07.d 2023-03-29 Verbeterplan gemeente Woudenberg 2023 tm 2025.pdf

Verbeterplan gemeente Woudenberg 2023 - 2025

Afkortin g

Functie

AU

Senior medewerker DIV

CM/NR

Medewerker DIV

PD

Senior medewerker DIV

WB

ICT-manager

AE

Archief Eemland

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

6

5

Inrichting vernietiging CARel (is leerplicht applicatie). Leverancier is Eljakim.

In 2019 is de applicatie CARel in gebruik genomen. Het bevat de leerplicht administratie. Dit zijn vernietigbare zaken. De vernietiging wordt in overleg met de Senior DIVer en applicatiebeheerder CARel ingericht.

2

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio december 2022:

3e kwartaal 2023

AU, applicatiebe heerder CARel, Eljakim

De applicatie is ingericht met de juiste vernietigingstermijn en. Annet zorgt voor lijst met metadata. Vanwege wisseling personeel bij leerplicht en samenwerking gemeente Leusden moet dit nog

1

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio december 2022:

uitgevoerd worden. 8

4

+ 12 +

Opstellen, vaststellen en implementeren van alle randvoorwaarden die noodzaken zijn om volledig digitaal te gaan werken.

Stel vast welke randvoorwaarden dit zijn. O.a.

1

Handboek vervanging Besluit vervanging Metadataschema

13

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken:

2e kw 2023

AU/PD

Handboek vervanging. Na uitvoering audit door Doxis wordt het handboek aangepast.

Digitale bewaarstrategie.

+

Verbeterpu nt 1.

14

Overige punten moet nog opgepakt worden. 4e kwartaal 2025

9 + 17

2

Inrichten van het kwaliteitssysteem op onderdelen die nog ontbreken. Zorg ervoor dat het kwaliteitssysteem vastgesteld, geïmplementeerd en geborgd is in de organisatie Gemeente Woudenberg.

Stel vast wat een kwaliteitssysteem is. O.a. Inrichten periodieke controles

1

Beoordelin g 2018 (2019), kwaliteitss ysteem:

4e kwartaal 2022

AU/PD/WB

Start gemaakt met het opstellen van een handboek kwaliteitssysteem. Concept gereed.

Verbeterpu nt 3. 4e kw 2023

Handboek kwaliteitssysteem

2

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio december 2022:

vaststellen.

10

10

Wegwerken archiefachterstand.

Medewerkers DIV en inhuur gaan archiefachterstand wegwerken.

2

4e kwartaal 2024

Team DIV

Inhuur is tot eind 2024 aanwezig. Medewerkers DIV werken ook archiefachterstand weg. Dit is onderdeel van het reguliere werk. Achterstand in clientdossiers sociaal domein is verwerkt door Team Div. Minimale achterstand in verwerking WABO dossiers is verwerkt door Team Div.

12 + 8

3

Opstellen en vaststellen en implementeren van een metadataschema.

- Er wordt een lijst gegenereerd met alle metadata die wordt bijgehouden - Aan de hand van de lijst wordt deze lijst vergeleken met de TMLO lijst (= mapping)

1

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal

1e kwartaal 2024

AU/ Centric

Moet nog mee gestart worden.

3

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

+ 8 + 12

5

Opstellen en vaststellen en implementeren van het handboek vervanging inclusief besluit vervanging.

In 2018 is al gestart met het opstellen van een handboek. In 2021 wordt het handboek aangevuld met de benodigde informatie van de Decos Join, scansoftware en scanner. Eind 1e kwartaal moeten de gegevens zijn ontvangen en in het handboek gezet. Handboek moet goed gekeurd worden door de gemeentearchivaris.

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio december 2022:

4e kwartaal 2022

AU/AE

Concept is gereed.

werken:

- Na de mapping de verschillen verwerken waarbij vooral gekeken moet worden hoe de verplichte metadata aangegeven in het TMLO kunnen worden toegevoegd in het zaaksysteem - Het eindresultaat is een metadataschema die gehanteerd wordt bij de gemeente Woudenberg.

13

Punt GS:

Verbeterpu nt 1.

1

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken:

Audit door Doxis is uitgevoerd december 2022. Handboek wordt aangepast.

Verbeterpu nt 1.

Handboek moet getest worden. Audit uit laten voeren Handboek definitief laten vaststellen door het college.

4e kwartaal

4

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio december 2022:

AU/PD/AE

Handboek DIV is geupdate.

2023

14

4

Digitale bewaarstrategie.

12 + 13

Handboek DIV. In het handboek DIV staan alle taken die door de team DIV worden uitgevoerd. Het handboek is in 2018 geüpdatet. In 2022 zal het handboek nog aangevuld worden met informatie over Decos Join, scansoftware en scanner.

1

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken: Verbeterpu nt 1.

Samen met ICT-manager een beleidsplan opstellen over digitale bewaarstrategie. In het plan komen actiepunten te staan. Die zullen na vaststelling uitgevoerd gaan worden.

