Document · PDF

07.b Toezichtverslag 2022 (2023) Woudenberg Def (geanonimiseerd).pdf

Raadscommissie 5 september 2023, gemeente WoudenbergBij agendapunt: 6: Ingekomen stukken4.735 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Toezichtverslag informatiegemeente Woudenberg

archiefbeheer

2022

Opgesteld

door:

Aan:

Gemeente

(2023)

Amersfoort,

afdeling Informatievoorziening.

(geanonimiseerd) gemeentearchivaris (geanonimiseerd) archiefinspecteur College van Burgemeester Woudenberg

Wethouders,

Datum:

Versie:

Definitief, feitencheck door Woudenberg

Inhoudsopgave

mei

gemeente

2023 is

gereed,

1. Inleiding jaarverslag informatie- en archiefbeheer

Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefverordening gemeente Woudenberg (1996) is de gemeente-archivaris van Woudenberg belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats Woudenberg (depot Archief Eemland) . De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 21 van de Archiefverordening, jaarlijks verslag aan uw college, dat verantwoordelijk is voor de (bestuurlijke) zorg op de naleving van de Archiefwet 1995. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt uw college verantwoording af aan de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in artikel 21 van de Archiefverordening. In het kader van interbestuurlijk toezicht dient u deze toezichtinformatie eveneens toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. 2. Beoordeling Gedeputeerde Staten resultaten verslagjaar 2019-2021 en 2022 (2023) Bij brief van 11 januari 2022, kenmerk: 822B904D, heeft het college van Gedeputeerde Staten (GS) uw organisatie beoordeeld over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2019-2021. De beoordeling luidde: ‘voldoet deels’. Dit

betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook niet. Voor de inhoud verwijs ik naar desbetreffende brief. De genoemde verbeterpunten die worden benoemd zijn opgenomen in het door uw organisatie opgestelde Verbeterplan over de jaren 2021 – 2023. De conclusies uit de beoordelingsbrief van GS worden door mij als gemeentearchivaris herkend en volledig ondersteund. Door

herprioritering van de werkzaamheden bij de provincie in de andere toezichtdomeinen, is er tot op heden nog geen beoordeling gegeven over de periode 2021 (2022) over het informatie- en archiefbeheer. Met de provincie is afgesproken om de toezichtrapportage over 2021 (2022) in één keer te beoordelen samen met mijn huidige toezichtrapportage over 2022 (2023) . Door deze werkwijze krijgt uw organisatie een zeer actuele beoordeling. Hiervoor is het nodig dat u de definitieve toezichtrapportage over 2022 (2023) direct toestuurt aan GS. Door deze werkwijze te hanteren is het mogelijk dat u op korte termijn een integrale beoordeling over de afgelopen jaren en het huidige toezichtjaar van GS ontvangt. 3. Stand van zaken en beoordeling op hoofdlijnen 3. 1

Stand van zaken (terugblik) met betrekking tot verslagjaar 2022 (2023) De onderstaande punten zijn in het vorige verslag aangedragen en komen uit uw overkoepelende Verbeterplan. Hieronder volgt de stand van zaken over de voortgang:

1. Ga aan de slag met het opstellen van een visiedocument om te anticiperen op

toekomstige ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer.  In uw Verbeterplan is opgenomen dat u een Informatiebeleidsplan en Informatiebeveiligingsplan opstelt in 2025. Dit punt wordt dus niet op korte termijn opgepakt, wat een punt van zorg is.

