06b. Spoorboekje 2021 - Woudenberg - definitieve versie.pdf

Spoorboekje 2021

Gemeente Woudenberg

Inhoud pagina 1. Inleiding

3

2. De P&C-cyclus in 2021/2022

4

3. Toelichting P&C-instrumenten

5

4. Planning P&C-instrumenten 2021

9

5. Protocol samenstellen financiële stukken

15

6. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kaderbrief

16

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting

17

8. Overzicht gemeenschappelijke regelingen

18

9. Overzicht beantwoording technische vragen – kaderbrief

19

10. Overzicht beantwoording technische vragen – begroting

20

Pagina 2

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

1. Inleiding Sinds 2001 wordt op het gebied van planning & control binnen de gemeente Woudenberg gewerkt volgens het spoorboekje P&C-cyclus. Het spoorboekje 2021 bevat een uitwerking van de P&C-cyclus voor de periode 2021/2022 met als doel dat de financiële stukken op tijd en integraal worden aangeboden voor besluitvorming. Het spoorboekje 2021 bevat de volgende onderdelen:  de P&C-cyclus in 2021/2022;  toelichting P&C-instrumenten;  planning P&C-instrumenten in 2021;  voorbeeld protocol samenstellen financiële stukken;  belangrijke data voor de beantwoording van de technische vragen bij de kaderbrief en de begroting;  formats voor de beantwoording van de technische vragen van de kaderbrief en de begroting. Dat de gemeente per 1 januari 2021 onder preventief toezicht van de provincie Utrecht komt te staan, heeft in beperkte mate invloed op dit spoorboekje. Het heeft namelijk geen invloed op de planning van de P&C-instrumenten. Het preventieve toezicht is wel terug te zien in de toelichting op enkele P&C-instrumenten daar deze op onderdelen wat andere elementen zullen bevatten. Gezien de verschillende bezuinigingsopgaves die in 2020 in gang zijn gezet en het preventieve toezicht door de provincie Utrecht per 1 januari 2021, wordt in de raadsvergadering van juli 2021 (net als in juli 2020) namelijk een kaderbrief aan de raad voorgelegd.

De kaderbrief is het raadsvoorstel waarin een aantal bijlagen wordt opgenomen. Dit zullen in ieder geval een eerste financiële tussenrapportage 2021, een financieel beeld 2022-2025, het herstelplan financiën gemeente Woudenberg en de financiële scan van de provincie Utrecht zijn. Over de afzonderlijke bijlagen worden vervolgens in het raadsbesluit besluiten genomen. Deze besluiten zijn richtinggevend en kaderstellend voor het opstellen van de (meerjaren)begroting 2022-2025.

Pagina 3

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

2. De P&C-cyclus in 2021/2022 In dit onderdeel wordt de P&C-cyclus voor 2021/2022 uiteengezet. Voordat op de P&C-instrumenten zelf wordt ingegaan, worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven. Uitgangspunten voor de cyclus in 2021/2022 zijn:  de grondexploitaties worden in de raad van april 2020 behandeld;  de meerjarenprognose grondbedrijf en een eerste financiële tussenrapportage 2021 zijn onderdeel van de kaderbrief;  zomernota als beleidsmatige en financiële rapportage over het eerste halfjaar;  in de raad van december wordt een financiële najaarsrapportage aangeboden met een vooruitblik op het te verwachten jaarresultaat van het betreffende kalenderjaar. De gemeente Woudenberg werkt in 2021/2022 met de volgende P&C-instrumenten: P&C-instrumenten Grondexploitaties Het Groene Woud, Amalialaan, Spoorzone A2, Spoorzone B, Nijverheidsweg en Hoevelaar fase 1 (en waarschijnlijk Hoevelaar fase 2) Jaarrekening 2020

Kaderbrief 2022-2025 (incl. bijlagen waaronder een eerste financiële tussenrapportage 2021 en het herstelplan) Meerjarenprognose grondbedrijf (onderdeel van de kaderbrief) Zomernota 2021 Begroting 2022-2025 Financiële najaarsrapportage 2021 Grondexploitaties Amalialaan, Spoorzone A2, Spoorzone B, Nijverheidsweg, Hoevelaar fase 1 en Hoevelaar fase 2 Jaarrekening 2021

Pagina 4

Besluitvorming in raad april 2021 juli 2021 juli 2021 juli 2021 september 2021 oktober 2021 december 2021 april 2022 juli 2022

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

3. Toelichting P&C-instrumenten Grondexploitaties 2021 In Woudenberg wordt medio januari 2021 met de volgende grondexploitaties gewerkt. Bij herziene grondexploitaties wordt de meest actuele boekwaarde per 1 januari 2021 gehanteerd. -

Het Groene Woud; Amalialaan; Spoorzone A2; Spoorzone B; Nijverheidsweg; Hoevelaar fase 1.

