12.a Jaarplan griffie Woudenberg 2025.pdf
Tekst van het document
JAARPLAN GRIFFIE 2025 Gemeente Woudenberg
1 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
Voorwoord De gemeenteraad heeft op 23 november 2023 de ‘Instructie voor de griffier’ vastgesteld. Op basis daarvan biedt de griffier de gemeenteraad in principe elk jaar een jaarplan aan, zodat de gemeenteraad inzicht heeft in de plannen van de griffie over hoe zij denkt de gemeenteraad zo optimaal mogelijk te gaan faciliteren in het komend jaar. Het jaarplan 2025 is het tweede jaarplan van de griffie Woudenberg. Hierin geven we inzicht in waar de griffie in 2025 extra tijd aan wil gaan besteden. Verder in dit jaarplan een korte terugblik op het jaar 2024. In de bijlage staat wat de reguliere taken zijn van de griffie met de omschrijving van de organisatie.
“Een raad die zichzelf serieus neemt en ambities heeft investeert ons inziens in een goede, toekomstbestendige, volwaardige griffie.”1 We willen dan ook werken aan een toekomstbestendige griffie voor Woudenberg, waarbij we het jaarplan hebben opgebouwd langs drie lijnen. De rol van de griffie richting: -
de raad de samenleving ambtelijke organisatie & college van B&W (intern samenspel)
Dit jaarplan is een leidraad in het gesprek met de werkgeverscommissie en geeft een helder beeld wat de raad van de griffie mag verwachten in 2025 en tevens is het de basis voor de werkwijze van de griffie. Dit jaarplan is besproken met de werkgeverscommissie, waarna de werkgeverscommissie het heeft aangeboden aan het presidium en ter kennisname aan de gemeenteraad. De griffie is altijd bereid om in gesprek te gaan over de inhoud van dit plan. Eventuele aanpassingen zullen in overleg met de werkgeverscommissie worden doorgevoerd en ter bespreking aan het presidium worden voorgelegd.
Sandra Lenderink en Janneke Vos Griffier en griffie-medewerker / plv. griffier gemeenteraad Woudenberg Januari 2025
1
Uit de – overigens geheime – notitie van de werkgeverscommissie voor de raad van 2 februari 2023
2 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
1. 2025 Uit gesprekken met de fracties2 aan de hand van de praatplaat ‘De rol van griffiers in het versterken van de lokale democratie’ kwam het beeld naar voren, dat er vooral behoefte is aan een griffie die ondersteunend is aan goed functionerend bestuur. Dit sluit aan bij de basistaak vanuit de wet, dat de griffier de raad ‘terzijde staat’3 in zijn taken. De wetgever heeft de algemene ondersteuning aan de volksvertegenwoordiging als geheel onderscheiden van de meer politiek georganiseerde fractieondersteuning en de mogelijkheden voor meer inhoudelijke ambtelijke bijstand. De griffier is daarmee door de wetgever geplaatst voor de brede taak ‘het ondersteunen van goed functionerend bestuur’. Daarnaast heeft de raad behoefte aan procesbegeleiding en advisering. De zorg voor het besluitvormingsproces om te komen tot een besluit is een belangrijke taak van de griffier. In dit proces zitten allerlei deelaspecten die aandacht verdienen: welke procesafspraken zijn er voor het aanleveren van stukken, hoe wordt informatie aangeleverd, op welke wijze wordt de agenda voor de raad samengesteld en wie heeft welke rol op welk moment? De griffier houdt zicht op deze processen en afspraken. Wanneer het besluit is genomen, betekent de handtekening van de griffier dat zij instaat voor de formele geldigheid. De adviserende rol van de griffier past in het profiel van de strategische griffier 4.
Het is niet voor niets beschreven als eerste resultaatgebied: een griffier adviseert op strategisch niveau over politieke, bestuurlijke en organisatorische processen en positioneringsvraagstukken. Daarnaast kunnen raadsleden ook voor individueel advies bij de griffier terecht.
Tenslotte heeft de raad in mindere mate behoefte aan coaching en een rol van de griffier als hoeder van de democratie. De rol van coach ligt formeel niet vast in de wet, maar de griffier neemt deze rol wel op zich. De griffier neemt soms de rol aan van gesprekspartner voor raadsleden om te klankborden over processen, interne relaties, opstelling in vergaderingen of de effectiviteit van hun handelen. Ruimte voor deze rol moet je gegeven worden. Vertrouwen in de griffier is hiervoor essentieel. De rol of taak van hoeder van de democratie is opgenomen in artikel 6 van de instructie voor de griffier 20235. ‘De griffier draagt actief bij aan: a. de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met inachtneming van geldende regels; b. het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente; c. (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie; d. inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner’.
