11.c Bijlage 1b 2023-03-29 Verbeterplan gemeente Woudenberg 2023 tm 2025 (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
Verbeterplan
At
ina
Woudenberg
gemeente
Eine
| senior medemerker DIV
| CM/NR
Medewerker
|
Senior
-
2025
ee
Fa CPD
2023
|
DIV
medewerker
DIV |
| ICT-manager archief Eamiand
Nr. 8
6
KPI
1
\ Wat:
Hoe:
Prio:
nr.:
5
| Punt
GS:
Gereed
Wie:
december
op:
Inrichting vernietiging CARel (is leerplicht applicatie). Leverancier
(geanonimiseerd)
In
is
2019
is de
applicatie
CARel
in
gebruik genomen. Het bevat de leerplicht administratie. Dit zijn vernietigbare zaken. De vernietiging wordt in overleg met de Senior DIVer en applicatiebeheerder CARel ingericht.
2
3°
kwartaal 2023
medio
Stavaza
2022:
applicatie is | applicatiebeh | ingericht met de eerder juiste CARel, vernietigingstermijn AU,
De
(geanonimiseerd)
en.
(geanonimiseerd) zoet lijst
met
voor
metadata.
Vanwege wisseling personeel bij leerplicht en samenwerking gemeente Leusden
Nr.
KPI
:
nr. :
Wat:
Hoe:
Prio:
Punt GS:
Gereed
Wie:
op:
Stavaza medio december 2022:
moet dit nog
uitgevoerd worden. 8
4
+
12
Opstellen, vaststellen en implementeren van alle randvoorwaarden die noodzaken zijn om volledig digitaal te gaan werken.
+
13
Stel vast welke randvoorwaarden dit zijn. O. a.
1
Handboek vervanging
Beoordelin g 2018 (2019) , omslag
Besluit vervanging
naar
Metadataschema
digitaal werken:
2 e kw 2023
AU/PD
Handboek vervanging. Na uitvoering audit door Doxis wordt het handboek aangepast.
Digitale bewaarstrategie.
+
Verbeterpu nt 1.
14
Overige punten moet nog opgepakt worden. 4e kwartaal 2025
9 +
17
2
Inrichten van het kwaliteitssysteem op onderdelen die nog ontbreken. Zorg ervoor dat het kwaliteitssysteem vastgesteld, geïmplementeerd en geborgd is in de
Stel vast wat een kwaliteitssysteem is. O. a. Inrichten periodieke controles
1
Beoordelin g 2018 (2019) , kwaliteitss ysteem:
4e kwartaal 2022
AU/PD/WB
Start gemaakt met het opstellen van een handboek kwaliteitssysteem. Concept gereed.
Verbeterpu nt 3. 2
Nr.
KPI
:
nr. :
Wat:
Hoe:
Prio:
10
Gereed
Wie:
op:
organisatie Gemeente Woudenberg.
10
Punt GS:
Wegwerken archiefachterstand.
4 e kw 2023
Medewerkers DIV en inhuur gaan archiefachterstand wegwerken.
2
4e kwartaal 2024
Stavaza medio december 2022:
Handboek kwaliteitssysteem vaststellen.
Team DIV
Inhuur is tot eind 2024 aanwezig. Medewerkers DIV werken ook archiefachterstand weg. Dit is onderdeel van het reguliere werk. Achterstand in clientdossiers sociaal domein is verwerkt door Team Div. Minimale achterstand in verwerking WABO dossiers is verwerkt door Team Div.
3
Nr.
KPI
:
nr. :
12
3
+
Wat:
+
8
5
Punt GS:
Gereed
Wie:
Stavaza medio december 2022:
1e kwartaal 2024
AU/
Moet nog mee gestart worden.
4e kwartaal 2022
AU/AE
op:
Opstellen en vaststellen en implementeren van een metadataschema.
8
13
Prio:
Hoe:
Opstellen en vaststellen en implementeren van het handboek vervanging inclusief besluit vervanging.
Er wordt een lijst gegenereerd met alle metadata die wordt bijgehouden - Aan de hand van de lijst wordt deze lijst vergeleken met de TMLO lijst (= mapping) - Na de mapping de verschillen verwerken waarbij vooral gekeken moet worden hoe de verplichte metadata aangegeven in het TMLO kunnen worden toegevoegd in het zaaksysteem - Het eindresultaat is een metadataschema die gehanteerd wordt bij de gemeente Woudenberg.