Verder volgt in de raad van april of mei 2021 een bestemmingsplan voor Hoevelaar fase II. Bij dit bestemmingsplan wordt een grondexploitatie gevoegd. In de grondexploitaties worden de volgende gegevens opgenomen: - algemene toelichting; - uitgangspunten; - overzicht uitgaven en inkomsten per jaar en per fase; - verschillenoverzicht ten opzichte van vorige grondexploitatie (in het geval van een herziene grondexploitatie); - risico’s en mogelijkheden; - overzicht te hanteren minimale verkoopprijzen grond. In de raadsvergadering van 22 april 2021 worden de grondexploitaties ter besluitvorming voorgelegd. Jaarrekening 2020 In de jaarrekening legt het college aan de raad verantwoording af van het in het afgelopen jaar gevoerde beleid en de realisatie van de gestelde doelen. In de jaarrekening zijn onder andere de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding (o.a. samenvatting resultaat); - vaststelling jaarrekening; - overzicht baten en lasten; - vijf beleidsprogramma’s; - algemene dekkingsmiddelen; - zeven paragrafen; - balans; - grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; - reserves en voorzieningen; - diverse bij de jaarrekening (toelichtende en) verplichte bijlagen. De jaarrekening 2020 wordt in de raadsvergadering van 1 juli 2021 ter besluitvorming voorgelegd.

Kaderbrief 2022-2025 Als gevolg van de financiële situatie is in juli 2020 aan de raad voor 2021 een kaderbrief voorgelegd in plaats van een kadernota waarbij op onderdelen is voorgesteld het achterliggende stuk voor kennisgeving aan te nemen en op specifieke onderdelen om besluitvorming is gevraagd.

Pagina 5

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

Om de financiële situatie zo compleet mogelijk in beeld te brengen was naast een financieel beeld van 2021-2024 ook een eerste financiële tussenrapportage over 2020 als bijlage bijgevoegd. Gezien de verschillende bezuinigingsopgaves die in gang zijn gezet en het preventieve toezicht door de provincie Utrecht per 1 januari 2021, wordt in de raadsvergadering van 1 juli 2021 opnieuw een kaderbrief aan de raad voorgelegd. Nieuw beleid anders dan volgend uit de diverse bezuinigingstrajecten welke reeds zijn ingezet, is niet de verwachting waardoor de uitgebreide beleidsmatige toelichting welke normaliter in een kadernota is opgenomen, niet nodig is. Een kaderbrief als raadsvoorstel met daarbij diverse inhoudelijke bijlagen wordt hierdoor passender geacht. Over de afzonderlijke bijlagen worden in het raadsbesluit vervolgens besluiten genomen. Deze besluiten zijn richtinggevend en kaderstellend voor het opstellen van de (meerjaren)begroting 2022-2025. -

-

financiële tussenrapportage 2021 (periode 1 januari – 1 april 2021); financieel beeld 2022-2025; monitor besparingsopgave 2020-2023; herstelplan financiën gemeente Woudenberg met onder andere: o uitkomst bezuinigingsdialoog 2020 programma 1 samenleving; o uitkomst ambtelijke inventarisatie 2021 beleidsprogramma’s 2 tot en met 4; o uitkomst bezuinigingsopgave programma 5 dienstverlening; notitie Meerjarenprognose Grondexploitaties; notitie reservepositie en weerstandsvermogen Woudenberg; financiële scan provincie Utrecht.

