07. Memo ambtelijke huisvesting.pdf

Memo

Huisvesting ambtelijke organisatie Naar aanleiding van de behandeling van de aankoop van twee gronden aan de Parklaan in de commissie d.d. 11 juni 2024 Verzonden aan: Gemeenteraad Postregistratienr.:

Afzender: College van B&W Datum: 25 juni 2024

Inleiding Tijdens de raadscommissievergadering van 11 juni jl. is de strategische aankoop van het onroerend goed aan de Parklaan 6-8 en 10 behandeld. In het raadsvoorstel is als een van de mogelijkheden benoemd dat deze locatie benut kan worden voor de ambtelijke huisvesting. Tijdens de behandeling is verzocht om meer duiding te geven over de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de problematiek die ervaren wordt. Het college wil benadrukken dat de gesprekken en het denken over de ambtelijke huisvesting nog in de opstartende fase waren toen de panden aan de Parklaan in beeld kwamen als mogelijke (tijdelijke) oplossing. Het college wil de huisvesting van de ambtelijke organisatie verder oppakken. Het hoort in onze ogen ook bij goed werkgeverschap. We hebben grote slagen gemaakt met de ambtelijke organisatie en daar hoort ook het hebben van een prettige werkplek bij. Arbo norm In het verleden is de keuze gemaakt niet te voldoen aan de arbo norm voor de grootte van werkplekken. Deze keuze is ingegeven door omstandigheden: in onze huidige behuizing kunnen we niet voldoen aan de arbo normen. Op dit moment zijn er 68 werkplekken in het gemeentehuis. De huidige bureaus binnen onze organisatie zijn 1,3 m² groot. Op de tweede verdieping zijn voor de afdeling Realisatie en Beheer, vanwege de vele tekeningen die zij in hun werk nodig hebben, iets grotere bureaus geplaatst (2m²).

Als we kijken naar de reguliere arbo norm dan is voor een ‘prettige werkplek’ volgens de systematiek voor de totale werkplek 4 m² nodig (voor het bureau en de ruimte voor de bureaustoel). De bureaus hebben dan een grootte van 2m². Aantal collega’s De 68 werkplekken die wij op dit moment hebben zijn niet voldoende voor de grootte van de organisatie. De ruimte is altijd beperkt geweest maar ook in de afgelopen twee jaar gegroeid, omdat de organisatie gegroeid is. In het voorjaar van 2022 waren ongeveer 95 collega’s bij de gemeente werkzaam. Er waren op dat moment vacatures en veel collega’s waren op inhuurbasis betrokken bij de organisatie.

Waar er in 2022 nog sprake was van een hoog verloop, een hoog verzuim en veel vacatureruimte, zijn die cijfers nu ten positieve veranderd. De vacatures zijn zo goed als ingevuld, we hebben in anderhalf jaar tijd zo’n 70 medewerkers aangenomen op vaste functies, het verzuim is structureel onder de 5% (na een piek van 14% in maart 2022) en gelukkig is ook het verloop laag. De genoemde 70 collega’s op vaste functies zijn aangenomen deels als vervanging van inhuurfunctionarissen, deels als de invulling van vacatureruimte en deels als de invulling van nieuwe of gesplitste functies (bijvoorbeeld van fulltime naar twee parttime functies). Waar het nieuwe functies betreft, zijn dit altijd functies waarvoor geld is bestemd via de P&C-cyclus en na een raadsbesluit. Voor de opvang van de Oekraïense vluchtelingen werken ongeveer 20 collega’s binnen de gemeentelijke organisatie. We blijven hopen dat de opvang van Oekraïners een tijdelijke taak is. De laatste signalen vanuit het Rijk zijn wel dat de richtlijn tijdelijke bescherming wordt verlengd tot maart 2026. De gemeente heeft ongeveer 140 functionarissen (afhankelijk van bijvoorbeeld inhuur). Totaal aantal functionarissen binnen de gemeente Woudenberg Waarvan werkzaam in buitendienst

140

Team programma Opvang

20

20

Er zijn twee werkplekken op de gemeentewerf beschikbaar. Deze plekken worden bezet door de 20 medewerkers van de buitendienst inclusief coördinator. 1/3 van deze medewerkers is werkzaam op de locaties, de overige medewerkers 2/3 zijn veelvuldig op kantoor aanwezig.