2. Zorg dat de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer uit 1996 wordt

geactualiseerd.  Er wordt aan gewerkt, maar de vaststelling moet nog plaatsvinden in 2023. Anticipeer op actieve openbaarmaking in het kader van de Wet Open Overheid (WOO) in de vorm van een impactanalyse, ambitiebepaling en implementatieplan.  Een juridisch medewerker behandelt de WOO- verzoeken. Er wordt gebruik gemaakt van de anonimiseringstool van ScanPBL. Half mei 2023 start een kwartiermaker WOO/juridisch medewerker die naast juridische kennis ook kennis en feeling heeft met ICT taken. Zij zal ook betrokken worden bij het opstellen van beleid over gebruik social media. Ga aan de slag met het uitvoeren van een hotspotmonitor en laat een hotspotlijst vaststellen door uw college.  Dit zaaktype wordt toegepast en het Team DIV heeft uitleg gekregen over het zaaktype Hotspot. Hoe dit verder wordt uitgevoerd, wordt nog afgestemd met Archief Eemland. Ik adviseer u dringend om interne richtlijnen op te stellen over social media zoals: Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter en tevens over het archiveren van tekstberichten zoals Whatsapp en e-mail. Zeker als dit deel uitmaakt van de informatie die essentieel is voor het verloop van het (primaire) werkproces.  Het beleid wordt opgesteld in Q3 2023 in samenwerking met juridische zaken. Wij adviseren u ook om bij aanvang van 2024 concrete stappen te zetten voor implementatie.

Sluit aan bij de lopende initiatieven vanuit gemeente Amersfoort/ Archief Eemland voor het implementeren van een regionale e-Depotvoorziening.  Woudenberg is voornemens om aan te sluiten bij de regionale eDepotvoorziening. Uw DIV medewerkers zijn van goede wil en doen hun uiterste best om resultaten te verwezenlijken met de middelen die momenteel voorhanden zijn. Het is echter noodzakelijk om gelden op de begroting te reserveren voor de komende jaren, zodat ook de belangrijkste verbeterpunten daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Dat gaat met name om beleidsmatige taken en doorontwikkeling van de professionalisering van uw informatie- en archiefbeheer.  In de KPI tabel geeft u bij punt 2. 1 en 2. 2 aan over voldoende mensen en middelen te beschikken. Een aantal van de verbeteracties staan echter al een tijdje op uw actielijst, maar zijn nog niet afgerond, of liggen ver in de tijd. We zien dat er steeds meer op organisaties afkomt qua ontwikkelingen en wetgeving en dat te samen met een andere (digitale) manier van werken, zorgt dat er meer mensen en middelen nodig zijn om de basis op orde te krijgen en te houden om vervolgens door te ontwikkelen.

In 2022 zijn de volgende punten afgerond: 1. In 2019 is de tool My-Lex aangeschaft. In My-Lex zijn de zaken die voorheen in de applicatie Verseon stonden, te raadplegen. Met deze tool kunnen er

archiveringswerkzaamheden uitgevoerd worden en kan er vernietiging plaatsvinden in My-Lex. 2. De applicatie Centric Leefomgeving (CLO) is ingericht en medewerkers werken sinds april 2022 in CLO.

gereed; Er is nog geen digitale bewaar- en beheerstrategie. Naar verwachting is dit Q2 2024 gereed;  Archiefblok 1996-2005 wordt gereed gemaakt voor overdracht. In 2022 hier mee gestart. Naar verwachting is dit in Q4 2024 gereed;  In overleg met ICT moet er nog een voorziening worden getroffen zodat de CDroms en de harde schijven toegankelijk en leesbaar blijven. Naar verwachting is dit in Q2 2024 gereed; 

Andere punten:  Het calamiteitenplan is uit 2016. Ik adviseer u om dit te actualiseren en op te nemen in uw Verbeterplan. 4. Beoordeling gemeentearchivaris op hoofdlijnen 2022 (2023) Op basis van de stand van zaken van het Verbeterplan en de gesprekken die zijn gevoerd met medewerkers van uw organisatie luidt mijn beoordeling voor wat betreft de periode 2022 (2023) : ‘voldoende’. Daarbij wél met de kanttekening dat, indien er te weinig progressie is aankomend jaar en bepaalde punten niet afgerond worden, u

