11.b Bijlage 1a 2023-07-04 Collegebesluit Verslag Toezichtinformatie archief- en informatiebeheer 202 (geanonimiseerd).pdf

| Besluitenregistratie: Openbaar

Gemeente

Woudenberg

naar

Ja

RAAD

Communicatie via

Collegeadvies |

Postregistratienummer

:

Z.341232/D.253236

Internet

Nee

OR

Nee

Europese regelgeving

Nee

COMMISSIE

Anders:

Onderwerp

+

Advies

:

Beoordeling Interbestuurlijk -

-

toezicht

Informatie-

en

archiefbeheer

Kennis nemen van het verslag van de gemeentearchivaris over het informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg over 2022 inclusief verbeterplan 2023-2025; Het verslag inclusief verbeterplan plaatsen op de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad in het kader van horizontale

verantwoording.

en

|

EEE

advies

mr

(geanonimiseerd)

nl WM Wethouder Wethouder || ________ [Ddk_____ \Secretaris | [DR |

Geprint op:

| me [eme [er]

Afdelings-

reel vel

[23003 |230703

|___ |______

230703 230703

| nnn

06-07-2023 15:43:50uur O:\00 2 B&W Route college\02 Burgemeester & Wethouders\O CA Toezichtverslag archiefbeheer 2022 (2023)\CA Toezichtinformatie aangepaste versie 05-07-2023.docx -

Datum Besluit: L

e

Akkoord,

Retour Ter

tekstuele

op:

2023

Agendagunt:

B&W-vergadering

4 juli

n 7 jULl

2023

05

2023:

wijziging

afdeling

naar

archivering

Geprint

4 juli

vergadering

op:

aangeboden

06-07-2023

op:

15: 43: 50

uur

2/4

Inleiding Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefverordening gemeente Woudenberg (1996) is de gemeentearchivaris van Amersfoort belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats Amersfoort. De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 21 van de Archiefverordening, jaarlijks verslag aan het college. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Het proces bestaat uit een jaarverslag wat beoordeeld wordt door de Provincie Utrecht. In dit collegeadvies wordt ingegaan op het jaarverslag 2022 en verbeterplan voor 2023-2025. Centrale vraag Wilt u kennis nemen van het Jaarverslag van de gemeentearchivaris archiefbeheer 2022 en het verbeterplan 2023-2025 Beoogd

resultaat Uiteindelijk afleggen van verantwoording Archiefwet over het jaar 2022; Afleggen van horizontale verantwoording

over

aan

de provincie

aan

de gemeenteraad.

over

het informatie-

en

het taakgebied

Kader Wet Revitalisering Generiek Toezicht; Provinciale verordening systematische Archiefwet.

toezichtinformatle;

Argumenten De provincie beoordeelt onze taakuitvoering ten aanzien van de wettelijke vastgesteld kwaliteitscriteria voor de archiefwet afgelopen keer als Voldoende. Daarbij wel met de kanttekening dat, indien er te weinig progressie is aankomend jaar en bepaalde punten niet afgerond worden bij de volgende toezichtronde de beoordeling Onvoldoende zal volgen. Hierin is de gemeente Woudenberg geen uitzondering. Het geldt ook voor andere gemeenten. Team DIV heeft in het eerste halfjaar van 2023 al een aantal punten op de verbeterlijst af kunnen ronden. Dit biedt goede hoop dat de beoordeling in 2023 ook weer Voldoende zal zijn. Risico's en kanttekeningen Een aantal punten zijn afgelopen jaar uitgevoerd maar er zit een stagnatie in het daadwerkelijk afronden van een aantal actiepunten. De rede van stagnatie in 2022 is dat een nieuwe medewerker moest worden, het opstellen ingewerkt van de vernietigingslijst vanuit de applicatie Decos Join veel tijd heeft gekost. Handboek vervanging was gereed maar na het uitvoeren van een audit zijn er punten naar voren gekomen die aangepast moeten worden om daadwerkelijk, volgens het werkproces in het handboek vervanging de vervanging toe te kunnen passen. Het risico wat hierdoor kan ontstaan is dat de kwaliteit van de informatiehuishouding onvoldoende is. Met gevolg dat er bij een volgende beoordeling een Onvoldoende wordt gegeven.

Hiermee zou dan het archiefbeheer onder toezicht komen te staan. zijn deels opgepakt Een aantal actiepunten maar helaas niet in 2022 afgerond. In het eerste halfjaar van 2023 zijn de werkafspraken afdeling belasting op papier gezet en vastgesteld. Besluit Informatiebeheer en beheerregeling informatiebeheer is aangepast. Structureel komt extra capaciteit bij (tussen 7 -12 uur) bij Team DIV voor het wegwerken van archiefachterstand en gereed maken archiefblok voor overdracht naar Archief Eemland. Duurzaamheid en Inclusie Niet van toepassing, het gaat Maatschappelijke

Geprint

op:

hier

om

15: 43: 50

uur

verantwoording

van

uitvoeringstaken.

participatie

06-07-2023

3/4

draagt bij Het afleggen van verantwoording waarop wettelijke taken wordt uitgevoerd. resultaat Beoogd De lijst met verbeterpunten

aan

bij de uitvoeringstaken

een

overheid

die transparant

is over

de wijze

Jaarlijks

15. 000

betrekken.

Financiële consequenties Kosten /opbrengsten zijn nihil of conform de begroting op dit product. archiefachterstand Voor het wegwerken is al budget gereserveerd

2024.

euro. van applicaties wordt uitgevoerd binnen het regulier werk. Het inrichten en optimaliseren Eventuele kosten die daar voor gemaakt worden vallen onder het ICT budget. Overige worden ook uitgevoerd binnen het regulier werk en hier zijn geen verbeterpunten extra kosten aan verbonden.

Aanpak/uitvoering aan de wordt alvast het verslag inclusief verbeterplan Op verzoek van de gemeentearchivaris besluit heeft vast gesteld; provincie Utrecht gezonden nog voordat college en gemeenteraad stukkenlijst van de Na kennisname college, de stukken plaatsen op de ingekomen gemeenteraad; wordt het besluit van het college en de raad aan de Na de gemeenteraadsvergadering provincie Utrecht gezonden. Conclusie Ter kennisgeving

aannemen.

Communicatie Geen. Bijlage (n) Brief Toezichtrapportage informatieen archiefbeheer Toezichtverslag informatieen archiefbeheer 2022 Woudenberg 2023 2025. Verbeterplan gemeente

Geprint

op:

06-07-2023

15: 43: 50

uur

2022

4/4