15 + 16

3

Overzicht opstellen van informatie in en buiten het zaaksysteem, zodat wij beschikken over een compleet actueel en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden in onze organisatie. Deze

Leidend in de organisatie is het DMS Decos Join. In 2019 is de tool Mylex aangeschaft. In MY-LEX zijn de zaken die voorheen in Verseon stonden te raadplegen. Vanuit MY-LEX kan een overzicht samengesteld worden.

3e kwartaal 2022

2e kwartaal 2024

4e kw 2024

2

Gereed december 2022.

AU/WB

AU/WB

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken:

5

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

informatie moet ondergebracht worden bij professioneel beheer.

Daarnaast zijn er nog een aantal applicaties die documenten bevatten.

Prio:

Punt GS:

Verbeterpu nt 2.

Er wordt een overzicht opgesteld met alle applicaties bij de gemeente Woudenberg waarin documenten gegenereerd en opgeslagen worden. Bij die applicaties wordt aangegeven of ze tijdig vernietigd worden. Zijn het te bewaren documenten dan zal aangegeven worden dat ze overgezet worden naar het zaaksysteem.

1

Actualiseer archiefverordening en besluit informatiebeheer.

Actualiseren archiefverordening en besluit informatiebeheer.

2e kwartaal 2024 3

Beoordelin g 2018 (2019), lokale weten regelgeving: Verbeterpunt 4.

Wie:

Stavaza medio december 2022:

AU/WB

3e kwartaal 2023

Nadat alle applicaties in kaart zijn gebracht kan een overzicht van de archiefbescheiden opgesteld worden. 18

Gereed op:

4e kwartaal 2022

AU

AU/PD

PD

Concept gereed december 2022.

Aanpassingen van Archief Eemland worden verwerkt.

6

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

3e kw 2023 20

4

Tref op korte termijn een voorziening waarbij de Cdroms en de harde schijven voor de toekomst toegankelijk en leesbaar blijven.

In overleg met ICT een voorziening treffen zodat de Cd-roms en de harde schijven toegankelijk en leesbaar blijven.

3

3e kw 2022

3e kwartaal 2023

Inventarisatie maken om welke Cdroms het gaat zodat ook vastgesteld kan worden hoeveel tijd dit gaat kosten.

Stavaza medio december 2022:

Vastelling in 2023.

AU/WB

Harde schijf met inkoopdossiers zijn overgezet op een netwerkschijf. Gereed november 2022. CD-roms moet nog uitgevoerd worden.

2e kwartaal 2024 gereed. 21

6

Neem tijdig contact op met de gemeentearchivaris i.v.m. de beoogde digitale overbrenging van archiefbescheiden naar Archief Eemland.

In 2022 starten met het gereed maken van het volgende blok wat overgedragen moet worden. Dit bestaat zowel uit fysiek als digitaal archief. Hier moet projectplan voor geschreven worden.

3

Start in 2022 i.v.m. wegwerken archiefachterstand.

DIV medewerkers zijn bezig met het werkwerken van archiefachterstand. Hierbij worden die dossiers ook gelijk gereed gemaakt voor overdracht.

7

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Schoning dossiers.

Stavaza medio december 2022:

Gereed

In maart 2023 wordt gestart met vervolg van dit project. Overdracht dossiers aan Archief Eemland. 22

Archivering WhatsApp berichten.

Beleid openstellen over de archivering van WhatsApp berichten.

2

23

WOO (Wet Open Overheid).

Invoering WOO.

3

4e kw 2024

AU

3e kwartaal 2023

Juridisch medewerker/ AU/WB

Overleg gestart. Beleid wordt opgesteld.

Juridisch medewerker/ AU

Een werkgroep heeft periodiek overleg. Vacacture uitgezet voor kwartiermaker Woo in maart 2023

Kwartiermaker start half 2023. Hij/zij gaat de WOO implementeren bij de gemeente Woudenberg 24

Lijst lokale afwijkingen n.a.v. hotspot-monitor)

Vaststellen lijst van lokale afwijkingen n.a.v. hotspot-monitor.

4e kwartaal 2023 2

4e kwartaal

AU

Team Div heeft uitleg gekregen

8

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

2022

Stavaza medio december 2022:

over het zaaktype Hotspot. Deze wordt toegepast. Hoe dit verder wordt uitgevoerd wordt opgepakt met Archief Eemland. Dit item is daarmee gereed.

25

Autorisatiebeleid of -tabel (voor alle applicaties)

WB

Is geborgd via de BIO en Ensia. Dit nog wel aantonen bij Archief Eemland.

27

Lijst beperkingsgronden openbaarheid Archiefwet 1995

Stellen van beperkingen aan de openbaarheid van overheidsinformatie bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats onder de Archiefwet 1995

4

AU

Gemeente Woudenberg past beperkingen van openbaarheid toe op dossiers. Bij overdracht van dossiers wordt dit in een bijgevoegde lijst aangegeven. Dit is voor het laatst toegepast bij overdracht laatste archiefblok aan

9

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio december 2022:

Archief Eemland.

