05d. PvA rechtmatigheid sociaal domein regio Am 2021 (07-12-2021).pdf
Tekst van het document
Plan van Aanpak Rechtmatigheid Sociaal Domein
Regio Amersfoort
7 december 2021
Inhoudsopgave 1.
2.
Inleiding .......................................................................................................................................... 3 1.1
Aanleiding .............................................................................................................................. 3
1.2
Doel van dit document ......................................................................................................... 3
1.3
Leeswijzer .............................................................................................................................. 3
Terugblik en wijzigingen ten opzichte van 2020 ...................................................................... 4 2.1
Terugblik 2020....................................................................................................................... 4
2.2
Uitgangspunten 2021 ........................................................................................................... 4
2.3 BBS .............................................................................................................................................. 4 2.4
SDO ........................................................................................................................................ 5
2.5 Corona-effecten en Aanpak 2021 ........................................................................................... 5 3.
Risico’s en controleaanpak ......................................................................................................... 7 3.1
Contractering en subsidiëring ............................................................................................. 7
3.2
Toekenning/toewijzing van zorg ......................................................................................... 8
3.3
Verwerking toekenning/toewijzing van zorg ..................................................................... 8
3.4
Facturatie/Declaratie ............................................................................................................ 9
3.5
Prestatielevering ................................................................................................................. 10
3.6
PGB ...................................................................................................................................... 10
3.7
WMO ‘oud’ ........................................................................................................................... 11
4.
Nagekomen vaststellingen oudere jaren................................................................................. 13
5.
Verantwoording en controleverklaring ..................................................................................... 15
6.
5.1
Verantwoordingen WMO ‘oude’ taken............................................................................. 15
5.2
Verantwoordingen Jeugd en WMO ‘nieuwe’ taken ....................................................... 15
Planning ....................................................................................................................................... 16
Bijlage 1: Uitwerking toetsingskader conform het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021 ...................................................................... 17
2
1.
Inleiding
1.1
Aanleiding
Vanaf 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Jeugdwet en de ‘nieuwe’ WMO-taken als ambulante begeleiding, dagbesteding en beschermd wonen. Daarnaast zijn gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de ‘oude’ WMO-taken: wonen, voorzieningen, vervoer en hulp in de huishouding. Gemeenten hebben hierbij de verantwoordelijkheid om aan te tonen dat financiële beheershandelingen rechtmatig hebben plaatsgevonden en de informatie een getrouw beeld geeft. 1.2
Doel van dit document
Dit plan van aanpak heeft de volgende doelstellingen: • Vastlegging van de benodigde werkzaamheden om de rechtmatigheid/getrouwheid van Jeugd en WMO te onderbouwen; • Regionaal afbakenen van de taken en verantwoordelijkheden (individuele gemeenten, Gemeenschappelijke Regeling BBS (verder BBS), Besloten Vennootschap SDO Support (verder SDO) of Amersfoort) • Toelichting richting externe accountants over werkzaamheden ter onderbouwing van de rechtmatigheid/getrouwheid van Jeugd en WMO. Dit plan van aanpak is niet gericht op de doelmatigheid en kwaliteit van de zorgaanbieders. 1.3
Leeswijzer
Na een korte terugblik en wijzigingen ten opzichten van 2020, wordt in hoofdstuk 3 per processtap/onderdeel aangegeven welke controleaanpak hier wordt gehanteerd. Deze controleaanpak wordt ingestoken vanuit de risico’s in desbetreffende processtap/onderdeel. Tot slot wordt er nog stilgestaan bij de afrekeningen (hfdst 4), de wijze van verantwoording en afrekening aan en met de regiogemeenten (hfdst 5) en wordt de planning weergegeven (hfdst 6).
3
2.
