08 Defintieve versie 7 oktober 2025 Collegebesluit Treffen van de Gemeenschappelijke regeling van Archief Eemland. (Geanonimiseerd).pdf

Collegeadvies

Gemeente

Postregistratienummer

Z.346039/D.303493

Ambtenaar

(geanonimiseerd) |

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Woudenberg

Omschrijving Treffen

van

de

Gemeenschappelijke

regeling

van

Archief

Eemland.

Advies 1. In

te stemmen met het treffen van de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland overeenkomstig bijgevoegde concept-Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland (zie document D.304389); 2. De raad om toestemming te vragen om als college te mogen overgaan tot het treffen van de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland.

Inleiding Op 20 mei 2025 is het college akkoord gemeenschappelijke regeling (GR). De collegebesluit D.297896 in de bijlage.

gegaan met het niet indienen van een zienswijze op de raad is hiermee op 10 juli 2025 akkoord gegaan. Zie

Bij Archief Eemland zijn twee zienswijze van aangesloten gemeentes binnengekomen. opmerkingen zijn verwerkt in de documenten die toegevoegd zijn in de bijlage: 01 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland (D.304389) 02 Uitvoerende DVO Archief Eemland (D.304388)

De

-

-

De

wijzigingen in de GR zijn apart weergegeven in het document “Voorblad wijzigingen naar aanleiding zienswijzen GR Archief Eemland”. Zie bijlage D.304387. Tevens is beschreven voor de raad hoe de financiële scenario’s voor 2025 en 2026 zijn vormgegeven. Zie hiervoor het document in de bijlage: Addendum uitvoerende DVO Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland (D.304386) -

Beoogd resultaat (wat) De huidige GR Archief Eemland

voldoet niet meer aan de behoefte en dienstverlening van de deelnemende gemeenten. Dit komt enerzijds komt door gewijzigde regelgeving en anderzijds omdat de huidige GR niet meer voldoet aan de wensen van de deelnemende gemeenten. Daarom wordt de huidige regeling opgeheven en wordt een nieuwe Gemeenschappelijke regeling ingericht, met Amersfoort als centrumgemeente. Dit heeft als voordeel dat enerzijds mandatering mogelijk is zonder afzonderlijke mandaatbesluiten. En anderzijds voorkomt dit

onnodig verzwaring (en

toename

kosten)

naar

bijvoorbeeld

een

bedrijfsvoeringsorganisatie.

Financieel betekent het aanwijzen van Amersfoort als centrumgemeente, dat de indexering van kosten door de gemeenteraad van Amersfoort wordt bepaald. Zie document D.304389 in de bijlage Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland. Kader Archiefwet

1995

Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Woudenberg Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 Argumenten 1. Eris een wettelijke verplichting

om

de

2023

GR Archief Eemland

te

actualiseren

De De

gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een ingericht.

is op 1 nieuwe

juli 2022 in werking getreden. centrumregeling wordt

2. De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad De gewijzigde Wgr heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen zorgen voor een versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen door onder andere de positie van de raad ten aanzien van de kadernota en de ontwerp-begroting/budget te verstevigen. Deze wijzigingen zijn ook doorgevoerd in de tekst van de nieuwe

Centrumregeling. 3. De nieuwe gemeenschappelijke regeling speelt beter in op de behoeften van inwoners Door toenemende digitalisering is er behoefte aan snelle, digitale toegang tot archiefbescheiden. Dit vereist behoeftepeilingen en investeringen in voorzieningen om deze toegang te realiseren en beheren.

van

Met de nieuwe centrumregeling het archief worden voortgezet

De

regionale samenwerking

4.

geven

van

de

cultuurhistorie

heeft van

van

de

GR Archief Eemland

als voordeel de regio.

een

5. Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak de strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden waarop

gebied

meer

en

kan

de

regionale

samenhangend

beeld

functie te

participatiemogelijkheden

kunnen

rondom

vaste momenten in het jaar benoemd deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op van archiefbeheer en beschikbaarstelling, voor zowel papieren archief als digitaal

het

archief. 6. De nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland beperkt de kosten door gezamenlijke inkoop en ontwikkeling van archiefproducten In plaats van het oprichten van individuele archiefdiensten per gemeenten, met alle kosten rondom huisvesting, personeel, ict en archieffaciliteiten, kunnen de kosten beperkt worden door een centrale archiefdienst in te stellen en de kosten onderling naar rato te delen.

