11.b CB RIB evaluatie aanbesteding regiotaxi (Geanonimiseerd).pdf

Collegeadvies

Gemeente

Postregistratienummer

Z.351643/D.306785

Ambtenaar

(geanonimiseerd) nn

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Woudenberg

Omschrijving RIB

evaluatie

Advies 1. De

3.

regiotaxi

aanbevelingen

zoals beschreven in het evaluatierapport over te nemen en ter lering (vergelijkbare) inkooptrajecten en bestuurlijke samenwerkingsverbanden. De aanbevelingen over governance en risicoanalyse op korte termijn binnen de 22 Utrechtse gemeenten en de provincie Utrecht uit te werken tot een concreet verbetervoorstel voor de aansturing van de huidige Regiotaxi Utrecht-contracten met mee

2.

aanbesteding

te

nemen

in

vervoerders en tussen gemeenten. De gemeenteraad met een raadsinformatiebrief in kennis te stellen van het evaluatierapport Aanbesteding vervoerdiensten regio Utrecht, de aanbevelingen aansturing op verbeteringen in de uitvoering van huidige contracten met de

en

de

vervoerders.

Inleiding In 2023 zijn 22 Utrechtse gemeenten en de provincie Utrecht een nieuw bestuurlijk samenwerkingsverband aangegaan om gezamenlijk het Wmo-vervoer en ov-vangnet vervoer (Regiotaxi Utrecht) te organiseren. De bestuurlijke trekkers van de vijf subregio's hebben opdracht gegeven om het aanbestedingsproces van de Regiotaxi Utrecht te evalueren. De evaluatie is inmiddels afgerond. Begin

2028 gepubliceerd op aanbesteding Regiotaxi Utrecht 2024 TenderNed. Aanleiding voor deze aanbesteding waren de aflopende contracten en de overdracht van het Wmo-vervoer van de provincie naar de gemeenten. De 22 samenwerkende gemeenten zijn onderverdeeld in vijf subregio’'s, waaronder Eemland. De subregio’s Lekstroom, West en Zuidoost Utrecht hebben ook het leerlingenvervoer en jeugdwetvervoer ook opgenomen in deze aanbesteding, Eemland niet. Door als Eemland de regiotaxi samen met de 16 Utrechtse gemeenten (U16) in te kopen, beogen wij effectiviteitswinst door bundeling van kennis, capaciteit en middelen, voor efficiëntere en uniforme regiotaxidienstverlening. maart

Lerende

2023

is de

—

evaluatie

Het

aanbestedingsproces kende veel vertraging en de start van de uitvoering van het vervoer verliep moeizaam. In enkele regio’s moest tijdelijk een overbruggingscontract worden afgesloten voor het leerlingen- en jeugdwetvervoer. Deze overbruggingsperiode had grote impact voor Wmo-reizigers, betrokken organisaties en in de andere regio’s ook voor ouders, kinderen en scholen. Om herhaling te voorkomen, hebben de gemeenten en provincie een evaluatie laten uitvoeren door Significant Public. Doel hiervan is lessen te trekken voor de huidige contractperiode, toekomstige aanbestedingen en grote bestuurlijke samenwerkingsverbanden. Het evaluatierapport Het rapport richt zich op het aanbestedingsproces, de governance en problemen bij de start van het vervoer. De bevindingen zijn gebaseerd op documentstudie en interviews. De

evaluatie en de bevindingen zijn in drie fasen weergegeven: verkenningsfase , uitvoeringsfase en overbruggingsperiode. De evaluatie geeft antwoord op de volgende onderzoeksvragen onderverdeeld in drie thema’s: Aanbestedingsproces a. Hoe is het aanbestedingsproces vormgegeven? b. Welke keuzes met betrekking tot het aanbestedingsproces zijn gemaakt en welke afwegingen lagen ten grondslag aan deze keuzes? c. Hoe is het aanbestedingsproces (inclusief de voorbereiding) ervaren? d. Welke lessen kunnen hieruit getrokken worden? Governance e. Hoe is de samenwerking tussen en besluitvorming door gemeenten en provincie georganiseerd? f. Hoe is deze samenwerking en besluitvorming ervaren? g. Welke lessen kunnen hieruit getrokken worden? Problemen bij de start van het vervoer h. Welke oorzaken hebben geleid tot de problemen bij de start van het vervoer? i. Hoe is de overbruggingsperiode vormgegeven en welke alternatieven waren er? j. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om deze problemen in de toekomst te voorkomen? Belangrijkste bevindingen uit het rapport: • De samenwerkingsovereenkomst was onvoldoende uitgewerkt waardoor verantwoordelijkheden niet duidelijk waren belegd. • Inhoudelijke keuzes zijn vooruitgeschoven als gevolg van de keuze voor een licht samenwerkingsmodel.

