09b. 20210712_Opzet onderzoek belastingtaken Woudenberg_DEF.pdf

Opzet rekenkameronderzoek uitvoering belastingtaken in de gemeente Woudenberg 12 juli 2021

1. Inleiding en aanleiding onderzoek Via de griffier van Woudenberg bereikte ons het verzoek voor een rekenkameronderzoek naar de uitvoering van de belastingtaken in Woudenberg gedurende de afgelopen jaren. De totale belastinginkomsten van de gemeente Woudenberg zijn ongeveer € 5 miljoen. Sinds 2008 werken de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel samen op het gebied van de WOZ belastingen. Hiertoe is een samenwerkingsovereenkomst gesloten waarbij gemeente Scherpenzeel de uitvoering van de WOZ-taken op zich neemt voor beide gemeenten. Het team dat dit uitvoert, is gehuisvest bij de gemeente Scherpenzeel. Op het gebied van ICT werken zowel Scherpenzeel als Woudenberg samen met de gemeente Veenendaal. Omdat dit een succesvolle samenwerking bleek, is Woudenberg in 2018 gaan kijken of er nog meer geschikte beleidsterreinen waren voor samenwerking met Veenendaal. In overleg met Scherpenzeel is vervolgens onderzocht of samenwerking met Veenendaal op het gebied van WOZ, belastingen en de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) mogelijk was. De uitkomst was dat alle drie gemeenten wilden samenwerken (Raadsvoorstel en besluit “samenwerking BAG en WOZ/Belastingen met de gemeente Veenendaal en omschakeling taxeren op basis van gebruiksoppervlakte”, 27 sep 2018).

In eerste instantie was het de bedoeling dat de samenwerking op 1 januari 2020 zou starten, maar in de loop van 2019 bleek dat de belastingadministratie niet op orde was en dat de belastingheffing niet of niet juist heeft plaatsgevonden (Raadsmemo “Belastingen: check basis op orde voor overstap naar Veenendaal” 24 sep 2019). In het najaar van 2019 en in 2020 is gewerkt om de administratie op orde te brengen en hiervoor is onder andere extra capaciteit ingehuurd (zie raadsbesluit 2-7-2020). In juni 2020 trekt Scherpenzeel zich onverwacht terug uit het traject voor overgang naar Veenendaal vanwege onduidelijkheden in het herindelingsproces met Barneveld (memo van college aan raad “meest recente ontwikkelingen uitvoering en samenwerking belastingtaak Scherpenzeel”, 19 juni 2020). De beoogde samenwerking tussen Woudenberg en Veenendaal wordt voortgezet en de drie gemeenten gaan met elkaar in gesprek over de gevolgen en kosten van het terugtrekken van Scherpenzeel. Het proces is financieel afgewikkeld met Scherpenzeel en de samenwerking van Woudenberg met Veenendaal is op 1 januari 2021 gestart. De gemeenteraad is begin juli 2021 _________________________________________________________________________________________________ 20210712_Opzet onderzoek belastingtaken Woudenberg_DEF -1-

geïnformeerd over de financiële afwikkeling en de belastingtransitie naar Veenendaal (Eindrapportage project uitvoering en transitiebelastingtaak 2020-versie raad 1 juli 2021). Het college heeft de raad van Woudenberg op verschillende momenten geïnformeerd over de problemen van de belastingsamenwerking van Woudenberg en Scherpenzeel en dit is een aantal keren geagendeerd in de raad(commissie)vergaderingen (27 sep 2018, 8 okt 2019, 23 juni 2020, 2 juli 2020, nov 2020). De raad heeft kredieten beschikbaar gesteld voor de overgang naar Veenendaal en voor het herstellen van de problemen. De raad heeft gedurende het traject regelmatig technische vragen gesteld aan het college, die beantwoord zijn. Desondanks heeft de raad behoefte aan een onderzoek, waarin gereflecteerd wordt op de oorzaken van de problemen en de rol die verschillende stakeholders hierin hebben gespeeld. Zowel het college als de auditcommissie van de gemeente Scherpenzeel zijn geïnteresseerd in het onderzoek. Ze willen niet meedoen, maar wel meewerken door informatie aan te leveren en aan interviews deel te nemen. Over de uitkomsten van het onderzoek willen zij graag geïnformeerd worden.

