte van nieuwe informatie en krijgen zij waardevolle tips over de Woo mee. De organisatie- en communicatieadviseur schrijft en publiceert de berichten. Alle leden van de projectgroep geven input voor het onderwerp van de berichten. Middelen In bijlage 7 staat een lijst met onderwerpen voor de berichten. Op deze lijst staan de belangrijkste onderwerpen van de Woo. In bijlage 8 staat een ontwerp voor de Pleio-banner bij de blogs. Voeg deze altijd toe zodat de berichten herkenbaar en opvallend zijn.

12

4. 5 Bewaarvraag van de Week In de zomer van 2025 publiceert de Woo-projectgroep een handleiding met richtlijnen voor archivering . Deze handleiding helpt de ambtenaren met Woo-bewust archiveren en beantwoordt alle vragen van de ambtenaren over informatiehuishouding. De ontwikkeling van deze richtlijnen is een langdurig proces waarbij verschillende partijen de richtlijnen goedkeuren of aanvullen. De ambtenaren krijgen alvast een aantal tips over het archiveren via de mail. Daarbij kondigt deze mail de richtlijnen aan. Beschrijving Deze activiteit draait om het aankondigen van de richtlijnen voor archivering. De aankondiging gebeurt in de vorm van archiveringsdilemma’s. Deze dilemma’s toetsen de volgende onderdelen van Woo-bewust archiveren: 1. Welke documenten moet je archiveren? 2. Waar moet je documenten archiveren? 3. Hoe moet je documenten archiveren? 4. Wie is verantwoordelijk voor het archiveren van gezamenlijke documenten? Vanaf juli 2025 krijgen de ambtenaren een quizvraag met twee antwoordopties in hun mail. Na het beantwoorden van deze vraag , ziet de respondent meteen het goede antwoord. Met deze dilemma’s start de bewustwording voor het juist archiveren van documenten. Datum en tijd Op dinsdag 1 juli 2025 starten de archiveringsdilemma’s (na de vakantie van de organisatie- en communicatieadviseur). Deze dilemma’s komen twee-wekelijks in de mail van alle ambtenaren.

Deze activiteit stopt als de richtlijnen voor archivering beschikbaar zijn voor de doelgroep. Daarna wordt via een blog op Pleio een richtlijn uit dit document besproken (zie paragraaf 4. 4). Voor en door wie? De dilemma’s zijn voor alle ambtenaren , omdat zij allemaal verantwoordelijk zijn voor het archiveren van hun eigen bestanden. De organisatie- en communicatieadviseur verstuurt de dilemma’s. Zij is verantwoordelijk voor de interne communicatie over de Woo. Middelen Inspiratie en een stappenplan voor het opstellen van de archiveringsdilemma’s staan in bijlage 9. De bijlage noemt vier voorbeelddilemma’s. Zijn de richtlijnen na deze vier dilemma’s nog niet verschenen? Dan verschijnen er nieuwe dilemma’s tot de richtlijnen beschikbaar zijn.

13

4. 6 Het Koffiegesprek bij de Buitendienst De buitendienst communiceert met zowel collega’s als inwoners. Via Whatsapp communiceert de buitendienst met collega’s. In Fixi communiceert zij met inwoners. Vaak is dit alleen het afvinken van een melding , maar er wordt in Fixi ook gechat met inwoners. Voor de buitendienst komt extra informatievoorziening over Woo-bewust communiceren. Dit is in de vorm van een koffiegesprek. Hierbij bespreken de aanwezigen enkele voorbeelden. Beschrijving Het koffiegesprek bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Een gesprek aan de hand van casussen. Het gesprek vindt plaats aan de hand van een aantal casussen. Dit zijn voorbeelden van chatgesprekken. De aanwezigen bespreken deze gesprekken aan de hand van de vragen: ‘Wil ik dat dit gesprek of deze informatie openbaar komt?’ en daarna ‘Hoe reageer ik op deze vraag?’. 2. Informatie samenvatten met de Check-je-Woo. In de laatste vijf minuten van het gesprek vat de gespreksleider de informatie samen. Dit mag aan de hand van de Check-je-Woo. Met name de vuistregels 3 , 4 en 5 zijn relevant voor de buitendienst. Hang na afloop van het gesprek een uitgeprinte versie van de Check-je-Woo op in de gemeentewerf. Dit herinnert de doelgroep dagelijks aan deze regels. Datum en tijd Op maandag , dinsdag of woensdag tussen 9. 30 en 10.

