08.a CA vaststellen Onderzoeksopdracht van de buitendienst en de milieustraat.pdf

Collegeadvies Besluitenregistratie:

Postregistratienummer : Datum inboeken

:

Openbaar

Ja

Internet

Nee

naar RAAD

Ja

OR

Nee

Communicatie

Nee

Europese regelgeving

Nee

via COMMISSIE

Nee

Anders: Onderwerp

:

CA Onderzoeksopdracht buitendienst en milieustraat

Advies

:

-

De ‘onderzoeksopdracht van de Buitendienst en milieustraat – naar een toekomstbestendige buitendienst en een milieustraat die klaar is voor haar taak binnen de circulaire economie’ vast te stellen. De gemeentesecretaris opdracht te geven via een onderhandse aanbesteding een onderzoeksbureau te contracteren. De gemeenteraad via de ingekomen stukken van de bovenstaand besluit en de bijbehorende onderzoeksopdracht op de hoogte te stellen.

-

Datum

Ambtenaar

Pho

15 december 2023

D.C.G. Ruseler

D. Boeve – de Kruif

Additioneel Advies

Griffier

Afdelingshoofd

Paraaf:

«VrijeVelden_AdditioneelAdvies_Iterate_St» Vakteam financiën «VrijeVelden_AdditioneelAdvies_Iterate_En»

Conform advies

Bespreken

Datum

Opmerkingen

Burgemeester Wethouder Wethouder Wethouder Secretaris

Geprint op: 09-02-2024 09:07:37uur /var/websites/gemeentebestuur.woudenberg.nl/documenten/convert/4d3e4b63-1974-458da99e-88a233141770.docx

Datum vergadering B&W:

Agendapunt:

Besluit:

Retour naar afdeling op: Ter archivering aangeboden op:

Inleiding In de periode 2018-2022 is voor het eerst gesproken over een onderzoek naar een toekomstbestendige buitendienst. In de Zomernota 2019 krijgt dat zijn beslag. Daar wordt dit onderzoek overigens niet gekoppeld aan de bezuinigingen, maar aan de veranderende weersomstandigheden wegens klimaatverandering. Het onderzoek had in 2020 afgerond moeten zijn. In deze periode is overigens wel het budget gereserveerd waar deze onderzoeksopdracht uit betaald zal worden. Vermoedelijk vanwege ambtelijke capaciteit en de discussies over de bezuinigingen is na de Zomernota 2019 geen uitvoering gegeven aan het onderzoek. In 2022 is een ontwikkelmanager aangesteld om het onderzoek uit te voeren, die is uiteindelijk vanwege de opvang van Oekraïense vluchtelingen en de capaciteitsproblemen in de ambtelijke organisatie op de opvang voor Oekraïners ingezet. In het Collegewerkprogramma 2022-2026 staan de onderzoeken naar zowel de toekomstbestendige buitendienst als de businesscase voor de milieustraat. Het college heeft zich gecommitteerd aan beide onderzoeken. Om de onderzoeksopdracht te schrijven zijn in het voorjaar interviews gehouden met alle medewerkers van de buitendienst. In de bijlage vindt u de onderzoeksopdracht.

Het onderzoek bestaat uit twee delen, in eerste instantie wordt onderzoek gedaan naar de buitendienst en hoe deze zo toekomstbestendig mogelijk ingericht kan worden, in het tweede deel zal het onderzoek van de milieustraat ter hand worden genomen. Beide onderzoeken worden dan door hetzelfde onderzoeksbureau uitgevoerd, door de verbanden tussen de onderzoeken worden de onderzoeken nu gezamenlijk door het college vastgesteld.

2/5

De onderzoeksvragen die in bijgaande opdracht zijn opgenomen zijn nog steeds dezelfde als vier jaar geleden bij de Zomernota 2019, waarbij gekeken is naar de stand van zaken in de huidige situatie. Daarnaast is in het Tweede Herstelplan een bezuiniging opgevoerd op het onderhoud van openbaar groen, deze is later teruggedraaid. In het Herstelplan is ook de mogelijke privatisering van de milieustraat beschreven. De hoofdvraag uit het onderzoek naar de buitendienst is ‘Welke randvoorwaarden zijn er nodig om de buitendienst van de gemeente Woudenberg toekomstbestendig te maken?’. Dit valt in verschillende onderdelen uiteen, waarbij elk onderwerp zijn eigen deelvragen heeft. Het onderzoek naar de toekomst van de milieustraat richt zich op drie verschillende scenario’s. Nadat het college de onderzoeksopdracht vast stelt, wordt een afschrift van dit advies met de bijlage naar de gemeenteraad gestuurd. Via het Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN) wordt een bureau aangezocht middels een onderhandse aanbesteding. Dit bureau zal dan de beide delen van het onderzoek uitvoeren.

