16m. 10 voortgangsrapportage toekomstbestendige buitendienst april 2021.pdf

Voortgangsrapportage

Nummer:3 Datum: april 2021 Naam project Toekomstbestendige buitendienst Opdrachtgever Bestuurlijk: D.P de Kruif Ambtelijk: Wieke van Mourik Projectleider Corrine Ockhuijsen Startdatum Beoogde einddatum februari 2020 Mei 2021 1. Projectomschrijving en Voortgang activiteiten Het beheren van de openbare ruimte neemt een steeds meer cruciale positie in bij strategische vraagstukken van een gemeente. Ontwikkelingen zoals klimaatverandering (en daarmee groeizamer weer), de energietransitie, verduurzaming, de woningopgave (en daarmee areaaluitbreiding en groei van het aantal inwoners), biodiversiteit komen op ons af en vinden hun plek in de openbare ruimte. Daarnaast zien we dat er meer behoefte is bij inwoners om deel te nemen in én aan de openbare ruimte. Ook brengen invasieve exoten, zoals de eikenprocessierups steeds vaker een bezoek aan ons dorp. Al deze ontwikkelingen en/of veranderende omstandigheden vinden hun plek in de openbare ruimte. Een ruimte die beheert en onderhouden wordt. Een toekomstbestendige organisatie is nodig om aan deze veranderende omstandigheden tegemoet te komen.

Daarom zijn wij een onderzoek gestart naar de toekomstbestendigheid van het organisatieonderdeel buitendienst met de onderliggende vragen: - Waar staat de buitendienst nu (nul-situatie)? - Welke kansen liggen er voor doorontwikkeling naar een toekomstbestendige buitendienst en wat impliceert de doorontwikkeling? - Betekenis geven aan deze doorontwikkeling Een vervolg stap (fase 2) is het opstellen van een implementatieplan met een groeimodel Nu – Straks. Organisatieontwikkeling gemeente Woudenberg (2019) Het basisteam beheer en toezicht openbare ruimte bestaat uit het vakteam buitendienst en het vakteam toezichthouders. Het team (incl. Amfors medewerkers en (social return) inhuur) bestaat uit 24 medewerkers. De bijzondere positie die het vakteam buitendienst in onze organisatie heeft en het feit dat een groot deel van dit team bestaat uit externe (RWA) medewerkers die de nodige begeleiding nodig hebben, vraagt om extra aandacht voor de ondersteuning en begeleiding van dit team. In overleg met de vaste medewerkers van dit basisteam zal gekeken worden wat er nodig is om dit team zo goed mogelijk te faciliteren binnen de nieuwe organisatiestructuur. Hiervoor wordt een apart spoor gevolgd, waarbij een specifiek op de buitendienst gericht organisatieplan wordt opgesteld. Opdracht: Onderzoek naar toekomstbestendigheid van het organisatieonderdeel buitendienst.

“Hervormen van de buitendienst naar een meer flexibele organisatie, met hogere

kwaliteit en meer gebiedsgericht werkend” Meer gebiedsgericht, meer zelf organiserend, meer participatief werken met inwoners. “BUITENDIENST NIEUWE STIJL” Meegeven kaders:  Inclusief werkgeverschap  Vanuit veranderende omstandigheden en nieuwe opgaven  Vanuit de kernwaarden: B(Betrouwbaar), I (Initiatiefrijk), O (Open)  Organisatieontwikkeling gemeente Woudenberg (2019): zelforganiserende teams  Duurzame inzetbaarheid van medewerkers (incl. amfors medewerkers)  Digitaal vaardig De opdracht is uitgewerkt in een startnotitie, welke geaccordeerd is door de directie. Via deze voortgangsrapportages wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang van activiteiten. Voortgang activiteiten: (De voortgang van activiteiten heeft vertraging opgelopen door de corona-crisis) De analysefase is afgerond. Er is inzicht in de uitgangssituatie (“waar staat de buitendienst nu?) en de contouren voor de doorontwikkeling naar een toekomstbestendige buitendienst zijn in concept fase gereed. Resultaten: 

Rekentool IBOR doorrekening (nul-situatie in beeld)

