10.c Jaarverslag 2024 Bezwarencommissie gemeente Woudenberg DEF.pdf

Jaarverslag 2024 Onafhankelijke commissie bezwaarschriften Woudenberg

1

Jaarverslag 2024 Onafhankelijk commissie bezwaarschriften Woudenberg

Woudenberg, 30 januari 2025 Klaas Wiesenekker Dana Roelofs

secretaris commissie bezwaarschriften juridisch adviseur commissie bezwaarschriften

2

1. Inhoudsopgave 1.

Inhoudsopgave ................................................................................. 3

Voorwoord ................................................................................................. 4 1.

Algemeen ......................................................................................... 5 1.1.

Werkwijze ..................................................................................... 5

1.2.

Samenstelling commissie ................................................................ 6

1.3.

Taken en rollen .............................................................................. 6

2.

Jaarverslag 2024 ............................................................................... 8 2.1.

Ingediende bezwaarschriften ........................................................... 8

2.2.

Afhandeling bezwaarschriften .......................................................... 9

2.3.

Advisering ................................................................................... 10

2.4.

Beslistermijnen ............................................................................ 10

2.5.

Beroep ....................................................................................... 11

3.

Conclusies en aanbevelingen ............................................................ 12 3.1.

Conclusies................................................................................... 12

3.2.

Aanbevelingen ............................................................................. 12

4. Doorkijkje 2025 .................................................................................... 13

3

Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van de onafhankelijke commissie bezwaarschriften van de gemeente Woudenberg 2024. Het jaarverslag geeft u inzicht in de samenstelling en de werkwijze van de commissie, het aantal bezwaarschriften (en voor welk vakgebied) en de wijze van behandeling/afdoening. Het jaarverslag biedt de commissie enerzijds de gelegenheid om verantwoording af te leggen over de manier waarop zij aan haar taak uitvoering heeft gegeven en anderzijds geeft het jaarverslag de gelegenheid om de belangrijkste bevindingen over het afgelopen verslagjaar onder uw aandacht te brengen. De commissie ziet het daarbij als haar taak om vanuit haar adviserende rol, waarbij onafhankelijkheid voorop staat, de belangen en bezwaren van de burgers van de gemeente Woudenberg te beoordelen, en te wegen in het licht van geldende wet- en regelgeving en rechtspraak en daarnaast een structurele bijdrage te leveren aan de kwaliteit van de besluitvorming. Niet alleen aan de achterkant, maar ook aan de voorkant bij het opstellen van het primaire (college)besluit. In 2024 zijn er in totaal 15 bezwaarschriften ingediend bij het Woudenbergse bestuursorgaan. Deze zijn uiteindelijk niet allemaal door de commissie in een hoorzitting behandeld; dit is terug te vinden in het overzicht dat in dit jaarverslag is opgenomen.

In het vierde hoofdstuk van dit jaarverslag zijn enkele conclusies en aanbevelingen opgenomen waar verbeteringen mogelijk zijn. In het laatste hoofdstuk geven we een doorkijkje naar 2025.

4

1. Algemeen Als een inwoner, bedrijf of instelling zich niet kan vinden in een beschikking van een bestuursorgaan, dan bestaat de mogelijkheid om een bezwaarschrift daartegen in te dienen. De bezwaarprocedure is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De gemeente Woudenberg maakt bij de behandeling van bezwaarschriften gebruik van een bezwaarschriftencommissie. Dit is een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb. De commissie is, behoudens het secretariaat, onafhankelijk en bestaat uit externe leden. Dat wil zeggen dat de leden van de commissie niet in dienst zijn van de gemeente Woudenberg of ondergeschikt zijn aan het gemeentebestuur. De werkwijze van de commissie is beschreven in de Awb en de gemeentelijke ‘Verordening onafhankelijke commissie bezwaarschriften’. De bezwaarprocedure is bedoeld als een laagdrempelige en eenvoudige procedure bij het bestuursorgaan dat het oorspronkelijke besluit heeft genomen. Zo wordt een mogelijkheid geboden om nog eens goed naar alle aspecten van een dossier, besluit of proces te kijken. Op die manier kunnen de gemeente Woudenberg en de burger samen tot een oplossing komen, zonder dat de rechter zich over hun geschil hoeft te buigen.

