09b. Spoorboekje 2022 - Woudenberg.pdf

Spoorboekje 2022

Gemeente Woudenberg

Inhoud pagina 1. Inleiding

3

2. De P&C-cyclus in 2022/2023

4

3. Toelichting P&C-instrumenten

5

4. Planning P&C-instrumenten 2022

9

5. Protocol samenstellen financiële stukken

17

6. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kaderbrief

18

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting

19

8. Overzicht gemeenschappelijke regelingen

20

Pagina 2

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

1. Inleiding Sinds 2001 wordt op het gebied van planning & control binnen de gemeente Woudenberg gewerkt volgens het spoorboekje P&C-cyclus. Het spoorboekje 2022 bevat een uitwerking van de P&C-cyclus voor de periode 2022/2023 met als doel dat de financiële stukken op tijd en integraal worden aangeboden voor besluitvorming. Het spoorboekje 2022 bevat de volgende onderdelen: • de P&C-cyclus in 2022/2023; • toelichting P&C-instrumenten; • planning P&C-instrumenten in 2022; • voorbeeld protocol samenstellen financiële stukken; • belangrijke data voor de beantwoording van de technische vragen bij de kaderbrief en de begroting.

Pagina 3

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

2. De P&C-cyclus in 2022/2023 In dit onderdeel wordt de P&C-cyclus voor 2022/2023 uiteengezet. Voordat op de P&C-instrumenten zelf wordt ingegaan, worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven. Uitgangspunten voor de cyclus in 2022/2023 zijn: • de grondexploitaties worden in de raad van april 2022 behandeld; • de meerjarenprognose grondbedrijf is onderdeel van de kaderbrief; • gelijktijdig met de kaderbrief wordt een eerste financiële tussenrapportage behandeld; • na de zomer wordt een zomerbrief voorgelegd; • in de raad van december wordt een financiële najaarsrapportage aangeboden met een vooruitblik op het te verwachten jaarresultaat van het betreffende kalenderjaar. De gemeente Woudenberg werkt in 2022/2023 met de volgende P&C-instrumenten: P&C-instrumenten Grondexploitaties Amalialaan, Spoorzone A2, Spoorzone B, Nijverheidsweg en Hoevelaar fase 1 (en waarschijnlijk Hoevelaar fase 2) Jaarrekening 2021 Kaderbrief 2023-2026 Eerste financiële tussenrapportage 2022 Meerjarenprognose grondbedrijf (onderdeel van de kaderbrief) Zomerbrief 2022 Begroting 2023-2025 Financiële najaarsrapportage 2022 Grondexploitaties Spoorzone A2, Nijverheidsweg, Hoevelaar fase 1 en Hoevelaar fase 2 Jaarrekening 2022

Pagina 4

Besluitvorming in raad april 2022 juni 2022 juni 2022 juni 2022 juni 2022 september 2022 oktober 2022 december 2022 april 2023 juni 2023

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

3. Toelichting P&C-instrumenten Grondexploitaties 2022 In Woudenberg wordt medio januari 2022 met de volgende grondexploitaties gewerkt. Bij herziene grondexploitaties wordt de meest actuele boekwaarde per 1 januari 2022 gehanteerd. -

Amalialaan; Spoorzone A2; Spoorzone B; Nijverheidsweg; Hoevelaar fase 1.

Daarnaast verwachten we in 2022 voor het eerst met de grondexploitatie voor Hoevelaar Fase 2 te komen. In de grondexploitaties worden de volgende gegevens opgenomen: - algemene toelichting; - uitgangspunten; - overzicht uitgaven en inkomsten per jaar en per fase; - verschillenoverzicht ten opzichte van vorige grondexploitatie (in het geval van een herziene grondexploitatie); - risico’s en mogelijkheden. In de raadsvergadering van 28 april 2022 worden de grondexploitaties ter besluitvorming voorgelegd. Jaarrekening 2021 In de jaarrekening legt het college aan de raad verantwoording af van het in het afgelopen jaar gevoerde beleid en de realisatie van de gestelde doelen. In de jaarrekening zijn onder andere de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding (o.a. samenvatting resultaat); - vaststelling jaarrekening; - overzicht baten en lasten; - vijf beleidsprogramma’s; - algemene dekkingsmiddelen; - zeven paragrafen; - balans; - grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; - reserves en voorzieningen; - diverse bij de jaarrekening (toelichtende en) verplichte bijlagen. De jaarrekening 2021 wordt in de raadsvergadering van 30 juni 2022 ter besluitvorming voorgelegd. Kaderbrief 2023-2026 In verband met de gemeenteraadsverkiezingen wordt er in 2022 geen kadernota maar een kaderbrief 2023-2026 opgesteld.