2
Gevoerd van 2september tot en met 27 november. Artikel 107a Gemeentewet 4 het generieke functieprofiel voor de griffier, 5 https://gemeentebestuur.woudenberg.nl/Documenten/Instructie-voor-de-griffier-2023.docx 3
3 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
In de volgende paragrafen zijn de activiteiten uiteengezet, die de griffie het komende jaar voor de raad wenst uit te voeren, waar relevant met een doorkijk naar de periode daarna. De uit te voeren activiteiten vinden plaats naast de reguliere taken, zoals vermeld in de bijlage. Niet alles kan derhalve tegelijk worden opgepakt. In overleg met de werkgeverscommissie blijft er ruimte voor aanpassing in de prioritering dan wel het opnemen van nieuwe acties.
1.1 Taken/rollen van de griffie richting eigen raad Op 18 maart 2026 vinden de periodieke gemeenteraadsverkiezingen plaats en wordt de gemeenteraad gekozen voor de periode 2026 – 2030. Voor de griffie is dit een hectische periode waarin niets aan het toeval mag worden overgelaten. Dit vierjaarlijkse hoogtepunt in de lokale democratie betekent voor de griffie alle hens aan dek. Alles luistert zeer nauw en moet in betrekkelijk korte tijd worden uitgevoerd. Zowel voorafgaand aan de verkiezingen als in de periode direct daarna wachten de griffie tal van activiteiten en handelingen die moeten worden verricht naast het normale dagelijkse raadswerk. Om zich goed op de verkiezingsperiode voor te bereiden, gaat de griffier in april een speciale cursus van een dagdeel volgen, die haar faciliteert om goed toegerust aan de periode van de raadsverkiezingen te beginnen.
In het kader van de taak ‘versterken van de lokale democratie’ zal de griffie in 2025 inzetten op het efficiënt en effectief organiseren van inbreng in de regio. Hiermee is in december 2024 al een start gemaakt, door mee te doen met het project ‘versterken radenpositie in regionale samenwerking’ in de provincie Utrecht. Dit project houdt in dat een door de griffierskringen in de provincie Utrecht aangestelde gezamenlijke raadsadviseur regionale samenwerking voor alle gemeenten inventariseert welke kansen en best practices er zijn waarmee de radenpositie individueel én gezamenlijk versterkt kan worden. Door vervolgens alle inzichten samen te brengen, kunnen we toewerken naar één gezamenlijke aanpak om het gezamenlijke doel te bereiken. Zo creëren we een collectief gedragen route.
Veel raadsleden maken al gebruik van AI. De griffie wil gaan verkennen in hoeverre de toepassing van AI de raadsleden en de griffie kan helpen en de efficiëntie kan verhogen. De griffie wil dit jaar een training organiseren, waarin tips en trucs aan de orde komen, uitleg wordt gegeven hoe je een goede opdracht geeft aan een AI-tool en met welke risico’s rekening moet worden gehouden.
Nadat de raad bij de begroting 2025-2028 de middelen beschikbaar heeft gesteld voor een nieuw A-/V-systeem voor de raadzaal, zal in 2025 de aanbesteding en implementatie van een dergelijk systeem plaatsvinden.
1.2 Taken/rollen van de griffie richting de samenleving De gemeenteraad doet zijn werk voor het algemeen belang van de inwoners. De zichtbaarheid van de raad is daarom van belang, niet alleen om informatie te brengen. De griffie zal daarom in 2025 4 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
alert blijven op mogelijkheden om de bekendheid van de raad en raadsleden te vergroten, en de raad te positioneren om verbinding te leggen met inwoners, bedrijven en organisaties.
In het kader van de voorbereiding op de nieuwe raad vanaf 2026 overweegt de griffier een interview in De Woudenberger. Op deze manier kan meer bekendheid gegeven worden aan wat de griffie(r) doet voor de gemeenteraad en waarvoor inwoners en organisaties bij de griffie(r) terecht kunnen. Ook kan er dan een koppeling gemaakt worden met Gast van de Raad en eventuele andere acties om de betrokkenheid van inwoners bij de politiek te vergroten.
1.3 Taken/rollen van de griffie bij intern samenspel Transparantie en toegankelijkheid zijn belangrijke democratische waarden. Raadsvoorstellen die onleesbaar zijn voor zowel de gekozen als de meelezende inwoners, moeten daarom tot het verleden gaan behoren. De toegankelijkheid en begrijpelijkheid van informatie, maar vooral van raadsvoorstellen is belangrijk om de lokale democratie goed te kunnen volgen. De griffier gaat in gesprek met de gemeentesecretaris en het MT om te komen tot begrijpelijke en duidelijke voorstellen. Dit getuigt van een respectvolle benadering van onze inwoners en volksvertegenwoordigers.
