07.b Jaarverslag 2023 commissie bezwaarschriften voor gemeente Woudenberg.pdf

Jaarverslag 2023 Onafhankelijke commissie bezwaarschriften Woudenberg

1

Jaarverslag 2023 Onafhankelijk commissie bezwaarschriften Woudenberg

Woudenberg, 30 januari 2024 Klaas Wiesenekker Dana Roelofs

secretaris commissie bezwaarschriften juridisch medewerker commissie bezwaarschriften

2

Inhoudsopgave Voorwoord..................................................................................................................................4 1.

2.

3.

Inleiding ...............................................................................................................................5 1.1.

Werkwijze .................................................................................................................. 5

1.2.

Samenstelling commissie .......................................................................................... 6

1.3.

Taken en rollen .......................................................................................................... 6

1.4.

Kennismakingsbijeenkomst 1 juni 2023 .................................................................... 7

Jaarverslag 2023 ..................................................................................................................8 2.1.

Ingediende bezwaarschriften .................................................................................... 8

2.2.

Afhandeling bezwaarschriften................................................................................... 9

2.3.

Advisering en beslistermijnen ................................................................................. 10

2.4.

Beroep en hoger beroep ......................................................................................... 10

Conclusies en aanbevelingen ............................................................................................11 3.1.

Conclusies ................................................................................................................ 11

3.2.

Aanbevelingen ......................................................................................................... 11

3

Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van de onafhankelijke commissie bezwaarschriften van de gemeente Woudenberg 2023. Het jaarverslag geeft inzicht in de samenstelling en de werkwijze van de commissie, het aantal bezwaarschriften (en voor welke discipline) en de wijze van behandeling/afdoening. Het jaarverslag biedt de commissie enerzijds de gelegenheid om verantwoording af te leggen over de manier waarop zij aan haar taak uitvoering heeft gegeven en anderzijds geeft het jaarverslag de gelegenheid om de belangrijkste bevindingen over het afgelopen verslagjaar onder uw aandacht te brengen. De commissie ziet het daarbij als haar taak om vanuit haar adviserende rol, waarbij onafhankelijkheid voorop staat, recht te doen aan de grieven van de burgers van de gemeente Woudenberg en een structurele bijdrage te leveren aan de kwaliteit van de besluitvorming. Niet alleen aan de achterkant, maar ook aan de voorkant bij het opstellen van het primaire collegebesluit. In 2023 zijn er 22 bezwaarschriften ingediend bij het college van Woudenberg. Tegen diverse besluiten is bezwaar mogelijk en dat is terug te vinden in het overzicht dat in dit jaarverslag is opgenomen. De helft van de ingediende bezwaarschriften werd echter ingetrokken, dan wel in der minne opgelost. Deze zaken kwamen dan ook niet voor bij de bezwarencommissie voor advies.

In het laatste hoofdstuk van dit jaarverslag zijn enkele conclusies en aanbevelingen opgenomen waar verbeteringen mogelijk zijn.

4

1. Inleiding Als een inwoner, bedrijf of instelling zich niet kan vinden in een besluit van een bestuursorgaan, dan bestaat de mogelijkheid om een bezwaarschrift daartegen in te dienen. De bezwaarprocedure is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De gemeente Woudenberg maakt bij de behandeling van bezwaarschriften gebruik van een bezwaarschriftencommissie. Dit is een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb. De commissie is onafhankelijk en bestaat uit externe leden, dat wil zeggen dat de leden van de commissie niet in dienst zijn van de gemeente Woudenberg of ondergeschikt zijn aan het gemeentebestuur. De werkwijze van de commissie is beschreven in de Awb en de gemeentelijke Verordening onafhankelijke commissie bezwaarschriften. De commissie geeft advies. Het bestuursorgaan beslist uiteindelijk op het ingediende bezwaarschrift. In de beslissing op bezwaar wordt het eerder genomen besluit heroverwogen met in acht neming van het advies van de commissie. Dat kan tot een inhoudelijk ander besluit leiden, of eventuele (vorm)fouten kunnen worden hersteld. De onafhankelijke commissie bezwaarschriften speelt bij deze heroverweging een belangrijke rol. Als onafhankelijke commissie hoort zij belanghebbenden en brengt een advies uit aan het bestuursorgaan. Van dit advies mag het bestuursorgaan, uitsluitend gemotiveerd, afwijken.