De kaderbrief 2022-2025 staat geagendeerd voor de raadscommissievergaderingen van 8 juni 2021 (beeldvormend) en 22 juni 2021 (oordeelsvormend) en de raadsvergadering van 1 juli 2021. De raad is tot 31 mei 2021 in de gelegenheid om technische vragen in te dienen bij de organisatie. Op 4 juni 2021 ontvangen de raadsfracties de schriftelijke beantwoording van de technische vragen. Zomernota 2021 In de zomernota wordt over het beleid en de financiële stand van zaken van het eerste halfjaar gerapporteerd met een doorkijk naar het hele jaar. In de zomernota zijn de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding; - voortgang “Wat willen we bereiken” van de vijf beleidsprogramma’s; - financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties; - inhoudelijke toelichting bijzondere posten financiële rapportage. In de raadsvergadering van 23 september 2021 wordt de zomernota ter besluitvorming voorgelegd. Begroting 2022-2025 De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. In de beleidsbegroting staan de beoogde effecten van het beleid centraal en in de financiële begroting de uitvoering van het beleid. De raad autoriseert de beleidsbegroting en het college stelt de financiële begroting vast.

Met het oog op de in gang gezette bezuinigingsopgaves en het preventieve toezicht vanuit de provincie, is het op het moment van het opstellen van het Spoorboekje P&C-cyclus 2021 wat lastig te zeggen hoe de begroting 2022 er precies uit komt te zien. Naar verwachting zijn de volgende onderdelen opgenomen:

Pagina 6

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

-

-

strategiekaart; hoofdlijnen begroting; procedure begrotingsbehandeling; monitor besparingsopgave 2020-2023; herstelplan financiën gemeente Woudenberg met onder andere: o Financiële vertaling bezuinigingsdialoog 2020 programma 1 samenleving; o Financiële vertaling ambtelijke inventarisatie 2021 beleidsprogramma’s 2 tot en met 4; o Financiële vertaling bezuinigingsopgave programma 5 dienstverlening; vijf beleidsprogramma’s; algemene dekkingsmiddelen; zeven paragrafen; verplichte indicatoren; overzicht baten en lasten; incidentele baten en lasten; overzicht reserves en voorzieningen; belastingtarieven; kerngegevens; EMU-saldo; balansramingen; kosten en opbrengsten per taakveld (BBV-regelgeving).

De begroting 2022-2025 staat geagendeerd voor de raadscommissievergaderingen van 5 oktober 2021 (beeldvormend) en 12 oktober 2021 (oordeelsvormend) en de raadsvergadering van 28 oktober 2021. Raadsfracties kunnen tot 27 september 2021 technische vragen indienen en ontvangen op 1 oktober 2021 de schriftelijke beantwoording van de vragen. Financiële najaarsrapportage 2021 De financiële najaarsrapportage geeft een doorkijk van de financiële stand van zaken van het hele jaar aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met oktober 2021. Hiermee is de najaarsrapportage de voorloper op de jaarrekening en het laatste financiële document gedurende een kalenderjaar waarbij de raad begrotingswijzigingen goedkeurt. In de financiële najaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: -

inleiding; financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties; inhoudelijke toelichting bijzondere posten financiële rapportage; stand van zaken besparingsopgave 2020-2023.

In de raadsvergadering van 23 december 2021 wordt de financiële najaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd. Overige ontwikkelingen – Ontwikkelopgave vakteam Financiën In 2020 is het vakteam financiën gestart met een ontwikkelopgave en is een plan opgesteld met concrete punten welke de komende jaren worden opgepakt. In hoofdlijnen kent het plan de volgende drie elementen welke hierna kort worden toegelicht: I. Rechtmatigheid II. Versterken financieel bewustzijn III. Interne processen

Pagina 7

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

Rechtmatigheid Met ingang van het verslagjaar 2021 (dat is de jaarrekening over 2021, opgesteld in 2022) is het college rechtstreeks verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en wordt de rechtmatigheidsverklaring van het college onderdeel van de verklaring van de accountant. De vraag die hierbij centraal staat is “zijn de in de jaarrekening verantwoorde uitgaven en inkomsten tot stand gekomen conform de begroting en alle relevante wet- en regelgeving?”. Om dit te kunnen beoordelen en om hier uiteindelijk een verklaring over af te kunnen geven is niet alleen een goede beheersing van de processen belangrijk maar ook het versterken van de cultuur en het bewustzijn binnen de organisatie. In 2020 zijn hiervoor de voorbereidingen getroffen en waar nodig processen aangescherpt. In 2021 worden de laatste aanpassingen geïmplementeerd. Op basis van de ervaringen in 2021 wordt vervolgens in het Spoorboekje P&C-cyclus 2022 een planning opgenomen voor wat betreft de uit te voeren rechtmatigheidscontroles en de op te stellen verslagen. Versterken financieel bewustzijn Hoewel de gemeente de afgelopen jaren goedkeurende verklaringen van de accountant heeft ontvangen en de documenten uit de P&C-cyclus als duidelijk worden ervaren waarbij wordt voldaan aan wet- en regelgeving en welke tijdig worden opgeleverd, kan het financieel bewustzijn binnen de organisatie verder versterkt worden.

