15a. DEF Oplegger notitie burgerparticipatie 2022 (1).pdf

Oplegger notitie burgerparticipatie 2022 Gemeente Woudenberg

Inhoud 1. Waarom participatie? ....................................................................................... 3 1.3

Wetsvoorstel participatieverordening ........................................................... 3

1.2 Participatie onder de Omgevingswet ................................................................ 4 1.3 Right to Challenge......................................................................................... 4 1.4 Totstandkoming van deze oplegger ................................................................. 5 2.

Uitgangspunten participatie .............................................................................. 6

3.

Organisatiebrede methode t.b.v. participatietrajecten .......................................... 8

4.

Participatie onder de Omgevingswet .................................................................. 9

Bijlage I: Ervaringen met participatie uit Woudenberg ...............................................10 Bijlage II: Uitwerking methodiek Factor C ................................................................11 Bijlage III: Participatievormen ................................................................................16 Literatuurlijst .......................................................................................................20

1. Waarom participatie? De gemeente Woudenberg wil dat iedereen kan meedenken en meedoen en invloed kan uitoefenen op wat de gemeente doet. Daarom wil zij bij het maken van beleid zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen en behoeftes van inwoners, ondernemers en organisaties. Het gemeentebestuur verwoord haar ambitie op het gebied van participatie als volgt: “We betrekken inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties tijdig bij de totstandkoming van beleid. We stellen ons steeds de vraag: hoe willen en kunnen inwoners en organisaties betrokken worden bij nieuwe plannen en bij de uitvoering van bestaande plannen?”1 De huidige nota “ burgerparticipatie van de gemeente Woudenberg” is vastgesteld in 2012. Het betrekken van de omgeving bij projecten en beleidsvorming is dan ook niet nieuw voor de gemeente Woudenberg. De nota uit 2012 is de afgelopen jaren veelvuldig toegepast, maar blijkt voor de dagelijkse praktijk te theoretisch en omvangrijk. Daarnaast hebben wij de afgelopen jaren veel geleerd van de uitvoering van participatietrajecten in Woudenberg en hebben we ontdekt welke methodiek meer en welke minder aansluit bij de behoefte van de Woudenbergse inwoners. Daarnaast is de verhouding tussen overheid en samenleving voortdurend in beweging en er zijn een aantal wetswijzigingen in de voorbereiding.

Dit alles maakt dat een oplegger op de nota burgerparticipatie uit 2012 gewenst is om het beleid te actualiseren. Veranderde verhouding tussen overheid en samenleving De rol die de gemeente inneemt in de samenleving is de afgelopen jaren sterk veranderd. We hebben te maken met horizontalisering: het verdwijnen van hiërarchie. De gemeente staat naast de inwoners. Inwoners zijn kritischer en willen ervaringen, meningen en ideeën delen. Alles wat een organisatie doet is mede door de vergaande digitalisering snel zichtbaar en informatie is voor een groter publiek beschikbaar. Bovendien maken digitale ontwikkelingen het makkelijker voor inwoners om zelf het initiatief te nemen of zichzelf te organiseren. Zij verwachten hierbij een overheid die meedoet en niet meer alleen vertelt hoe het moet. Dit vraagt om een overheid die samenwerkt, faciliteert en steeds meer loslaat. Daarom is het belangrijk dat we onze medewerkers de juiste handvatten bieden om een participatieproces zorgvuldig vorm te geven. De instrumenten uit de huidige nota burgerparticipatie voorzien hier niet meer volledig in. Daarom vraagt dit document om een actualisatie en vormt dit document een oplegger op het huidige beleidsstuk uit 2012.

1.3 Wetsvoorstel participatieverordening In het licht van de veranderende rol van de overheid is eind 2019 een concept wetsvoorstel Versterking participatie op decentraal niveau gepubliceerd. Dit wetsvoorstel regelt dat de lokale overheid inwoners in staat stelt te participeren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Het voorstel biedt ook kaders voor gemeenten wanneer zij de uitvoering van beleid uit handen willen geven aan inwoners: het zogenaamde ‘uitdaagrecht’ of ‘Right to challenge’. Dit is een specifieke vorm van participatie en biedt burgers de mogelijkheid om taken van de gemeente over te nemen als zij denken dat dit beter kan.2 Dit is feitelijk niet veel anders dan in de praktijk al gebeurt, maar dan voorzien van een nieuw wettelijk kader, dat gevolgen heeft voor een

1 Coalitieakkoord gemeente Woudenberg, p. 6. Te raadplegen via: https://www.woudenberg.nl/over-de-

gemeente/coalitieprogramma-2018-2022 2 Memorie van Toelichting wijziging Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba in verband met de participatieverordening en het uitdaagrecht van inwoners en maatschappelijke partijen (Wet versterking participatie op decentraal niveau), p 1-2. Te raadplegen via: https://www.internetconsultatie.nl/participatieverordening

3

aantal bestaande juridische instrumenten. In maart 2021 liet minister Ollongren weten het wetsvoorstel in voorbereiding te hebben. 3 In Artikel 150 van de Gemeentewet staat dat de gemeenteraad een inspraakverordening moet vaststellen4. Hierin staat hoe de gemeente betrokkenheid van belanghebbenden bij de voorbereiding van beleid regelt. Maar vandaag de dag is inspraak niet meer de enige manier waarop gemeenten belanghebbenden betrekken bij het maken van beleid en de uiteindelijke besluitvorming. Zij spelen steeds vaker een rol in de agendering, totstandkoming, uitvoering en beoordeling van beleid. Formele inspraak is slechts een van de vele vormen om te participeren. Het Rijk vindt daarom dat de huidige inspraakverordening niet meer aansluit bij de praktijk. Daarom stelt zij voor artikel 150 van de Gemeentewet te wijzigen zodat in de verordening, naast de betrokkenheid bij de voorbereiding van gemeentelijke beleid, ook de betrokkenheid bij de uitvoering en evaluatie van beleid staat beschreven. Wij moeten als gemeente duidelijk maken hoe wij met participatie in de verschillende fasen van het beleidsproces omgaan. Ook stelt de minister voor het uitdaagrecht/Right to Challenge op te nemen als onderdeel van de voorgestelde participatieverordening. De gemeenteraad kan op dat moment kaders en voorwaarden vaststellen waaronder inwoners taken van de gemeente kunnen uitvoeren.