1.1.

Werkwijze

Eens per maand (behalve in juli of augustus, dus 11 keer per jaar) is er in de avonduren een hoorzitting gepland voor de behandeling van de ingediende bezwaarschriften. De hoorzittingen zijn in principe openbaar en voor iedereen toegankelijk. De commissie beraadslaagt met een voorzitter en twee leden. De voorzitter en de leden van de commissie rouleren per zitting. De indiener van het bezwaar krijgt op de hoorzitting gelegenheid het bezwaar toe te lichten. Ook mogelijke derde-belanghebbenden krijgen gelegenheid te worden gehoord. Op de hoorzitting wordt namens het bestuursorgaan verweer gevoerd, vertegenwoordigd door een vakinhoudelijk deskundige ambtenaar. Voorafgaand aan de hoorzitting wordt door of namens het college een verweerschrift ingediend wat ongeveer twee weken voorafgaand aan de hoorzitting aan alle partijen wordt verstrekt. Van elke hoorzitting wordt een beknopt verslag gemaakt door de secretaris. Vervolgens wordt het advies uitgewerkt en samen met het verslag aan het bestuursorgaan en de (gemachtigde van de) bezwaarmaker(s) en de eventuele belanghebbenden aangeboden. Het advies van de commissie is niet bindend. Het bestuursorgaan beslist uiteindelijk zelf op het ingediende bezwaarschrift. In de beslissing op bezwaar dient het eerder genomen besluit heroverwogen te worden met inachtneming van het advies van de commissie.

De heroverweging betreft zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid van het besluit. Dat kan tot een inhoudelijk ander besluit leiden, of eventuele (vorm)fouten kunnen worden hersteld. Het advies van de onafhankelijke commissie bezwaarschriften speelt bij deze heroverweging een belangrijke rol. Van het advies van de bezwarencommissie mag het bestuursorgaan, uitsluitend gemotiveerd, afwijken. Op deze wijze wordt het proces van afweging van belangen transparant gemaakt.

5

1.2.

Samenstelling commissie

De samenstelling van de commissie en het secretariaat voor 2024 was als volgt: Naam De heer mr. A. Erdogan Mevrouw mr. drs. S.M. Hogendoornde Jong (t/m april 2024) Mevrouw mr. A. Hoogland De heer A. Slot Mevrouw mr. R. Sahin De heer mr. A.J. van Helden De heer mr. D.J. Stoffer Mevrouw M. van Nieuwamerongen Secretariaat commissie (in dienst gemeente Woudenberg) De heer K. Wiesenekker De heer L. Vos Mevrouw D.J. Roelofs

1.3.

Woonplaats Zeist Bennekom

Rol voorzitter voorzitter

Woerden Nijmegen Woudenberg Ede Tiel Veenendaal

lid/voorzitter lid/plv. voorzitter lid/plv. voorzitter lid lid lid

secretaris plv. secretaris Juridisch adviseur

Taken en rollen

De bezwarencommissie speelt een belangrijke rol in de behandeling van bezwaarschriften binnen een gemeente. De taken en rollen van deze commissie zijn gericht op het waarborgen van een zorgvuldige, objectieve en onafhankelijke afhandeling van bezwaren. 1. Taken van de bezwarencommissie a. Voorbereiden en behandelen van bezwaarschriften • Ontvangen en administratief verwerken van ingediende bezwaren. • Beoordelen of het bezwaar ontvankelijk is (bijvoorbeeld of het binnen de wettelijke termijn is ingediend en aan de formele eisen voldoet). • Voorbereiden van hoorzittingen waarin bezwaarmakers en het bestuursorgaan gehoord worden. b. Adviseren van het bestuursorgaan Opstellen van een advies aan het bestuursorgaan over de gegrondheid van het bezwaar. Dit advies omvat: • Een beoordeling van de rechtmatigheid en redelijkheid/doelmatigheid van het oorspronkelijke besluit. • Een advies over het wel of niet in stand houden van het besluit, of voor aanpassing of verbetering van het besluit. c. Voeren van hoorzittingen Het houden van hoorzittingen waarin: • De bezwaarmaker en eventuele derde-belanghebbenden en het bestuursorgaan hun standpunten mondeling kunnen toelichten. • De commissieleden vragen stellen om de zaak goed te doorgronden. 6