Centrale vraag Kunt u de onderzoeksopdracht ‘onderzoeksopdracht van de Buitendienst en milieustraat – naar een toekomstbestendige buitendienst en een milieustraat die klaar is voor haar taak binnen de circulaire economie vast stellen? Beoogd resultaat (wat) Het onderzoek dient te schetsen welke randvoorwaarden er zijn voor een toekomstbestendige buitendienst. Vervolgens wordt ook een onderzoek naar de milieustraat gedaan; hier worden verschillende scenario’s tegen het licht gehouden. Om ook hier richtinggevende uitspraken te doen over de toekomst en plaats van de milieustraat. Kader - Zomernota 2019; - Coalitieakkoord ‘Bouwen met vertrouwen’ 2022 - 2026 - Collegewerkprogramma 2022 - 2026 Argumenten 1.1 De onderzoeksopdracht vaststellen Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering. In het collegewerkprogramma, het coalitieakkoord en voorgaande P&C documenten is het onderzoek opgenomen. In eerste instantie is in het voorjaar van 2022 (maart) gekozen voor het aanstellen van een ‘ontwikkelmanager’ die gedurende een periode van één of twee jaar dit onderzoek zou gaan vormgeven samen met de medewerkers. Door capaciteitsgebrek in de organisatie en het opstarten van de Oekraïne is de ontwikkelmanager voor andere taken ingezet. Vanwege voortschrijdend inzicht is gekozen voor een andere aanpak.

In de stukken uit het verleden (onder andere de Zomernota 2019) is duidelijk stelling genomen dat dit onderzoek niet gaat over een volledige uitbesteding. Het is dus vooral een onderzoek naar wat er nodig is om de buitendienst, in dienst van de gemeente, toekomstbestendig te maken. Dit is een vrij beperkte opdracht. Daardoor lijkt een langjarig traject niet opportuun. Daarnaast heeft het college in eerdere beantwoording op raadsvragen aangegeven dat de milieustraat essentieel is om te komen tot de afvalreductie die in het coalitieakkoord is opgenomen. Daarmee liggen nog wel keuzes voor ten aanzien van de milieustraat (bijvoorbeeld uitvoering door de ROVA of een commerciële organisatie, wat is de ideale locatie en hoe kunnen we beter inzetten op circulariteit). Door een onderzoeksbureau dit onderzoek te laten uitvoeren, kunnen de keuzes snel helder gemaakt worden. 1.2 Onderzoeksopdracht De onderzoeksopdracht bestaat uit twee delen. Richting de gemeenteraad is in het verleden aangegeven dat er een volgorde is; eerst onderzoeken wij de toekomstbestendige buitendienst en vervolgens worden keuzes gemaakt ten opzichte van de milieustraat.

In de opdracht is opgenomen dat de gemeentewerf en de milieustraat niet onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn; mocht uit het onderzoek worden bepaald dat een nieuwe locatie voor één of beiden opportuun is, betekent dit niet dat ze op dezelfde locatie moeten worden geplaatst.