29

Implementatie BBV Module Decos Join

De gehele route van bestuurlijke besluitvorming via Decos Join en Gemeente Oplossingen laten verlopen.

2

CLO Omgevingswet

Werkprocessen Omgevingswet finetunen in CLO (=Centric Leefomgeving)

2

Zaken afdeling belastingen.

Document werkafspraken moet vast gesteld worden. Ook met terugwerkende kracht.

4e kw 2022

1

4e kw 2022

Test omgeving is ingericht en getest met gebruikers. De nodige aanpassingen moeten worden uitgevoerd.

AU/KC

Is grotendeels al ingericht in 2022. Kleine aanpassingen moeten nog uitgevoerd worden. Er moet wel zekerheid zijn dat de Omgevingswet echt per 1 januari 2024 in gaat.

AU

Concept gereed.

4e kwartaal 2023

Productie. 31

AU/CM

3e kw 2023

In productie gereed op derde kwartaal 2023 30

4e kw 2022

Afdeling belastingen Woudenberg is

10

Nr. :

KPI nr.:

Wat:

Hoe:

Prio:

Punt GS:

Gereed op:

Wie:

Stavaza medio december 2022:

verhuisd naar gemeente Veenendaal. Alle taken m.b.t. belastingen worden bij de gemeente Veenendaal uitgevoerd. Werkdocument moet nog worden vastgesteld.

2e kw 2023

32

Migratie Mylex naar Mylex Pro

Mylex legacy wordt voortgezet als Mylex Pro. Uitvoering zal door Mylex uitgevoerd worden. Team DIV wordt hierbij betrokken en moet sowieso testen

4

4e kw 2024

Team DIV/ WB/Mylex

Offerte ontvangen.

33

Decos Join naar de Cloud.

Applicatie Decos Join migreren naar de Cloud versie.

4

4e kwartaal 2025

Team DIV/WB

Offerte ontvangen.

Dit gaat hoogstwaarschijnlijk uitgevoerd worden in 2023. Planning nog niet bekend.

Wijzigingen in 2022 Personele bezetting DIV. Laura Vonk is in december 2021 vertrokken bij de gemeente Woudenberg. Corine Mulder in februari 2022 in dienst gekomen. Bezetting en invulling uren per week DIV was per 1 februari 2022 als volgt: Annet Uithof 36 uur Peter Dijkstra 24 uur

11

Corine Mulder Nunik Rukmini Marnix van Lien

23 uur 32 uur 7 uur

Begin 2022 is burgemeester M. Jansen-Van Harten geïnstalleerd bij de gemeente Woudenberg. Tevens is Duncan Ruseler in dienst gekomen als gemeentesecretaris van de gemeente Woudenberg.

Actiepunten die in 2022 gereed zijn gekomen 3

5

4

3

+

Upgrade Suite4omgevingsdiensten versie 9 naar Portaal Leefomgeving. = Centric Leefomgeving = CLO

Inrichting en uitrol Portaal Leefomgeving.

3

Inrichting archiveringsmogelijkheid en vernietiging My-lex.

In My-lex is de tool My-lex legacy ingericht. Met deze tool kunnen er nog archiveringswerkzaamheden uitgevoerd worden en kan er vernietiging plaats vinden in My-lex. Dit heeft betrekking op de Verseon zaken.

2

15

Beoordelin g 2018 (2019), omslag naar digitaal werken:

Eind 4e kwartaal 2022

AU, team Leefomgevin g, ICT, Centric

Gereed.

3e kwartaal 2022

AU/My-lex

Gereed.

Centric leefomgeving ingericht. Medewerkers werken sinds april 2022 in CLO.

Dossiers, zaken en documenten worden vernietigd in Mylex volgens de goedgekeurde vernietigingslijst.

Inrichting is gereed

Verbeterpu nt 2. 11

4

Overdracht gedigitaliseerde bouwdossiers van voor de invoering WABO aan Archief Eemland.

Half 2020 is de harde schijf met het gedigitaliseerde bestand overgedragen worden aan Archief Eemland. Technische metadata is

2

2e kwartaal 2021 meta-

AU/AE

Harde schijf is overgedragen aan AE.

12

toegevoegd aan de data op de harde schijf.

data

Hiermee is dit project gereed.

Het inlezen van het bestand in de applicatie bij Archief Eemland moet nog worden uitgevoerd. 26

Verwerkingsregister ingevolge de AVG

28

Breng alle verbonden partijen in kaart waarbij de gemeente medeverantwoordelijkheid draagt voor het archief- en informatiebeheer, maak daarmee praktische informatiebeheer afspraken en monitor de uitvoering via het kwaliteitssysteem.

Is gereed. Tenzij er afwijkingen zijn in de bewaartermijnen. Lijst opvragen bij juridisch medewerker. Controleren of er afspraken zijn gemaakt en vastgelegd over informatie- en archiefbeheer.

3

6

2e kwartaal 2022

AU

Afspraken zijn vastgelegd.

Zijn er geen afspraken vast gelegd dan moet dat nog uitgevoerd worden.

13