Op deze wijze wordt het proces van afweging van belangen transparant gemaakt. De bezwaarprocedure is bedoeld als een laagdrempelige en eenvoudige procedure bij het bestuursorgaan dat het oorspronkelijke besluit heeft genomen. Zo wordt een mogelijkheid geboden om samen nog eens goed naar alle aspecten van een dossier of besluit te kijken. Op die manier kunnen de gemeente Woudenberg en de burger tot een oplossing komen, nog zonder dat de rechter zich over hun geschil hoeft te buigen.

1.1.

Werkwijze

Iedere maand is er een hoorzitting gepland in de avonduren. De hoorzittingen zijn in principe openbaar en voor iedereen toegankelijk. De commissie beraadslaagt met een voorzitter en twee leden. De voorzitter en de leden van de commissie rouleren per zitting. De indiener van het bezwaar krijgt op de hoorzitting gelegenheid het bezwaar toe te lichten. Ook mogelijke derde-belanghebbenden krijgen gelegenheid te worden gehoord. Op de hoorzitting wordt door het bestuursorgaan verweer gevoerd, vertegenwoordigd door een vakinhoudelijk deskundige ambtenaar. Voorafgaand aan de hoorzitting wordt door of namens het college een verweerschrift ingediend. Van elke hoorzitting wordt een beknopt verslag gemaakt door de secretaris. Vervolgens wordt het advies uitgewerkt en samen met het verslag aan het bestuursorgaan en de (gemachtigde van de) bezwaarmaker(s) en de eventuele belanghebbenden aangeboden. Met het uitbrengen van het advies is de taak van de commissie afgerond. Het bestuursorgaan neemt vervolgens een besluit op het ingediende bezwaar. Het advies van de commissie is niet bindend. Als het bestuursorgaan van het advies wil afwijken, moet dit echter wel goed gemotiveerd worden. 5

1.2.

Samenstelling commissie

De huidige samenstelling van de commissie en het secretariaat is als volgt: Naam De heer mr. A. Erdogan Mevrouw mr. drs. S.M. Hogendoornde Jong Mevrouw mr. A. Hoogland De heer mr. A.J. van Helden De heer mr. D.J. Stoffer De heer A. Slot Mevrouw M. van Nieuwamerongen Mevrouw mr. R. Sahin Secretariaat (in dienst gem. Woudenberg) De heer K. Wiesenekker De heer L. Vos Mevrouw D.J. Roelofs

1.3.

Woonplaats Zeist Bennekom

Rol voorzitter voorzitter

Woerden Ede Tiel Nijmegen Veenendaal Woudenberg

voorzitter/lid lid lid lid lid lid

secretaris plv. secretaris Juridisch medewerker commissie bezwaarschriften

Taken en rollen

De taak van de commissie is samengevat: onafhankelijk advies uitbrengen aan het bestuursorgaan over de ingediende bezwaarschriften, zodat het bestuursorgaan vervolgens een beslissing op het bezwaarschrift kan nemen. Een en ander overeenkomstig de Verordening onafhankelijke commissie bezwaarschriften. De voorzitter, de leden en de secretaris bereiden de hoorzitting voor en lezen de stukken die in het bezwaardossier zitten. Als het nodig is, verzoeken de voorzitter en de leden om aanvullende informatie. Tijdens de hoorzitting horen zij de aanwezige partijen. Na de hoorzitting bespreken zij in de zogenaamde raadkamer de lijn van het advies. Na de hoorzitting schrijft de secretaris een conceptadvies en verwerkt de eventuele inhoudelijke en/of tekstuele reacties van de commissieleden om daarna het definitieve advies uit te brengen. De secretaris houdt contact met betrokken partijen. De juridisch medewerker ondersteunt de secretaris en de commissieleden. Zij zorgt ervoor dat de bezwaarschriftendossiers compleet zijn en de zaaksystemen waarmee gewerkt wordt, actueel en bij zijn. De juridisch medewerker zorgt ervoor dat alle betrokkenen voor de hoorzitting de benodigde stukken en de uitnodiging ontvangen. De juridisch medewerker leest mee met het conceptadvies alvorens het naar de commissieleden wordt verzonden.

6

1.4.