In 2021 worden hiertoe verdere stappen gezet met als doel om op een zo efficiënt mogelijke manier zo helder mogelijke financiële stukken op te leveren. Zo is ten behoeve van de efficiëntie in de navolgende planning van de P&C-instrumenten meer tijd ingeruimd tussen het versturen van de uitnodigingen van de budgetgesprekken en de periode waarin de budgetgesprekken plaatsvinden. Dit zodat de budgethouders meer tijd hebben om de gesprekken goed voor te bereiden. Daarnaast wordt gewerkt aan het versterken van de verbinding tussen de inhoudelijke beleidsadviseurs, de programma-eigenaren1 en de financieel adviseurs en vervolgens met de portefeuillehouders. Verder worden de financiële rapportages in 2021 opnieuw onder de loep genomen. Bij de kaderbrief 2021-2024 werd de eerste financiële tussenrapportage over het lopende kalenderjaar bijvoorbeeld gewaardeerd. In 2021 wordt bekeken of het mogelijk is om met meer vereenvoudigde periodieke financiële rapportages en/of begrotingswijzigingen te werken en of de voordelen opwegen tegen de extra werkzaamheden. Interne processen Ten slotte worden de werkzaamheden welke de verschillende leden binnen het vakteam financiën verrichten, opnieuw in beeld gebracht en bezien waar verschuivingen mogelijk en/of wenselijk zijn.

In 2021 gaat één van de leden van het huidige vakteam met pensioen waardoor een natuurlijk moment ontstaat om dit opnieuw bezien. Daarnaast is het zodanig vastleggen van de werkzaamheden dat onderlinge vervanging voldoende geborgd wordt, een onderdeel uit de ontwikkelplan.

1

Binnen de vijf beleidsprogramma’s zijn verschillende budgethouders betrokken. Voor coördinatie en afstemming binnen de beleidsprogramma’s is per programma een eigenaar benoemd. Sinds het spoorboekje 2019 is bij de planning van de P&C-instrumenten een week opgenomen waarin deze eigenaren de gelegenheid hebben om de beleidsteksten en de betreffende financiële toelichtingen samen met de budgethouders af te ronden. De programma-eigenaren vormen samen met het vakteam financiën en de directie het P&C-team dat betrokken is bij het opstellen van de financiële stukken.

Pagina 8

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

4. Planning P&C-instrumenten 2021 In dit onderdeel worden de planningen van de uit te brengen P&C-instrumenten in 2021 in beeld gebracht. Grondexploitaties 2021 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

4 januari – 26 februari 2021 4 januari – 26 februari 2021 4 januari – 26 februari 2021 1 maart 2021

Bepalen boekwaarde per 1-1-2021 per grondexploitatie

Henk2

Opstellen grondexploitaties

Remco / Henk

Afstemming grondexploitaties met projectleiders en portefeuillehouder Verzenden concept grondexploitaties naar B&W, directie en projectleiders Bespreken concept grondexploitaties in B&W Bespreken concept grondexploitaties met directie en projectleiders Verzenden definitieve grondexploitaties naar B&W, directie en projectleiders Bespreken definitieve grondexploitaties in B&W Verzenden grondexploitaties naar griffie, directie en projectleiders Verzenden grondexploitaties naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Remco / Henk

9 maart 2021 9 maart 2021 11 maart 2021 16 maart 2021 23 maart 2021 25 maart 2021 6 april 2021 22 april 2021

2

Remco / Henk B&W / Remco / Henk Directie / Remco / Henk Remco / Henk B&W / Remco / Henk Henk Griffie Raadscommissie Raad

In dit Spoorboekje P&C-cyclus wordt met Henk, Henk van den Hof bedoeld.