bij de volgende toezichtronde wordt beoordeeld als ‘onvoldoende’. Er wordt hard gewerkt en de gemeente Woudenberg maakt op een aantal punten vorderingen. Terugkijkend naar het vorige verslag zie ik echter dat de voortgang stagneert en dat een aantal belangrijke verbeterpunten nog niet zijn afgerond, of (te) ver in de toekomst liggen qua planning. Er is een Verbeterplan, maar er is nog geen gedegen aanpak om de kwaliteit van de informatiehuishouding met oog op de langere

termijn naar een hoger niveau te brengen. Ook is het van belang dat medewerkers op de werkvloer worden geïnformeerd over het belang van deugdelijk informatie- en archiefbeheer en toekomstige (digitale) ontwikkelingen. Met name de werkzaamheden op het vlak van advisering en beleid vragen om meer structurele capaciteit op niveau schaal 9/ 10. Mijn advies is om voor dit soort werkzaamheden niet incidenteel, maar structureel middelen op te nemen in uw begroting. En daarbij te onderzoeken of integrale samenwerking met andere gemeenten wellicht uitkomst kan bieden. In het volgende hoofdstuk volgt een uitgebreide toelichting met behulp van de KPItabel. De kolom met de toelichting is ingevuld door uw eigen organisatie, met daarbij aanvullingen vanuit Archief Eemland.

5. Uitgebreide toelichting met behulp van KPI tabel ‘Beoordeling informatie- en archiefbeheer’ Archief-KPI

Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Norm en weging

1. 1 Informatieverordening a Beschikt de gemeente over een actuele, door de gemeenteraad vastgestelde verordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld? b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? 1. 2 Beheerregeling informatievoorziening Beschikt de gemeente over een actuele, door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de archiefbewaarplaats? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld? 1. 3 Strategisch Informatie Overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch Informatieoverleg ingesteld? (Frequentie: minimaal 2x per jaar) 1. 4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de informatieobjecten bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

Analoog

Digitaal

2022

Voldoet niet

Het concept is gereed. Aanpassingen vanuit Archief Eemland worden nog verwerkt. De vaststelling volgt in Q3 2023.

Voldoet niet

Nee.

Voldoet niet

Januari 1997. Concept is in de maak, de vaststelling volgt in Q3 2023.

Voldoet

Toelichting Te ondernemen actie?

Mocht dit plaatsvinden dan wordt hier een projectgroep voor samengesteld. Zij gaan dit uitvoeren waarbij alle acties correct worden uitgevoerd. Archief Eemland wordt hierbij betrokken.

1. 5 Visie- en/of beleidsplan Informatievoorziening Beschikt de organisatie over een visie- en/of beleidsplan waarin de strategische doelen en ontwikkelingen zijn beschreven (c. q. ‘stip aan de horizon’) ? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld?

Voldoet niet

Dit was verweven in de dienstverleningsvisie. De visie is inmiddels al verlopen en door de organisatieontwikkeling niet meer opgepakt. De planning is dat de dienstverleningsvisie in 2023 opnieuw wordt vastgesteld. Het Informatiebeleidsplan en Informatiebeveiligingsplan volgen in 2025. Er is geen Bewaar- en beheerstrategie vastgesteld. Naar verwachting is dit gereed in Q2 van 2024. Dit maakt onderdeel uit van het Handboek DIV. Dit Handboek is in 2022 nog geactualiseerd met informatie over Decos Join, scansoftware en scanner.

1. 6 Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen a Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de informatieobjecten? En zijn er praktische afspraken gemaakt over het informatie- en archiefbeheer? b Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? 1. 7 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving in het stellen van regels? Zo ja, wanneer is de mandaatregeling voor het laatst gewijzigd?

Voldoet

Er is een Dossier Afspraken Procedure (DAP) vastgesteld. Met de RUD is een DAP opgesteld en wordt nu met de invoering van de Omgevingswet aangepast. Alle taken m. b. t. Belastingen worden bij de gemeente Veenendaal uitgevoerd. Een werkdocument m. b. t. informatie- en archiefbeheer moet nog worden opgesteld en is in Q2 2023 gereed.

Voldoet

Afspraken zijn vastgelegd in DAP’s, overeenkomsten of Verwerkersovereenkomsten. Etc.