Onder de collega’s zijn ook bijvoorbeeld de bijzondere ambtenaren van de burgerlijke stand gerekend, deze hebben geen werkplek in het gemeentehuis nodig. Ook de collega’s van de buitendienst hebben geen fysieke werkplek nodig in het gemeentehuis, omdat er een aantal werkplekken op de werf zijn ingericht. Aantal werkplekken We hebben op dit moment 68 werkplekken in het gemeentehuis. Naast de bovenstaande aantallen is voor Jeugdzorg afgesproken dat de nieuwe uitvoerder MetMaya zes werkplekken en een spreekkamer ter beschikking moet hebben. Deze plekken huren zij van de gemeente, er staan dus ook financiële middelen tegenover. Ook geeft de coöperatie De Kleine Schans aan dat zij werkplekken tekort komt. Als wij daar binnen de gemeentelijke huisvesting een oplossing voor moeten vinden, zal ook de Kleine Schans deze plekken moeten huren. Er ligt ook een verzoek voor een eigen werkplek van de griffie, waar het college graag gehoor aan wil geven. Vanwege de werkzaamheden die de griffie verricht, voeren zij vaker vertrouwelijke gesprekken. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat raadsleden niet hoeven te zoeken naar de plek waar de griffie collega’s werken als zij fysiek willen langskomen. Bovenstaande informatie betekent dat er eigenlijk 60 werkplekken beschikbaar zijn; aangezien de plekken voor MetMaya een gegeven zijn en wij het verzoek van de griffie graag willen honoreren.

Benodigde ruimte In de huidige tijd is flexwerk normaal. De verhouding tussen het aantal werkplekken en medewerkers kan per organisatie verschillen. Sommige organisaties werken met 60 of 70% werkplekken ten opzichte van het aantal medewerkers. Het college weet dat binnen de gemeente veel functies zijn die zich minder lenen voor flexwerk. Bijvoorbeeld bij het KCC,

burgerzaken, de bodedienst en bij veel van de administratieve functies is het beter of zelfs noodzakelijk als collega’s op kantoor werken. De functies van beleidsadviseurs lenen zich meer voor het werken op afstand. Ook het Management Team poogt structureel één dag per week thuis te werken. De gemeente hanteert wel de norm dat collega’s minimaal 50% van hun werktijd aanwezig moeten zijn op het werk. Een groot deel van de medewerkers heeft in meerdere of mindere mate een parttime dienstverband. Een groot deel van de collega’s werkt op de maandag, dinsdag en donderdag. Die dagen zien wij ook regelmatig dat alle bureaus gevuld zijn en dat het zoeken is naar een werkplek. Het college merkt daarnaast op dat voor de bevordering van de integraliteit van het werk, de contacten en de waardering onderling het belangrijk is dat collega’s elkaar fysiek treffen. Collega’s ervaren de verbinding op kantoor als prettig. Het college ziet daarom bewust af van het nog verder stimuleren, dan wel het verplicht stellen van thuiswerken. We hebben in de gesprekken met medewerkers en ook in het medewerkersonderzoek van de zomer van 2023 gezien dat juist de verbinding met collega’s een van de voornaamste redenen is om in Woudenberg te werken. Voor die verbinding is fysieke aanwezigheid een vereiste.

Buiten het tekort aan werkplekken hebben we op genoemde dagen ook te maken met een tekort aan stilteruimtes, vergaderplekken en parkeerplaatsen. Dit laatste geldt zowel voor het lang parkeren als het kort parkeren. We zijn daardoor moeilijker bereikbaar voor bezoekers en regiooverleggen. Er zijn in het hele gemeentehuis slechts twee werkplekken waar collega’s in stilte kunnen werken en van de zes vergaderruimtes zijn er drie zeer gehorig en daardoor niet geschikt voor vertrouwelijke gesprekken of overleggen met externen. Juist het gebrek aan vergaderruimtes en stilteruimtes wordt als het meest storend ervaren door collega’s, storender als het tekort aan werkplekken. Werkklimaat gemeentehuis Buiten het gebrek aan het aantal werkplekken, stilteruimtes en vergaderruimtes, is er ook sprake van geluidsoverlast. De kantoortuinen zijn gehorig, zoals ze nu zijn ingericht. Telefoongesprekken of digitale vergaderingen werken dan storend voor andere collega’s. Vanwege de vide op de eerste verdieping is er ook veel geluidsoverdracht van de eerste naar de tweede verdieping en vice versa. MT leden hebben geen eigen werkplek en zitten tussen de collega’s. Wij beschouwen dit als een groot goed; MT leden zijn hierdoor laagdrempelig aanspreekbaar.