Nu zetten we alleen nog in op het informeren van inwoners over de mogelijkheden van Right to Challenge en het voorbereiden van medewerkers op deze vorm van participatie. Om uiteindelijk – op basis van opgedane ervaringen – te komen tot een procedure en criteria voor deze manier van participeren. Dit vraagt in de toekomst dus nog om een verdere uitwerking. Inmiddels is de verwachting dat de wet Versterking Participatie gelijktijdig met de Omgevingswet in werking treedt en dan moet binnen een jaar een lokale participatie verordening worden vastgesteld. Deze oplegger en de nota burgerparticipatie uit 2012 vormen het beleidskader voor de participatieverordening die opgesteld zal worden als deze wetswijziging doorgang vindt. De gemeenteraad moet deze participatieregeling uiteindelijk vaststellen.5 1.2 Participatie onder de Omgevingswet Het belang van participatie komt ook naar voren inde positie die participatie krijgt in de Omgevingswet. Een van de uitgangspunten van de Omgevingswet is het vroegtijdig betrekken van belanghebbenden. De wet legt deze verantwoordelijkheid bij de initiatiefnemer. De wetgever verwacht echter wel dat de gemeente participatie bij initiatieven in de fysieke leefomgeving stimuleert. Daarbij is het van belang dat de gemeente in het geval van ruimtelijke ontwikkelingen initiatiefnemers handvatten biedt voor zorgvuldige participatieprocessen.

Ook dit is een aanleiding voor deze oplegger. De inhoudelijke voorbereiding vindt plaats binnen het programma Omgevingswet, welke weer gekoppeld worden aan deze oplegger. 1.3 Right to Challenge In de raadsvergadering van november 2016 is door de gemeenteraad van Woudenberg een motie aangenomen waarin het college werd verzocht de mogelijkheden die het ‘uitdaagrecht’ of ‘Right to Challenge’ kan bieden voor Woudenberg te onderzoeken. In de notitie Right to Callenge is beschreven hoe het college uitvoering geeft aan deze motie. 3

https://www.binnenlandsbestuur.nl/Uploads/2021/5/kamerbrief-over-versterking-en-vernieuwing-lokaledemocratie.pdf 4 Inspraakverordening gemeente Woudenberg. Te raadplegen via: https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Woudenberg/34826/34826_1.html Memorie van Toelichting wijziging Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba in verband met de participatieverordening en het uitdaagrecht van inwoners en maatschappelijke partijen (Wet versterking participatie op decentraal niveau), p 1-4. Te raadplegen via: https://www.internetconsultatie.nl/participatieverordening 5

Middels de ingekomen stukken voor de raadsvergadering van juli 2017 is de gemeenteraad geïnformeerd over deze notitie. Het college geeft in de notitie aan dat Right to Challenge (RtC) een goede aanvulling is op de al bestaande instrumenten om invulling te geven aan participatie. Destijds was het nog te vroeg om hiervoor kaders te stellen en dit vast te leggen in een verordening. Wel werd ingezet op het informeren van inwoners over de mogelijkheden van RtC en het voorbereiden van medewerkers op deze vorm van participatie. Om uiteindelijk - op basis van opgedane ervaringen - te komen tot een procedure en criteria voor deze manier van participeren. Dit vraagt in de toekomst nog om een verdere uitwerking. Zoals eerder benoemd, nemen inwoners steeds vaker zelf het initiatief in hun leefomgeving. Als deze trend zich voortzet is de verwachting dat de komende jaren –als onderdeel van participatie- steeds meer sprake zal zijn van initiatieven uit de samenleving of initiatieven voor het overnemen van gemeentelijke taken.6 Daarom stelt de minister voor het uitdaagrecht op te nemen als onderdeel van de voorgestelde participatieverordening. De gemeenteraad kan dan kaders en voorwaarden vaststellen waaronder inwoners taken van de gemeente kunnen uitvoeren.

1.4 Totstandkoming van deze oplegger Naast de wettelijke aanleidingen voor een aanpassing van het beleid uit 2012 hebben wij geëvalueerd hoe het beleid sinds 2012 is toegepast. De leerpunten hiervan zijn verwerkt in deze oplegger en vormen de basis voor de aanpassingen. Hierbij is gekeken naar de ervaringen en toepassing van het beleid door de ambtenaren, college en raad, maar vooral naar de mate waarin de toepassing van het beleid aansluit bij de behoefte van inwoners, ondernemers en organisaties. Een aparte evaluatie heeft, op verzoek van de raad, plaatsgevonden met de raadspartijen over de beleidslijn inspraak en participatie bij ruimtelijke plannen. De specifieke uitkomsten zijn verwerkt in de participatiewijze welke apart te besluitvorming aangeboden is aan de raad en daarna toegevoegd aan de bijlagen van deze oplegger. , de algemeen toepasbare conclusies zijn ook in deze oplegger verwerkt. In 2018 zijn daarnaast verschillende interviews afgenomen met inwoners die met een initiatief of idee aanklopten bij de gemeente. De uitkomsten van deze interviews en de uitkomst van de gemeentemonitor die in 2019 werd gehouden, worden gebruikt om te bepalen wat voor de gemeente Woudenberg belangrijke uitgangspunten zijn voor participatie. De uitkomsten van deze interviews en de gemeentemonitor 2019 zijn opgenomen in bijlage I.

