09. Feitenrelaas papierinzameling verenigingen 2021 en 2022.pdf

Tijdens de commissievergadering van 7 november heeft wethouder Boeve - de Kruif toegezegd de haar bekende correspondentie te delen over het stopzetten van de papierinzameling door vrijwilligers in Woudenberg. De mailbox van oud wethouder Pieter de Kruif is helaas niet meer benaderbaar voor onze systemen omdat de backup te oud is, we hebben aan de ICT leverancier (de gemeente Veenendaal) wel verzocht om te kijken of dit toch nog mogelijk kan worden gemaakt. We zijn in gesprek met onze ICT leveranciers om dit in te toekomst te voorkomen. De mails die u bij dit memo aantreft zijn dus mails vanuit de ambtelijke ondersteuning. Ook in de ambtelijke ondersteuning zijn wisselingen geweest, maar zijn bepaalde mails wel opgeslagen in ons Document Management Systeem (DMS). Op 8 april 2021 deelde de ROVA de toenmalig ambtelijk adviseur mede dat het management van de ROVA op 16 februari 2021 had vastgesteld dat de inzameling met achterladers met behulp van vrijwilligers definitief stopte op 1 januari 2022 (bijlage 1). Op 10 september 2021 is door ROVA, als reactie op een verzoek daartoe vanuit de gemeente, richting de ambtelijk adviseur gemeld dat de einddatum kon worden veranderd naar 1 januari 2023 (bijlage 2).

ROVA voegde toe dat het van belang is dat dit wordt vastgelegd door het college, zodat na een eventuele wisseling van collegeleden na de verkiezingen dit duidelijk in de overdracht zou worden opgenomen. In de stukken van het college is geen neerslag te vinden van een besluit door het college in die periode inzake dit dossier. In de mailwisseling van 2 december 2021 (bijlage 3) wordt door de desbetreffende ambtenaar gevraagd naar een mogelijk memo en als reactie daarop wordt aangegeven dat het college mondeling in plaats van schriftelijk zou worden geïnformeerd over de aankomende wijziging. Ook die mondelinge melding is niet terug te vinden in de besluitenlijsten, waar overigens ook de nadruk ligt op schriftelijke besluiten. Na deze mailwisseling is er geen informatie meer te vinden totdat de ROVA de gemeente opnieuw informeerde weer informeerde. In de tweede helft van 2022 heeft de ROVA wederom een melding gedaan bij de gemeente, de nieuwe ambtelijke ondersteuning heeft dit met de portefeuillehouder besproken. Deze informatie was geen onderdeel van de overdracht naar het nieuwe college. De gemeente heeft op alle niveaus gepoogd de datum verder uit te stellen zodat er meer tijd was om de vrijwilligers en verenigingen goed in te lichten en te komen tot een afbouw.

Dit verzoek is overgenomen door de ROVA, de wijziging is daarmee uitgesteld tot 1 januari 2024, dit is op 17 oktober 2022 met de vrijwilligers gedeeld na afstemming met Wolfswinkel (bijlage 4). De vervolgstappen daarna, waarbij Wolfswinkel haar werkzaamheden heeft overgedragen kent u uit de huidige raadsstukken en beantwoording van technische vragen. In de documenten vindt u afgelakte woorden, dit gaat om privacy gevoelige informatie (namen ambtenaren, medewerkers bij partners, emailadressen en 06 nummers). Deze mogen wij AVG technisch niet delen.