1. RV Inkoopstrategie accountantscontrole (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL Onderwerp
2024
:
Datum voorstel:
Registratiekenmerk:
Z. 347511
Raadsvergadering van :
19 december 2024
Vergadering Commissie van:
n. v. t.
Portefeuillehouder: Behandelend ambtenaar:
Voorzitter auditcommissie Sandra Lenderink
Onderwerp / voorstel:
Inkoopstrategie accountantscontrole
2 december 2024
Aan de Raad. Voorstel Wij stellen u voor 1. De ‘Inkoopstrategie Europese openbare aanbesteding Accountantscontrole Gemeente Woudenberg’ vast te stellen , en hierbij af te wijken van a. artikel 2 lid 1 van de Controleverordening Gemeente Woudenberg 2003 , waarin als uitgangspunt voor de periode van de opdracht drie jaar + één jaar verlenging is bepaald; b. artikel 2 lid 3 van de Controleverordening Gemeente Woudenberg 2003 door het vaststellen van het programma van eisen te mandateren aan het projectteam Aanbesteding Accountantscontrole. 2. Het voornemen tot gunnen te mandateren aan de auditcommissie.
Inleiding De huidige overeenkomst voor het uitvoeren van de accountantscontrole heeft betrekking op de controlejaren 2022 tot en met 2024. Er is daarom behoefte aan een aanbesteding om een accountant te contracteren voor het uitvoeren van de accountantscontrole voor de periode 15 juni 2025 tot en met 15 juni 2031 , waarbij de werkzaamheden betrekking hebben op controlejaren 2025 t/m 2030.
Geprint op: 05-12-2024 10:14:37uur
Document2
Beoogd resultaat Doel van de aanbesteding is op transparante wijze te komen tot een overeenkomst met een in het publieke domein ervaren en betrouwbare marktpartij. De aanbesteding dient rechtmatig te verlopen op een transparante , objectieve en niet discriminerende wijze. Kader Artikel 213 Gemeentewet , tweede lid 1 Controleverordening Gemeente Woudenberg 2003: 2 artikel 2 Verordening auditcommissie gemeente Woudenberg: artikel 2 , lid a Aanbestedingswet 2012 van 1 november 2012 , Staatsblad 2012 , 542 , Staatblad 2016 , 241 , laatstelijk gewijzigd bij Staatsblad 2018 , 142. In deze aanbestedingsprocedure wordt het ARW 2016 van toepassing verklaard. Argumenten 1. Via deze inkoopstrategie worden de uitgangspunten bepaald. Deze uitgangspunten vormen de basis voor het aanbestedingsdocument en het Programma van Eisen. 1. a. Een langere vaste contractperiode is voor opdrachtnemers interessanter omdat dit meer vastigheid biedt en ook gebruikelijk is in de markt. Daarbij stimuleert de optie(s) tot verlenging de accountant voor de kwaliteit van de dienstverlening. Er wordt geadviseerd om een overeenkomst af te sluiten voor twee jaar met de mogelijkheid tot verlenging van twee keer twee jaar.
Daarbij wordt geadviseerd om minimaal jaarlijks de dienstverlening te evalueren en de uitkomsten hiervan mee te nemen voor de overweging om al dan niet tot verlenging van de overeenkomst over te gaan. Een langere vaste contractperiode is voor opdrachtnemers interessanter omdat dit meer vastigheid biedt en ook gebruikelijk is in de markt. De optie(s) tot verlenging stimuleert de accountant voor de kwaliteit van de dienstverlening. Dit zijn dan ook de redenen om voor te stellen af te wijken van artikel 2 lid 1 van de Controleverordening Gemeente Woudenberg 2003 , waar als uitgangspunt drie jaar + één jaar verlenging is opgenomen. 1. b. 1 Vaststelling van het programma van eisen door het projectteam (in plaats van de raad) is efficiënter. Het projectteam bestaat uit: Dhr. J. De Vogel , raadslid Dhr. K. J. Stalman , raadslid Dhr. G. Van der Linden , raadslid de strategisch adviseur financiën de financieel adviseur Mevr. S. Lenderink , Griffier de inkoopadviseur van IBMN Het voorstel is om dit projectteam het programma van eisen te laten vaststellen. Door de deelname van drie raadsleden in het projectteam is invloed vanuit de raad op het programma van eisen geborgd.