Daarnaast wordt gebruik gemaakt literatuuronderzoek naar succesfactoren van burgerparticipatie. Hoewel nota 2012 al bijna 10 jaar oud is, is deze in de basis nog steeds actueel. De theoretische opzet van de nota uit 2012 maakt echter dat deze in de praktijk te weinig bruikbaar is. Deze oplegger is opgesteld als handzame versie van de nota burgerparticipatie uit 2012, welke beter aansluit bij de behoefte van de gemeentelijke organisatie en de samenleving en de opgedane ervaringen.

Memorie van Toelichting wijziging Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba in verband met de participatieverordening en het uitdaagrecht van inwoners en maatschappelijke partijen (Wet versterking participatie op decentraal niveau), p 6. Te raadplegen via: https://www.internetconsultatie.nl/participatieverordening 6

1. Uitgangspunten participatie De samenleving betrekken bij totstandkoming van beleid heeft volgens de gemeente Woudenberg de volgende voordelen die het uitgangspunt vormen bij participatietrajecten: • • • • •

Beleid of plannen sluiten beter aan bij de wensen en behoeftes van inwoners; Beleid of plannen passen beter binnen de omgeving; Beleidsdoelstellingen worden beter behaald (doordat inwoners zich medeverantwoordelijk voelen en zich herkennen in het beleid); Verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van beleid delen met inwoners; Beleid of plannen waar inwoners zich in kunnen vinden en achterstaan (draagvlak).

De gemeente Woudenberg streeft vier doelen na als het gaat om participatie: - Plannen en beleid maken met een breed draagvlak; - Benutten van kennis en kunde vanuit de samenleving; - Prettig samenleven; - Zorgvuldige besluiten nemen. Als gemeente hebben wij drie verschillende rollen als het gaat om participatie: Betrekken, faciliteren, stimuleren en inspireren, welke bijdragen aan bovenstaande doelen. Met de invoering van de Omgevingswet komt daar het controleren en beoordelen van participatie bij. Ieder participatietraject heeft een ander doel en vraagt om maatwerk. Daarom is het lastig te bepalen wanneer een traject succesvol is geweest. Er zijn geen algemene criteria om succes of falen te bepalen, geen algemene evaluatiemethoden of betrouwbare metingen.7 Als we kijken naar de literatuur wordt meestal onderscheid gemaakt tussen de uitkomst en het proces om vast te stellen of een participatietraject succesvol is geweest. Bij de uitkomst gaat het dan bijvoorbeeld om het bereiken van een geaccepteerd besluit. Maar dat is subjectief. Soms wordt een besluit door de ene stakeholder wel geaccepteerd en door de andere niet.

Daarom is het lastig om op basis van de uitkomst te bepalen of een participatietraject succes vol is geweest.8 Goede participatie betekent in ieder geval dat participanten tijdig en zorgvuldig worden betrokken, zodat voor iedereen vooraf én achteraf duidelijk is op welke wijze geparticipeerd kan worden én wat met die participatie is gedaan. Wanneer het succes van een participatietraject wordt bepaald op basis van het proces is het idee dat de kenmerken van het proces het succes van de participatie bepalen. Zaken als transparantie, eerlijkheid en wederzijds vertrouwen zijn hierbij belangrijk.9 Gezien het feit dat de uitkomsten van de interviews die wij hebben gehouden met participanten voornamelijk gericht zijn op het proces van participatie en het feit dat het succes van het proces beter meetbaar is, zijn de uitgangspunten voor participatie in Woudenberg uitgewerkt aan de hand van succesfactoren die gericht zijn op het proces dat is doorlopen.

Rowe & Frewer, 2004, p. 517. Te raadplegen via: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.879.9522&rep=rep1&type=pdf 8 Rowe & Frewer, 2004, pp. 517-522. Te raadplegen via: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.879.9522&rep=rep1&type=pdf 9 Rowe & Frewer, 2004, pp. 520. Te raadplegen via: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.879.9522&rep=rep1&type=pdf 7

Gekeken naar bovenstaande uitgangspunten en de eerder genoemde evaluatie met een afvaardiging van de gemeenteraad en interviews met inwoners betekent dit dat wij de volgende afspraken hanteren bij participatietrajecten: 1. Inbreng vanuit de samenleving wordt gedurende het hele proces meegenomen en er is aandacht voor communicatie met belanghebbenden in alle fasen van het proces; 2. Participatie is transparant: Er worden heldere afspraken gemaakt en duidelijke verwachtingen geschept tussen gemeente en belanghebbenden; 3. Maatschappelijke initiatieven worden met de zelfde zorg behandeld als overheidsinitiatieven; 4. Ieder project vraagt om maatwerk. De doelgroep vormt het uitgangspunt en daar sluiten we op aan in onze aanpak (o.a. door inzet van passende middelen). Daarom start elk project met het nadenken over de passende participatie.

Spelregels Verder nog een paar praktische spelregels: - We gebruiken begrijpelijke taal wanneer we communiceren met belanghebbenden; - We nodigen belanghebbenden minimaal twee weken van te voren uit; - We communiceren tijdig en houden belanghebbenden continu op de hoogte te van het proces en de plannen; - We nemen inbreng van iedereen serieus en zorgen voor gemotiveerde reacties en beantwoorden vragen van participanten; - We zorgen voor werkvormen die passen bij het onderwerp en de doelgroep; - Alle organisatieonderdelen doorlopen in de voorbereiding en uitvoering de stappen van Factor C; - Om burgerinitiatieven te stimuleren zetten we actief in op communicatie over bestaande initiatieven en de mogelijkheden hiervoor; - Voor veelvoorkomende participatie processen worden door de afdeling communicatie standaard voorbeelden en processen voorbereid. Deze worden toegevoegd als bijlage aan deze oplegger. Op basis van de uitkomsten van de standaard projectevaluatie worden deze producten indien nodig aangepast. Op deze wijze houden wij het participatie beleid actueel; De methodiek van factor C is hiervoor het meest passend. Deze methode wordt daarom als organisatiebrede methode voor het toepassen van participatie gebruikt. Deze methode stimuleert ons aan de voorkant goed na te denken over de betrokken belangen en de manier waarop deze het beste betrokken kunnen worden.