• Risicomanagement: er zijn vooraf niet afdoende scenario’s voorzien en uitgewerkt (zoals het uitvallen van de programmamanager). • Door de ervaren tijdsdruk en de overtuiging dat contracten tijdig moesten worden afgerond , overheerste een ‘rijdende trein’-mentaliteit waarbij juridische risico’s en deadlines zwaarder wogen dan kwaliteit , kritische reflectie en alternatieve oplossingen. Beoogd resultaat (wat) Aanbevelingen overnemen en ter lering meenemen in (vergelijkbare) inkooptrajecten en bestuurlijke samenwerkingsverbanden. Informeren van de gemeenteraad middels bijgevoegde raadsinformatiebrief over de uitkomsten van de evaluatie. Kader Het samenwerkingsverband is opgericht vanuit de wettelijke taken voor Wmo-vervoer en Ovvangnet (regiotaxi) op grond van Wmo 2015. Argumenten 1. 1 Het meenemen van de aanbevelingen vanuit het rapport borgt continu leren en verbeteren van toekomstige aanbestedingen en samenwerkingsvormen. Het aanbestedingsproces en de start van de uitvoering van alle aanbestede vormen van doelgroepenvervoer verliep moeilijk. Om herhaling te voorkomen ondersteunen de deelnemende gemeenten en provincie de behoefte aan een evaluatie van de aanbesteding Regiotaxi Utrecht met als doel om hier lessen uit te trekken voor de uitvoering van huidige contracten en voor toekomstige (vergelijkbare) inkooptrajecten en grote bestuurlijke samenwerkingsverbanden.

De aanbestedingsprocedure duurde langer dan verwacht , mede door juridische procedures die door inschrijvende partijen zijn aangespannen. Regiotaxi Utrecht is vervolgens in het gelijk gesteld door de rechter dat de aanbesteding rechtmatig is verlopen. Het rapport geeft de oorzaken weer van ontstane vertraging en problematiek bij het uitzetten en het uitvoeren van de aanbesteding met als gevolg een

Geprint op: 20-11-2025 10:18:22 uur

2/5

overbruggingsperiode. Onderzoeksbureau Significant Public heeft in de evaluatie inzichtelijk gemaakt welke beweegredenen er waren voor bepaalde keuzes , besluiten en uiteindelijke (soms ongewenste) effecten. 1. 2

De aanbevelingen helpen bij het maken van strategische keuzes De aanbevelingen vormen een belangrijke basis voor de strategische keuzes na afloop van de huidige contractperiode in 2028. Op basis hiervan kan de regio tijdig richting bepalen over het vervolg van de contracten; verlenging van de huidige contractvorm , een nieuwe aanbesteding , of (gedeeltelijke) inbesteding van het vervoer. Perceel Zuidoost Utrecht start dit jaar met een verkenning om het scenario rondom inbesteding te onderzoeken. De resultaten zullen breder in de regio worden gedeeld en samen met de aanbevelingen als input worden gebruikt voor het tijdig vaststellen van een gezamenlijk besluitvormingstraject.

1. 3

De evaluatie geeft transparantie van het aanbestedingsproces en –uitvoering aan alle betrokkenen De evaluatie is uitgevoerd op basis van (groeps)interviews en een documentstudie. Hiertoe zijn een groot aantal documenten verzameld en bestudeerd waarmee het aanbestedingsproces , de voorbereiding erop en de samenwerking zoveel mogelijk is gereconstrueerd. Ook heeft het onderzoeksbureau Significant Public de documenten gebruikt als input voor het formuleren van vragen voor de interviews.