Voldoet

Dit is op 22-12-2020 vastgesteld.

1. 8 Uitbesteden archiefbeheer (staken) Worden er archiefbeheer (deel) taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? 1. 9 Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op www. officielebekendmakinqen. nl/gemeenteb lad?

Voldoet

Archiefbeheer (deel) taken zijn uitbesteed aan Archief Eemland. Er is een dienstverleningsovereenkomst.

Voldoet

Voor het anonimiseren van de documenten wordt gebruikt gemaakt van de tool ScanPBL.

Archief-KPI

Mensen en middelen: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Norm en weging

2. 1 Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c. q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Is dit volgens u voldoende? 2. 2 Mensen, kwantitatief t. b. v. beheer a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c. q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen? Is dit volgens u voldoende? Graag aantal fte en functiebenamingen vermelden bij toelichting.

Analoog

Digitaal

2022

Voldoet

€ 255. 058. De gemeente Woudenberg geeft aan dat dit voldoende is.

Voldoet

Senior medewerker DIV 1 fte Senior medewerker DIV 0, 67 fte Medewerker DIV 0, 88 fte Medewerker DIV 0, 64 fte Medewerker DIV 0, 19 fte Informatiemanager 1 fte voor gemeente Woudenberg (niet 1 fte voor DIV) Systeem- en netwerkbeheerder 1 fte (niet 1 fte voor DIV)

Toelichting Te ondernemen actie?

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Voldoet deels

Archivering. Archiefblok van 1996 - 2005 wordt gereed gemaakt voor overdracht. In 2022 hier mee gestart. Naar verwachting is dit in Q4 2024 gereed. De persoon die ingehuurd is heeft in 2022 een groot deel van de archiefachterstand verwerkt. In 2023 gaat hij nog door met het verwerken van de laatste meters achterstand (schatting 5 meter achterstand in 2023) . In overleg met ICT moet er nog een voorziening worden getroffen zodat de CDroms en de harde schijven toegankelijk en leesbaar blijven. Naar verwachting is dit in Q2 2024 gereed.

2. 3 Mensen, kwalitatief t. b. v. beheer a Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau (waaronder de opleiding van het personeel) aangeven, alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (is dit voldoende? ) Graag opleidingsniveau erbij per fte en functiebenaming b Kunnen de wettelijk verplichte werkzaamheden worden uitgevoerd? M. a. w. is daar volgens u kwalitatief gezien voldoende personeel voor?

Voldoet

Senior DIV medewerker HBO, Medewerker DIV MBO. Voor bij- en nascholing heeft elke medewerker een budget tot zijn beschikking.

Voldoet

Medewerkers hebben de juiste diploma's behaald om hun werkzaamheden uit te voeren.

Archief-KPI

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Norm en weging

3. 1 Archiefruimten a Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Analoog

Digitaal

2022

Voldoet

Toelichting Te ondernemen actie?

Ja.

Gebruikt het college naast deze archiefruimte (n) ook nog externe archiefruimten t. b. v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen informatieobjecten? S. v. p. overzicht met datum wanneer het voor het laatst goedgekeurd en getoetst is door gemeentearchivaris. Beschikt het college over applicaties DMS/RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Is er een applicatielandschap gedefinieerd? C. q. overzicht met de bedrijfskritische applicaties? Zo ja, graag overzicht bijvoegen van zaaksysteem en belangrijkste Taakspecifieke applicaties.

Voldoet

Voldoet deels

Het semi statisch archief staat in de archiefkluis. Die ruimte voldoet. Dossiers van het vernietigingsjaar staan in de oude bouwkluis. Deze archiefruimte voldoet deels. Vanwege ruimtegebrek in het archief staan daar alleen de dossiers die dit jaar vernietigd mogen worden.