Kanttekeningen en risico’s Als gemeente Woudenberg de Gemeenschappelijke voldaan worden aan de archief wettelijke taken die

Regeling genoemd

niet ondertekent, kan er niet worden in de Archiefwet 1995.

Maatschappelijke draagvlak Met dit besluit zorgen we ervoor dat verantwoordelijkheden en participatie voor alle deelnemers duidelijk en geborgd zijn, continueren we de huidige dienstverlening voor alle inwoners en belanghebbenden van de regio Eemland, en borgen we de controlerende taken van de raden van de deelnemende gemeenten. Financiële

consequenties

op

juistheid

beoordeeld

door

(geanonimiseerd) Dit voorstel

(geanonimiseerd) |

past binnen de begroting

|__[ Voorstel] Begroot|_verschillGevolgbudget |NaamProduct |

__—_

men comnaerngmen inkomsten Lems [___ | eso) |___ [Totaal ___|-€75.500)-€75.500| __€Oltekortopbegroting | minderinkomsten

Geprint

op:

07-10-2025

14:43:35

uur

| |

2/4

-

Bovengenoemde bedragen betreffen structurele uitgaven. Bovengenoemd totaal verschil wordt aan de raad bekend gemaakt via: geen verschil dus n. v. t. Het voorstel is dit te dekken uit N. v. t.

Toelichting: Voor de uitvoering van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland is structureel een budget beschikbaar van € 75. 500. Recent zijn de budgetten voor deze gemeenschappelijke regeling verhoogd en verwerkt in onze begroting 2025-2028. De GR Archief Eemland is op dit moment nog niet opgenomen in de paragraaf Verbonden partijen van de begroting van de gemeente. Vanaf begroting 2027-2030 zal deze gemeenschappelijke regeling worden verwerkt in de paragraaf Verbonden partijen van de begroting van de gemeente. Aanpak/uitvoering De documenten “01 Gemeenschappelijke regeling” en de “02 Uitvoerende DVO” worden aan de raad voorgelegd met het verzoek toestemming te verlenen aan het college om akkoord te gaan.

Communicatie Na vaststelling wordt Archief Eemland op de hoogte gebracht van het akkoord van het college en de Raad. De Gemeenschappelijke regeling wordt ondertekend. En het ondertekende exemplaar wordt gepubliceerd. Bijlage(n) D. nummer

Documentnaam

D. 297896

Collegebesluit B&W vastgesteld vergadering 20 mei 2025 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

D. 304389

D. 304388 D. 304387

D. 304386

D. 304491

01 conceptGemeenschappelijke regeling Archief Eemland

Geheimhouding Alle bijlagen zijn openbaar.

Actieve openbaarmaking Dit veld hoeft voorlopig nog niet te worden ingevuld. Toelichting: T. z. t. zijn we op grond van de Wet open overheid (Woo) verplicht om bepaalde categorieën van documenten actief te publiceren. Wanneer die wettelijke plicht ingaat , zal hier vermeld moeten worden tot welke informatiecategorie het document behoort.

02 Uitvoerende DVO Archief Eemland Voorblad wijzigingen naar aanleiding zienswijzen GR Archief Eemland Addendum uitvoerende DVO Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland Raadsvoorstel Gemeenschappelijke regeling Archief

Geprint op: 07-10-2025 14:43:35 uur

3/4

Eemland D. 304492 Raadsbesluit gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

Geprint op: 07-10-2025 14:43:35 uur

4/4