09.b Bijlage 1. Verslag evaluatie tentfeest 2023-2024 d.d. 18 januari 2024.pdf

Verslag

Evaluatie tentfeest jaarwisseling 2023-2024 Datum: donderdag 18 januari 2024 Verslaglegging: Thirza Jonathans Aanwezig: Arno van Dijk, Zsuzsanna de Boer, Paul van Waveren, Ed van Kesteren, Ben Hagen, Carin de Hoog, Dennis Knuist en Thirza Jonathans Opening Het overleg wordt geopend om 9:00 uur. Het doel van het overleg is om gezamenlijk te praten over de voorbereiding, het verloop van het tentfeest en eventuele aandachtspunten voor volgend jaar. Om de beurt krijgen de deelnemers van het overleg het woord om hun ervaringen te delen. Ervaringen betrokken partijen Organisatie De organisatie vindt het prettig om te ervaren dat het goed is verlopen. Complimenten naar Ben (politie): het werken met toegangssluizen en de afzetting van de weg, werkte fantastisch. De vooraankondiging op het parkeerterrein werkte ook goed, het parkeerterrein was leeg. Er waren voldoende vrijwilligers, met hen vindt ook een evaluatie plaats. Het cameratoezicht van Ciekeboe was erg fijn, dit wil de organisatie komend jaar weer inzetten. Je geeft hiermee een bepaald signaal af. Het is ook fijn dat de beveiliging van het tentfeest wordt herkend, omdat zij vaak de beveiliging verzorgen bij evenementen in Woudenberg, dat is prettig. De organisatie geeft aan dat zij het volgend jaar weer willen organiseren.

Op basis van een vraag van de adviseur crisisbeheersing geeft de organisatie aan dat zij vertrouwen hebben in wanneer gebiedsverboden worden opgelegd, zij laten het verder los, want het is niet aan de organisatie. Zij vinden het fijn dat hierover gecommuniceerd wordt. De organisatie wil de straatpa’s (rolmodellen op de posters) contacten voor volgend jaar met de vraag of zij mee willen draaien in de tent. Ondanks dat het goed is verlopen, heeft de organisatie een aantal aandachtspunten: • Op de beelden van het cameratoezicht van Ciekeboe was te zien dat de ingang op de Parklaan voor meerdere doeleinden gebruikt werd. Mensen zonder kaartje probeerden naar binnen te gaan via tuinen. De persoon die de camera’s live bekeek, greep dan in. De organisatie is flesjes bier in de tent tegen gekomen en heeft twee keer last gehad van vuurwerk (reactie van de politie hierover is te vinden onder het kopje ‘politie’). De bouwhekken doorzetten tot aan de tandarts kan een mogelijke oplossing in deze punten zijn.

• •

•

•

•

De bewoners op Parklaan 6a/ 6b konden hun huis niet uit, hier wordt rekening mee gehouden voor volgend jaar. Vanuit de gemeente stonden de hekken er niet om de wegen af te zetten en ook was er geen vooraankondiging voor de wegafsluitingen. De volgende keer gaat de buitendienst aan sluiten bij het laatste overleg, zodat hier geen miscommunicatie over kan ontstaan. De communicatie met politie ging anders dan vorig jaar. De organisatie vond het lastig dat zij de betreffende politiefunctionaris niet kende en dus niet wisten met wie zij te maken hadden. De organisatie vindt het fijn als de betreffende politiefunctionaris vooraf kennis komt maken. Ook geeft de organisatie aan dat de politie vorig jaar in hun auto zat, maar dit jaar stond de politie in een groepje bij elkaar buiten de auto (reactie van de politie hierover is te vinden onder het kopje ‘politie’). De organisatie heeft een klacht gehad dat er muziek aan stond op de zaterdag, de organisatie geeft aan dat deze muziek maar heel kort aan stond. Voor de organisatie zijn de twee bewoners die direct last hebben van het tentfeest belangrijk, daar is goed contact mee. De toegang van de tent was glad. Hier zal de organisatie rekening mee houden voor volgend jaar.

Politie Complimenten naar de organisatie en de gemeente. Met elkaar iets neergezet wat goed uitgepakt heeft. Er kan geconcludeerd worden dat we het goed hebben gedaan. De instroom is goed verlopen en zal volgend jaar weer op deze manier gebeuren. De politie is content met het cameratoezicht van Ciekeboe, het draagt mee aan de veiligheid voor het evenement. De politie vindt het goed dat de organisatie achteraf evalueert en verbeterpunten ziet. Ben Hagen geeft het stokje door aan Ed van Kesteren. Ben geeft aan dat het aantreffen van vuurwerk en bierflesjes, een fenomeen is dat je overal ziet. Langs afzettingen worden spullen klaargezet. Daar kun je weinig mee, maar het is belangrijk dat met name de beveiliging en toezicht hier extra alert op zijn door te kijken of er spullen langs afzettingen liggen. Over de communicatie geeft Ben aan dat het wel de bedoeling was dat het hetzelfde als vorig jaar ging gebeuren, dat de betreffende politiefunctionaris vooraf kennis kwam maken. Dit gaat hij bespreken en meenemen voor volgend jaar. Verder wil Ben op evenemententerreinen geen ophoping hebben van politie. Intern gaan ze dit doornemen, zodat dit de volgende keer niet gebeurt. Gemeente Complimenten naar de organisatie. Er werd transparant overlegd en alles was te bespreken, dit zorgde voor een prettige samenwerking. De gemeente vindt de zelfleerzaamheid van de organisatie mooi.

Het is fijn dat de organisatie het nut ziet van de adviezen op de vergunning, dit zorgt voor vertrouwen. De tussentijdse gesprekken zijn fijn en hierdoor blijft iedereen op de hoogte. Ook de overleggen over de vergunningaanvraag zijn goed om door te blijven zetten. De gemeente wil met BauWatch beter regelen waar de camera’s moeten komen te staan, BauWatch heeft in eerste instantie niet gedaan wat de gemeente gevraagd had. Dit zorgde ook voor verwarring bij de organisatie van het tentfeest. De gemeente gaat dit nog evalueren met BauWatch, om ervoor te zorgen dat het volgend jaar (indien nodig) meteen goed gaat. De organisatie geeft aan dat zij een subsidie aanvraag voor meerdere jaren hebben gedaan. De gemeente gaat kijken of dit goed loopt en wat de mogelijkheden hierin zijn.

De vergunningaanvraag is vanuit de stichting gedaan, maar niet door de gemeente overgenomen. De gemeente gaat opletten of dit volgend jaar wel goed genoteerd staat op de vergunning. Sluiting Het overleg sluit om 10:15 uur.