Voldoet deels

Decos Join, Centric Leefomgeving, Key2financiën, Key2burgerzaken, Key2dds, CaRel. Digitale vernietiging vindt plaats in Decos Join en My-Lex. Daarnaast worden papieren dossiers met documenten vernietigd. In 2019 is de tool My-Lex aangeschaft. In My-Lex zijn de zaken die voorheen in Verseon stonden, te raadplegen. Vanuit My-Lex kan een overzicht samengesteld worden. Daarnaast zijn er nog een aantal applicaties die documenten bevatten. Er wordt een overzicht opgesteld met alle applicaties waarin documenten gegenereerd en opgeslagen worden. Bij die applicaties wordt aangegeven of ze tijdig vernietigd worden. Zijn het te bewaren documenten dan zal aangegeven worden dat ze overgezet worden naar het zaaksysteem. Gereed in Q3 van 2023. Nadat alle applicaties in kaart zijn gebracht kan een overzicht van de archiefbescheiden opgesteld worden. Gereed in Q2 van 2024. Het plan is om het proces van bestuurlijke besluitvorming via de applicatie Decos Join te laten verlopen. Het plan is om dit in Q3 2023 in productie te hebben. Het

overgebrachte informatieobjecten? 3. 3 e-Depot Is de gemeente voornemens om binnen twee jaar aan te sluiten bij een regionale eDepotvoorziening? 3. 4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures m. b. t. verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) informatieobjecten zijn opgenomen? 3. 5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? In welk jaar is dat plan vastgesteld? b Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen informatieobjecten o. b. v. prioriteiten in het collectieplan?

Voldoet

Ja. Er wordt geld gereserveerd op de begroting om aan te kunnen sluiten.

Voldoet

Calamiteitenplan. Vastgesteld in 2016. Er volgt in Q2 2023 een kleine actualisering in de vorm van het wijzigen van contactpersonen.

Voldoet

Calamiteitenplan. Vastgesteld in 2016.

Voldoet

Archief-KPI

Interne kwaliteitszorg en toezicht: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit (sverbetering) van haar informatiehuishouding? Norm en weging

4. 1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren informatieobjecten gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja, in welk jaar is dat vastgesteld?

Analoog

Digitaal

2022

Voldoet niet

Toelichting Te ondernemen actie?

Er is een start (eerste opzetje) gemaakt met het opstellen van het Kwaliteitshandboek. Is gereed in Q4 van 2023.

Zo ja, voldoet het beheer van de informatieobjecten aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Wordt de output meegenomen in een PDCA en besproken met de Toezichthouder? Welke stappen heeft uw organisatie gezet als het aankomt op invoering van de Wet Open Overheid (WOO) ? Wat is er (op hoofdlijnen) in gang gezet?

4. 2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gediplomeerde gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte en het beheer van de overgebrachte informatieobjecten? 4. 3 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte informatieobjecten uitoefent en de bevindingen daarbij? 4. 4 Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als

Voldoet niet

Voldoet deels

Voldoet

Half mei 2023 start een kwartiermaker/juridisch medewerker die naast juridische kennis ook kennis en feeling heeft met ICT taken. Zij zal ook betrokken worden bij het opstellen van beleid over gebruik social media.

5. 1 Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) informatieobjecten, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? 5. 2 Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elke der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) informatieobjecten m. b. v. metagegevensschema kan worden vastgesteld: A De inhoud, structuur en verschijningsvorm; b c

Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; De samenhang met andere informatieobjecten; De uitgevoerde beheeractiviteiten;

De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de informatieobjecten 5. 3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgen het zaaksysteem en de belangrijkste Taakspecifieke applicaties, de toegankelijke staat van (te bewaren) informatieobjecten zodanig dat elk van de informatieobjecten binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? 5. 4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en

Voldoet deels

Vanwege verwerken archiefachterstand zijn niet alle dossiers bekend.

Voldoet niet

Er is nog geen metadataschema vastgesteld. Naar verwachting is dit gereed in het 1 e kwartaal van 2024.