Pagina 9

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

Jaarrekening 2020 Datum (uiterlijk)

Onderwerp A. Jaarrekening

Actie door

19 november 2020 7 december – 18 december 2020 4 januari 2021 15 januari 2021 15 januari 2021 22 januari 2021

Versturen uitnodiging budgetgesprekken aan budgethouders Budgetgesprekken

Harry / Marga Budgethouders / Harry / Marga Vakteam financiën Henk Budgethouders Harry / Marga

29 januari 2021 29 januari 2021 29 januari 2021 5 maart 2021 1 april 2021 1 april 2021 15 april 2021

Communiceren over afsluiting in TIM en afsluiting administratie Begrotingswijzigingen verwerkt t/m raad december in administratie Afsluiten uren in TIM Afsluiting administratie (facturen na deze datum worden verwerkt in 2021) Bijwerken administratie Verwerken facturen Jaardeclaratie btw-compensatiefonds Afsluiten rekening van baten en lasten (producten) Bepalen voorlopig rekeningresultaat Balans en toelichting Boekwerk in concept gereed

Vakteam financiën Gerda Harry / Marga Harry / Marga Harry / Marga Harry / Marga Harry / Marga

B. Jaarverslag 14 december 2020 4 januari – 22 januari 2021 25 januari – 29 januari 2021

Aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Invullen formats

Harry / Marga Budgethouders

Programmaeigenaren / budgethouders 2 januari – 15 april 2021 Samenstellen jaarverslag Harry / Marga 2 januari – 23 april 2021 Voorbereidingen op te leveren stukken jaarrekening aan accountant Harry / Henk / Marga / Gerda / Esther 4 februari 2021 Verzenden conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening naar P&C- P&C-team / Harry team en budgethouders 9 februari 2021 Bespreken conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening met P&C- P&C-team / Harry team april 2021 Vooroverleg Verstegen Accountants over stand van zaken jaarrekening Verstegen Accountants / Aart / Harry 12 april – 22 april 2021 Opstellen infographic jaarrekening Communicatie / Aart 15 april 2021 Verzenden concept jaarrekening naar B&W, P&C-team en Aart / Harry budgethouders 20 april 2021 Bespreken concept jaarrekening in B&W B&W / Aart / Harry 20 april 2021 Bespreken concept jaarrekening met P&C-team P&C-team / Harry 22 april 2021 Verzenden concept jaarrekening en infographic naar B&W, P&C-team Aart / Harry en budgethouders 26 april – 30 april 2021 Accountantscontrole 20 – week 1 Verstegen Accountants 26 april 2021 Bespreken concept jaarrekening en concept infographic in B&W B&W / Aart / Harry 26 april 2021 Bespreken concept jaarrekening en concept infographic met P&C-team P&C-team / Harry 10 mei – 14 mei 2021 Accountantscontrole 2020 – week 2 Verstegen Accountants 12 mei 2021 Verzenden definitieve jaarrekening en

infographic naar B&W, P&CAart / Harry team en budgethouders 18 mei 2021 Bespreken definitieve jaarrekening en infographic in B&W B&W / Aart / Harry 27 mei 2021 Bespreken concept accountantsrapport door Verstegen Accountants Verstegen met portefeuillehouder en directie Accountants / portefeuillehouder / directie / Aart / Harry 25 mei 2021 Beide boekwerken drukken Harry / Errie 25 mei 2021 Verzenden jaarrekening naar griffie, P&C-team en budgethouders Harry 27 mei 2021 Verzenden jaarrekening naar raad en auditcommissieleden Griffie 7 juni 2021 Definitief accountantsrapport en definitieve accountantsverklaring Verstegen Accountants

Pagina 10

Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

7 juni 2021 8 juni 2021 1 juli 2021

binnen bij de gemeente Behandeling in auditcommissie Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Auditcommissie Raadscommissie Raad