1
In 2018 is al gestart met het opstellen van een handboek. In 2021 wordt het handboek aangevuld met de benodigde informatie van de Decos Join, scansoftware en
1
-
+
scanner.
12
Eind
kwartaal moeten de gegevens zijn ontvangen en in het handboek gezet. 1e
Beoordelin g 2018 (2019) , omslag
Centric
naar
digitaal werken: Verbeterpu nt 1.
Beoordelin g 2018 (2019) , omslag naar
digitaal werken:
Concept is gereed.
Audit door Doxis is uitgevoerd december 2022. Handboek wordt aangepast.
Verbeterpu nt 1. 4
Nr.
KPI
:
nr. :
Wat:
Hoe:
Prio:
Punt GS:
Gereed
Wie:
Stavaza medio december 2022:
AU/PD/AE
Handboek DIV is geupdate.
op:
Handboek moet goed gekeurd worden door de gemeentearchivaris. Handboek moet getest worden. Audit uit laten voeren 4e kwartaal 2023
Handboek definitief laten vaststellen door het college.
14 12 +
13
4
Digitale bewaarstrategie.
Handboek DIV. In het handboek DIV staan alle taken die door de team DIV worden uitgevoerd. Het handboek is in 2018 geüpdatet. In 2022 zal het handboek nog aangevuld worden met informatie over Decos Join, scansoftware en scanner.
Samen met ICT-manager een beleidsplan opstellen over digitale bewaarstrategie. In het plan komen actiepunten te staan. Die zullen na vaststelling uitgevoerd gaan worden.
1
Beoordelin g 2018 (2019) , omslag
3e kwartaal 2022
Gereed december 2022.
naar
digitaal werken: Verbeterpu nt 1.
2e
AU/WB
kwartaal 2024 AU/WB 4 e kw 2024
5
Nr.
KPI
:
nr. :
15
3
+
16
Wat:
Hoe:
Prio:
Punt GS:
Gereed
Wie:
op:
Overzicht opstellen van informatie in en buiten het zaaksysteem, zodat wij beschikken over een compleet actueel en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden in onze organisatie. Deze informatie moet ondergebracht worden bij professioneel beheer.
Leidend in de organisatie is het DMS Decos Join. In 2019 is de tool Mylex aangeschaft. In MY-LEX zijn de zaken die voorheen in Verseon stonden te raadplegen. Vanuit MYLEX kan een overzicht samengesteld worden. Daarnaast zijn er nog een aantal applicaties die documenten bevatten. Er wordt een overzicht opgesteld met alle applicaties bij de gemeente Woudenberg waarin documenten gegenereerd en opgeslagen worden. Bij die applicaties wordt aangegeven of ze tijdig vernietigd worden. Zijn het te bewaren documenten dan zal aangegeven worden dat ze overgezet worden naar het zaaksysteem.
Nadat alle applicaties in kaart zijn gebracht kan een overzicht van de archiefbescheiden opgesteld worden.
2
Stavaza medio december 2022:
Beoordelin g 2018 (2019) , omslag naar
digitaal werken: Verbeterpu nt 2.
AU/WB
3e kwartaal 2023
2e
AU
AU/PD
kwartaal 2024
6
Nr.
KPI
:
nr. :
18
1
Wat:
Hoe:
Prio:
Punt GS:
Gereed
Wie:
Stavaza medio december 2022:
PD
Concept gereed december 2022.
op:
Actualiseer archiefverordening en besluit informatiebeheer.
Actualiseren archiefverordening en besluit informatiebeheer.
3
Beoordelin g 2018 (2019) , lokale weten regelgeving:
4e kwartaal 2022
Aanpassingen van Archief Eemland worden verwerkt.
Verbeterpunt 4.
Vastelling in 2023.
3 e kw 2023 20
4
Tref op korte termijn een voorziening waarbij de Cdroms en de harde schijven voor de toekomst toegankelijk en leesbaar blijven.
In overleg met ICT een voorziening treffen zodat de Cd-roms en de harde schijven toegankelijk en leesbaar blijven.
Inventarisatie maken om welke Cdroms het gaat zodat ook vastgesteld kan worden hoeveel tijd dit gaat kosten.