Deze methode wordt in het volgende hoofdstuk kort toegelicht en verder uitgewerkt in bijlage II.

2. Organisatiebrede methode t.b.v. participatietrajecten Welke stappen worden doorlopen voor een zorgvuldig participatieproces? Het vormgeven van participatieprocessen betreft een samenwerking tussen het team communicatie en de teams Beleid & Advies, GLOW (voorheen Realisatie en beheer) en projecten. Bij de start/voorbereiding van een project of het opstellen van beleid wordt aan de hand van Factor C bepaald hoe het participatietraject eruit moet komen te zien. In het projectplan wordt het participatieplan opgenomen als integraal onderdeel van het project. De Factor C-methode wordt daarbij gebruikt om: • • • • • •

te bepalen wat de opdracht/het maatschappelijke of politieke doel is; te bepalen wat het doel van het betrekken van belanghebbenden is; te bepalen wie betrokken moeten worden: wie zijn belanghebbenden?; te bepalen welke vorm van participatie wordt toegepast: welke rol hebben belanghebbenden gedurende het proces?; het participatieproces verder vorm te geven; het participatieproces te evalueren.

Factor C in het kort Factor C is een methode die helpt een participatietraject vorm te geven met behulp van een aantal te doorlopen stappen waarbij je uitwerkt in welke fase, met wie, op welk niveau, waarover en wanneer belanghebbenden betrokken worden. Met Factor C wordt participatie heel bewust ingezet en wordt er nagedacht over doelen, doelgroepen en hun rol en communicatie gedurende het proces, waardoor beleid en plannen beter aansluiten bij de wensen en behoeften van inwoners en er een zorgvuldig participatieproces wordt doorlopen. De belangrijkste stappen bij het vormgeven van een participatieproces volgens Factor C zijn: 1. Krachtenveldanalyse - Wat speelt er rondom een onderwerp en met welk doel worden belanghebbenden betrokken? - Wie zijn de belanghebbenden, wie worden geïnformeerd en betrokken? - Welk participatieniveau is geschikt: meeweten, raadplegen, meedenken, meewerken, meebeslissen of faciliteren? 2. Kernboodschap - Wat is bij een (beleids)onderwerp de kern: waar draait het om? - Wat is de belangrijkste boodschap vanuit het perspectief van de doelgroepen? 3.

Communicatiekalender - Wie moeten op welk moment worden geïnformeerd en betrokken? - Welke middelen en activiteiten sluiten goed aan bij de boodschap, de doelgroep en de participatievorm en zet je in gedurende het participatieproces? Voor de verschillende type projecten en werkvelden zijn in de loop van de jaren op basis van ervaring of besluitvorming vaste formats ontwikkeld. Deze zullen de komende jaren verder aangevuld en verbeterd worden.

3. Participatie onder de Omgevingswet Deze handvatten voor participatie bij ruimtelijke ontwikkelingen worden zijn uitgewerkt in een separate participatiewijzer. Initiatieven in de fysieke leefomgeving dienen wat betreft burgerparticipatie dan ook gebruik te maken van deze participatiewijzer. De participatiewijzer is een uitwerking van dit participatiebeleid en is erop gericht initiatiefnemers te inspireren en te wijzen op hun verantwoordelijkheid. De wijzer maakt inzichtelijk wat de impact is van een initiatief, welke wijze van participatie daarbij past en welke uitgangspunten nodig zijn voor zorgvuldige participatie. De wijzer maakt ook helder waar de gemeente op let bij het beoordelen van participatieresultaten.

Bijlage I: Ervaringen met participatie uit Woudenberg Uitkomsten interviews met inwoners 2018 Do’s Reageer op tijd en houd inwoners op de hoogte over wat er met hun inbreng gedaan wordt Houd de doelgroep voor ogen en sluit de communicatiemiddelen aan op de doelgroep Neem inbreng/vragen/initiatieven serieus

Don’ts Neem initiatieven van inwoners niet over. In ieder geval niet zonder motivering. Niet luisteren naar de inbreng van participanten Geen gemotiveerde reactie geven op het al dan niet overnemen van de inbreng van participanten

Betrokkenheid van bestuur en ambtenaren is belangrijk Laat aan inwoners zien voor welke dilemma’s je staat als gemeente en waarom je bepaalde keuzes maakt Als het langer duurt voordat er teruggekoppeld wordt laat dit dan weten aan mensen en leg uit waarom Zorg voor een contactpersoon voor als er vragen zijn Blijf als gemeente participatie stimuleren Wees open en toegankelijk als gemeente Uitkomsten gemeentemonitor 2019 De vragen uit de gemeentemonitor gaan over hoe inwoners het contact met de gemeente ervaren. De vragen zijn gericht op zowel participatie als dienstverlening. Hier lichten we de vragen die betrekking hebben op participatie eruit. Burgerinitiatieven 59% van de ondervraagde inwoners is niet op de hoogte van het feit dat de gemeente hen kan helpen bij het uitvoeren van een idee of initiatief. En als zij dit wel weten is de voornaamste reden om geen hulp te vragen aan de gemeente dat zij geen idee of initiatief hebben. Dit blijkt ook uit het antwoord op de vraag of inwoners vinden dat zij genoeg ruimte krijgen om zelf initiatieven te realiseren. Het grootste aantal respondenten heeft hier geen mening over. Hier zou de gemeente haar activerende rol in moeten zetten. Burgerparticipatie Op de vraag of de gemeente haar inwoners voldoende betrekking bij beleidsvorming, plannen en activiteiten zijn de meningen verdeeld.

21% van de respondenten vindt dat de gemeente inwoners niet voldoende betrekt, terwijl 25% aangeeft dat dit wel het geval is. De overige respondenten hebben hierover geen mening. De gemeente zou inwoners dus (nog) meer kunnen betrekken, maar deze conclusie is niet eenduidig.