Voldoet niet Voldoet deels

Voldoet niet Voldoet

Voldoet deels Voldoet deels

Voldoet deels Voldoet deels Voldoet deels

Voldoet

De fysieke documenten die nog gearchiveerd moeten worden zijn op behandelaar geordend en in mappen opgeborgen in de archiefkluis. DIV kan dus een zaak of document wel vinden. Alleen zijn die documenten nog niet in het DMS goed gearchiveerd.

informatieobjecten?

5. 5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren informatieobjecten? 5. 6 Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het zaaksysteem en de belangrijkste taakspecifieke applicaties, c. q. zijn er naast 5. 4 en 5. 5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren informatieobjecten na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn; D. w. z. worden de informatieobjecten in goede materiële staat gebracht en gehouden? 5. 7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? 5. 8 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? 5. 9 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i. v. m. authenticiteit van de digitale informatieobjecten vastgesteld en geïmplementeerd? 5. 1 Voorzieningen compressie en encryptie 0 a Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de informatieobjecten in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke?

Voldoet

Voldoet niet

Zie eerdere opmerking: er is nog geen Bewaar- en beheerstrategie vastgesteld. En ook geen metadataschema.

Voldoet

Voldoet deels

Staan in het Handboek vervanging.

Dit is niet aan de orde geweest.

B C

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van informatieobjecten aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Dit is niet aan de orde geweest. Dit is niet aan de orde geweest.

Archief-KPI

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatieobjecten: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van informatieobjecten van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Norm en weging

6. 1 Vervanging, besluiten en verklaringen a Past de gemeente vervanging toe zoals bijv. het vervangen papieren informatieobjecten door digitale reproducties of omgekeerd, waarna de vervangen informatieobjecten worden vernietigd? In welk jaar is het handboek en het vervangingsbesluit vastgesteld? B Zo ja, waarborgt het college als

Analoog

Digitaal

2022

Voldoet niet

Toelichting Te ondernemen actie?

Wordt nog niet toegepast. Handboek vervanging is gereed maar moet nog worden vastgesteld in Q4 van 2023. Zolang het handboek niet is vastgesteld en er nog geen vervangingsbesluit is, worden de fysieke documenten bewaard in dagdozen en ook gearchiveerd in dossiers. De verwijzing naar de dossiers is zichtbaar bij de digitale registraties in Decos Join. Is nog niet van toepassing.

Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? 6. 3 Advisering rondom vervanging van applicaties De toezichthouder wordt vooraf betrokken voor advies indien er een applicatie wordt vervangen (noem laatste contactmoment met toezichthouder op dit punt) . 6. 4 Selectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke informatieobjecten, en dan wel in het zaaksysteem en taakspecifieke applicaties? b Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke informatieobjecten gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? c Is er een hotspotmonitor vastgesteld? Zo ja, in welk jaar? d Zijn er interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp, Signal, Social

Is niet bekend.

Voldoet

Voor overgang naar My-Lex is er in 2019 contact geweest met de toezichthouder. In een periodiek overleg is wel aangeven dat Centric niet Key2zaken verder ging door ontwikkelen en een samenwerkingsverband met Decos Join aan ging.

Voldoet

Gemeente Woudenberg past de VNG selectielijst toe. Is niet aangesloten bij de recente Selectielijst voor emailarchivering volgens de Capstone methodiek.

Voldoet deels Voldoet niet

Team DIV heeft uitleg gekregen over het zaaktype Hotspot. Deze wordt toegepast. Hoe dit verder wordt uitgevoerd, wordt overlegd met Archief Eemland. Half mei 2023 start een kwartiermaker/juridisch medewerker die naast juridische kennis ook kennis en feeling heeft met ICT taken. Zij zal ook betrokken worden bij het opstellen van

vervreemd? b c

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Nee, dus dit is niet van toepassing. Nee, dus dit is niet van toepassing.

Nee, dus dit is niet van toepassing.

Archief-KPI

Overbrenging van informatieobjecten: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren informatieobjecten na bij Wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Norm en weging

7. 1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a Zijn alle te bewaren informatieobjecten

Analoog

Digitaal

2022

Voldoet

Toelichting Te ondernemen actie?