2. Doel en onderzoeksvragen 2.1 Doel onderzoek Doel van het rekenkameronderzoek is om inzicht te krijgen in wat er mis is gegaan bij de uitvoering van de belastingtaken en welke lessen de gemeente Woudenberg hieruit heeft geleerd, die meegenomen kunnen worden bij toekomstige samenwerkingen. 2.2 Onderzoeksvragen Om dit doel te bereiken zijn de volgende hoofdvraag en onderzoeksvragen geformuleerd: Hoe is de uitvoering van de belastingtaken van de gemeente Woudenberg verlopen in de periode 2008 tot 2020? Welke knelpunten zijn ontstaan? Onderzoeksvragen: 1. Welke belastingtaken voerden de gemeenten Scherpenzeel en Woudenberg gezamenlijk uit en wat waren de afspraken hierover? 2. Welke instanties hebben een rol bij de controle van de uitvoering van de belastingtaken en hoe hebben zij hun rol vervuld? 3. Welke knelpunten zijn geconstateerd bij de uitvoering van de belastingtaken? 4. Hoe zijn de knelpunten hersteld? 5. Welke lessen heeft de gemeente Woudenberg geleerd voor toekomstige samenwerkingen? 6. Op welke wijze heeft het college opvolging gegeven aan de raadsbesluiten, moties amendementen en toezeggingen in 2019 en 2020 inzake de belastinguitvoering?

_________________________________________________________________________________________________ 20210712_Opzet onderzoek belastingtaken Woudenberg_DEF -2-

3. Afbakening Het onderzoek richt zich op de gemeente Woudenberg en hoe de controle binnen Woudenberg heeft plaatsgevonden. Het onderzoek richt zich niet op de gemeente Scherpenzeel. In het onderzoek zal de financiële afwikkeling met Scherpenzeel buiten beschouwing worden gelaten. Het onderzoek zal zich niet richten op de afspraken die Woudenberg heeft gemaakt met de gemeente Veenendaal. Er zal dus niet gekeken worden of de lessen die het college heeft geleerd meegenomen zijn in de nieuwe samenwerking met Veenendaal.

4. Methode van onderzoek Het onderzoek bestaat uit het bestuderen en analyseren van relevante documenten. Na het bestuderen van de documenten worden interviews gehouden met ambtenaren en de portefeuillehouder en raadsleden. Ook zullen een aantal interviews plaatsvinden met betrokkenen van de gemeente Scherpenzeel. Het onderzoek resulteert in een rapport van bevindingen dat voorgelegd wordt aan de respondenten voor een check op de feiten. Daarna voegt de rekenkamercommissie conclusies en waar mogelijk aanbevelingen toe aan het rapport, zodat de gemeente verbeteringen kan doorvoeren bij toekomstige samenwerkingen. Het volledige rapport legt de rekenkamercommissie vervolgens voor aan het college van B&W voor een bestuurlijke reactie. Daarna wordt het onderzoeksrapport aangeboden aan de gemeenteraad.

5. Planning 2021 jul aug sep okt Onderzoeksopzet informeren auditcommissie, organisatie gemeente Woudenberg Informeren onderzoeksopzet gemeente Scherpenzeel Startgesprek Onderzoek gemeente aanleveren documenten documenten studie Interviews Rapportagefase Rapportage van bevindingen Technische reactie Conclusies en aanbevelingen opstellen Bestuurlijke reactie Rapport openbaar

2022 nov dec jan feb

mrt apr mei

X X X X

X X

X X

X X

X

X X X X

_________________________________________________________________________________________________ 20210712_Opzet onderzoek belastingtaken Woudenberg_DEF -3-

X

_________________________________________________________________________________________________ 20210712_Opzet onderzoek belastingtaken Woudenberg_DEF -4-