Kaderbrief 2022-2025 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

8 februari 2021

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Henk / Zaira

1 maart – 12 maart 2021 1 maart – 12 maart 2021 15 maart – 19 maart 2021

Invullen formats

Budgethouders / Henk / Zaira Budgethouders

Programmaeigenaren / budgethouders 8 februari – 8 april 2021 Samenstellen kaderbrief Directie / Aart / Henk / Zaira 8 april 2021 Verzenden concept kaderbrief naar P&C-team en budgethouders Aart / Henk / Zaira 13 april 2021 Bespreken concept kaderbrief met P&C-team P&C-team / Aart / Henk / Zaira 15 april 2021 Verzenden concept kaderbrief naar B&W, P&C-team en budgethouders Aart / Henk / Zaira 20 april 2021 Bespreken concept kaderbrief in B&W B&W / Aart / Henk / Zaira 20 april 2021 Bespreken concept kaderbrief met P&C-team P&C-team / Aart / Henk / Zaira 22 april 2021 Verzenden concept kaderbrief naar B&W, P&C-team en budgethouders Aart / Henk / Zaira 26 april 2021 Bespreken concept kaderbrief in B&W B&W / Aart / Henk / Zaira 26 april 2021 Bespreken concept kaderbrief met P&C-team P&C-team / Aart / Henk / Zaira 12 mei 2021 Verzenden definitieve kaderbrief naar B&W, P&C-team en Aart / Henk / Zaira budgethouders 18 mei 2021 Bespreken definitieve kaderbrief in B&W B&W / Aart / Henk / Zaira 18 mei 2021 Verzenden kaderbrief naar griffie, P&C-team en budgethouders Aart / Henk / Zaira 20 mei 2021 Verzenden kaderbrief naar de raad Griffie 31 mei 2021 Aanleveren technische vragen Raadsfracties 31 mei - 3 juni 2021 Beantwoording van de technische vragen door de organisatie B&W / directie / budgethouders 4 juni 2021 Verzenden beantwoording technische vragen naar raad Griffie 8 juni 2021

Behandeling in raadscommissie – beeldvormend Raadscommissie 22 juni 2021 Behandeling in raadscommissie – oordeelsvormend Raadscommissie 1 juli 2021 Besluitvorming door de raad Raad

Pagina 11

Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

Zomernota 2021 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

25 mei 2021

Henk / Zaira

7 juni – 25 juni 2021

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

7 juni – 25 juni 2021 28 juni – 2 juli 2021

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

25 mei – 12 augustus 2021 8 juli 2021

Samenstellen zomernota

17 augustus 2021

Verzenden conceptteksten beleidsprogramma’s zomernota naar P&Cteam en budgethouders Bespreken conceptteksten beleidsprogramma’s zomernota met P&Cteam Verzenden concept zomernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept zomernota in B&W

17 augustus 2021

Bespreken concept zomernota met P&C-team

19 augustus 2021 24 augustus 2021

Verzenden definitieve zomernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve zomernota in B&W

24 augustus 2021

Bespreken definitieve zomernota met P&C-team

24 augustus 2021 26 augustus 2021 7 september 2021 23 september 2021

Verzenden zomernota naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden zomernota naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

13 juli 2021 12 augustus 2021

Pagina 12

Budgethouders / Henk / Zaira Budgethouders Programmaeigenaren / budgethouders Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

Begroting 2022-2025 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

25 mei 2021

Henk / Zaira

7 juni – 25 juni 2021

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

7 juni – 25 juni 2021 28 juni – 2 juli 2021

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

25 mei – 19 augustus 2021 23 augustus – 2 september 2021 8 juli 2021

Samenstellen begroting Samenstellen infographic

19 augustus 2021 24 augustus 2021

Verzenden conceptteksten beleidsprogramma’s begroting naar P&Cteam en budgethouders Bespreken conceptteksten beleidsprogramma’s begroting met P&Cteam Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept begroting in B&W

24 augustus 2021

Bespreken concept begroting met P&C-team

26 augustus 2021 31 augustus 2021

Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept begroting in B&W

31 augustus 2021

Bespreken concept begroting met P&C-team

2 september 2021 7 september 2021

Verzenden concept begroting en concept infographic naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken concept begroting en concept infographic in B&W

7 september 2021

Bespreken concept begroting en concept infographic met P&C-team

9 september 2021

Verzenden definitieve begroting en infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve begroting en infographic in B&W

13 juli 2021

14 september 2021 14 september 2021 16 september 2021 27 september 2021 27 september – 30 september 2021 1 oktober 2021 5 oktober 2021 12 oktober 2021 28 oktober 2021

Pagina 13

Verzenden begroting naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden begroting naar de raad Aanleveren technische vragen Beantwoording van de technische vragen door de organisatie Verzenden beantwoording technische vragen naar raad Behandeling in raadscommissie – beeldvormend (inclusief algemene beschouwingen) Behandeling in raadscommissie – oordeelsvormend Besluitvorming door de raad