2. 1

Verbeterde governance en risicoanalyses voorkomt bestuurlijke onduidelijkheid en biedt vroegtijdig inzicht en handelingsperspectief De aanbevelingen van Significant Public geven aan dat de destijds gekozen organisatiestructuur en het ontbreken van een risicoanalyse de aansturing van de aanbesteding kwetsbaar maakte. Gemeenten en provincie wensen dit zo snel mogelijk te verbeteren. Daarmee wordt Significant Public gevraagd de aanbevelingen verder uit te werken. Het advies over aanpassingen in de huidige governance en werkwijze wordt door gemeenten zo snel mogelijk toegepast. Dit geeft meer slagkracht om risico’s te signaleren , erop voor te bereiden , tijdig te beslissen en te handelen.

2. 2

Met het implementeren van de aanbevelingen kunnen we tussentijds beter sturen op het behalen van de gestelde doelen in de vervoerscontracten. Het is voor het eerst in Nederland dat 22 gemeenten en de provincie op doelgroepenvervoer een aanbesteding van dit formaat zijn aangegaan. Dit brengt kansen en risico’s met zich mee voor zowel de voorbereiding , de inrichting , het proces en de huidige uitvoering. De contractuitvoering is nog niet ver genoeg om te bepalen of de gestelde doelstellingen van gemeenten en provincie ten aanzien van deze inkoop zijn behaald. Met het implementeren van de aanbevelingen kunnen we beter sturen op het halen van de gestelde doelstellingen.

3. 1

Communicatie over de evaluatie dient gelijktijdig en uniform wereldkundig gemaakt te worden bij gemeenteraden en Gedeputeerde Staten De problematiek binnen de aanloop en uitvoering van het aanbestedingsproces en tijdens de overbruggingsperiode is in gemeenten , door colleges , in enkele gemeenteraden en Gedeputeerde Staten besproken. Door negatieve landelijke en lokale media-aandacht in de verschillende regio’s over leerlingenvervoer en Wmo-vervoer was de aanbesteding een terugkerend onderwerp op de agenda in de verschillende regio's. Gezien de gevoeligheid van de bevindingen is het van belang het rapport nu gelijktijdig en uniform wereldkundig te maken.

Kanttekeningen en risico’s 1. 1 De evaluatie en daarmee de aanbevelingen betreffen niet de daadwerkelijke uitvoering van de vervoerscontracten De uitvoering van de aanbesteding heeft voor alle vormen binnen het doelgroepenvervoer nog geen jaar doorlopen binnen de contractperiode van de

Geprint op: 20-11-2025 10:18:22 uur

3/5

aanbesteding. De reikwijdte van de evaluatie gaat tot en met de overbruggingsperiode. Het geeft niet aan of de gestelde doelen voor gemeenten en provincie binnen de huidige aanbestede vervoerscontracten behaald zijn of gaan worden. 1. 2

De onderzoeksmethodiek kan als subjectief worden ervaren Om antwoord te krijgen op de geformuleerde onderzoeksvragen is er gekozen om onderzoek uit te voeren op basis van interviews en documentstudie. Er zijn met 35 personen interviews gehouden onder een zo breed mogelijke betrokkenen. De ervaringen van geïnterviewden zijn persoonlijk en kunnen als subjectief worden ervaren. Tegelijkertijd heeft het verloop van de aanbesteding de professionele mening van medewerkers , bestuurders en van gebruikers mede ontwikkeld en is zeer relevant voor de verdere uitvoering.

2. 1

Aanpassingen op korte termijn De evaluatie en de adviezen over governance en risicoanalyse zijn gebaseerd op het aanbestedingsproces en de overbruggingsperiode. De uitvoering van de huidige vervoerscontracten is onderhevig aan constante verandering. Een concreet verbetervoorstel voor de aansturing van de huidige uitvoering is wenselijk op de korte termijn. Tegelijk is een van de aanbevelingen van het rapport de ‘rijdende trein’mentaliteit niet te laten overheersen.

