11.d Bijlage 2 Brief GS aan BenW Woudenberg beoordeling informatiebeheer over 2022 (geanonimiseerd) (geanonimiseerd).pdf

ked

ei en

RE

Aan

het

van

de

college van burgemeester gemeente Woudenberg

Postbus

16

3931

WOUDENBERG

EA

en

informatiebeheer

2022

over

15-01-2024

DOCUMENTNUMMER

UTSP-1913279266-4408

REFERENTIEDATUM

28-08-0028

college,

U heeft

ons

in het kader

Archiefwet. voor

uw

van

beoordelen

Hieronder lichten

beoordeling

en

wij

toe welke

BEI

(IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel

het informatie-

en

archiefbeheer in 2022 luidt ‘voldoet deels’.

Dit

de vereisten

van

de Archiefwet voldoet,

niet.

aan

zien in

veranderingen wij wij nog actie van

op welke onderdelen

BDO

toezicht

van

van

informatiebeheer deels

uw

evincie-

utrecht.nl

interbestuurlijk de prestaties

(geanonimiseerd) LO er (geanonimiseerd)

DOMEIN/OPGAVE TEAM

Wij organisatie over de uitvoering

betekent dat

TELEFOONNUMMER

E-MAILADRES

DATUM

Geacht

UTRECHT

55

wethouders

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht van

ONDERWERP

PROVINCIE

uw

maar

informatiebeheer ten opzichte

deels ook nog van

onze

vorige

verwachten.

u

Toetsingscriteria Bij de beoordeling

van

uw

eisen die de Archiefwet-

informatie-

en

archiefbeheer toetsen In

wij, net als voorgaande jaren,

‘Aanvullend

ons

beleidskader

of u voldoet

aan

de

regelgeving voorschrijven. interbestuurlijk risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. archieftoezicht’ staan

en

voor

het

de

Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt.

Bevindingen In

beoordeling

van januari 2022 gaven we aan dat er nog steeds belangrijke randvoorwaarden goed beheersbare digitale informatiehuishouding te komen. We zien dat er afgelopen periode zeker stappen zijn gezet, maar er zijn ook punten uit uw Verbeterplan (voorheen 2021-2023, nu 2023-2025) die zijn opgepakt, maar nog niet zijn afgerond. Dit had al wel moeten gebeuren. Aandachtspunt blijft dat de huidige onze

vorige

en

is

ontbraken

PROVINCIE-UTRECHT.NL

om

toezichtbrief

tot

een

1van 3

formatie krap is om de punten uit het verbeterplan uit te voeren. U geeft wel aan bezig te zijn met uitbreiding van formatie. Een positief punt is dat de Informatieverordening is vastgesteld op 30 september jl. door de gemeenteraad en de beheerregeling op 26 september jl. Hieronder geven wij in het kort de belangrijkste maatregelen aan, die de komende tijd genomen moeten worden om te komen tot een duurzame informatiehuishouding. Deze maatregelen zijn grotendeels in onze eerdere brieven genoemd (aangegeven door (*) ) en worden ook in de verslagen van de archivaris aanbevolen. Wij adviseren u om deze op te nemen in uw huidige verbeterplan, voor zover dit nog niet is gebeurd. Inrichting duurzame (digitale) informatiehuishouding en kwaliteitssysteem U werkt sinds 2020 met een nieuw zaaksysteem voor digitale dossiers. Doordat er geen vervangingsbesluit is genomen, worden er ook nog papier dossiers gevormd. Dit geeft risico’s op overlapping, hiaten en authenticiteitsen versieproblemen. De voorbereidingen voor een vervangingsbesluit zijn zo goed als afgerond. Als u het besluit vaststelt en vervolgens uitvoert, zet u een belangrijke stap in het op orde brengen van uw (digitale) informatiehuishouding. Wat betreft uw kwaliteitssysteem heeft u advies ontvangen van uw archivaris over de eerste opzet. Als u deze punten ter harte neemt, kunt u verder gaan met de implementatie.

Verbeterpunten: 1. 2.