3
3 e kw 2022
AU/WB
Harde schijf met inkoopdossiers zijn overgezet op een
netwerkschijf. Gereed november 2022. 3e kwartaal 2023
CD-roms moet nog uitgevoerd worden.
2e kwartaal
7
Nr.
KPI
:
nr. :
Wat:
Hoe:
Prio:
Punt GS:
Gereed
Wie:
op:
Stavaza medio december 2022:
2024 gereed. 21
6
Neem tijdig contact op met de gemeentearchivaris i. v. m. de beoogde digitale overbrenging van archiefbescheiden naar Archief Eemland.
In 2022 starten met het gereed maken van het volgende blok wat overgedragen moet worden.
3
DIV medewerkers zijn bezig met het werkwerken van archiefachterstand. Hierbij worden die dossiers ook gelijk gereed gemaakt voor overdracht.
Start in 2022 i. v. m. wegwer-
Dit bestaat zowel uit fysiek als digitaal archief. Hier moet projectplan voor geschreven worden.
ken archiefachterstand.
Gereed
Schoning dossiers. In maart 2023 wordt gestart met vervolg van dit project.
Overdracht dossiers aan Archief Eemland. 22
Archivering WhatsApp berichten.
Beleid openstellen over de archivering van WhatsApp berichten.
2
23
WOO (Wet Open Overheid) .
Invoering WOO.
3
4e kw 2024
AU
3e kwartaal 2023
Juridisch medewerker / AU/WB
Overleg gestart. Beleid wordt opgesteld.
Juridisch medewerker / AU
Een werkgroep heeft periodiek overleg.
8
Nr.
KPI
:
nr. :
Wat:
Hoe:
Prio:
Punt GS:
Gereed
Wie:
op:
Stavaza medio december 2022:
Vacacture uitgezet voor kwartiermaker Woo in maart 2023
Kwartiermaker start half 2023. Hij/zij gaat de WOO implementeren bij de gemeente Woudenberg 24
Lijst lokale afwijkingen n. a. v. hotspot-monitor)
Vaststellen lijst van lokale afwijkingen n. a. v. hotspot-monitor.
4e kwartaal 2023 2
4e kwartaal 2022
AU
Team Div heeft uitleg gekregen over het zaaktype Hotspot. Deze wordt toegepast. Hoe dit verder wordt uitgevoerd wordt opgepakt met Archief Eemland. Dit item is daarmee gereed.
25
Autorisatiebeleid of -tabel (voor alle applicaties)
WB
Is geborgd via de BIO en Ensia. Dit nog wel aantonen bij Archief Eemland. 9
Nr.
KPI
:
nr. :
27
Wat:
Hoe:
Prio:
Punt GS:
Gereed
Wie:
Stavaza medio december 2022:
AU
Gemeente Woudenberg past beperkingen van openbaarheid toe op dossiers. Bij overdracht van dossiers wordt dit in een bijgevoegde lijst aangegeven.
op:
Lijst beperkingsgronden openbaarheid Archiefwet 1995
Stellen van beperkingen aan de openbaarheid van overheidsinformatie bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats onder de Archiefwet 1995
4
Dit is voor het laatst toegepast bij overdracht laatste archiefblok aan Archief Eemland.
29
Implementatie BBV Module Decos Join
De gehele route van bestuurlijke besluitvorming via Decos Join en Gemeente Oplossingen laten verlopen.
In productie gereed op derde kwartaal 2023
2
4 e kw 2022
3 e kw 2023
AU/CM
Test omgeving is ingericht en getest met gebruikers. De nodige aanpassingen moeten worden uitgevoerd.
10
Nr.
KPI
:
nr. :
30
Wat:
Hoe:
Prio:
Gereed
Wie:
Stavaza medio december 2022:
AU/KC
Is grotendeels al ingericht in 2022. Kleine aanpassingen moeten nog uitgevoerd worden. Er moet wel zekerheid zijn dat de Omgevingswet echt per 1 januari 2024 in gaat.
AU
Concept gereed.
Team DIV/ WB/Mylex
Offerte ontvangen.
op:
CLO Omgevingswet
Werkprocessen Omgevingswet finetunen in CLO (=Centric Leefomgeving)
2
Zaken afdeling belastingen.
