2.a CA Vaststellen communicatieplan implementatie Woo DEF VERSIE (Geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
Collegeadvies
Postregistratienummer
Z.346162/D.301653
(geanonimiseerd) Projectgroep
Gemeente
Vertrouwelijkheid
Woudenberg
Woo
&
Omgevingswet
Openbaar
Omschrijving Kennisnemen
van
het
communicatieplan
implementatie
Wet
overheid
open
(Woo).
Advies -
Kennisnemen van het communicatieplan ‘Adviesrapport De interne organisatie Woobewust maken Gemeente Woudenberg’ d.d. 30 mei 2025. Besluiten om dit communicatieplan ter kennisgeving aan de raad te sturen via de ingekomen stukken. -
-
-
Inleiding openbaarmaking is verankerd in de Woo en verplicht overheidsorganen tot het actief openbaar maken van informatie. Deze wettelijke plicht zal een impact hebben op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers van de gemeente Woudenberg. Daarom is het van belang om de ambtelijke organisatie hiervan bewust te maken. Bij gemeente Woudenberg houdt de projectgroep Woo & Omgevingswet zich hiermee bezig. Actieve
Om
de projectgroep hiermee te helpen heeft een afstudeerstudent HBO Communicatie van de Christelijke Hogeschool Ede een onderzoek uitgevoerd naar het Woo-bewustzijn in de organisatie en vervolgens voornoemd adviesrapport geschreven. Het adviesrapport bevat een bewustwordingsprogramma met activiteiten die bijdragen aan het Woo-bewustzijn van de ambtenaren. In mei 2025 is het programma is gestart met een kick-off op het gemeentehuis. Hierbij maakten de ambtenaren op een interactieve manier kennis met de Woo.
Verder is er een sessie geweest met het MT om hen te informeren over de Woo en draagvlak te creëren. De komende maanden zijn er teamgesprekken ingepland om collega’s bewust te maken van een goede informatiehuishouding en de verplichtingen van de Woo. De projectgroep wil zo ook bij de teams informatie ophalen over hoe zij nu documenten registreren en om wat voor soort documenten het gaat. N.a.v.
technische vragen over de Kadernota is toegezegd ingekomen stukken aan de raad verstuurd zal worden.
Beoogd -
-
-
dat
het
communicatieplan
resultaat (wat) De ambtelijke organisatie bewust maken van wat de Woo betekent voor hun werkzaamheden. Met de uitvoering van het communicatieplan bereiken dat de ambtelijke organisatie bewust wordt van het nut en de noodzaak van archivering t.b.v. een goede informatiehuishouding en uitvoering van de Woo. Het
komen
tot
een
gedragsverandering
ten
aanzien
van
de
archivering
app-berichten.
-
-_
-
-
via de
Archiefwet
Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 __Beheerregeling informatiebeheer gemeente Woudenberg Artikel
3.3 Wet
open
overheid
2023
van
e-mails
en
Argumenten Actieve openbaarmaking van overheidsinformatie is een wettelijke plicht. Het is daarom van belang dat de ambtelijke organisatie daar bewust van wordt. Dit is van belang voor een goede implementatie van de Woo. Met het vaststellen van het adviesrapport en de beoogde communicatielijn kan het programma om de ambtelijke organisatie Woo-bewust te maken verder worden uitgevoerd. Het programma heeft een aantal interventies , zoals maandelijkse bewustwordingsberichten op Pleio over archivering en de Woo. Verder gaat de projectgroep gesprekken inplannen met de diverse vakteams om hen te informeren over de noodzaak voor een goede informatiehuishouding en de Woo. In september 2025 gaan projectleden langs bij de Buitendienst. Kanttekeningen en risico’s Als medewerkers die niet op de juiste manier archiveren of niet weten wat er gearchiveerd moet worden , is dat van invloed op de informatiehuishouding (naleving Archiefwet) en het uitvoeren van de Woo (actieve openbaarmaking). Met het vaststellen adviesrapport en de beoogde communicatielijn wil de projectgroep dit zoveel mogelijk voorkomen. De ambtelijke organisatie moet zich ervan bewust zijn dat de Woo doorwerkt in de dagelijkse werkzaamheden omdat men omgaat met publieke informatie , die op grond van de Woo in beginsel openbaar is.
Collega’s kunnen het idee hebben dat de Woo interfereert met hun dagelijkse werkzaamheden en hen misschien nog meer werk zal bezorgen of hen zal belemmeren. Bij vertrouwelijke informatie zou het vaker kunnen voorkomen dat deze mondeling gedeeld wordt. Een bewustwordingsprogramma kan ervoor zorgen dat collega’s een genuanceerd en juist beeld krijgen van de Woo. De beoogde communicatielijn richt zich ook op vertrekkende of interim medewerkers , zodat voor vertrek eventuele documenten op de eigen schijf worden geregistreerd in het zaaksysteem voor hun opvolger(s) en de rest van de ambtelijke organisatie. Maatschappelijke draagvlak Inclusie: Openbaarheid voor een ieder en toegankelijkheid tot informatie. Duurzaamheid: Op orde houden van een goede informatiehuishouding. Participatie: Het doel is om de overheid transparanter te maken door het toegankelijk maken van publieke informatie voor een ieder. Financiële consequenties
op
juistheid beoordeeld door N. V. T.
n. v. t.
Aanpak/uitvoering Zie hiervoor het adviesrapport dat door de projectgroepleden zal worden uitgevoerd. Communicatie Na vaststelling wordt het adviesrapport ter informatie aan de raad gestuurd via de ingekomen stukken , en zal het programma verder worden uitgevoerd.
Geprint op: 14-10-2025 08:09:22 uur
2/3
Bijlagen D. nummer
Documentnaam
Geheimhouding
Actieve openbaarmaking
D. 304989
Adviesrapport - De interne organisatie Woo-bewust maken - Gemeente Woudenberg + 15 bijlagen Bijlage 1 - Woo slogan Bijlage 2 - Een Woo-bewust MT (presentatie) Bijlage 3 - Woo , de kick-off (draaiboek) Bijlage 4 - Woo , de kick-off (aankondigingen) Bijlage 5 - Woo , de kick-off (presentatie) Bijlage 6 - Check-je-Woo (basisregels) Bijlage 7 Bewustwordingsberichten op Pleio (onderwerpen) Bijlage 8 Bewustwordingsberichten op Pleio (banner) Bijlage 9 - Bewaarvraag van de Week (inspiratie en instructie) Bijlage 10 - Het Koffiegesprek bij de Buitendienst (voorbeelden) Bijlage 11 - Woo-gesprekken per vakteam (inventarisatie vakteams) Bijlage 12 - Woo-gesprekken per vakteam (instructie) Bijlage 13 - Woo in de onboarding (inspiratie) Bijlage 14 - Woo , de wrap-up (Fysieke aankondigingen) Bijlage 15 - Woo , de wrap-up (invulsheet onderzoeksresultaten)
Openbaar , uitgezonderd de
n. v. t.
D. 298565 D. 298566 D. 298567 D. 298568 D. 305072 D. 304988 D. 298574 D. 298575 D. 298576 D. 298578 D. 298580 D. 298584 D. 305073 D. 298587 D. 298588
Geprint op: 14-10-2025 08:09:22 uur
persoonsgegevens
afstudeerstudent Openbaar Openbaar
n. v. t. n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
Openbaar
n. v. t.
3/3