Deze rekentool geeft inzicht én overzicht. Inzicht in areaalomvang, de bijbehorende kapitaalgoederen in de openbare ruimte, de beheer- en onderhoudstaken ervan (op vastgesteld kwaliteitsniveau) en de benodigde financiën. En overzicht in het regulier (planmatig), dagelijks (meldingen, schades) en maatschappelijk (organisatie en samenleving) onderhoud, welke uitgevoerd wordt door de buitendienst en derden. Daarnaast overzicht in benodigde kosten versus beschikbare kosten en benodigd capaciteit versus beschikbaar capaciteit. Met deze rekentool kunnen we (toekomstige) areaaluitbreiding met bijbehorende beheer- en onderhoudstaken (werkpakket, kosten, capaciteit, materiaal en materieel) doorrekenen. Maar ook bv. verandering of aanpassing van het werkpakket van de buitendienst en derden. Door het draaien van “knoppen”, kunnen we kijken naar de efficiëntie en effectiviteit. Samenvatting van de nul-situatie geeft aan dat de beheer- en onderhoudsbudgetten in de begroting 2021 in balans zijn met de benodigde kosten. Dit geldt ook voor benodigd versus beschikbare capaciteit. Een rekentool vraagt steeds verdere verfijning (gebruikmaken van beschikbare data) en het is van belang dat de eigenaarschap en processen goed belegd worden. Dit voorkomt “vervuiling” van de rekentool. Een doorontwikkeling naar data gestuurd werken is een vervolg, zodat we slimmer en efficiënter kunnen gaan werken. 

Storytelling “buitendienst in beeld”

Om meer bekendheid te geven aan de buitendienst en welke werkzaamheden ze doen, zijn we storytelling “buitendienst in beeld” gestart. We doen dit themagericht (bv onkruidbeheersing, gladheidbestrijding) en verspreiden de story via de social media kanalen. Ook op de website van de gemeente is er een aparte pagina met “buitendienst

in beeld”. Dit blijft een continu proces. 

Interviews door de buitendienst met collega’s, directie, portefeuillehouder, B&W en inwoners

De volgende vragen zijn gesteld tijdens de interviews met de organisatie: -

Waardering over de buitendienst (heden) Verwachting qua dienstverlening in de openbare ruimte (toekomstgericht) Wensen toekomstbestendige buitendienst (toekomstgericht)

De interviews met de inwoners is door de corona-crisis anders opgezet. Er heeft een digitale peiling plaatsgevonden met de volgende vragen: -

Wat vindt u belangrijk in de openbare ruimte (m.b.t. tot aspecten die raken aan het beheer en onderhoud) (heden) Verwachting qua dienstverlening in de openbare ruimte (toekomstgericht) Op welke manier zou u willen bijdragen aan de openbare ruimte, zodat het dorp mooi, schoon en veilig blijft Wilt u nog iets kwijt

Alle interviews zijn geanalyseerd en de rode lijnen zijn eruit gehaald. Deze zijn ook gelegd naast de input van het team zelf op het gebied van waardering, verwachting en wensen. Deze uitkomsten schetsen een beeld voor de doorontwikkeling naar een toekomstbestendige buitendienst. 

Teamontwikkeling

Toekomstbestendig organiseren gaat hand in hand met teamontwikkeling. Daarnaast is de koers van de organisatie ingezet op (meer) zelforganiserende teams. De teamontwikkeling wordt samen met en in het team opgepakt. Middels presentaties zijn de resultaten van het project besproken met de stuurgroep, de directie en B&W. 2. Geld Het project (fase 1) wordt vanuit de lijnorganisatie opgepakt. Dit betreft interne uren van de projectleider en de buitendienstmedewerkers. Daar waar nodig worden er collega’s ingeschakeld. Vanuit de stuurgroep is de randvoorwaarde meegegeven dat de implementatie van de doorontwikkeling naar toekomstbestendigheid dient te gebeuren binnen begrote budgetten en/of reserveringen. 3. Risico’s De planning van het project dient aan te sluiten bij het aanpassingsvermogen van de buitendienst. Van belang is de uitkomsten van het project, naast een toekomstperspectief wat betreft areaaluitbreiding, betrokken kunnen worden bij de kaderbrief 2022 en verwerkt in de begroting 2022 en verder. Door de corona situatie heeft het project – grotendeels – stil gestaan, aangezien de buitendienstmedewerkers volledig ingezet worden op de vitale (dienstverlening)processen van de gemeente. Daarnaast hadden we een beperktere capaciteit vanwege ziekte, thuis blijven en thuis onderwijs voor de kinderen.