•

Gewaarborgd wordt dat alle partijen eerlijk worden gehoord (hoor en wederhoor) en dat de procedure zorgvuldig verloopt.

d. Toezien op zorgvuldige besluitvorming • Beoordelen of de gemeente bij het nemen van besluiten handelt volgens de wet- en regelgeving, het eigen beleid en in lijn met de rechtspraak. • Beoordelen of besluiten voldoende onderbouwd zijn en of er zorgvuldig met belangen van betrokkenen is omgegaan en er sprake is geweest van een zorgvuldige belangenafweging. e. Signaleren van structurele knelpunten • Registreren en analyseren van trends en veelvoorkomende onderwerpen in bezwaren. • Signaleren van knelpunten in het gemeentelijk beleid of de uitvoering daarvan.

2. Rollen van de bezwarencommissie a. Onafhankelijke en onpartijdige beoordelaar • De commissie opereert onafhankelijk van de gemeentelijke organisatie. Dit betekent dat de leden objectief naar het bezwaar kijken, zonder beïnvloeding door de betrokken afdeling of het bestuurorgaan. • De onafhankelijke (externe) leden spelen een belangrijke rol bij het waarborgen van deze objectiviteit. b. Brug tussen burger en gemeente • De commissie is een tussenstation waar burgers hun grieven kunnen laten toetsen. • De commissie zorgt ervoor dat burgers zich gehoord voelen en vertrouwen hebben en houden in de bezwaarprocedure en in het verlengde daarvan in de gemeente. c. Adviseur van het college • Het college gebruikt de adviezen van de commissie om besluiten te heroverwegen en te verbeteren. • Bij complexere dossiers kan de commissie helpen om juridische risico’s en gevolgen van besluiten inzichtelijk te maken. d. Procesbewaker • De commissie bewaakt dat het proces van bezwaarafhandeling transparant, zorgvuldig en tijdig verloopt, zowel voor het bestuursorgaan als voor de bezwaarmaker.

7

2. Jaarverslag 2024 2.1.

Ingediende bezwaarschriften

Na ontvangst van het bezwaarschrift wordt door het secretariaat van de bezwarencommissie beoordeeld of een bezwaarschrift wel- of niet-ontvankelijk is. Hierbij wordt gekeken of er wettelijke bezwaren zijn om tot een inhoudelijke behandeling over te gaan. Dat is bijvoorbeeld het geval als het bezwaarschrift te laat is ingediend of als de indiener van het bezwaarschrift geen belanghebbende is. Ook wanneer een pro-forma bezwaarschrift niet wordt aangevuld met gronden, wordt deze niet-ontvankelijk verklaard. Bezwaarmaker wordt wel in de gelegenheid gesteld om eventuele formele gebreken te herstellen, dan wel gemotiveerd aan te geven waarom de bezwaartermijn is overschreden. Wanneer sprake is van twijfel over de ontvankelijkheid, wordt in overleg met de voorzitter van de commissie wel een hoorzitting gehouden om met betrekking tot de ontvankelijkheid duidelijkheid te krijgen. De commissie is in 2024 in totaal zes keer bijeen geweest voor een hoorzitting, waarvan één zitting ter plekke geen doorgang heeft gevonden wegens de afwezigheid zonder bericht van bezwaarmaker. In de volgende tabel wordt zichtbaar hoeveel bezwaarschriften zijn ingediend en hoe deze zijn afgedaan. Ten opzichte van voorgaande jaren is het aantal bezwaarschriften afgenomen.