In de kaderbrief worden ontwikkelingen en actualisaties gepresenteerd met een effect op de beschikbare financiële ruimte. Daarmee fungeert de kaderbrief als opstap naar de (meerjaren)begroting 2023-2026. Het nieuwe coalitieprogramma (planning mei) wordt niet in deze kaderbrief meegenomen.

Pagina 5

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Verder worden twee nieuwe onderdelen aan de kaderbrief toegevoegd, namelijk de monitor Tweede Herstelplan 2021 en monitor Plan van Aanpak Financiële Scan provincie Utrecht. In de monitor Tweede Herstelplan 2021 wordt gerapporteerd over de voortgang van de bezuinigingen waar bij de vaststelling van het Tweede Herstelplan financiën gemeente Woudenberg 2021 toe is besloten. Daarnaast is gelijktijdig met de behandeling van de begroting 2022 het Plan van Aanpak van de Financiële scan van de provincie Utrecht voorgelegd. In de monitor welke als bijlage bij de kaderbrief 2023 wordt gevoegd, wordt inzicht gegeven in de voortgang van het oppakken van de bevindingen en aanbevelingen. De kaderbrief wordt opgebouwd uit de volgende paragrafen en bijlagen: - inleiding; - financieel perspectief; - monitor besparingsopgave 2020-2023; - monitor Tweede Herstelplan 2021; - monitor Plan van Aanpak Financiële Scan provincie Utrecht; - notitie meerjarenprognose grondexploitaties. De kaderbrief 2022-2025 staat geagendeerd voor de raadscommissievergadering van 14 juni 2022 en de raadsvergadering van 30 juni 2022. De raad is tot 7 juni 2022 in de gelegenheid om technische vragen in te dienen bij de organisatie. Op 10 juni 2022 ontvangen de raadsfracties de schriftelijke beantwoording van de technische vragen.

Eerste financiële tussenrapportage 2022 Zowel bij de kaderbrief 2021 als de kaderbrief 2022 was een eerste financiële tussenrapportage gevoegd. Dit om een zo compleet mogelijk financieel inzicht te geven van de financiële situatie van dat moment. Omdat dit zowel de raad als het college goed bevallen is, is nu een eerste financiële tussenrapportage toegevoegd aan de P&C-cyclus. In tegenstelling tot de eerste financiële tussenrapportages 2020 en 2021, stellen we voor om de eerste financiële tussenrapportage 2022 wel te laten vaststellen. Alleen als deze rapportage door de raad is vastgesteld, kunnen de financiële mutaties verwerkt worden in de financiële administratie en zijn ze zichtbaar voor de budgethouders. Tevens komen deze afzonderlijk mutaties dan ook niet meer terug in volgende financiële rapportages wat de overzichtelijkheid van volgende rapportages, voor een ieder, ten goede komt. De eerste financiële tussenrapportage geeft aldus een eerste beeld aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met half april. In de eerste financiële tussenrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding; - financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties. In de raadsvergadering van 30 juni 2022 wordt de eerste financiële tussenrapportage ter besluitvorming voorgelegd. Zomerbrief 2022 In 2021 is voor het eerst een zomerbrief ter kennisname voorgelegd.

In deze zomerbrief is de financiële tussenstand 2021 vermeld met een korte toelichting op de wijzigingen ten opzichte van de eerste financiële tussenrapportage welke als bijlage bij de kaderbrief 2022 gevoegd was. Het geeft daarmee inzicht in de financiële stand van zaken van het eerste halfjaar.