Bijlage II: Uitwerking methodiek Factor C Factor C is een methodiek waarmee in zeven stappen een participatieproces kan worden vormgegeven. De methodiek Bij het opzetten van een participatieproces is een aantal vragen altijd relevant om te stellen, ongeacht de omvang van het project of de fase waarin een project zich bevindt. Deze vragen zijn hieronder op een rijtje gezet: ▪ WAT is het doel? Hierbij gaat het om wat het project moet opleveren. De weg ernaar toe wordt ontworpen en de verwachte mijlpalen beschreven. ▪ WIE zijn daarbij belangrijk? Het is belangrijk om alle betrokkenen te inventariseren en een analyse van het krachtenveld te maken: Waar zit steun en kritiek, wat zijn argumenten en relaties? ▪ Welke ROL spelen de partijen? Bepaal de beleidsruimte: Is er ruimte om anderen mee te laten praten? Bepaal per stap in het proces de bijdrage van partijen: Meedenken, meeweten, meewerken of meebeslissen. ▪ Heb je een heldere KERNBOODSCHAP? Bij het toepassen van Factor C is het belangrijk om in de huid van de doelgroep te kruipen: Wat denken, voelen en vinden zijn? ▪ HOE ga je communiceren en welke middelen gebruik je om belanghebbenden te betrekken? Kies de voor de doelgroep geschikte (communicatie)middelen. Maak hierbij gebruik van bestaande communicatiekanalen waar de doelgroep informatie of elkaar zoekt of ziet.

▪ Hoe kies je het juiste MOMENT voor contact? Kies contactmomenten die logisch zijn voor de doelgroep. Maak een planning voor het hele traject: Wanneer zijn er radiostiltes en wanneer is er juist een overload aan informatie? ▪ Hoe is de ORGANISATIE van de communicatie? Het is belangrijk om duidelijk te bepalen wat de rol van communicatie is binnen een participatieproces. Wat kan communicatie doen? Welke regels gelden er en wie er verantwoordelijk voor het contact met buiten? Stap 1: Wat is het beleidsdoel? Het startpunt bij Factor C is de opgave: Wat is opdracht en wat is het maatschappelijke of politieke doel? Het is belangrijk om de stappen, de mijlpalen op weg naar het einddoel en het beoogde einddoel inzichtelijk te maken. Denk hierbij aan fasen van interne besluitvorming, politieke besluitvorming, fasen van ontwerp, onderzoek, naar buiten treden en uitvoering en bepaal per fase welke rol er voor belanghebbenden is weggelegd. Stap 2: Wie zijn daarvoor belangrijk? In deze stap worden alle partijen geïnventariseerd en hun rol, belangen en houding in het krachtenveld geanalyseerd. Beleidsontwikkeling is een dynamisch proces waarbij veel verschillende partijen een rol spelen, zowel bij de agendering, totstandkoming, besluitvorming en als bij de uitvoering.

Beleid maken begint met een goed inzicht in het krachtenveld: Wat speelt er buiten? Wat drijft personen en organisaties? Wie heeft belang bij het onderwerp en laat zich zien en horen? Beantwoord daarbij de volgende vragen: 1. 2. 3. 4.

Met welke partijen heb of krijg ik te maken? Hoe verhouden de partijen zich onderling? Welke partijen en standpunten hebben de partijen bij het project? Wat is de inbreng van partijen in de beleidsdiscussie?

Stap 3: Welke rol spelen deze partijen? In deze stap bepaal je de verwachte rol van de belangrijkste spelers in het participatieproces. Dit gebeurt per fase, want de rol kan tijdens het beleidsproces veranderen.

Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van alle betrokken partijen bij het beleidstraject. Je kunt dan goed bepalen wat je wilt en/of verwacht van deze partijen en welke rol je ze wilt geven. Wil je ze bijvoorbeeld nauw betrekken (meedenken) bij het traject of houd je ze alleen op de hoogte (meeweten)? Dit is een belangrijke keuze: je onderscheidt per doelgroep wat je met en van ze wilt. Je stelt zorgvuldig vast waar de beleidsruimte zit en aan welke spelers je deze ruimte wilt geven. Dat levert veel duidelijkheid op, zowel voor de gemeente als voor de betrokken partijen, want iedereen kent zijn of haar rol en weet wat er van hen verwacht wordt. Het model ‘De ringen van invloed’ kan helpen bij het toekennen van de rollen aan de partijen binnen het beleidstraject. Het model verenigt twee manieren waarop partijen ingedeeld kunnen worden: hun formele rol en hun betrokkenheid (Rijksoverheid, 2010).

Afbeelding 1: De Ringen van Invloed (Rijksoverheid)

De formele rol De 'taartpunten' verdelen de partijen naar hun rol/betrokkenheid bij het project: • Beslissers: nemen formeel beslissingen over het project • Gebruikers: gebruiken het resultaat of ondervinden de gevolgen van het project • Uitvoerders: spelen een rol in de uitvoering van het beleid • Toeleveranciers: stellen mensen, middelen of deskundigheid beschikbaar aan het project. De betrokkenheid bij het project De cirkels die de punten doorsnijden, geven de rol aan die de partijen in het traject spelen. Het middelpunt van de cirkels vormt het projectteam. De cirkels geven aan op welke 'afstand' de partijen van het projectteam staan. Het model onderscheidt vier cirkels die de mate van participatie aangeven, ook wel de participatievorm: • Meebeslissen: deze partijen hebben doorslaggevende invloed op het project of in de uitvoering. • Meewerken: deze partijen werken mee aan het project, bijvoorbeeld door interviews af te nemen in de verkenningsfase. • Meedenken: deze partijen hebben een inhoudelijke inbreng. Zij geven bijvoorbeeld interviews in de verkenningsfase. • Meeweten: deze partijen spelen geen actieve rol in het project, maar moeten wel op de hoogte worden gehouden. Dit kan bijvoorbeeld door een nieuwsbrief. De informatie in bijlage III biedt handvatten bij het maken van de keuze voor de juiste participatievorm.