5 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
Overzicht activiteiten 2025 Richting de raad Richting de samenleving Intern samenspel
6 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
Activiteit Voorbereidi ng verkiezinge n en nieuwe raad Efficiënt en effectief organiseren van inbreng in de regio Verkennen mogelijkhed en toepassing van AI Aanbestedi ng en implementa tie nieuw A-/Vsysteem voor de raadzaal Meer zichtbaarhe id en verbinding met inwoners, bedrijven en organisatie Interview griffier in de Woudenber ger
Q1
Q2 X
Q3 X
Q4 X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Begrijpelijk e en duidelijke voorstellen
X
X
X
X
7 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
3. Terugblik 2024 De huidige werkgeverscommissie is sinds 23 februari 2023 operationeel. De huidige griffier zit sinds 1 mei 2023 in haar functie, de griffiemedewerker / plaatsvervangend griffier sinds 1 juli 2023. De werkgeverscommissie komt minimaal eens per kwartaal bijeen.
In onderstaand overzicht is aangegeven wat de resultaten zijn van het griffiejaarplan 2024.
8 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
Activiteit
Q1
Aanpassen RvO voor de raad en de Verordening op de raadscommissie
Q2
Q3
X
Vastgesteld door de raad op 4 juli
Debattraining Ontwikkeling kennis en deskundigheid griffie
Q4
30 september -
-
Deelname griffier aan Griffierskring UtrechtOost Deelname griffier aan de Grote Workshop van de Vereniging van Griffiers
-
-
Deelname griffier aan Griffierskring Utrecht-Oost Deelname griffier aan intervisie vanuit de Vereniging van Griffiers Deelname griffier aan webinar ‘De rol van de raad bij digitale veiligheid en NIS2’
-
-
Deelname griffier aan Griffierskring Utrecht-Oost Deelname griffier aan intervisie vanuit de Vereniging van Griffiers
-
-
-
-
Afspraken naar aanleiding van gedragscode integriteit
X
Raadsvoorstel krediet voor nieuw Audio-/Videosystee m Offertetraject nieuw Audio-/Videosystee m
X
LTA
Vastgesteld door de raad op 30 mei 2024
Raadsbesluit (begroting) 24 oktober 2024 X
Verordening rechtspositie raadsen commissieleden
X
X
X
Deelname griffier aan intervisie vanuit de Vereniging van Griffiers Deelname griffier aan griffierscongres 3 en 4 oktober Deelname plv. griffier aan Leergang raadsadviseur / plv. griffier (7 dagen vanaf 30 oktober tm december) Deelname griffier aan webinar ‘AI en de griffie: kansen en kaders voor de toekomst’
X
Aanbesteding start in Q1 2025 Vast te stellen door de raad In Q1 2025
De agendacommissie beschikt sinds september over
9 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
X
een dynamische raadsplanning Uitwerking rol raad in participatietrajecten
X
Is volgend aan het traject van het college
X
X
Het presidium is op 28 november akkoord gegaan met deelname aan gezamenlijke raadsadviseur regionale samenwerking
Stageplek bieden
Stageplek griffie is aangeboden bij diverse opleiders en geplaatst op de website; helaas zonder resultaat
X
Evaluatie pilot Open Microfoon
Het presidium heeft op 25 april besloten de pilot met 6 (commissiemaanden) te verlengen.
Dag van de Democratie
Het presidium heeft aangegeven dit te willen koppelen aan Open Monumentendag, wanneer dit weer in Woudenberg wordt georganiseerd (2026)
X
X
X
Vervolg samenwerking GRen
Alert op mogelijkheden om participatie en bekendheid te vergroten, de raad te positioneren en verbinding te leggen met inwoners, bedrijven en organisaties
X
X
In 2024 heeft de griffie de volgende raadsdocumenten opgeleverd: 10 Jaarplan griffie Woudenberg 2025
Het presidium heeft op 19 december de pilot geëvalueerd en vervolgafspraken gemaakt
X
-
Ontheffing ingezetenschap wethouder Boeve - de Kruif (25 april 2024) Benoeming tijdelijk vervangend wethouder (14 mei 2024) Procesafspraken vermoedens integriteitsschendingen politieke ambtsdragers Woudenberg 2024 (30 mei 2024) Benoeming commissievoorzitters (30 mei 2024) Criteria donaties bij internationale rampen (30 mei 2024) Benoemen van de heer H.J. Dekker als wethouder (4 juli 2024) Wijziging Reglement van Orde Raad Woudenberg 2023 (4 juli 2024) Wijzigingsverordening Verordening op de raadscommissie 2023 (4 juli 2024)
11 Jaarplan griffie Woudenberg 2025