11.a Collegebesluit Definitieve beoordeling IBT informatiebeheer 2022 (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
Collegeadvies Postregistratienummer
og } O2 Openbaar
Woudenberg
Nee
RAAD
naar
Z.341232/D.268655
OO fostumimbon
Ja
Gemeente
:
Communicatie
OR
Nee
Europese regelgeving
Nee
via COMMISSIE Anders:
Onderwerp
t
Definitieve Beoordeling Interbestuurlijk toezicht informatiebeheer door de Provincie Utrecht
Collegebesluit
:
Kennis nemen van de definitieve beoordeling van de Provincie het Interbestuurlijk toezicht informatiebeheer over 2022
2022
over
Utrecht
over
(geanonimiseerd)
ee
[Burgemeester |_________ |M |24026 [Wethouder | ________ [HM [24026 [Wethouder | _________[DBdK _____ |24026 Wethouder | ________ [MvdG _ }24026 Secretaris [DR | ______ [24022 vergadering
Datum
B&W:
27 februari
|_________ |_______| | ______________ | | |________ |_____ÛD|
2024
Besluit:
B&W-vergadering Openbare besluitenlijst 27 februari 2024: Akkoord
293 FEB. 204 Retour Ter
naar
afdeling
op:
archivering aangeboden
op:
Agendapunt:
O8
Inleiding van de Gemeentearchivaris Op 11 mei 2023 is de beoordeling ontvangen over het Interbestuurlijk toezicht informatiebeheer 2022. Hiervan is het college en de gemeenteraad op de hoogte gebracht via het Collegebesluit die vastgesteld is in de B&W vergadering van 4 juli 2023. Zie bijlage Collegebesluit Beoordeling Interbestuurlijk toezicht Informatieen archiefbeheer over 2022. Besluit B&W vergadering 04-07-2023. Z. 341232/D. 253236. beoordeling van de Provincie Utrecht binnen gekomen. Op 15 januari 2024 is de definitieve Zij geven de beoordeling Voldoet deels. deels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet Dit betekent dat de gemeente Woudenberg maar ook deels nog niet. Hiermee neemt de Provincie het advies over van de gemeentearchivaris. Zie voor uitgebreide toelichting de brief van de provincie van 15 januari 2024 in de bijlage. Centrale vraag Neemt het college en de gemeenteraad kennis van de definitieve Utrecht over het Interbestuurlijk toezicht informatiebeheer over Beoogd
resultaat Afgelegde verantwoording aan de provincie jaar 2022; Af te leggen van horizontale verantwoording
beoordeling 2022?
over
het taakgebied
aan
de gemeenteraad.
van
Archiefwet
de Provincie
over
het
Kader Wet Revitalisering Generiek Toezicht; Provinciale verordening systematische Archiefwet.
toezichtinformatie;
Argumenten De provincie beoordeelt onze taakuitvoering ten aanzien van de wettelijke vastgestelde kwaliteitscriteria voor de archiefwet voor het jaar 2022 als Voldoet deels. In de brief wordt een opsomming gegeven van de belangrijkste maatregelen die de komende tijd genomen moeten worden. In 2022 zijn wel stappen gezet maar er zijn ook een aantal punten die in het Verbeterplan staan die niet in 2022 werden afgerond. Zie voor meer informatie het collegebesluit van 4 juli bijlage 2023 In 2023 zijn wel een aantal verbeterpunten afgerond. Zie hiervoor het overzicht in dit collegebesluit bij Beoogd resultaat. Risico's en kanttekeningen De provincie geeft aan dat er een omslag naar digitaal werken plaats moet vinden. Het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie moet opgepakt worden. Er moet sprake zijn van een goed beheersbare digitale informatiehuishouding. Is dat er niet dan bestaat de kans dat informatie die voor altijd bewaard moet blijven verloren gaat. Duurzaamheid en Inclusie Niet van toepassing. Het gaat
hier
om
verantwoording
Maatschappelijke participatie Het afleggen van verantwoording draagt bij waarop wettelijke taken wordt uitgevoerd.
aan
een
van
uitvoeringstaken.
overheid
die transparant
Beoogd resultaat De toetsingsronde voor het jaar 2022 is middels deze brief hiermee Aantal verbeterpunten die in 2023 gereed zijn gekomen zijn: Calamiteitenplan. Geüpdate mei 2023; Overeenkomst Belastingen. Vastgesteld juni 2023;
afgrond.
is over
de wijze
Besluit informatiebeheer en Archiefverordening. Vastgesteld 4 juli 2023; Anonimiseringstool Datamask aangeschaft en geïmplementeerd. Juli 2023; Update Mylex Legacy naar Mylex Pro. Testfase gereed 28 november 2023. Live gang december 2023; Applicatie Centric Leefomgeving ingericht volgens de Omgevingswet. Gereed 30 december 2023; uur in de week. Structureel urenuitbreiding bij DIV. Gemiddeld 4 Financiële consequenties Kosten/opbrengsten zijn nihil of conform
de begroting
op
18
dit product.
Aanpak/uitvoering over 2022 van 15-01-2024 is De brief Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht informatiebeheer ter kennisgeving aanname. Inmiddels wordt gestart met het opstellen van de toezichtinformatie over het jaar 2023 wordt voor 5 juli 2024 toegestuurd inclusief verbeterplan 2024-2026. Deze toezichtinformatie Utrecht. aan de provincie Conclusie Ter kennisgeving
aannemen.
Communicatie Geen. Bijlage (n)
Collegebesluit Beoordeling Interbestuurlijk toezicht Informatieen archiefbeheer 04-07-2023. Z. 341232/D. 253236; 2022. Besluit B&W vergadering Toezicht informatiebeheer Brief Beoordeling Interbestuurlijk over
over