Kennismakingsbijeenkomst 1 juni 2023

Op 1 juni 2023 is er een kennismakingsbijeenkomst geweest tussen de commissieleden en de secretarissen van de drie gemeenten Woudenberg, Scherpenzeel en Renswoude. Hierbij zijn een aantal afspraken gemaakt welke in dit jaarverslag nogmaals worden herhaald. Conceptadvies verzenden naar commissieleden De secretaris stuurt alle conceptadviezen ter beoordeling naar de voorzitter en commissieleden. Nadat de commissieleden op het concept hebben gereageerd, stemt de voorzitter vervolgens de definitieve versie af met de secretaris. Beslissingen op bezwaar toesturen De commissie wenst de beslissingen op het bezwaart te ontvangen. Het is goed om te weten of een door de commissie opgesteld advies is opgevolgd door het college. De commissieleden kunnen deze kennis gebruiken voor adviezen in de toekomst. De secretaris vraagt de beslissing op bezwaar op bij de behandelend ambtenaar en stuurt dit besluit ter info door naar de betrokken commissieleden.

7

2. Jaarverslag 2023

2.1.

Ingediende bezwaarschriften

Na ontvangst van het bezwaarschrift wordt door het secretariaat van de bezwarencommissie beoordeeld of een bezwaarschrift wel- of niet-ontvankelijk is. Zo nodig is er overleg met de voorzitter van de commissie. Eerst wordt gekeken of er geen wettelijke bezwaren zijn om tot een inhoudelijke behandeling over te gaan. Dat is het geval als het bezwaarschrift te laat is ingediend, of als de indiener van het bezwaarschrift geen belanghebbende is. Ook wanneer een pro-forma bezwaarschrift niet wordt gemotiveerd, wordt deze niet-ontvankelijk verklaard. Bezwaarmaker wordt wel in de gelegenheid gesteld om eventuele formele gebreken te herstellen, dan wel gemotiveerd aan te geven waarom bijvoorbeeld de bezwaartermijn is overschreden. Wanneer sprake is van twijfel over de ontvankelijkheid, wordt wel een hoorzitting gehouden om de bezwaarmaker in de gelegenheid te stellen om hierop verweer te voeren. De commissie is in 2023 in totaal zes keer bijeen geweest voor een hoorzitting, waarvan één keer digitaal.

Aantal ingediende bezwaarschriften Aantal ingetrokken bezwaarschriften Aantal geen belang meer bij behandeling Aantal niet-ontvankelijk Aantal inhoudelijke adviezen van de commissie Aantal bezwaarschriften nog in behandeling aan het einde van het jaar

2023 22 5 4 1 11 3

2022 23 5 2 5 11 7

2021 21 7 3 5 6 3

Van de 22 ingediende bezwaarschriften is één bezwaarschrift in november 2023 ingediend en één in december 2023. Deze worden in 2024 voor een hoorzitting ingepland. In de volgende tabel wordt zichtbaar waartegen de 22 ingediende bezwaarschriften zijn gericht: Besluit waartegen bezwaar is gemaakt Afwijzen WMO verzoek Verkeersbesluit WOO verzoek Afwijzen handhavingsverzoek Afwijzen planschade Afwijzen minimaregeling Afwijzen energietoeslag Sluiting chalet Dwangsombeschikking handhaving Weigeren kapvergunning Verlenen kapvergunning Verlenen omgevingsvergunning Totaal

aantal 6 3 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 22

8

2.2.

Afhandeling bezwaarschriften

In 2023 zijn vijf bezwaarschriften formeel ingetrokken. Dit is veelal gebeurd na informeel overleg tussen de behandelend ambtenaar en de bezwaarmaker (en eventueel derde-belanghebbenden) of de secretaris van de bezwarencommissie. De gemeente Woudenberg kent geen formeel mediationtraject. In een dergelijk traject wordt de indiener van het bezwaar actief benaderd met de vraag of bezwaarmaker openstaat voor een gesprek om na te gaan of een oplossing buiten een formele behandeling mogelijk is. In vier zaken zijn de bezwaren bij de inwoner weggenomen door een actie van de gemeente en was er zodoende geen belang meer bij de behandeling van het bezwaarschrift. Eén bezwaarschrift is niet-ontvankelijk verklaard omdat er geen bezwaargronden zijn ingediend. Daarmee voldeed het bezwaarschrift niet aan de eisen van de Awb dat een bezwaarschrift gemotiveerd dient te zijn.