Pagina 6

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

In 2022 wordt wederom een zomerbrief ter kennisname aan de raad voorgelegd, de volgende onderdelen worden hierin opgenomen: - inleiding; - financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft: wijzigingen ten opzichte van de eerste financiële tussenrapportage). In de raadsvergadering van 22 september 2022 wordt de zomerbrief ter besluitvorming voorgelegd. Begroting 2023-2026 De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. In de beleidsbegroting staan de beoogde effecten van het beleid centraal en in de financiële begroting de uitvoering van het beleid. De raad autoriseert de beleidsbegroting en het college stelt de financiële begroting vast. Het nieuwe coalitieprogramma (planning mei 2022) wordt in deze begroting meegenomen. In de begroting zijn de volgende onderdelen opgenomen: -

strategiekaart; hoofdlijnen begroting; procedure begrotingsbehandeling; monitor besparingsopgave 2020-2023; monitor Tweede Herstelplan 2021; monitor Plan van Aanpak Financiële Scan provincie Utrecht; vijf beleidsprogramma’s; algemene dekkingsmiddelen; zeven paragrafen *; verplichte indicatoren; overzicht baten en lasten; incidentele baten en lasten; overzicht reserves en voorzieningen; belastingtarieven; kerngegevens; EMU-saldo; balansramingen; kosten en opbrengsten per taakveld (BBV-regelgeving).

* De grondprijsbrief 2023 is onderdeel van paragraaf Grondbeleid. In de grondprijsbrief is een overzicht van de richtprijzen voor grondprijzen 2023 opgenomen van de gemeente Woudenberg. De begroting 2023-2026 staat geagendeerd voor de raadscommissievergaderingen van 4 oktober 2022 (beeldvormend) en 11 oktober 2022 (oordeelsvormend) en de raadsvergadering van 20 oktober 2022. Raadsfracties kunnen voor 26 september 2022 9.00 uur algemene beschouwingen en technische vragen indienen en ontvangen op 30 september 2022 de schriftelijke beantwoording van de vragen.

Pagina 7

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Financiële najaarsrapportage 2022 De financiële najaarsrapportage geeft een doorkijk van de financiële stand van zaken van het hele jaar aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met oktober 2022. Hiermee is de najaarsrapportage de voorloper op de jaarrekening en het laatste financiële document gedurende een kalenderjaar waarbij de raad begrotingswijzigingen goedkeurt. In de financiële najaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding; - financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft : wijzigingen ten opzichte van de eerste financiële tussenrapportage en de zomerbrief). In de raadsvergadering van 22 december 2022 wordt de financiële najaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd.

Pagina 8

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

4. Planning P&C-instrumenten 2022 In dit onderdeel worden de planningen van de uit te brengen P&C-instrumenten in 2022 in beeld gebracht. Grondexploitaties 2022 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

10 januari – 9 maart 2022 10 januari – 9 maart 2022 10 januari – 9 maart 2022 10 maart 2022

Bepalen boekwaarde per 1-1-2022 per grondexploitatie

Henk1

Opstellen grondexploitaties

Remco / Henk

Afstemming grondexploitaties met projectleiders en portefeuillehouder Verzenden concept grondexploitaties naar B&W, directie en projectleiders Bespreken concept grondexploitaties in B&W Bespreken concept grondexploitaties met directie en projectleiders Verzenden definitieve grondexploitaties naar B&W, directie en projectleiders Bespreken definitieve grondexploitaties in B&W Verzenden grondexploitaties naar griffie, directie en projectleiders Verzenden grondexploitaties naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Remco / Henk

15 maart 2022 15 maart 2022 17 maart 2022 22 maart 2022 29 maart 2022 31 maart 2022 12 april 2022 28 april 2022

Remco / Henk B&W / Remco / Henk Directie / Remco / Henk Remco / Henk B&W / Remco / Henk Henk Griffie Raadscommissie Raad

1 In dit Spoorboekje P&C-cyclus wordt met Henk, Henk van den Hof bedoeld.

Pagina 9

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Jaarrekening 2021 Datum (uiterlijk)

Onderwerp A. Jaarrekening

Actie door

17 december 2021 3 januari 2022 10 januari – 28 januari 2022 10 januari 2022 14 januari 2022 21 januari 2022

Versturen uitnodiging budgetgesprekken aan budgethouders Communiceren over afsluiting in TIM en afsluiting administratie Budgetgesprekken

Henk / Djuri / Marga Vakteam financiën Budgethouders / Henk / Djuri / Marga Henk / Djuri Budgethouders Henk / Djuri / Marga

28 januari 2022 28 januari 2022 28 januari 2022 4 maart 2022 1 april 2022 1 april 2022 21 april 2022