Naast bovengenoemde participatievormen vanuit de methodiek Factor C, voegt de gemeente Woudenberg vanuit het gedachtegoed van de participatieladder twee extra participatievormen toe aan dit rijtje, die Factor C niet onderscheid: raadplegen en faciliteren. Omdat ook deze participatievormen waardevol kunnen zijn. Aanpak De bedoeling is dat alle betrokken partijen in het model worden geplaatst. Het is het beste om dit samen met de projectgroepleden vorm te geven. De centrale vraag die gesteld moet worden is: hoe bepalend is de partij voor het welslagen van het project in een bepaalde fase? Een grote invloed kan een reden zijn om een partij dicht bij het project te betrekken, zodat deze partij het eerder eens zal zijn met het resultaat. Aanpak stap voor stap: • Start met een lijst van partijen en maak een onderverdeling naar beslissers, gebruikers, uitvoerders en toeleveranciers. • Bepaal voor welke fase de analyse wordt gemaakt. Rollen kunnen immers veranderen gaandeweg het project. Bijvoorbeeld: personen die in de verkenningsfase zijn geïnterviewd (dus 'meedenkers' waren), worden in het vervolg op de hoogte gehouden ('meeweters'). • Plaats de partijen in het schema.

Bespreek welke rol de personen of organisaties in het project spelen: nemen ze zitting in het projectteam (meewerken), denken ze mee (meedenken), of worden ze alleen op de hoogte gehouden (meeweten)? Of vallen ze buiten de cirkels en zijn ze op geen enkele manier betrokken?

Stap 4: Wat is een heldere kernboodschap? De kernboodschap geeft de focus van het beleid weer, geredeneerd vanuit het perspectief van de ontvanger. De boodschap moet worden geschreven vanuit de beleidsinhoud en is een samenhangend betoog dat wordt gebruikt bij de communicatie tijdens het participatieproces en in de communicatie over het proces. Voor het formuleren van de kernboodschap kunnen de volgende stappen gevolgd worden: 1. Benoem het beleidsdoel; 2. Kies de doelgroep; 3. Verplaats je in de doelgroep: formuleer kritiek en steun; 4. Sla de brug: formuleer antwoorden; 5. Schrijf de kernboodschap; 6. Pas toe. Stap 5: Welke passende middelen zet je in? Elke participatievorm vraagt om een bepaalde mix en dosering aan communicatie,- en participatiemiddelen- en kanalen die aansluiten bij de doelgroep. Het juiste communicatie- en/of participatiemiddel kan bepaald worden aan de hand van enkele vragen: • Wat is het doel van de interactie? • Wat verwacht je van de partijen? Zoals hierboven al toegelicht, biedt bijlage III handvatten bij het maken van de keuze voor de juiste participatievorm en daarbij geschikte middelen. Stap 6: Hoe kies ik het juiste moment voor contact? Er zijn vaak talrijke contacten met de buitenwereld, zeker in omvangrijke beleidstrajecten. Het is belangrijk om de doelgroep(en) op het juiste moment en op de juiste manier te benaderen.

Wat is bijvoorbeeld het juiste moment om doelgroepen te betrekken? De timing van communicatie-uitingen is cruciaal voor het slagen ervan. Het is belangrijk om het juiste moment uit te kiezen voor het beste effect. De belangrijkste communicatiemomenten kunnen aan de hand van de volgende vragen bepaald worden: 1. Wat zijn logische communicatiemoment, gezien de mijlpalen in het project? 2. Welke perioden en mijlpalen springen eruit, zijn cruciaal? Deze bepalen de timing en inrichting van de communicatie. 3. Hoe kan er slim ingespeeld worden op actuele ontwikkelingen? Het belangrijk om de communicatiemomenten optimaal te laten aansluiten op ontwikkelingen die op dat moment belangrijk zijn voor doelgroepen. Zo kan er bijvoorbeeld geprofiteerd worden van besluitvormingsprocessen, projectmanagement, de politieke-agenda en media-aandacht. De communicatiekalender De communicatiekalender helpt bij het bepalen van de communicatiestrategie en biedt een overzicht van de lopende communicatieactiviteiten. De communicatiekalender is een matrix met op de assen de belangrijkste doelgroepen – en mijlpalen bij een beleidstraject. Zo ontstaat er een schema dat overzicht biedt in de communicatiedoelstellingen, kernboodschappen en communicatiemiddelen per doelgroep per fase in het beleidstraject. Deze verschillen namelijk per doelgroep en per moment.

De communicatiekalender kan gebruikt worden om: • De geschikte communicatiemomenten te bepalen.

• •

Communicatieactiviteiten te bewaken. Zo kan worden voorkomen dat het te lang stil is richting bepaalde doelgroepen of dat andere doelgroepen weer een overload aan informatie krijgen. Contacten met doelgroepen af te stemmen over meerdere beleidstrajecten. Zo kunnen de mogelijkheden contacten met doelgroepen af te stemmen en/of te combineren inzichtelijk gemaakt worden.