ingediende bezwaarschriften inhoudelijke adviezen van de commissie niet-ontvankelijke bezwaarschriften aangehouden bezwaarschriften geen belang meer bij behandeling bezwaarschriften nog in behandeling aan het einde van 2024

2024 15 81 0 2 2 7

Besluit waartegen bezwaar is gemaakt afwijzen WMO verzoek verkeersbesluit niet openbaar maken documenten Woo afwijzen subsidie afwijzing urgentieaanvraag dwangsombeschikking handhaving afwijzen omgevingsvergunning verlenen omgevingsvergunning vaststellingsbesluit wet dwangsom niet tijdig beslissen afwijzen toekennen briefadres handhavingsbeschikking gebruiksverbod Totaal

1

2023 22 11 1 5 4 3

2022 23 11 5 5 2 7

2021 21 6 5 7 3 3

aantal 4 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 15

Waarvan twee adviezen betrekking hebben op eind 2023 ingediende bezwaarschriften.

8

2.2.

Afhandeling bezwaarschriften

Van de 15 in 2024 ingediende bezwaarschriften zijn er zes inhoudelijke adviezen gegeven. Er zijn in 2024 ook nog twee adviezen gegeven over bezwaarschriften die eind 2023 zijn ingediend. Zodoende zijn er acht adviezen geschreven. In twee zaken zijn de bezwaren bij de bezwaarmaker nog voor de hoorzitting weggenomen door een actie van de gemeente (bijvoorbeeld alsnog positief besluiten of het intrekken van het besluit waartegen bezwaar werd gemaakt). Zodoende was geen belang meer bij de behandeling van het bezwaarschrift door de commissie. Bij twee zaken is verdere behandeling (met instemming van partijen) voorlopig aangehouden omdat partijen nader in gesprek zijn gegaan of er nog onderzoeken worden uitgevoerd. Op het moment van het opstellen van dit jaarverslag zijn er nog zeven bezwaarschriften die in 2024 zijn ingediend, in behandeling bij de commissie. Drie bezwaarschriften zijn als pro-forma bezwaarschrift ingediend in november en december 2024 en worden in 2025 geagendeerd voor een hoorzitting. Eén bezwaarschriftprocedure is opgeschort naar aanleiding van gemaakte afspraken in een zitting bij de voorlopige voorzienigenrechter en een laatste bezwaarschrift is eind december ingediend en wordt ook in 2025 behandeld. Datum bezwaar2 01-12-23

Bezwaar tegen

Datum zitting 14-03-24

Datum advies 04-04-24

Advies commissie

04-12-23

Afwijzing WMO Huishoudelijke Hulp

08-02-24

07-03-24

Besluit kan in stand blijven met nadere motivering

09-04-24

01-02-24

Omgevingsvergunning bouw woning Vaststellingsbesluit niet tijdig beslissen WMO woningaanpassing Verkeersbesluit laadpaal

14-03-24

04-04-24

04-06-24

14-03-24

18-04-24

20-06-24

-

20-06-24

18-07-24

30-07-24

Afwijzing subsidieaanvraag

26-09-24

29-10-24

12-08-24 02-10-24

Afwijzing urgentie Niet openbaar maken Woo Afwijzing WMO dagbesteding

Aanhouden 21-11-24

19-12-24

Bezwaar ongegrond/besluit kan in stand blijven Bezwaar ongegrond/besluit kan in stand blijven Advies aangehouden in afwachting van overleg Deels gegrond, besluit kan niet in stand blijven wegens onvoldoende motivatie Wegens termijnoverschrijding nietontvankelijk. Indien gemeente toch besluit inhoudelijk te behandelen: bezwaar gegrond Bezwaar gegrond

21-11-24

14-01-25

Nog geen

Last onder dwangsom Afwijzing WMO tandem Weigering omgevingsvergunning Afwijzing WMO respijtzorg Pro forma Last onder dwangsom