Begrotingswijzigingen verwerkt t/m raad december in administratie Afsluiten uren in TIM Afsluiting administratie (facturen na deze datum worden verwerkt in 2022) Bijwerken administratie Verwerken facturen Jaardeclaratie btw-compensatiefonds Afsluiten rekening van baten en lasten (producten) Bepalen voorlopig rekeningresultaat Balans en toelichting Boekwerk in concept gereed

Vakteam financiën Gerda Henk / Djuri / Marga Henk / Djuri / Marga Henk / Djuri / Marga Henk / Djuri / Marga Henk / Djuri / Marga

B. Jaarverslag 17 december 2021 10 januari – 28 januari 2022 31 januari – 4 februari 2022 10 januari – 20 april 2022 10 januari – 20 april 2022 11 februari 2022 22 februari 2022 april 2022 11 april – 21 april 2022 21 april 2022 26 april 2022 26 april 2022 4 mei 2022 25 april – 29 april 2022 10 mei 2022 10 mei 2022 9 mei – 13 mei 2022 12 mei 2022 17 mei 2022 23 mei 2022 23 mei 2022 24 mei 2022 30 mei 2022

Pagina 10

Aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Invullen formats

Henk / Djuri / Marga Budgethouders

Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Programma-eigenaren / budgethouders Henk / Djuri / Marga

Samenstellen jaarverslag Voorbereidingen op te leveren stukken jaarrekening aan accountant

Henk / Djuri / Marga / Gerda / Esther Verzenden conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening naar P&C- P&C-team / Henk / team en budgethouders Djuri Bespreken conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening met P&C- P&C-team / Henk / team Djuri Vooroverleg Verstegen Accountants over stand van zaken jaarrekening Verstegen Accountants / Aart / Henk / Djuri Opstellen infographic jaarrekening Communicatie / Aart Verzenden concept jaarrekening naar B&W, P&C-team en Aart / Henk / Djuri budgethouders Bespreken concept jaarrekening in B&W B&W / Aart / Henk / Djuri Bespreken concept jaarrekening met P&C-team P&C-team / Henk / Djuri Verzenden concept jaarrekening en infographic naar B&W, P&C-team Aart / Henk / Djuri en budgethouders Accountantscontrole 2021 – week 1 Verstegen Accountants Bespreken concept jaarrekening en concept infographic in B&W B&W / Aart / Henk / Djuri Bespreken concept jaarrekening en concept infographic met P&C-team P&C-team / Henk / Djuri Accountantscontrole 2021 – week 2 Verstegen Accountants Verzenden definitieve jaarrekening en infographic naar B&W, P&CAart / Henk / Djuri team en budgethouders Bespreken definitieve jaarrekening en infographic in B&W B&W / Aart / Henk / Djuri Beide boekwerken drukken Henk / Djuri Verzenden jaarrekening naar griffie, P&C-team en budgethouders Henk / Djuri Verzenden jaarrekening naar raad en auditcommissieleden Griffie Bespreken

concept accountantsrapport door Verstegen Accountants Verstegen Accountants met portefeuillehouder en directie / portefeuillehouder /

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

7 juni 2022 13 juni 2022 14 juni 2022 30 juni 2022

Pagina 11

Definitief accountantsrapport en definitieve accountantsverklaring binnen bij de gemeente Behandeling in auditcommissie Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

directie / Aart / Henk / Djuri Verstegen Accountants Auditcommissie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Kaderbrief 2023-2026 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

14 februari 2022

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Aart

Invullen formats

Budgethouders

Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Programma-eigenaren / budgethouders Directie / Aart

7 maart – 25 maart 2022 7 maart – 25 maart 2022 28 maart – 1 april 2022 14 februari – 13 april 2022 14 april 2022 19 april 2022 21 april 2022 26 april 2022 26 april 2022 4 mei 2022 10 mei 2022 10 mei 2022 12 mei 2022

Samenstellen kaderbrief

17 mei 2022 23 mei 2022 24 mei 2022 7 juni 2022 7 juni - 9 juni 2022

Verzenden concept kaderbrief naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept kaderbrief met P&C-team Verzenden concept kaderbrief naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept kaderbrief in B&W Bespreken concept kaderbrief met P&C-team Verzenden concept kaderbrief naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept kaderbrief in B&W Bespreken concept kaderbrief met P&C-team Verzenden definitieve kaderbrief naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve kaderbrief in B&W Verzenden kaderbrief naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden kaderbrief naar de raad Aanleveren technische vragen Beantwoording van de technische vragen door de organisatie