(*) Neem een besluit vervanging zodat aan de huidige hybride archivering een einde wordt gemaakt. En voer de acties uit die bij het vervangingsproces horen. Verwerk het advies van uw archivaris over het concept kwaliteitssysteem en ga verder met de inrichten en uitvoeren van het kwaliteitssysteem. Overleg ook over de uitkomsten van de systematische controles en procedures met uw archiefinspecteur.

Dossiervorming, duurzaam beheer van papieren en digitale informatie Voor een goede informatiehuishouding is het nodig dat het inzichtelijk is waar alle (digitale) informatie zich in de organisatie bevindt. Dit kan bereidt worden met het opstellen van overzicht van alle applicaties waarin documenten worden opgeslagen. . Daarna kunnen er afspraken worden gemaakt maken over het beheer van deze informatie, zoals migratie, conversie, koppeling aan het zaaksysteem, vernietiging enzovoort. Daarnaast moeten niet alleen de digitale documenten uit applicaties, ook de digitale informatie op netwerkschijven en in mailboxen moet in kaart gebracht worden. Op deze manier krijgt u controle over uw informatiestromen. Het voldoen aan randvoorwaarden voor digitaal archiveren is komende periode een belangrijk aandachtspunt. We noemen het opstellen van een digitale bewaarstrategie, waarvoor Archief Eemland al een basis heeft opgesteld. Belangrijke onderdelen van zo’n digitale bewaarstrategie zijn regels voor migratie en conversie, vastleggen van standaardformaten en het vaststellen van een metadataschema volgens de nieuwe landelijke standaard (MDTO) . Het huidige schema verdient daarop aanpassing. Tijdige vernietiging van zowel papieren archieven als digitale informatie is onderdeel van goed informatiebeheer. Momenteel bestaat er nog een achterstand in de vernietiging van digitale archieven.

Niet alleen vanuit de archiefwetgeving, ook op grond van de privacywetgeving mag informatie, met name als het gaat om persoonsgegevens, niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk. Verbeterpunten: 3.

(*) Stel in samenwerking met de afdelingen een overzicht op van alle papieren en digitale informatie in de organisatie, ook buiten het centrale systeem. Breng ook deze decentrale bestanden onder beheer. Pas ook op deze informatie geleidelijk het kwaliteitssysteem toe.

2 van 3

4.

(*) Stel een digitale bewaarstrategie op met kwaliteitseisen voor het verantwoord bewaren van alle digitale informatiestromen gedurende wettelijke termijnen. (Werk de achterstanden in vernietiging van digitale informatie weg en zorg voor tijdige vernietiging van digitale informatie uit alle systemen en van alle schijven met archiefwaardige informatie.

5.

Personele

aspecten

Een grote risicofactor bij het uitvoeren van uw Verbeterplan is dat dit grotendeels naast het reguliere werk door de bestaande formatie uitgevoerd moet worden. Uw gemeentearchivaris geeft aan dat zij per kwartaal zal monitoren hoe de uitvoering verloopt en dit met u zal bespreken in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) . Wanneer er onvoldoende voortgang blijkt, zal het nodig zijn tijdelijk extra formatie in te zetten.

Tot slot Hiermee

is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervan uit dat u de verbeterpunten van uw archivaris doorvoert. De volledige toezichtinformatie over 2023 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2024. We verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gesteld is met de uitvoering van de en

van

ons

aanbevelingen. Naast

toezicht op

uw

informatie-

archiefbeheer, toetsen wij ook

en

omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een Een afschrift

van

deze brief sturen

Wij publiceren de resultaten

van

financiën. ander tijdstip en

wij ter kennisgeving ons

aan

uw

toezicht op de interactieve

taakuitvoering op de terreinen Vanwege een ander beoordelingsritme door

onze

uw

toezichtbrieven.

gemeenteraad. IBT-kaart.

Zie daarvoor www. provincie-

utrecht. nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via deze kaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten namens

van

Utrecht,

hen,

(geanonimise rd) (geanonimiseerd) EEE …

& Circulaire

Participatie cc

samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie

en

gemeentearchivaris Woudenberg

3 van 3