Afhankelijk van de duur van de overheidsmaatregelen om de verspreiding van het corona virus te

beperken, vertraagt het project. Momenteel zitten we in de 3 e golf van het corona virus, hetgeen continue aanpassing van de activiteiten van het project vraagt. > beheersmaatregel opstellen om (langdurige) vertraging te voorkomen.  Door de projectopzet aan te passen hebben we de vertraging in planning grotendeels ingehaald. De betrokkenheid van de inwoners is anders georganiseerd d.m.v. digitale peiling. Deze uitkomsten zijn gebruikt als input bij het opstellen voor de doorontwikkeling van de buitendienst. > project aanpassen aan het “nieuwe normaal”.  Idem > Routekaart aanpassen  Gereed 4. Organisatie Het project wordt voor en door de buitendienst vormgegeven onder leiding van een projectleider. De stuurgroep wordt gevormd door de bestuurlijke opdrachtgever, de ambtelijke opdrachtgever en de projectleider. Methode: Waarderend onderzoek (Appreciative Inquiry) Appreciative Inquiry (waarderend onderzoek), is een aanpak voor positieve organisatieverandering waarin de dialoog en dan met name de waarderende dialoog, een bijzondere plaats inneemt. De focus in het proces ligt op hetgeen er werkt, op wat mensen belangrijk vinden en wat door hen wordt gewaardeerd. Door op deze manier aan de slag te gaan wordt een toekomstvisie ontwikkelt die gericht is op groei, verandering en verbetering.

Daarnaast worden er concrete acties geformuleerd om deze groei, verandering en verbetering te realiseren. Anders gezegd: binnen Appreciative Inquiry ligt de focus op het nemen van verantwoordelijkheid, eigenaarschap en samenwerken. 1. Verwoorden (kernthema = richtinggevend) > “Wij willen”…… 2. Verwonderen (terugblik: wat gaat goed) 3. Verbeelden (vooruitblik: gewenste toekomst) ---------------------------------------------------------------------Vervolg (fase 2) 4. Vormgeven (wat maakt het mogelijk) 5. Verwezenlijken (bijdrage leveren aan gewenste toekomst) 5. Tijd Voor het project is een routekaart opgesteld. Deze is aangepast aan het “nieuwe normaal’. Vertragingen die zijn opgelopen door de corona crisis zijn grotendeels ingehaald. Daarvoor is de projectopzet aangepast. Van belang is de uitkomsten van het project, naast een toekomstperspectief wat betreft areaaluitbreiding, betrokken kunnen worden bij de kaderbrief 2022 en verwerkt in de begroting 2022 en verder. (Zie ook 3. Risico’s) 6. Informatie Informatie intern Pleio bericht: De buitendienst komt naar je toe!

Beste collega’s, Door de coronacrisis heeft het even stil gelegen, maar onze collega’s van de buitendienst zijn inmiddels weer druk bezig met de ontwikkeling van hun (zelforganiserende) team. Onder de noemer ‘toekomstbestendige en flexibele (buiten)dienst’ denken zij na over hoe zij in de toekomst de strijd aan kunnen gaan met de elementen. Denk aan klimaatverandering, een groeiend aantal inwoners, grotere betrokkenheid van inwoners en invasieve exoten als de eikenprocessierups, die steeds vaker een bezoek brengen aan ons dorp. Zelf dachten ze onlangs na over wat zij zo waarderen in hun werk en welke ideeën zij hebben voor de toekomst. Maar ze willen ook graag bij de ‘binnendienst’ ophalen waarom zij de buitendienst waarderen en hoe we met elkaar kunnen bouwen aan Woudenberg. Bij jullie dus! Weet dus dat sommigen van jullie binnenkort een uitnodiging ontvangen hiervoor. Want ze komen naar jullie toe! De bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever worden op de hoogte gehouden via voortgangsoverleggen. Informatie extern Storytelling ‘buitendienst in beeld’ 7. Kwaliteit De 3 K’s (kwaliteit, kosten, kwetsbaarheid) worden meegenomen in het project. 8. Gevraagd besluit(en) 9. Bijlagen Voor akkoord: Naam opdrachtgever Wieke van Mourik Plaats / Datum Woudenberg 12-04-2021

Naam projectleider Corrine Ockhuijsen Plaats / Datum Woudenberg 12-04-2021