10 juni 2022 14 juni 2022 30 juni 2022

Verzenden beantwoording technische vragen naar raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Pagina 12

Budgethouders / Aart

Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart Aart Griffie Raadsfracties B&W / directie / budgethouders Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Eerste financiële tussenrapportage 2022 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

14 februari 2022

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Aart

Invullen formats

Budgethouders

Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Programma-eigenaren / budgethouders Aart

7 maart – 25 maart 2022 7 maart – 25 maart 2022 28 maart – 1 april 2022 14 februari – 13 april 2022 21 april 2022 26 april 2022 26 april 2022 4 mei 2022 10 mei 2022 10 mei 2022 23 mei 2022 24 mei 2022 14 juni 2022 30 juni 2022

Pagina 13

Samenstellen financiële tussenrapportage Verzenden concept financiële tussenrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept financiële tussenrapportage in B&W Bespreken concept financiële tussenrapportage met P&C-team Verzenden definitieve financiële tussenrapportage naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken definitieve financiële tussenrapportage in B&W Bespreken definitieve financiële tussenrapportage met P&C-team Verzenden financiële tussenrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden financiële tussenrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders / Aart

Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Zomerbrief 2022 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

23 mei 2022

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Aart

7 juni – 24 juni 2022 7 juni – 24 juni 2022 27 juni – 1 juli 2022 7 juni – 11 augustus 2022 11 augustus 2022 16 augustus 2022 16 augustus 2022 18 augustus 2022 23 augustus 2022 23 augustus 2022 23 augustus 2022 25 augustus 2022 6 september 2022 22 september 2022

Pagina 14

Samenstellen zomerbrief Verzenden concept zomerbrief naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept zomerbrief in B&W Bespreken concept zomerbrief met P&C-team Verzenden definitieve zomerbrief naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve zomerbrief in B&W Bespreken definitieve zomerbrief met P&C-team Verzenden zomerbrief naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden zomerbrief naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders / Aart Budgethouders Programma-eigenaren / budgethouders Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Begroting 2023-2026 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

23 mei 2022

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Aart

7 juni – 24 juni 2022 7 juni – 24 juni 2022 27 juni – 1 juli 2022 7 juni – 17 augustus 2022 18 augustus 2022 22 augustus – 31 augustus 2022 23 augustus 2022 23 augustus 2022 26 augustus 2022 30 augustus 2022 30 augustus 2022 1 september 2022 6 september 2022 6 september 2022 8 september 2022 13 september 2022 13 september 2022 15 september 2022 26 september 2022 26 september – 29 september 2022 30 september 2022 4 oktober 2022 11 oktober 2022 20 oktober 2022

Pagina 15

Samenstellen begroting

Budgethouders / Aart Budgethouders Programma-eigenaren / budgethouders Directie / Aart / Henk

Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en budgethouders Samenstellen infographic

Aart Communicatie / Aart

Bespreken concept begroting in B&W Bespreken concept begroting met P&C-team Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept begroting in B&W Bespreken concept begroting met P&C-team Verzenden concept begroting en concept infographic naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken concept begroting en concept infographic in B&W Bespreken concept begroting en concept infographic met P&C-team Verzenden definitieve begroting en infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve begroting en infographic in B&W Verzenden begroting naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden begroting naar de raad Aanleveren algemene beschouwingen en technische vragen Schriftelijke beantwoording van de technische vragen door de organisatie Verzenden schriftelijke beantwoording technische vragen naar raad Behandeling in raadscommissie – beeldvormend Behandeling in raadscommissie – oordeelsvormend Besluitvorming door de raad

B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart Aart Griffie Raadsfracties B&W / directie / budgethouders Griffie Raadscommissie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

Financiële najaarsrapportage 2022 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

29 augustus 2022

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Aart

Invullen formats

Budgethouders

Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Programma-eigenaren / budgethouders Aart

19 september – 7 oktober 2022 19 september – 7 oktober 2022 10 oktober - 14 oktober 2022 19 september – 27 oktober 2022 27 oktober 2022 1 november 2022 3 november 2022 8 november 2022 8 november 2022 10 november 2022 15 november 2022 22 november 2022 24 november 2022 6 december 2022 22 december 2022