00 uur sluiten de Woo-jurist en de organisatie- en communicatieadviseur aan bij de koffiepauze op de gemeentewerf. Op deze dagen zijn de meeste collega’s van de buitendienst aanwezig. Voor en door wie? De doelgroep van deze activiteit is de buitendienst. De Woo-jurist en de organisatie- en communicatieadviseur voeren het gesprek met dit vakteam. De Woo-jurist bespreekt de theorie en beantwoordt inhoudelijke vragen. De organisatie- en communicatieadviseur leidt het gesprek en bespreekt de voorbeelden. Middelen Bijlage 10 geeft input voor het gesprek met enkele voorbeeldvragen en -casussen. Maak een PowerPoint-presentatie met visuele voorbeelden in de vorm van een app-gesprek. Print de Check-je-Woo (zie bijlage 6) uit en neem deze mee naar de gemeentewerf. Hang deze na afloop van het gesprek op het prikbord of op de muur. Omcirkel daarbij de regels 3 , 4 , en 5 , omdat deze gelden voor de Buitendienst. De regels over archiveren gelden wel voor de voormannen , dus houd deze erbij.

14

4. 7 Woo-gesprekken per vakteam De informatie die openbaar moet of kan , verschilt per team. Bespreek alleen wat relevant is voor de ambtenaar. Dit kan met Woo-gesprekken per vakteam. Tijdens deze gesprekken inventariseert het team welke documenten openbaar moeten. Deze Woo-gesprekken geven de ambtenaren ook ruimte om vragen te stellen over de Woo. Beschrijving De Woo-gesprekken per vakteam leveren het volgende op: 1. Inventarisatie van de informatiecategorieën Elk vakteam bespreekt welke documenten zij opstellen die onder de actieve openbaarmaking vallen. Daarbij wijst het team een verantwoordelijke aan die deze documenten archiveert in het zaaksysteem. Heeft een vakteam hier al duidelijke werkafspraken voor? Dan delen ze deze afspraken met de Woo-jurist. Zij maakt van deze informatie een overzicht die voor zowel de Woo-jurist als voor het vakteam duidelijk is. Zo archiveert iedereen de juiste bestanden. 2. Inventarisatie van informatiebehoeften Deze Woo-gesprekken bieden ook ruimte voor de ambtenaren om vragen te stellen. Zijn er veel vragen over de Woo en informatiehuishouding? Bespreek dan hoe hier in 2026 aandacht aan gegeven wordt. Datum en tijd De Woo-gesprekken starten vanaf september 2025 en duren een half uur tot een uur (dit hangt af van hoeveel documenten dit team opstelt). Eind november zijn alle gesprekken gevoerd. Uitloop naar December is mogelijk.

Dit hangt af van de beschikbaarheid van de vakteams. Plan de gesprekken ruim op tijd in (minimaal twee weken van tevoren) , zodat zoveel mogelijk collega’s aanwezig zijn. Voor en door wie? De gesprekken zijn voor zowel de vakteams als de Woo-jurist nuttig. De vakteams krijgen meer informatie over de Woo. De Woo-jurist krijgt zicht op de documenten van elk vakteam. De Woo-jurist plant de Woo-gesprekken in. Zij maakt ook de overzichten na elk gesprek. Voor het inventariseren van de informatiecategorieën en vragen over juist archiveren is de medewerker DIV aanwezig bij de gesprekken. Middelen In bijlage 11 staat het overzicht met alle vakteams. Hierbij hoort ook het MT. Bij de buitendienst nemen alleen de teamleider en de voormannen deel aan het Woo-gesprek. Instructies voor de gesprekken en het maken van een inventarisatie staan in bijlage 12.

15

4. 8 Een Woo-bewust

bestuur

De meeste activiteiten richten zich op de ambtelijke organisatie. Deze activiteit richt zich volledig op de bestuurlijke organisatie , met in het bijzonder het college van B&W. Zij stellen geen documenten op en werken niet met vakapplicaties , maar communiceren wel via de mail en chats , zoals Whatsapp. Woo-bewust communiceren geldt daarom ook voor het college. Daarnaast is het college van B&W het gezicht van de gemeente. Zij moet zich extra bewust zijn van haar communicatie om ophef te voorkomen. Voor het bestuur is informatievoorziening nodig waarbij de nadruk ligt op het geven van handelingsperspectief: duidelijke instructies over het gebruik van e-mail en chats. Beschrijving De volgende informatie en instructies heeft het college nodig: 1. Informeren over Woo-bewust communiceren. Hierbij ligt de nadruk op welke woorden en welke toon de berichten hebben. Ook is er aandacht nodig voor het omgaan met vertrouwelijke informatie. Mondeling besproken informatie kan bijvoorbeeld niet openbaar. Ondersteun deze informatie met voorbeelden uit de praktijk , zoals een bericht over de ophef rondom verwijderde chats van een minister , raadslid of ambtenaar. 2. Duidelijke richtlijnen geven over de bewaarplicht.