Bijlage III: Participatievormen 1. Meeweten (informeren) De initiatiefnemer (kan zowel de gemeente als een particuliere initiatiefnemer zijn) bepaalt in grote mate zelf de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen hiervan op de hoogte. Het gaat hier puur om informatieverstrekking. Rol belanghebbenden Toehoorder. Ontvangen/consumeren van informatie. Reactie wordt niet verwacht. Hoogstens naar informatie vragen. Geen mogelijkheid een bijdrage te leveren aan het proces. Werkstijl Oog voor kwaliteit, zorgvuldigheid en timing (vorm en inhoud)vanuit eigen expertise ingezet Werkvormen Website, persbericht, nieuwsbrieven, informatieavond, etc. 2. Raadplegen De initiatiefnemer bepaalt in grote mate zelf de agenda, koers en oplossingen, maar vraagt betrokkenen om commentaar, vaak binnen vastgestelde kaders. De gemeente verbindt zich niet bij voorbaat aan de resultaten die uit de raadpleging voortkomen. Rol belanghebbenden Geconsulteerde. Er is ruimte om meningen te laten horen en om informatie te geven over kennis, ervaringen en opvattingen. Werkstijl Dienstverlenend, inspelend op vragen; geven van toelichting en aanvullende informatie. Werkvormen Enquête, peiling, inloopavond, inspraakavond, reacties via brief of internet, interview, klankbordgroep, wijkschouw. Voorbeelden 1.

Burgerpeiling: Met één of relatief kleine groep belanghebbenden een diepgaand gesprek te voeren over een gecompliceerd beleidsonderwerp met als doel inzicht te krijgen in de manier waarop verschillende categorieën burgers over dat onderwerp denken en vooral de manier waarop meningsvorming daarover plaats vindt. 2. Inloopavond: Geen centrale introductie. Bij deze bijeenkomsten worden de reacties van de inwoners meegenomen bij de verdere ontwikkeling van de plannen. Ook krijgen de inwoners een reactie van de gemeente. 3. Klankbordgroep: Dit is een vaste groep inwoners die gevraagd kan worden naar standpunten en meningen. De klankbordgroep wordt voor een langere periode samengesteld. De reacties van de klankbordgroepen worden meegenomen bij de ontwikkeling van nieuwe plannen. 4. Schouw: De schouw wordt meest toegepast op wijkniveau en georganiseerd vanuit de gemeente. Burgers gaan samen met betreffende beleidsambtenaren en politiek bestuurders (raadsleden, wethouder) wandelend of fietsend een buurt, wijk in en maken een tocht langs specifieke plekken. Ter plaatse bekijken ze de situatie en spreken ze met bewoners.

3. Meedenken (adviseren) De initiatiefnemer stelt in beginsel de agenda samen, maar geeft betrokkenen de gelegenheid problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren. Deze ideeën spelen een volwaardige rol in de ontwikkeling van beleid. De initiatiefnemer houdt rekening met de resultaten, maar verbindt zich hier niet per se aan. Kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. Rol belanghebbenden Adviseur: Belanghebbenden krijgen alle gelegenheid om problemen en oplossingen aan te dragen. Hun mening speelt een grote rol bij de ontwikkeling van beleid en projecten. Werkstijl Dienstverlenend, inspelend op vragen; geven van toelichting en aanvullende informatie. Nooit je eigen expertise op de voorgrond stellen. Werkvormen Werken met participatiegroepen, burgerplatform, expertmeeting, burgerpeiling, burgerjury, wijkplatforms, rondetafelgesprek, debat. 4. Meewerken (coproduceren) De initiatiefnemer en belanghebbenden komen een agenda overeen en zoeken samen naar oplossingen en werken op basis van gelijkwaardigheid. De initiatiefnemer verbindt zich aan deze oplossingen bij de uiteindelijke besluitvorming, na toetsing aan vooraf gestelde voorwaarden. Rol belanghebbenden Samenwerkingspartner: De partijen zoeken samen naar oplossingen en werken op basis van gelijkwaardigheid. De burger werkt intensief met de gemeente mee aan plannen of beleid.

Wanneer voorstellen niet worden overgenomen of worden gewijzigd om bepaalde redenen, is het erg belangrijk dat deelnemers geïnformeerd worden over wat wel en wat niet van de plannen wordt overgenomen en waarom. Maar eigenlijk is het op deze trede van de ladder not done als de initiatiefnemer de plannen niet overneemt. Werkstijl Interactie, open, flexibel Werkvormen Projectgroep, werkgroep, werkateliers, afsluiten convenant. Voorbeelden 1. Ontwerpatelier: In een ontwerpatelier gaan de deelnemers zelf aan de slag met de Invulling van een bepaald gebied. 2. Werkgroep: Gedurende een langere periode werkt een groep belanghebbenden samen met de initiatiefnemer aan een bepaald thema of product. De bedoeling is dat de hele groep zich in het eindresultaat kan vinden. 3. Stakeholdermethode: Het streven: consensus (win-win). Een projectgroep maakt, Onder begeleiding, een plan en stelt hierbij de verschillende belangen centraal. Kenmerkend Voor deze methode is dat er gestreefd wordt naar consensus en niet naar een compromis. Tussen deze twee uitkomsten is een groot verschil: bij consensus zijn alle partijen het eens met de ingeslagen weg en hebben ze er allen voordeel bij. Een compromis staat voor de grootste gemene deler en betekent vaak dat iedereen inlevert.

5. Meebepalen (meebeslissen) (alleen als gemeente initiatiefnemer is, het gaat over besluitvorming) De gemeente laat de besluitvorming, (soms) binnen bepaalde randvoorwaarden, over aan de betrokkenen, waarbij de gemeente een adviserende rol vervult. Resultaten uit het proces hebben een bindende werking, de gemeente neemt de resultaten over. Voorwaarde voor participatie is dat betrokkenen vooraf weten welke invloed zij hebben, welke randvoorwaarden er zijn en wat het uiteindelijke doel is. Rol deelnemers/inwoners Meebeslisser: Bewoners en betrokkenen kunnen zelf beslissen. Hun mening is richtinggevend bij de besluitvorming. Rol college/raad Delegeert de besluitvorming naar betrokkenen. Bestuursstijl Delegerend, gelijkwaardig overleg. Rol eigen organisatie Dienstverlenend, faciliterend, geven van toelichting en aanvullende informatie. Het genoegen kunnen nemen met een oplossing die vooraf eigenlijk als sub optimaal werd gezien. Werkstijl Dienstverlenend, informerend, interactief beleid, samenwerkend. Werkvormen Werkgroep, werkatelier, wijkplatform, referendum Voorbeelden 1. Wijkbudget: wijkplatform/bewoners mogen zelf besteding aangeven met in acht nemen van randvoorwaarden en spelregels. 2. Werkgroep: De gemeente formeert met alle betrokken partijen een werkgroep en stelt samen een overeenkomst op met afspraken over de werkwijze. 3.