Pagina 16

Samenstellen financiële najaarsrapportage Verzenden concept financiële najaarsrapportage naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept financiële najaarsrapportage met P&C-team Verzenden concept financiële najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept financiële najaarsrapportage in B&W Bespreken concept financiële najaarsrapportage met P&C-team Verzenden definitieve financiële najaarsrapportage naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken definitieve financiële najaarsrapportage in B&W Verzenden financiële najaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden financiële najaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders / Aart

Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart Aart Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

5. Protocol samenstellen financiële stukken Protocol samenstellen financiële stukken Onderstaand protocol wordt gebruikt bij het opstellen van de financiële stukken en het voeren van de budgetgesprekken. Dit protocol geeft inzicht in de verantwoordelijkheden van de budgethouder, de programma-eigenaar en het vakteam financiën bij het opstellen van de betreffende stukken. Sinds 2019 is het protocol uitgebreid met een gespreksverslag welke als leidraad bij de budgetgesprekken gebruikt wordt en waarin de gemaakte afspraken worden opgenomen. 1. 2. 3.

4.

5.

6.

Activiteit Uitnodiging budgetgesprek inclusief instructies ter voorbereiding Aanleveren formats inclusief instructies voor het invullen Tijdens het budgetgesprek wordt besproken: a. stand van zaken budget; b. verwachtingen komende periode; c. juiste boeking facturen; d. benodigde mutaties; e. invullen gespreksverslag; f. aanvullend bij jaarrekening: welke kosten worden nog verwacht. Bij relatief kleine verschillen tussen de geraamde en de werkelijke kosten waarbij de politieke gevoeligheid beperkt is, is geen verdere afstemming nodig. Budgethouder levert een beknopte inhoudelijke toelichting aan. Bij relatief grotere verschillen tussen geraamde en werkelijke kosten of bij verschillen welke politiek gevoelig zijn, is afstemming nodig met de betreffende portefeuillehouder. Daarnaast wordt de programmaeigenaar hiervan op de hoogte gebracht. De budgethouder levert na afstemming met de portefeuillehouder (en programma-eigenaar) een uitgebreidere inhoudelijke toelichting aan. Afstemming ingevulde formats tussen programma-eigenaar en budgethouder.

7.

Na overeenstemming programma-eigenaar en budgethouder worden ingevulde formats klaargezet voor het vakteam financiën.

8. 9.

Verwerking aangeleverde stukken in de concept financiële stukken. Het vakteam financiën vraagt programma-eigenaren en budgethouders te verifiëren of kengetallen, beleidsteksten, bedragen en toelichtingen juist verwerkt zijn in concept financiële stukken.

10.

Verwerken opmerkingen, aanvullingen en aanpassingen door programma-eigenaren en budgethouders in definitieve financiële stukken.

Pagina 17

Actie door Vakteam financiën Vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Budgethouder en teamlid vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Programmaeigenaar en budgethouder Programmaeigenaar en budgethouder Vakteam financiën Programmaeigenaren, budgethouders en vakteam financiën Vakteam financiën

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

6. Belangrijke data beantwoording technische vragen kaderbrief Hieronder de informatie omtrent de behandeling van de kaderbrief zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergadering van dinsdag 14 juni 2022. NB: in de raadscommissievergadering van 14 juni 2022 wordt ook de jaarrekening behandeld. In de auditcommissie van 13 juni 2022 wordt de jaarrekening voor besproken. Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

7 juni 2022 Aanleveren technische vragen (per mail naar Klaas, Masja en Vóór 9.00 uur directie). 7 juni 2022 Technische vragen mailen naar B&W, Aart en communicatie. Vóór 10.00 uur 7 juni 2022 Overzicht technische vragen toesturen naar de raad. Na 10.00 uur 7 juni 2022 De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen Vóór 12.00 uur naar B&W, directie en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers). 9 juni 2022 Beantwoording technische vragen verwerken in format (link Vóór 14.00 uur wordt in instructiemail toegevoegd). De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden - dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. 9 juni 2022 Check of beantwoording technische vragen compleet is. Vóór 15.00 uur 9 juni 2022 Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en verwerken wijzingen. 10 juni 2022 Beantwoording technische vragen mailen naar de raadsfracties. 14 juni 2022 Behandeling kaderbrief in raadscommissie.