Wanneer mag je e-mails of chats verwijderen? Welke berichten mag je meteen verwijderen en hoelang bewaar je de belangrijke berichten? Op zulke vragen wil het college Antwoord in de vorm van duidelijke richtlijnen. De precieze inhoud van deze richtlijnen wordt vastgesteld na de strategische sessie van 10 juni 2025. 3. Handige oplossingen voor archiveren. Het verzamelen van alle e-mails en berichten voor een Woo-verzoek kost veel tijd. Alles archiveren van de afgelopen tientallen jaren is ook een enorme klus. Daarom vraagt het college om een handige oplossing voor het archiveren van de belangrijkste berichten. De strategische sessie van 10 juni 2025 vormt de basis voor de precieze vorm van deze oplossingen. 4. Ruimte voor het stellen van vragen. Geef het college de ruimte voor het stellen van vragen. Als er over een bepaald onderwerp veel vragen komen , is het handig om hier het komende jaar aandacht aan te geven.

Datum en tijd Het informatieve gesprek vindt plaats in het najaar. Bij voorkeur in oktober , omdat in september de focus ligt bij het opzetten van de gesprekken met de vakteams. Plan dit overleg tijdig in of sluit aan bij een bestaand overleg. De input voor dit informatieve gesprek komt van de strategische sessie. Deze vindt plaats op 10 juni 2025. Voor en door wie? Dit gesprek is voor het college van B&W wethouders.

dat bestaat uit de burgemeester

en

de drie

De Woo-jurist organiseert het gesprek. Eventuele aanwezigen zijn de medewerker DIV (voor de juiste informatiehuishouding) en de organisatie- en communicatieadviseur (voor het overbrengen van duidelijke richtlijnen).

16

4. 9 Woo in de onboarding Gedurende 2025 krijgen de ambtenaren op verschillende momenten informatie en tips over de Woo. Het bewustwordingsprogramma loopt eind 2025 ten einde. De ambtenaren hebben dan alle informatie over Woo-bewust werken. Maar er komen ook nieuwe collega’s binnen die Woo-bewust moeten werken. Hiervoor wordt informatie meegenomen in de onboarding. Beschrijving De onboarding krijgt een extra hoofdstuk met de titel Woo-bewust werken. Hierin staat de volgende informatie: 1. Inleiding op de Woo Het hoofdstuk begint met een korte inleiding op de Woo. Deze inleiding legt uit waarom de Wet open overheid bestaat en wat deze wet betekent. 2. Basisregels voor Woo-bewust werken De volgende alinea bevat de basisregels voor Woo-bewust werken. Dit zijn de regels die in de Check-je-Woo staan. 3. Waar informatie te vinden Voor meer informatie over Woo-bewust werken wordt de nieuwe collega doorverwezen naar het kopje Woo-bewust werken op Pleio. 4. Contactpersoon voor Woo-vragen Het is belangrijk dat de nieuwe collega weet bij wie hij of zij terecht kan voor vragen over Woo-bewust werken. Het hoofdstuk sluit af met de contactgegevens van de Woo-jurist en de medewerker DIV (voor vragen over archivering). Datum en tijd Na de wrap-up (zie paragraaf 4. 9) is het bewustwordingsprogramma grotendeels ten einde.

Vanaf dat moment leren nieuwe collega’s de basisinformatie uit het bewustwordingsprogramma via de onboarding. Start vanaf november 2025 met het opstellen van de informatie die in de onboarding komt. Zorg ervoor dat deze informatie vóór het einde van 2025 in de onboarding staat. Voor en door wie? Deze informatie is voor alle nieuwe collega’s. Zo weten zij meteen bij binnenkomst hoe ze Woo-bewust werken en bij welke collega zij terecht kunnen voor vragen. De Woo-jurist en organisatie- en communicatieadviseur stellen de informatie op die in de onboarding moet en delen dit met de HR-adviseur die verantwoordelijk is voor de onboarding. Hij verwerkt deze informatie in de onboarding. Middelen In bijlage 13 staat een opzet met enkele handvatten voor de informatie in de onboarding.