Opgeschort 06-02-25

-

Bezwaar gegrond, onvoldoende motivatie. Besluit kan niet in stand blijven -

-

-

13-03-25

-

-

-

-

06-02-25

-

-

-

-

Voorlopig: 13-03-25

-

-

-

-

07-02-24 08-05-24 14-05-24

08-10-24

17-12-24 18-12-24 23-12-24 18-12-24 24-12-24

Afwijzing handhavingsverzoek

2

Bezwaar gegrond

Datum beslissing 24-06-24

Beslissing college

-

In afwijking van advies bezwaar ongegrond Advies overgenomen en motiveringsgebrek hersteld Advies overgenomen Advies overgenomen -

Nog geen

-

Nog geen

-

Nog geen

-

26-04-24

Bij pro-forma is dit de datum wanneer de gronden zijn ontvangen

9

2.3.

Advisering

In 2024 heeft de commissie acht adviezen gegeven. De commissie adviseert niet alleen om een bezwaarschrift gegrond of ongegrond te verklaren. De commissie adviseert tevens het bestuursorgaan om het besluit al dan niet in stand te laten, bijvoorbeeld wegens het ontbreken van een deugdelijk motivering. Ook wordt tijdens de zitting soms afgesproken dat bezwaarmaker en gemeente samen eerst nader in overleg treden, alvorens de commissie een advies uitbrengt. Advies commissie Bezwaarschrift gegrond Bezwaarschrift ongegrond Besluit in stand laten maar beter motiveren Besluit niet in stand laten wegens ontbreken motivering en daardoor deels gegrond

Aantal 4 2 1 1

Advies commissie

1

Gegrond

Ongegrond

In stand laten met motivering

Niet in stand laten door motivering

Geconcludeerd wordt dat de bezwarencommissie de helft van de bezwaarschriften gegrond achtte. Slechts een kwart was geheel ongegrond.

2.4.

Beslistermijnen

De bezwaarprocedure mag volgens de wettelijke termijn 12 weken duren wanneer er gebruik wordt gemaakt van een adviescommissie. Deze 12 weken beginnen te lopen nadat de bezwaartermijn is verstreken, dus zes weken na datum van het bestreden besluit. Indien er een pro-forma bezwaarschrift is ingediend, begint de termijn van 12 weken te lopen wanneer de motivering is ontvangen en het bezwaarschrift dan ontvankelijk is. Het is mogelijk om deze termijn een keer te verlengen met 6 weken, tot in totaal 18 weken. Het komt hierdoor voor dat een aantal bezwaren niet in het jaar van indienen wordt afgehandeld. Volgens een interne werkafspraak beslist het college binnen vier weken na dagtekening van verzending van het advies van de commissie, en stuurt het de secretaris een afschrift. In de praktijk gebeurt dit echter vaak niet. De termijn om binnen 12 weken een beslissing op het bezwaarschrift te nemen is slechts twee keer gehaald ten opzichte van de acht gegeven adviezen, en het secretariaat 10

ontvangt slechts sporadisch afschriften van beslissingen op bezwaar. Om die reden is de afspraak om de beslissingen op bezwaar naar de leden van de bezwarencommissie te sturen moeilijk na te komen. Als niet binnen de wettelijke beslistermijn een besluit genomen wordt, kan de aanvrager van een besluit het college in gebreke stellen. Dat geldt ook voor een beslissing op bezwaar. In geval van niet tijdig beslissen kan de aanvrager van een besluit een dwangsom vorderen. In 2024 zijn er geen ingebrekestellingen ingediend. Geconcludeerd kan worden dat er slechts twee beslissingen binnen de beslistermijn zijn genomen.

2.5.

Beroep

Van de afgehandelde bezwaarschriften in 2024 zijn vervolgens voor zover bekend bij (het secretariaat van) de bezwarencommissie twee beroepsprocedures bij de rechtbank gestart na de beslissing op het bezwaarschrift. De behandeling van deze beroepschriften vindt plaats in 2025.