Raadsfracties

30 juni 2022

Raad

Pagina 18

Besluitvorming (op onderdelen) kaderbrief door de raad.

Directie Klaas | Masja Directie | Masja | Aart Betreffende medewerker

Directie Directie | Aart Masja Raadscommissie

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen - begroting Hieronder de informatie over de behandeling van de begroting zijnde de behandeling van de algemene beschouwingen en de technische vragen in de raadscommissievergaderingen van dinsdag 4 oktober en dinsdag 11 oktober 2022. Datum Onderwerp (uiterlijk) 26 september Aanleveren algemene beschouwingen en technische vragen 2022 (per mail naar Klaas, Masja en directie). Vóór 9.00 uur 26 september Algemene beschouwingen en technische vragen mailen naar 2022 B&W, Aart en communicatie. Vóór 10.00 uur 26 september Overzicht algemene beschouwingen en technische vragen 2022 toesturen naar de raad. Na 10.00 uur 26 september Algemene beschouwingen zijn openbaar en worden o.a. aan 2022 de pers ter beschikking gesteld. Na 10.00 uur 26 september De tekst van de algemene beschouwingen koppelen aan 2022 betreffende portefeuillehouder en medewerker en mailen Vóór 12.00 uur naar B&W, directie en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers). 26 september De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen 2022 naar B&W, directie en betreffende medewerkers (inclusief Vóór 12.00 uur instructie voor medewerkers). 26 – 29 Input voor de beantwoording van de algemene september beschouwingen afstemmen met de portefeuillehouder – 2022 bespreek met de directie welke rol hij/zij daarin speelt.

29 september Beantwoording technische vragen verwerken in format (link 2022 wordt in instructiemail toegevoegd). Vóór 12.00 uur De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden - dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. 29 september Check of beantwoording technische vragen compleet is. 2022 Vóór 14.00 uur 29 september Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en 2022 verwerken wijzigingen. 30 september Beantwoording technische vragen mailen naar de 2022 raadsfracties. 4 oktober Afstemming beantwoording algemene beschouwingen in het 2022 college 4 en 11 Behandeling begroting in raadscommissie. oktober 2022 20 oktober Besluitvorming begroting door de raad. 2022

Pagina 19

Actie door Raadsfracties

Directie

Klaas | Masja

Directie | communicatie Directie | Masja | Aart

Directie | Masja | Aart Betreffende medewerker Betreffende medewerker

Directie | Aart

Directie | Aart Masja B&W / directie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg

8. Overzicht gemeenschappelijke regelingen Sinds 2019 wordt binnen de gemeente intensiever samengewerkt op het gebied van de Gemeenschappelijke Regelingen (hierna: GR’en). Het doel hiervan is om te komen tot een meer eenduidige werkwijze bij de GR'en en als gevolg een betere kwaliteit van de advisering. Dit vraagt meer inzet en betrokkenheid van de (financieel) beleidsadviseurs bij onder andere het voorbereiden van de kadernota's en begrotingen van de GR'en. Daarnaast zoeken we meer de samenwerking met regiocollega's op teneinde standpunten gezamenlijk krachtiger naar voren te brengen. Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht

Beleidsadviseur / beleidsondersteuner Kimm Hendriks

RWA

Roelie Lammers

RUD

Noelle Kolkman

GGDrU

Renate Hilderink

AVU/Rova

Noelle Kolkman

IBMN

Zaira van den Boogaard Ruud van der Velden

Centrumregeling Meten en monitoren Afvalwaterketen en Grondwater Vallei en Veluwe Stichting Eem-Vallei educatief

Aniko Pozsgai

Vitens

---

BNG

---

Financieel adviseur Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp

Accounthouders gemeenteraad2 Henk Jan Molenaar Jhony Stalman Henry van Veldhuizen Peter van Schaik Jan Mulder Jan Bessembinders Elli van Oosterom Karin Schipper Moniek van de Graaf Irene Houtsma ---

Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp

Karin Schipper Michel Hardeman ---

--

---

Genoemde raadsleden zijn de betrokken accounthouders per 1 januari 2022. Na de gemeenteraadsverkiezingen volgt mogelijk een andere samenstelling. 2

Pagina 20

Spoorboekje 2022 gemeente Woudenberg