17

4. 10 Woo , de wrap-up Eind 2025 loopt dit bewustwordingsprogramma ten einde. De doelgroep heeft dan alle informatie over Woo-bewust archiveren en Woo-bewust communiceren. Het programma sluit af met een wrap-up. Deze wrap-up lijkt op de kick-off , maar in plaats van het aankondigen van de activiteiten , blikt het terug op de activiteiten. Beschrijving 1. Terugblikken op de activiteiten. De wrap-up begint met een terugblik op het bewustwordingsprogramma. Dit gebeurt eveneens op een interactieve manier waarbij de host de kennis van de ambtenaren toetst aan de hand van een aantal dilemma’s. De antwoorden komen van de activiteiten en documenten die gedeeld zijn binnen het bewustwordingsprogramma. 2. De hoofdlijnen van de Woo delen. De Check-je-Woo komt weer langs. Het is belangrijk om deze regels constant te benoemen en de ambtenaar te verwijzen naar dit document op Pleio. 3. Nameting van 2025. Na de wrap-up start een nieuw onderzoek. Hiervoor krijgt de ambtenaar dezelfde vragenlijst als bij de voor- en nameting van de afstudeeropdracht. Aan de hand van dit onderzoek kijkt de Woo-projectgroep welke informatievoorziening in 2026 nodig is. Het advies is: voer dit onderzoek jaarlijks uit en neem de resultaten mee in de nieuwe jaarplanning. Verbeter waar nodig de vragenlijst zodat de informatie en vragen up to date blijven.

Datum en tijd In het najaar van 2025 is een Time2Learn beschikbaar voor deze activiteit. Maak hier gebruik van om een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Plan dit tijdig in met de HRadviseur. Bij voorkeur een Time2Learn in december 2025. Dan zijn alle activiteiten voorbij en is de wrap-up de afronding van dit bewustwordingsprogramma. De Time2Learn vindt elke dinsdag plaats van 13. 30 tot 14. 00 uur (aansluitend op de Time2Meet en alleen wanneer de Raadszaal beschikbaar is). Mogelijke data zijn 2 , 9 en 16 december. Voor en door wie? De doelgroep van de wrap-up zijn alle ambtenaren van de gemeente Woudenberg , inclusief het MT. Drie leden van de Woo-projectgroep organiseren deze wrap-up. De presentatie ligt in handen van de organisatie- en communicatieadviseur. De Woo-jurist en de medewerker DIV presenteren de inhoudelijk informatie en beantwoorden inhoudelijke vragen. Middelen Gebruik voor het aankondigen van de wrap-up van de blog op Pleio. Hang ook fysieke aankondigingen op in het gemeentehuis (op prikborden en bij koffiemachines). Gebruik hiervoor het drukmateriaal in bijlage 14. Gebruik de aankondigingen van de kick-off ter inspiratie , zie bijlage 4. Gebruik voor de nameting de vragenlijst ‘Wat weet jij van de Woo’ in SurveyMonkey. Vraag de inloggegevens op bij de communicatieadviseur die beheerder is van het account op SurveyMonkey.

Verwerk de resultaten van de nieuwe meting in de invulsheet in bijlage 15.

18

Bronnenlijst Banketbakkerij Ritmeester. (z. d. ). Vlegeltje. Opgehaald van Banketbakkerij Ritmeester: https://www. banketbakkerijritmeester. nl/product/vlegeltje/ Dienst Publiek en Communicatie. (2024 , november). Communicatie Activatie Strategie Instrument . Den Haag. Opgehaald van https://www. communicatierijk. nl/vakkennis/casi/documenten/publicaties/2019/03 /08/handleiding-casi Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. (2019 , november). Hoe is gedrag te onderzoeken - Overzicht van 18 onderzoeksmethodieken voor effectiever beleid. Den Haag. Rijksoverheid. (2024 , juni 20). Indicatieve verdeling in tranches en planning per informatiecategorie (art. 3. 3 Woo). Opgehaald van Rijksoverheid: https://open. overheid. nl/documenten/73f8013c-a6f2-4a5c-8dc63db4ba6d2ece/file Rijksoverheid. (z. d. ). Wet open overheid (Woo). Opgehaald van Rijksoverheid: https://www. rijksoverheid. nl/onderwerpen/wet-open-overheid-woo

19

Bijlagen Alle bijlagen staan in het bijgevoegde ZIP-bestand. Dit zijn de volgende bestanden:

20