Vaststelling door de raad zou tot een zodanige vertraging in het proces leiden , dat de gewenste ingangsdatum van medio juni 2025 , en daarmee de start van de controlewerkzaamheden in het najaar van 2025 , in gevaar komt. 1. b. 2. Door het projectteam (in plaats van de raad) het programma van eisen te laten vaststellen wordt dezelfde werkwijze gevolgd als vier jaar geleden. Het enige verschil is dat de raad destijds niet expliciet heeft besloten het vaststellen van het programma van eisen te mandateren aan het projectteam. Dit wordt nu wel voorgesteld. 1 2
http://lokaleregelgeving. overheid. nl/CVDR34816 https://gemeentebestuur. woudenberg. nl/Documenten/Verordening-auditcommissie. pdf
Geprint op: 05-12-2024 10:14:37 uur
2/4
2. Mandatering van het voornemen tot gunnen aan de auditcommissie is efficiënt Als alle stappen in de aanbestedingsprocedure doorlopen zijn, is de uitkomst opgelegd. Dit betekent dat een raadsvoorstel over het voornemen tot gunnen niet anders dan een hamerstuk kan zijn. Aangezien niemand gebaat is bij het schrijven en behandelen van overbodige voorstellen (met bijbehorende doorlooptijd), is het voorstel om het voornemen tot gunnen aan de artikel 2, lid a,
auditcommissie te mandateren (als de Verordening Auditcommissie
van
het
al niet valt
gemeente
onder de
reikwijdte van Woudenberg: ‘voorbereiding
aanbesteding accountant”).
Kanttekeningen en risico’s Wij zien geen risico’s bij dit voorstel. Maatschappelijk draagvlak In het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden bij maatschappelijk verantwoord inkopen diverse onderwerpen genoemd, waaronder duurzaamheid en social return. Daarbij is aangegeven dat voor elk concreet geval een afweging wordt gemaakt. Voor accountantsdiensten zijn door de Rijksoverheid geen milieucriteria voor duurzaam inkopen vastgesteld. De duurzaamheidsimpact van accountantsdiensten is namelijk gering. Daarnaast is gelet op de specifieke aard van de werkzaamheden van de accountant het toepassen van social return lastiger. Beperkte mogelijkheden liggen op het gebied van stages of certificeringen. Om de markt hierin wel te stimuleren wordt 2% van de opdrachtwaarde ten behoeve van social return opgenomen in de aanbestedingsdocumenten.
Financiële
consequenties
op
juistheid
beoordeeld
(geanonimiseerd) Dit voorstel past binnen de
-
-
EOrminderuitgren _ [Kostenacoukant €Omindeinorden |_
Bovengenoemde bedragen betreffen Bovengenoemd totaal verschil wordt dus n.v.t. Het voorstel
is dit
(geanonimiseerd)
begroting
uren |E €720) omsen|___| | -
door
te
dekken
structurele
uitgaven.
de
bekend
aan
raad
gemaakt
verschil
geraamd de
op
nieuwe
in 2025 de nieuwe accountant heeft benoemd zal tevens bekend zijn of het huidige budget toereikend is. Indien het huidige budget niet toereikend is zal bij de voorjaarsrapportage 2025 en de kadernota 2026-2029 het budget aangepast worden.
Geprint
de
geen
uit N.v.t..
Toelichting: In de begroting 2025-2028 is jaarlijks het budget voor accountantskosten € 73.450. De verwachting is dat het beschikbare budget van € 73.450 na aanbesteding van de accountantsdiensten niet toereikend zal zijn. Zodra
via:
raad
op:
05-12-2024
10:14:37
uur
3/4
Aanpak/uitvoering De voorgenomen planning is als volgt: Aankondiging Stellen vragen inlichtingenronde Vrijgave Nota van Inlichtingen Indienen inschrijvingen Voornemen tot gunning Benoeming accountant door de raad Contractafstemming en ondertekening Ingangsdatum Overeenkomst / start dienstverlening
8 januari 2025 29 januari 2025 12. 00 uur 7 februari 2025 21 februari 2025 7 april 2025 22 mei 2025 Eind mei / begin juni 2025 Medio juni 2025
Communicatie Overeenkomstig de Aanbestedingswet. Bijlage(n) GEHEIM Inkoopstrategie Accountantscontrole Woudenberg. De auditcommissie heeft op 2 december 2024 geheimhouding op deze bijlage opgelegd op grond van artikel 87 van de Gemeentewet , om redenen , genoemd in artikel 5. 1 tweede lid sub b van de Wet open overheid , totdat de gemeenteraad een definitief besluit heeft genomen tot gunning van de accountantscontrole. D. nummer D. 286806
Documentnaam Inkoopstrategie Europese openbare aanbesteding Accountantscontrole Gemeente Woudenberg
Geheimhouding De auditcommissie heeft op 2 december 2024 geheimhouding op deze bijlage opgelegd op grond van artikel 87 van de Gemeentewet , om redenen , genoemd in artikel 5. 1 tweede lid sub b van de Wet open overheid , totdat de gemeenteraad een definitief besluit heeft genomen tot gunning van de accountantscontrole.
Namens de auditcommissie ,
S. E. Lenderink Griffier
V. Holleman Voorzitter
Geprint op: 05-12-2024 10:14:37 uur
4/4