In 2022 gestart om een volgend blok gereed te maken voor overdracht. Dit betreft

7. 3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor informatieobjecten die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Voldoet deels

Niet aangevraagd. We zijn op dit moment bezig met het gereed maken van dit archiefblok.

6. Stand van zaken Verbonden partijen

Inleiding In dit hoofdstuk komen de meeste van uw verbonden partijen aan de orde. Uw organisatie mandateert taken aan deze verbonden partijen. Dit betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u daar wel verantwoordelijk voor blijft als zorgdrager, volgens, in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Dit geldt zeker bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Wanneer in het (recente) verleden geen afspraken zijn gemaakt met uw verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer adviseer ik u dringend om dit alsnog te regelen. Tot slot is het belangrijk om ook afspraken te maken wanneer u besluit om uit te treden uit een verbonden partij en hoe u uw informatie terugkrijgt van de verlatende partij. Gemeenschappelijke regelingen Afvalverwerking Utrecht (AVU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest De AVU is gevestigd in Soest. De gemeentearchivaris van Soest houdt bij deze gemeenschappelijke regeling toezicht. De deelnemers zijn alle gemeenten in de provincie Utrecht. In 2022 is geen toezichtverslag opgesteld. In januari 2022 is het SIO gehouden. De stand van zaken van de verbeterpunten zijn: 1.

De Archiefverordening is op 8 december 2021 vastgesteld door het Algemeen Bestuur Gelet op de omvang van organisatie van de AVU is in onderling overleg besloten dat een

Beheerregeling niet nodig is.

2. Op 20 april 2022 heeft het dagelijks bestuur een nieuw aanwijzingsbesluit genomen, omdat de gemeente Amersfoort een nieuwe gemeentearchivaris per 1 maart 2022 heeft aangewezen. De gemeentearchivaris van Amersfoort is ook de aangewezen (gemeente) archivaris van de gemeente Soest en van de AVU. Een (herhalend) preventief verbeterpunt van de toezichthouder betreft dat de

toekomstige implementatie van SharePoint digitaal duurzaam wordt ingericht en hiermee voldoet aan de Archiefwet en de aanverwante regelgeving in combinatie met de privacywetgeving (AVG) . Hieraan voorafgaand dienen de benodigde randvoorwaardelijke kaders te worden opgesteld en vastgesteld. Dit preventieve verbeterpunt is bedoeld om vanaf de start digitaal duurzaam te archiveren. De financiële administratie is digitaal en adequaat ingericht. Voor het overige is nog sprake van analoge archivering. Hiervoor wordt een extern bureau voor ingehuurd. De analoge archivering is op orde. Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) 31-03-2023: geen input ontvangen vanuit Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) . Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) 31-03-2023: geen input ontvangen vanuit Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) . Sociaal Werkvoorzieningsschap Amersfoort e. o. (RWA) 20

Toezichthouder: gemeentearchivaris van Amersfoort. Update en verslag volgt in 2023. Veiligheidsregio Utrecht (VRU) 31-03-2023: geen input ontvangen vanuit Toezichthouder: Utrecht (Het Utrechts Archief) . Deelnemingen N. V. Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) • • Vitens N. V. • Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN) •

N. V. ROVA

Stichtingen/Coöperaties • Stichting Openbaar Primair Onderwijs Eem-Vallei Educatief • Coöperatie De Kleine Schans Bestuursconvenant Bureau Regio Amersfoort •

gemeentearchivaris

7. Geraadpleegde bronnen  Brief van Gedeputeerde Staten d. d. 11 januari 2022, kenmerk: 822B904D, betreffende beoordeling uitvoering Archiefwet over 2019-2021.  Mandaatregeling gemeente Woudenberg Team TOF, 22-10-2020.  Verbeterplan KPI’s 2023-2025.  Verslagen Strategisch Informatie Overleg 2022.  Verslag toezicht archief- en informatiebeheer 2021 (2022) .

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeentebestuur.woudenberg.nl/api/v1/meetings/2188/documents/46997