3/5

Het onderzoek moet plaatsvinden in het eerste en eventueel het tweede kwartaal van 2024. Via IBMN wordt een onderhandse aanbesteding gestart waarbij meerdere onderzoeksbureaus worden benaderd met de opdracht. 1.3 Advies van de ondernemingsraad De onderzoeksopdracht is voorgelegd aan de ondernemingsraad (OR) van de gemeente Woudenberg. De OR heeft op deze opdracht volgens de wet een adviesrecht. De OR heeft een positief advies afgegeven. Wel heeft zij aangegeven dat zij verwacht dat dit onderzoek mogelijk wel personele consequenties heeft die binnen de bevoegdheid van advies of instemming van de OR liggen. Het college verwacht naar aanleiding van de huidige opdracht geen personele consequenties, mogelijk is er sprake van verschuivingen van werkzaamheden. Indien er wel personele consequenties uit de keuze voortvloeien, wordt de OR natuurlijk betrokken. 2.1 De gemeentesecretaris opdracht te geven een onderzoeksbureau te contracteren In deze opdracht wordt gekozen voor een extern onderzoeksbureau om het onderzoek vorm te geven. Dit vanwege de wens om een onderzoek in te zetten dat binnen een aantal maanden resultaat geeft en een richting voor de buitendienst en de milieustraat. De resultaten worden voor de zomer verwacht, de keuzes die eventueel nodig zijn kunnen dan in de meerjarenbegroting 2025 en verder worden opgenomen.

3.1 Op de hoogte stellen van de gemeenteraad De gemeenteraad heeft meermaals geïnformeerd naar de stand van zaken van dit onderzoek. Ook komt bij de behandeling van P&C documenten als de begroting het onderwerp met regelmaat aan bod. Het college heeft aangegeven dat er vanwege het gebrek aan ambtelijke capaciteit nog geen onderzoek is opgestart. Wel zijn achter de schermen verschillende stappen gezet; de medewerkers van de buitendienst zijn geïnterviewd, er is een stage-onderzoek gestart naar de inrichting van de buitendienst waarvan de resultaten kunnen worden meegenomen in dit onderzoek en de medewerkers van de buitendienst zijn in oktober 2023 bijgepraat over de concept opdracht. Daarna is de adviesaanvraag bij de OR opgestart. Risico’s en kanttekeningen IBMN zal worden verzocht een onderhandse aanbesteding te starten waarbij minimaal drie bureaus wordt gevraagd om een offerte uit te brengen op de onderzoeksopdracht. Het risico is dat vanwege drukte bij dergelijke bureaus er een vertraging ontstaat. Zodra een bureau is gevonden verwachten we geen risico’s ten aanzien van het onderzoek zelf. De uitkomsten zijn echter ongewis, de wens is om duidelijke uitspraken op te halen waarmee keuzes kunnen worden gemaakt voor zowel de buitendienst als de milieustraat.

Duurzaamheid en Inclusie Ten aanzien van het vaststellen van de onderzoeksopdracht zijn duurzaamheid en inclusie geen factoren. Voor de buitendienst is inclusie één van de onderwerpen die wordt onderzocht. Duurzaamheid wordt zowel voor de buitendienst als milieustraat betrokken bij het onderzoek. Maatschappelijke participatie Op dit moment niet van toepassing. Beoogd resultaat (hoe) Door vaststelling van de opdracht. Financiële consequenties Het budget om dit onderzoek uit te voeren is in 2019 gereserveerd. Het totaal in de reserve is vele malen groter (€ 150.000) dan de kosten van het onderzoek. De opdracht is helder omlijnd, door een concurrerende uitvraag te laten doen door IBMN, is de verwachting dat er een marktconforme prijs wordt aangeboden. Aanpak/uitvoering Nadat het college de onderzoeksopdracht heeft vastgesteld, verzoekt de gemeentesecretaris IBMN om een onderhandse aanbesteding voor drie bureaus op te starten. De secretaris houdt de portefeuillehouder op de hoogte van de vorderingen. Resultaten worden in eerste instantie

4/5

met de portefeuillehouder besproken, waarna verdere vervolgstappen richting het college worden gecommuniceerd. Conclusie Het advies is om de onderzoeksopdracht vast te stellen. Communicatie Dit college advies en de bijbehorende onderzoeksopdracht worden aan de gemeenteraad gezonden ter informatie. De personeelsleden van de buitendienst zijn geïnterviewd en vervolgens in oktober 2023 bijgepraat over de onderzoeksopdracht. Via de OR hebben zij de onderzoeksopdracht ook gekregen. De OR heeft een positief advies uitgebracht. Bijlagen Onderzoeksopdracht ‘onderzoeksopdracht van de Buitendienst en milieustraat – naar een toekomstbestendige buitendienst en een milieustraat die klaar is voor haar taak binnen de circulaire economie’

5/5