Budgethouders / Henk / Zaira Budgethouders Programmaeigenaren / budgethouders Directie / Aart / Henk / Zaira Communicatie / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira Griffie Raadsfracties B&W / directie / budgethouders Griffie Raadscommissie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

Financiële najaarsrapportage 2021 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

1 september 2021

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Henk / Zaira

20 september – 1 oktober 2021 20 september – 1 oktober 2021 4 oktober - 8 oktober 2021 20 september – 28 oktober 2021 28 oktober 2021 2 november 2021 4 november 2021

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Samenstellen financiële najaarsrapportage Verzenden concept financiële najaarsrapportage naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept financiële najaarsrapportage met P&C-team

9 november 2021

Verzenden concept financiële najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept financiële najaarsrapportage in B&W

9 november 2021

Bespreken concept financiële najaarsrapportage met P&C-team

11 november 2021

Verzenden definitieve financiële najaarsrapportage naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken definitieve financiële najaarsrapportage in B&W

16 november 2021 23 november 2021 25 november 2021 7 december 2021 23 december 2021

Pagina 14

Verzenden financiële najaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden financiële najaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders / Henk / Zaira Budgethouders Programmaeigenaren / budgethouders Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira P&C-team / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira B&W / Aart / Henk / Zaira Aart / Henk / Zaira Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

5. Protocol samenstellen financiële stukken Protocol samenstellen financiële stukken Onderstaand protocol wordt gebruikt bij het opstellen van de financiële stukken en het voeren van de budgetgesprekken. Dit protocol geeft inzicht in de verantwoordelijkheden van de budgethouder, de programma-eigenaar en het vakteam financiën bij het opstellen van de betreffende stukken. Sinds 2019 is het protocol uitgebreid met een gespreksverslag welke als leidraad bij de budgetgesprekken gebruikt wordt en waarin de gemaakte afspraken worden opgenomen. 1. 2. 3.

4.

5.

6.

Activiteit Uitnodiging budgetgesprek inclusief instructies ter voorbereiding Aanleveren formats inclusief instructies voor het invullen Tijdens het budgetgesprek wordt besproken:

a. stand van zaken budget; b. verwachtingen komende periode; c. juiste boeking facturen; d. benodigde mutaties; e. invullen gespreksverslag; f. aanvullend bij jaarrekening: welke kosten worden nog verwacht. Bij relatief kleine verschillen tussen de geraamde en de werkelijke kosten waarbij de politieke gevoeligheid beperkt is, is geen verdere afstemming nodig. Budgethouder levert een beknopte inhoudelijke toelichting aan. Bij relatief grotere verschillen tussen geraamde en werkelijke kosten of bij verschillen welke politiek gevoelig zijn, is afstemming nodig met de betreffende portefeuillehouder. Daarnaast is de programma-eigenaar hiervan op de hoogte gebracht. De budgethouder levert na afstemming met de portefeuillehouder (en programma-eigenaar) een uitgebreidere inhoudelijke toelichting aan. Afstemming ingevulde formats tussen programma-eigenaar en budgethouder.

7.

Na overeenstemming programma-eigenaar en budgethouder worden ingevulde formats klaargezet voor het vakteam financiën.

8. 9.

Verwerking aangeleverde stukken in de concept financiële stukken. Het vakteam financiën vraagt programma-eigenaren en budgethouders te verifiëren of kengetallen, beleidsteksten, bedragen en toelichtingen juist verwerkt zijn in concept financiële stukken.

10.

Verwerken opmerkingen, aanvullingen en aanpassingen door programma-eigenaren en budgethouders in definitieve financiële stukken.

Pagina 15

Actie door Vakteam financiën Vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Budgethouder en teamlid vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Programmaeigenaar en budgethouder Programmaeigenaar en budgethouder Vakteam financiën Programmaeigenaren, budgethouders en vakteam financiën Vakteam financiën

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

6. Belangrijke data beantwoording technische vragen kaderbrief Hieronder de informatie omtrent de behandeling van de kaderbrief zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergaderingen van dinsdag 8 juni en dinsdag 22 juni 2021. NB: in de raadscommissievergadering van 8 juni 2021 wordt ook de jaarrekening behandeld. In de auditcommissie van 7 juni 2021 wordt de jaarrekening voor besproken. Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