11

3. Conclusies en aanbevelingen 3.1.

Conclusies

1. Laag aantal bezwaarschriften Het aantal ingediende bezwaarschriften in 2024 is zeven minder dan in 2023. Dat is een stuk lager dan voorgaande jaren. Waar dit aan ligt is niet duidelijk. Voor 2025 zijn er reeds een aantal bezwaarschriften ingediend. 2. Advisering Wat opvalt is dat de commissie in de helft van de bezwaardossiers het bezwaarschrift gegrond adviseert. Dit kan wijzen op verschillende kwaliteitsproblemen binnen het besluitvormingsproces, bijvoorbeeld: onvoldoende motivering, onvoldoende onderzoek gedaan of onvoldoende rekening gehouden met relevante wet- en regelgeving. 3. Beslissingen op bezwaar In het afgelopen jaar is geconstateerd dat in een significant aantal gevallen de wettelijke beslistermijn voor het afhandelen van bezwaarschriften door het college niet is gehaald. De oorzaken van de overschrijdingen lijken divers te zijn, waaronder: • Een toename in de complexiteit van dossiers; • Capaciteitsproblemen binnen de verantwoordelijke afdelingen; • Late aanlevering van adviezen vanuit de bezwarencommissie, doordat de leden traag reageren op het verzoek van de secretaris om feedback te geven op het conceptadvies.

3.2.

Aanbevelingen

1. Bestreden besluiten In een aantal gevallen schoot de motivering van de besluiten waartegen bezwaar werd gemaakt ernstig tekort. Hoewel die in de heroverweging hersteld konden worden, is het aan te bevelen al bij het primaire besluit een voldoende zorgvuldige motivering te geven, en alle benodigde stappen te zetten om tot een besluit te komen, zodat de ontvanger van het besluit begrijpt waarom de gemeente tot dat besluit is gekomen. Een hoog percentage gegronde bezwaren kan wijzen op structurele tekortkomingen in de kwaliteit van gemeentelijke besluitvorming. Het is belangrijk voor de gemeente om te onderzoeken welke oorzaken hieraan ten grondslag liggen en maatregelen te nemen om de zorgvuldigheid en juridische onderbouwing van besluiten te verbeteren. 2. Beslissingen op bezwaar Hoewel de commissie begrip heeft voor de uitdagingen binnen de organisatie, benadrukt zij het belang van tijdige besluitvorming. Het niet tijdig nemen van besluiten kan leiden tot verminderde rechtszekerheid voor burgers en een afname van vertrouwen in de gemeentelijke overheid. Binnen de bezwarencommissie zelf zal ook extra aandacht worden besteed aan tijdige aanlevering van de adviezen richting college, door concrete afspraken te maken over de termijn waarbinnen feedback op het conceptadvies wordt verwacht. 12

De commissie vraagt het college op haar plaats om aandacht te besteden aan de verbetering van de doorlooptijden, zoals: • Het beter bewaken van termijnen. • Extra inzet van personele capaciteit waar nodig, of ondersteuning bij nieuwe medewerkers. • Optimalisatie van processen rondom de behandeling van bezwaarschriften.

4. Doorkijkje 2025 Jaarlijks gesprek burgemeester en voorzitter bezwarencommissie Op 6 februari 2025 vindt3 een gesprek plaats met de voorzitter en secretaris van de bezwarencommissie en de burgemeester van de gemeente Woudenberg om trends, ontwikkelingen en de verbeterpunten met elkaar te bespreken. Secretaris bezwarencommissie Medio 2025 zal de huidige secretaris van de bezwarencommissie van zijn pensioen gaan genieten. Er wordt nog nagedacht over hoe de rol vanaf dat moment wordt ingevuld. Bezetting commissie Twee leden van de commissie hebben aangegeven niet meer voor benoeming voor een nieuwe termijn (dat is met ingang van een nieuwe raadsperiode) in aanmerking te willen komen. De vacatures dienen tijdig te worden ingevuld. De vacature van voorzitter door het vertrek van mevrouw Hogedoorn dient ook nog te worden ingevuld. Na de zomer van 2024 zal met de werving voor deze vacatures worden gestart.

3

Op het moment van aanbieden van het jaarverslag heeft dit gesprek reeds plaatsgevonden.

13