Werkatelier: Eenmalige bijeenkomst van burgers die samen met ambtenaren en Politici werken aan beleid. Vanuit de eigen kennis geven de deelnemers hun mening en adviezen. Vooraf wordt duidelijk het doel van de samenkomst bepaald. 6. Zelf organiseren/faciliteren (alleen als gemeente initiatiefnemer is) Inwoners nemen zelf het initiatief om activiteiten, projecten of voorzieningen tot stand te brengen en te beheren/onderhouden. Dit noemen we het uitdaagrecht/right to challenge. De gemeente kan kaders en randvoorwaarden stellen, maar is bij de totstandkoming (initiatief) en uitvoering (beheer) niet direct betrokken. Voorbeelden: bewonersbudgetten, wijkactiviteiten, burgerinitiatieven, beheer en onderhoud van groen of speelplaatsen. Rol deelnemers/inwoners Initiatiefnemer/organisator. De doelgroep neemt het initiatief en gaat zelf aan de slag. Rol college/raad Biedt ondersteuning zoals tijd, deskundigheid en stelt de kaders. Bestuursstijl Faciliterend, ondersteunend.

Rol eigen organisatie Faciliteren, ondersteunen, inspelend op vragen; geven van aanvullende informatie. En bewaakt de kaders. Werkstijl Faciliterend, dienstverlenend, interactief, ruimte geven. Werkvormen Burgerinitiatieven en initiatieven van bewonersgroepen in de samenleving.

Literatuurlijst •

• • •

• •

• • •

•

• • •

•

•

Brans, M., Maesschalck, J., Gelders, D., & Colsoul, N., 2008, . Eindrapport “Burgerparticipatie”. Leuven: K.U. Leuven. Te raadplegen via: https://soc.kuleuven.be/io/onderzoek/project/onderzoeksprojectburgerparticipatie-2007-2008 Coalitieakkoord gemeente Woudenberg, p. 6. Te raadplegen via: https://www.woudenberg.nl/over-de-gemeente/coalitieprogramma-2018-2022 Gewijzigde motie-Nooren (PvdA) c.s. over verplichte opstelling van participatiebeleid. Te raadplegen via: https://www.eerstekamer.nl/motiedossier/34986_aa_was_letter_x_gewijzigde Goodspeed, R.C. (2008), Citizen Participation and the Internet in Urban Planning, p. 31. University of Maryland. Te raadplegen via: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.513.5884&rep=rep1&t ype=pdf Loyens & Van de Walle, 2006, p. 8-12. Te raadplegen via: file:///G:/Kwaliteit%20en%20Advies/Communicatie/1.%20Corporate%20commun icatie/11.%20Participatiebeleid/Literatuur/metis_149285_OA%20(1).pdf Kamerbrief Plan van Aanpak Versterking Lokale Democratie en Bestuur, p. 1. Te raadplegen via: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2018/07/05/kamerbriefplan-van-aanpak-voor-versterking-lokale-democratie-en-bestuur Memorie van Toelichting van de Ow, Kamerstukken II 2013/14, 33 962, nr. 3, p. 218. Te raadplegen via: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-339623.html Vgl.

de definitie van ‘participatieve aanpak’, zie de Memorie van Toelichting (hierna: ‘MvT’) van de Ow, Kamerstukken II 2013/14, 33 962, nr. 3, p. 389. Te raadplegen via: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-33962-3.html Memorie van Toelichting wijziging Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba in verband met de participatieverordening en het uitdaagrecht van inwoners en maatschappelijke partijen (Wet versterking participatie op decentraal niveau), p 1-6. Te raadplegen via: https://www.internetconsultatie.nl/participatieverordening Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Kamerbrief Plan van Aanpak Versterking Lokale Democratie en Bestuur (2018). P. 2. Te raadplegen via: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2018/07/05/kamerbriefplan-van-aanpak-voor-versterking-lokale-democratie-en-bestuur Rijksoverheid (2014). Code Maatschappelijke Participatie. Te raadplegen via: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2014/06/13/codemaatschappelijke-participatie Rowe & Frewer, 2004, pp. 517-522. Te raadplegen via: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.879.9522&rep=rep1&t ype=pdf Susha, I. & A. Grönlund (2012), eParticipation research: Systematizing the field. Government Information Quarterly 29, pp. 373-382.

Te raadplegen via: https://www.researchgate.net/publication/257244552_eParticipation_Research_S ystematizing_the_Field UK Cabinet Office (2000), Code of Practice on written consultation. Te raadplegen via: https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/att achment_data/file/100807/file47158.pdf Veldheer, V., Jonker, J., Van Noije, L., Vrooman, C. (2012). Een beroep op de burger. Den Haag: Sociaal en Cultureel Planbureau. Te raadplegen via: https://www.scp.nl/Publicaties/Alle_publicaties/Publicaties_2012/Een_beroep_op_ de_burger

• • •

De Vries, A. Amendement De Vries (2015). Te raadplegen via: http://www.estibbe.com/pgo/documenten/kst-33962-39.pdf Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, 2012. Te raadplegen via: https://www.wrr.nl/publicaties/rapporten/2012/05/22/vertrouwen-in-burgers Wijdeven, T. van den, Graaf, L. de., & Hendriks, F. (2013). Actief burgerschap. Lijnen in de literatuur. Tilburg: Tilburg University. Te raadplegen via: https://pure.uvt.nl/ws/portalfiles/portal/8082242/Actief_burgerschap_Lijnen_in_d e_literatuur_TSPB_mei_2013_definitief.pdf