31 mei 2021 Aanleveren technische vragen (per mail naar Klaas, Masja en Vóór 9.00 uur directie). 31 mei 2021 Technische vragen mailen naar B&W, directie, Aart, Zaira en Vóór 10.00 uur communicatie. 31 mei 2021 Overzicht technische vragen toesturen naar de raad. Na 10.00 uur 31 mei 2021 De technische vragen in overzicht technische vragen Vóór 12.00 uur koppelen aan medewerkers en mailen naar B&W, directie en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers). 3 juni 2021 Beantwoording technische vragen verwerken in format (link Vóór 12.00 uur wordt in instructiemail toegevoegd). De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden - dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. 3 juni 2021 Check of beantwoording technische vragen compleet is. Vóór 13.00 uur 3 juni 2021 Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en verwerken wijzingen. 4 juni 2021 Beantwoording technische vragen mailen naar de raadsfracties. 8 juni en 22 Behandeling kaderbrief (en jaarrekening) in raadscommissie. juni 2021 1 juli 2021 Besluitvorming (op onderdelen) kaderbrief (en jaarrekening) door de raad.

Pagina 16

Raadsfracties Directie Klaas | Masja Directie | Masja | Aart | Zaira

Betreffende medewerker

Directie Directie | Aart Masja Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen - begroting Hieronder de informatie over de behandeling van de begroting zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergaderingen van dinsdag 5 oktober en dinsdag 12 oktober 2021. Datum Onderwerp (uiterlijk) 27 september Aanleveren technische vragen (per mail naar Klaas, Masja en 2021 directie). Vóór 9.00 uur 27 september Technische vragen mailen naar B&W, directie, Aart, Zaira en 2021 communicatie. Vóór 10.00 uur 27 september Overzicht technische vragen toesturen naar de raad. 2021 Na 10.00 uur 27 september De technische vragen in overzicht technische vragen 2021 koppelen aan medewerkers en mailen naar B&W, directie en Vóór 12.00 uur betreffende medewerkers (incl. instructie voor medewerkers). 30 september Beantwoording technische vragen verwerken in format (link 2021 wordt in instructiemail toegevoegd). Vóór 12.00 uur De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden - dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. 30 september Check of beantwoording technische vragen compleet is. 2021 Vóór 13.00 uur 30 september Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en 2021 verwerken wijzigingen. 1 oktober Beantwoording technische vragen mailen naar de 2021 raadsfracties. 5 oktober en Behandeling begroting in raadscommissie.

12 oktober 2021 28 oktober Besluitvorming begroting door de raad. 2021

Pagina 17

Actie door Raadsfracties

Directie

Klaas | Masja

Directie | Masja | Aart | Zaira

Betreffende medewerker

Directie

Directie | Aart Masja Raadscommissie

Raad

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg

8. Overzicht gemeenschappelijke regelingen Sinds 2019 wordt binnen de gemeente intensiever samengewerkt op het gebied van de Gemeenschappelijke Regelingen (hierna: GR’en). Het doel hiervan is om te komen tot een meer eenduidige werkwijze bij de GR'en en als gevolg een betere kwaliteit van de advisering. Dit vraagt meer inzet en betrokkenheid van de (financieel) beleidsadviseurs bij onder andere het voorbereiden van de kadernota's en begrotingen van de GR'en. Daarnaast zoeken we meer de samenwerking met regiocollega's op teneinde standpunten gezamenlijk krachtiger naar voren te brengen. Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht

Beleidsadviseur / beleidsondersteuner Kimm Hendriks

Financieel adviseur Henk van den Hof

RWA

Roelie Lammers

Zaira van den Boogaard Henk van den Hof

RUD

Noelle Kolkman

GGDrU

Renate Hilderink

AVU/Rova

Noelle Kolkman

IBMN

Erna Dijkhof

Centrumregeling Meten en monitoren Afvalwaterketen en Grondwater Vallei en Veluwe Stichting Eem-Vallei educatief

Ruud van der Velden

Vitens BNG

-----

Pagina 18

Aniko Pozsgai

Zaira van den Boogaard Henk van den Hof Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Henk van den Hof Aart van de Bovenkamp

Accounthouders gemeenteraad Henk Jan Molenaar Jhony Stalman Henry van Veldhuizen Peter van Schaik

Jan Mulder Jan Bessembinders Elli van Oosterom Karin Schipper Moniek van de Graaf Irene Houtsma --Volgt

Karin Schipper Michel Hardeman -----

Spoorboekje 2021 gemeente Woudenberg