07.a CA Toezichtinformatie aangepaste versie 05-07-2023.pdf

Collegeadvies Besluitenregistratie:

Postregistratienummer : Z.341232/D.253236 Datum inboeken

:

Openbaar

Ja

Internet

Nee

naar RAAD

Ja

OR

Nee

Communicatie

Nee

Europese regelgeving

Nee

via COMMISSIE

Nee

Anders:

Onderwerp

:

Advies

:

Beoordeling Interbestuurlijk toezicht Informatie- en archiefbeheer -

Kennis nemen van het verslag van de gemeentearchivaris over het informatie- en archiefbeheer gemeente Woudenberg over 2022 inclusief verbeterplan 2023-2025; Het verslag inclusief verbeterplan plaatsen op de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad in het kader van horizontale verantwoording.

Datum

Ambtenaar

Pho

29 juni 2023

A. Uithof

Burgemeester

Additioneel Advies

Griffier

Afdelingshoofd

DR

Paraaf:

«VrijeVelden_AdditioneelAdvies_Iterate_St» «VrijeVelden_AdditioneelAdvies_Iterate_En» Conform Bespreken advies Burgemeester MJ Wethouder HJM Wethouder DdK Wethouder MvdG Secretaris DR

Datum

Opmerkingen

230703 230703 230703 230703 230703

Geprint op: 06-07-2023 15:43:50uur O:\00 2 B&W Route college\02 Burgemeester & Wethouders\O CA - Toezichtverslag archiefbeheer 2022 (2023)\CA Toezichtinformatie aangepaste versie 05-07-2023.docx

Datum vergadering B&W: 4 juli 2023

Agendapunt: O5

Besluit: Openbare besluitenlijst B&W-vergadering 4 juli 2023: Akkoord, tekstuele wijziging

Retour naar afdeling op: Ter archivering aangeboden op:

Geprint op: 06-07-2023 15:43:50 uur

2/4

Inleiding Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefverordening gemeente Woudenberg (1996) is de gemeentearchivaris van Amersfoort belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats Amersfoort. De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 21 van de Archiefverordening, jaarlijks verslag aan het college. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Het proces bestaat uit een jaarverslag wat beoordeeld wordt door de Provincie Utrecht. In dit collegeadvies wordt ingegaan op het jaarverslag 2022 en verbeterplan voor 2023-2025. Centrale vraag Wilt u kennis nemen van het Jaarverslag van de gemeentearchivaris over het informatie- en archiefbeheer 2022 en het verbeterplan 2023-2025 Beoogd resultaat (wat) - Uiteindelijk afleggen van verantwoording aan de provincie over het taakgebied Archiefwet over het jaar 2022; - Afleggen van horizontale verantwoording aan de gemeenteraad. Kader - Wet Revitalisering Generiek Toezicht; - Provinciale verordening systematische toezichtinformatie; - Archiefwet. Argumenten De provincie beoordeelt onze taakuitvoering ten aanzien van de wettelijke vastgesteld kwaliteitscriteria voor de archiefwet afgelopen keer als Voldoende.

Daarbij wel met de kanttekening dat, indien er te weinig progressie is aankomend jaar en bepaalde punten niet afgerond worden bij de volgende toezichtronde de beoordeling Onvoldoende zal volgen. Hierin is de gemeente Woudenberg geen uitzondering. Het geldt ook voor andere gemeenten. Team DIV heeft in het eerste half jaar van 2023 al een aantal punten op de verbeterlijst af kunnen ronden. Dit biedt goede hoop dat de beoordeling in 2023 ook weer Voldoende zal zijn. Risico’s en kanttekeningen Een aantal punten zijn afgelopen jaar uitgevoerd maar er zit een stagnatie in het daadwerkelijk afronden van een aantal actiepunten. De rede van stagnatie in 2022 is dat een nieuwe medewerker ingewerkt moest worden, het opstellen van de vernietigingslijst vanuit de applicatie Decos Join veel tijd heeft gekost. Handboek vervanging was gereed maar na het uitvoeren van een audit zijn er punten naar voren gekomen die aangepast moeten worden om daadwerkelijk, volgens het werkproces in het handboek vervanging de vervanging toe te kunnen passen. Het risico wat hierdoor kan ontstaan is dat de kwaliteit van de informatiehuishouding onvoldoende is. Met gevolg dat er bij een volgende beoordeling een Onvoldoende wordt gegeven. Hiermee zou dan het archiefbeheer onder toezicht komen te staan. Een aantal actiepunten zijn deels opgepakt maar helaas niet in 2022 afgerond.

In het eerste half jaar van 2023 zijn de werkafspraken m.b.t. afdeling belasting op papier gezet en vastgesteld. Besluit Informatiebeheer en beheerregeling informatiebeheer is aangepast. Structureel komt extra capaciteit bij (tussen 7 -12 uur) bij Team DIV voor het wegwerken van archiefachterstand en gereed maken archiefblok voor overdracht naar Archief Eemland. Duurzaamheid en Inclusie Niet van toepassing, het gaat hier om verantwoording van uitvoeringstaken. Maatschappelijke participatie

Geprint op: 06-07-2023 15:43:50 uur

3/4

Het afleggen van verantwoording draagt bij aan een overheid die transparant is over de wijze waarop wettelijke taken wordt uitgevoerd. Beoogd resultaat (hoe) De lijst met verbeterpunten bij de uitvoeringstaken betrekken. Financiële consequenties Kosten /opbrengsten zijn nihil of conform de begroting op dit product. Voor het wegwerken archiefachterstand is al budget gereserveerd t/m 2024. Jaarlijks 15.000 euro. Het inrichten en optimaliseren van applicaties wordt uitgevoerd binnen het regulier werk. Eventuele kosten die daar voor gemaakt worden vallen onder het ICT budget. Overige verbeterpunten worden ook uitgevoerd binnen het regulier werk en hier zijn geen extra kosten aan verbonden. Aanpak/uitvoering Op verzoek van de gemeentearchivaris wordt alvast het verslag inclusief verbeterplan aan de provincie Utrecht gezonden nog voordat college en gemeenteraad besluit heeft vast gesteld; Na kennisname college, de stukken plaatsen op de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad; Na de gemeenteraadsvergadering wordt het besluit van het college en de raad aan de provincie Utrecht gezonden. Conclusie Ter kennisgeving aannemen. Communicatie Geen. Bijlage(n) - Brief Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer 2022 (2023); - Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2022 (2023); - Verbeterplan gemeente Woudenberg 2023 t/m 2025.

Geprint op: 06-07-2023 15:43:50 uur

4/4