Document werkafspraken moet vast gesteld worden. Ook met terugwerkende kracht.
4 e kw 2022
4e kwartaal 2023
Productie. 31
Punt GS:
1
4 e kw 2022
Afdeling belastingen Woudenberg is verhuisd naar gemeente Veenendaal. Alle taken m. b. t. belastingen worden bij de gemeente Veenendaal uitgevoerd. 2 e kw 2023
Werkdocument moet nog worden vastgesteld. 32
Migratie Mylex naar Mylex Pro
Mylex legacy wordt voortgezet als Mylex Pro. Uitvoering zal door Mylex uitgevoerd worden. Team DIV wordt
4
4 e kw 2024
11
Nr. 8
KPI
\ Wat:
Hoe:
Prio:
| Punt
GS:
nr.:
Gereed
Wie:
betrokken
en
moet
medio
december
op:
hierbij
Stavaza
2022:
sowieso
testen
33
Decos
Join
de
naar
Cloud.
Applicatie de
Cloud
Decos
Join
migreren
naar
| 4
4e
kwartaal
versie,
Team
Offerte
ontvangen.
| DIV/WB
2025
hoogstwaarschijnlijk uitgevoerd worden in 2023. Planning
Wijzigingen Personele
in
bezetting
(geanonimiseerd)
Tevens
2022
is
niet
bekend,
in februari
2022
24
uur
23
uur
32
uur
7
Ruseler
dienst
in
per week 36 uur
uren
burgemeester
is Duncan
vertrokken
2021
(geanonimise rd) Begin
nog
DIV.
invulling
en
gaat
2022
(geanonimiseerd) is in december Bezetting
Dit
in
DIV
bij de gemeente gekomen. was
1 februari
per
Woudenberg.
2022
als
volgt:
uur
M.
Jansen-Van
dienst
gekomen
geïnstalleerd bij de gemeente Woudenberg. gemeentesecretaris van de gemeente Woudenberg.
Harten
als
12
Actiepunten die in 2022 gereed zijn gekomen 3
5
4
3
+
Upgrade Suite4omgevingsdiensten versie 9 naar Portaal Leefomgeving. = Centric Leefomgeving = CLO
Inrichting en uitrol Portaal Leefomgeving.
3
Inrichting archiveringsmogelijkheid en vernietiging My-lex.
In My-lex is de tool My-lex legacy ingericht. Met deze tool kunnen er nog archiveringswerkzaamheden uitgevoerd worden en kan er vernietiging plaats vinden in My-lex. Dit heeft betrekking op de Verseon zaken.
2
15
Beoordelin g 2018 (2019) , omslag naar
digitaal werken:
Eind 4 e kwartaal 2022
AU, team Leefomgevin g, ICT, Centric
Gereed.
3e kwartaal 2022
AU/My-lex
Gereed.
Centric leefomgeving ingericht. Medewerkers werken sinds april 2022 in CLO.
Dossiers, zaken en documenten worden vernietigd in Mylex volgens de goedgekeurde vernietigingslijst.
Inrichting is gereed
Verbeterpu nt 2. 11
4
Overdracht gedigitaliseerde bouwdossiers van voor de invoering WABO aan Archief Eemland.
Half 2020 is de harde schijf met het gedigitaliseerde bestand overgedragen worden aan Archief Eemland. Technische metadata is toegevoegd aan de data op de harde schijf.
2
2e kwartaal 2021 metadata
AU/AE
Harde schijf is overgedragen aan AE. Hiermee is dit project gereed.
Het inlezen van het bestand in de applicatie bij Archief Eemland moet nog worden uitgevoerd. 26
Verwerkingsregister ingevolge de AVG
Is gereed. Tenzij er afwijkingen zijn in 13
de bewaartermijnen. 28
Breng alle verbonden partijen in kaart waarbij de gemeente medeverantwoordelijkheid draagt voor het archief- en informatiebeheer, maak daarmee praktische informatiebeheer afspraken en monitor de uitvoering via het kwaliteitssysteem.
Lijst opvragen bij juridisch medewerker.
Controleren of er afspraken zijn gemaakt en vastgelegd over informatie- en archiefbeheer.
3
6
2e kwartaal 2022
AU
Afspraken zijn vastgelegd.
Zijn er geen afspraken vast gelegd dan moet dat nog uitgevoerd worden.
14