Ingediende bezwaarschriften

naar de commissie

ingetrokken

geen belang meer

niet-ontvankelijk

Op het moment van het opstellen van dit jaarverslag zijn er nog drie bezwaarschriften die in 2023 zijn ingediend, in behandeling bij de commissie. Bij één zaak is het advies (met instemming van partijen) voorlopig aangehouden, de andere twee zijn te laat ingediend voor een hoorzitting in 2023, dus komen in 2024 voor. Eén keer is in 2023 geadviseerd een bezwaarschrift gegrond te verklaren. De commissie adviseert niet altijd om een bezwaarschrift gegrond of ongegrond te verklaren. In plaats daarvan adviseert de commissie het college om bijvoorbeeld opnieuw een onderzoek uit te voeren en die uitkomsten mee te nemen in de heroverweging. Feitelijk dient het besluit beter gemotiveerd te worden. Een dergelijk advies werd één keer gegeven. Ook wordt tijdens zitting soms afgesproken dat bezwaarmaker en gemeente samen eerst nader in overleg treden, alvorens de commissie een advies uitbrengt. Dit was twee keer het geval.

9

2.3.

Advisering en beslistermijnen

De bezwaarprocedure mag volgens de geldende wettelijke termijn 12 weken duren, wanneer er gebruik wordt gemaakt van een adviescommissie. Deze 12 weken beginnen te lopen nadat de bezwaartermijn is verstreken, dus zes weken na datum van het bestreden besluit. Indien er een pro-forma bezwaarschrift is ingediend, begint de termijn van 12 weken te lopen wanneer de motivering is ontvangen en het bezwaarschrift ontvankelijk is. Het is mogelijk om deze termijn een keer te verlengen met 6 weken, tot in totaal 18 weken. Het komt hierdoor voor dat een aantal bezwaren niet in het jaar van indienen wordt afgehandeld. Volgens een interne werkafspraak beslist het college binnen vier weken na dagtekening van verzending van het advies van de commissie, en stuurt het de secretaris een afschrift. In de praktijk gebeurt dit echter vaak niet. De termijn om binnen 12 weken een beslissing op het bezwaarschrift te nemen is slechts één keer gehaald en de secretaris ontvangt slechts sporadisch afschriften van beslissingen op bezwaar. Om die reden is de afspraak om de beslissingen op bezwaar naar de commissie te sturen moeilijk na te komen. Als niet binnen de wettelijke beslistermijn een besluit genomen wordt, kan de aanvrager van een besluit het college in gebreke stellen. Dat is ook mogelijk bij een beslissing op bezwaar. In 2023 zijn er geen ingebrekestellingen ingediend.

2.4.

Beroep en hoger beroep

Van de afgehandelde bezwaarschriften in 2023 zijn vervolgens geen beroepsprocedures bij de rechtbank gestart na de beslissing op het bezwaarschrift.

10

3. Conclusies en aanbevelingen

3.1.

Conclusies

Het aantal ingediende bezwaarschriften in 2023 is één minder dan in 2022, en één meer dan in 2021. De aantallen blijven zodoende nagenoeg gelijk. Naar verhouding hadden de meeste bezwaren betrekking op WMO beschikkingen. In 2023 is 23% van de ingediende bezwaren voor behandeling bij de bezwarencommissie door de bezwaarmaker ingetrokken, en bij 18% is het geschil reeds opgelost voor behandeling van het bezwaarschrift. Dat is samen 40%. De commissie tracht een oplossingsgerichte werkwijze te stimuleren.

3.2.

Aanbevelingen

Motivering In een aantal gevallen schoot de motvering van de besluiten waartegen bezwaar werd gemaakt tekort. Hoewel die in de heroverweging hersteld konden worden, is het aan te bevelen al bij het primaire besluit een voldoende zorgvuldige motivering te geven, zodat de ontvanger van het besluit begrijpt waarom de gemeente tot dat besluit is gekomen. Beslissingen op bezwaar De secretaris ontvangt bijna nooit een afschrift van de beslissingen van het college op de bezwaarschriften, terwijl hij en de commissie hier graag kennis van willen nemen. Met name de beslissingen op bezwaarschriften binnen het sociaal domein worden niet gedeeld met het secretariaat van de commissie, ondanks herhaald verzoek daartoe. Op deze manier is niet goed inzichtelijk te krijgen binnen welke termijnen bezwaarschriften worden afgehandeld, maar ook niet of de gegeven adviezen worden opgevolgd. Hierin valt een verbeterslag te maken.

11