Maar het niet hebben van een aanlandplek waar zij ook meer vertrouwelijke gesprekken kunnen hebben met personeelsleden wordt wel als hinderlijk ervaren, vooral door collega’s, maar ook door de leden van het MT. De klimaatinstallatie is niet voldoende om het gemeentehuis te koelen in de warmere zomers. Er is sprake van een klimaat dat met regelmaat de 30 graden Celsius ontstijgt. Ook hier helpt de vide van de eerste naar de tweede verdieping niet; de warmte stijgt naar de tweede verdieping. Buiten klimaat en gehorigheid, is de zolderverdieping van het gemeentehuis ook donker vanwege het gebrek aan daglichtinval. De kleine lichtkoepel boven de vide biedt niet voldoende daglicht bij de werkplekken. Interne verbouwing van het gemeentehuis Vanwege bovenstaande problematiek is in eerste instantie ambtelijk, in overleg met wethouder Molenaar als portefeuillehouder vastgoed, gekeken naar een efficiëntere inrichting van het gebouw. Daarbij werd vastgehouden aan de keuze om niet te voldoen aan de arbonorm. Het college hechtte er aan om de huisvesting in het gebouw op te lossen; ook in het licht van de financiële uitdagingen en de kerntakendiscussie die de gemeente voert. Daarnaast leek er ook geen andere oplossing voorhanden.

Voor deze efficiëntere inrichting wordt gedacht aan het toevoegen van stilteplekken (concentratie units) en het toevoegen van schotten, vergaderruimte en werkplekken. We verwachten daarmee rond de 10 tot 12 werkplekken te kunnen toevoegen, maar dat is wel het

maximaal gebruiken van onze ruimten. Dat zal de ergste nood kunnen verzachten. Indien er dan nog steeds dagen zijn waarop medewerkers geen werkplek hebben, kan worden overgegaan naar een situatie waarin een deel van de medewerkers wordt verzocht juist de drukke dagen (meer) thuis te werken. Of betekent dit dat nieuwe medewerkers juist op deze dagen hun vaste vrije dag moeten inroosteren. Indikken binnen de huidige ruimte zonder efficiëntieslag is geen optie; we voldoen immers al niet aan de normen en willen hier niet nog verder op inleveren. Maar we verwachten dat we door het efficiënter indelen van ruimtes, dat wij nog een slag kunnen maken op het gebied van werkplekken en vergaderruimten. Dit gaat dan wel ten koste van algemene ruimtes en aanlandplekken. We denken er bijvoorbeeld aan de pantry’s voor de koffie te verplaatsen en kasten weg te halen. Het betekent wel dat we een nog drukker gevoel krijgen dan dat er nu al is en het biedt geen voor de andere geschetste problemen. De eerste schetsen voor deze verbouwing zijn gemaakt. De financiële consequenties en de middelen hiervan moeten nog inzichtelijk gemaakt worden. Aankoop panden Parklaan De aankoop van de panden op de Parklaan geeft kansen. Op het moment dat de mogelijkheid tot aankoop van deze panden zich voordeed, is planvorming over aanpassing van het gemeentehuis voor de ambtelijke huisvesting tijdelijk stilgelegd.

Immers; ook met een efficiëntere inrichting, kunnen we niet alle problemen oplossen die er zijn. Aankoop van de panden zal in ieder geval in een tijdelijke situatie de ruimteproblematiek kunnen verlichten. Dit is één van de redenen om de panden aan te kopen, deze en de andere redenen zijn in het raadsvoorstel omschreven. Aankoop geeft ons tijd om na te denken over de permanente oplossing van de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Let wel: daarbij heeft het college nog geen vastomlijnd plan voor het gebruik van de gronden en/of de panden op de Parklaan die nu worden aangekocht. Maar ambtelijke huisvesting is één van de opties waar naar zal worden gekeken. Tijdelijke situatie In een tijdelijke situatie kan het woonhuisgedeelte en de woonruimte in het pand van de tandarts gebruikt worden voor het huisvesten van collega’s of het creëren van vergaderruimte. Dit is geen ideale situatie en voor deze tijdelijke oplossing is, zoals opgenomen in het voorstel, een investering van 30.000 euro noodzakelijk. Deze situatie is echter te verkiezen boven de verbouwing binnen de huidige huisvesting. Het college vindt verder indikken in de huidige huisvesting geen goede optie. Want de geschetste overige problematiek wordt daar niet mee opgelost en wij vinden de ruimte niet voldoende. Daarnaast wil het college als moderne werkgever ook goede werkplekken voor het personeel creëren.

Het gemeentehuis moet een huis zijn van onze gemeenschap, maar ook een plek waar het voor medewerkers prettig is om te verblijven. Een goede werkplek is onderdeel van het werkplezier dat nodig is om medewerkers te behouden. Echter, de discussie wordt nu met de aankoop van de panden op de Parklaan ineens versneld; het gesprek over een eventuele verbouwing en de inrichting van het gemeentehuis was nog in voorbereiding en nog niet aan de collegetafel besproken. Er zijn mogelijk ook nog andere oplossingsrichtingen die nog niet verkend zijn. We kunnen daar dan ook nog geen definitieve mededelingen over doen, omdat de keuzes nog niet zijn gemaakt. Met dit memo wil het college de gemeenteraad wel op de hoogte brengen van de huidige stand van zaken.