3. 1

Verschillen tussen de regio’s Gezien de gevoeligheid van de bevindingen is het van belang de 22 raden en Gedeputeerde staten uniform te informeren. Dit laat weinig ruimte voor de verschillende vormen van vervoer van elke regio. Het rapport betrekt alle vormen van het aanbestede vervoer. De aanbevelingen met betrekking op de overbruggingsperiode van het leerlingenvervoer gelden voor de drie regio’s die dit vervoer hebben aanbesteed. Dit kan vragen oproepen tot nadere verheldering per regio of per gemeente.

Maatschappelijke draagvlak • Inclusie: Het Wmo-vervoer en ov-vangnetvervoer is speciaal ontworpen voor degenen die geen toegang hebben tot eigen vervoer of het openbaar vervoer niet gemakkelijk kunnen gebruiken. • Duurzaamheid: De evaluatie is opgesteld om lering te trekken uit het doorlopen proces en op die manier bij te dragen aan een duurzame samenwerking. • Participatie: Het doel van Wmo-vervoer is om degenen die geen toegang hebben tot eigen vervoer of het openbaar vervoer niet makkelijk kunnen gebruiken te helpen te participeren. De regiotaxi is bedoeld voor sociaal-recreatief vervoer. Bijvoorbeeld naar familie , vrienden of een hobbyclub. Financiële consequenties

op

juistheid beoordeeld door budgethouder

Door vertraging in de gunning ontstonden onvoorziene juridische procedures en een overbruggingsperiode , wat leidde tot hogere kosten voor gemeenten. De evaluatie richtte zich niet op het in kaart brengen van deze kosten. In de begroting 2027 wordt budget gereserveerd voor advisering over een mogelijke verlenging van de samenwerking tussen de 22 gemeenten , provincie Utrecht en vervoerders. Indien geen verlenging plaatsvindt , moet rekening gehouden worden met een nieuwe aanbesteding. Voor het vervolg op de evaluatie zal Significant Public opnieuw worden ingehuurd , conform de richtlijnen voor enkelvoudig onderhandse aanbesteding. De kosten hiervoor worden opgenomen in de begroting 2026 van het samenwerkingsverband Regiotaxi Utrecht.

Geprint op: 20-11-2025 10:18:22 uur

4/5

Aanpak/uitvoering • De colleges van de 22 gemeenten en Gedeputeerde Staten nemen alle aanbevelingen zoals beschreven in het evaluatierapport ter lering over om mee te nemen in (vergelijkbare) inkooptrajecten en bestuurlijke samenwerkingsverbanden , en als basis voor de keuzes over de periode na 2028. • Onderzoeksbureau Significant Public wordt gevraagd de aanbevelingen verder uit te werken. De aanbevelingen worden niet alleen toegepast bij toekomstige trajecten , maar ook ingezet om de huidige uitvoering te verbeteren. De focus ligt hierbij onder meer op de bestaande governance en het toepassen van risicoanalyses , zodat gemeenten deze verbeteringen zo snel mogelijk kunnen toepassen. • Regio Zuidoost Utrecht start dit jaar met een verkenning om het scenario rondom inbesteding te onderzoeken. De resultaten zullen met alle gemeenten en de provincie worden gedeeld en samen met de aanbevelingen als input worden gebruikt voor het tijdig vaststellen van een gezamenlijk besluitvormingstraject. Communicatie Regiotaxi Utrecht zorgt voor coördinatie van een eenduidig beeld naar buiten. Alle 22 gemeenteraden én gedeputeerde staten ontvangen het rapport. Daarnaast wordt er één gezamenlijk persbericht opgesteld voor alle partijen in het samenwerkingsverband. Dit zorgt ervoor dat iedereen eenduidig geïnformeerd is.

De bevindingen uit de evaluatie worden niet alleen intern gedeeld om als organisatie te leren en processen te verbeteren , maar ook extern , om transparantie te bieden en kennis te delen met geïnteresseerde partijen. Hiervoor wordt een presentatie ontwikkeld die inzicht geeft in de belangrijkste leerpunten en aanbevelingen. Bijlage(n) D. nummer D. 306525

Documentnaam Raadsinformatiebrief evaluatie aanbesteding doelgroepenvervoer

D. 307179

Rapportage Evaluatie aanbesteding regiotaxi Utrecht

Geprint op: 20-11-2025 10:18:22 uur

Geheimhouding Niet van toepassing

Actieve openbaarmaking

5/5