Terugblik en wijzigingen ten opzichte van 2020
2.1
Terugblik 2020
In 2020 is uitgegaan van het landelijk controleprotocol. In overleg met de extern accountant is dit aangevuld met eigen controle informatie over de getrouwe en rechtmatige uitvoer. Het gaat dan om dossiercontroles op cliëntniveau en acties vanuit het stappenplan i-sociaal domein t.a.v. het vaststellen van de prestatielevering. De productieverantwoordingen en controleverklaringen van zorgaanbieders zijn een belangrijk controle-instrument voor de extern accountant geweest. Daarbij dienden zorgaanbieders met een omzet > € 125.000 een controleverklaring bij de productieverantwoording aan te leveren. De aanbieders < € 125.000 volstaan met een bestuurdersverklaring gecombineerd met finale afrekening. Bij het afronden van de accountantscontrole 2020 met peildatum 10-05-2021 was in totaal ruim € 134,0 miljoen bekrachtigd middels controle-/bestuurdersverklaringen. 2.2
Uitgangspunten 2021
Voor 2021 wordt voor de reguliere zorg WMO en Jeugdwet een andere/nieuwe controleaanpak gehanteerd. De accountant van de gemeente Amersfoort heeft op basis van de bevindingen in de afgelopen jaren verklaard over 2021 te steunen op de prognose van de zorgkosten, zoals deze ook de afgelopen jaren is opgesteld. Dit wordt aangevuld met eigen controle informatie over de getrouwe en rechtmatige verantwoording zorgkosten 2021. Het gaat dan om dossiercontroles op cliëntniveau, analyses en opbouw verwachtingen aangaande nog te betalen zorgkosten en acties vanuit het stappenplan i-Sociaal Domein t.a.v. het vaststellen van prestatielevering. De controleaanpak 2021 is afgestemd met de accountant. De gemeente Amersfoort zal voor de gehele regio Eemland de productieverantwoordingen en controleverklaringen bij de verantwoording zorgkosten 2021 nog wel voor intern gebruik beoordelen. Voor de prognose zal de gemeente Amersfoort eind januari/ begin februari een prognose per gemeente inclusief verevening opstellen die de gemeenten kunnen gebruiken voor de verantwoording van de zorgkosten 2021 in de jaarrekening 2021. Voor het vaststellingenproces over 2021, die over 2021 voor intern gebruik wordt uitgevoerd, wordt het volgende voorgesteld: • Bij een totaalbedrag lager dan € 125.000 per wet dient de productieverantwoording vergezeld te gaan van een getekende bestuurdersverklaring.
• Bij een totaalbedrag hoger dan € 125.000 per wet is het verplicht om bij de productieverantwoording een controleverklaring van de accountant te overleggen. 2.3 BBS De zorgadministratie voor de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest wordt uitgevoerd door de gemeenschappelijke regeling BBS. Dit document gaat in op de verantwoordelijkheden en controleaanpak van de gemeente Amersfoort. De werkzaamheden die door de BBS worden uitgevoerd maken hier geen onderdeel van uit. BBS levert in januari 2022 de verantwoording aan bij de gemeente Amersfoort over de zorgbestedingen 2021. Uiterlijk 1 april 2022 wordt een controleverklaring aangeleverd over de door BBS aangeleverde cijfers 2021. Middels de controleverklaring kan de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde zorgbestedingen vanuit BBS vastgesteld worden, waarbij aspecten als recht, hoogte en duur door de accountant van BBS worden gecontroleerd. De controleverklaring is benodigd voor de accountant van Amersfoort om een uitspraak te doen over de zorgbestedingen van de gehele regio. De accountant van de gemeente Amersfoort levert auditinstructies aan de accountant van BBS aangaande de uit te voeren werkzaamheden en rapporteringstolerantie
4
ten einde gebruik te maken van de werkzaamheden van de accountant en daarmee voldoende zekerheid te verkrijgen over de verantwoording zorgadministratie BBS. 2.4
SDO
De zorgadministratie voor de gemeente Leusden wordt uitgevoerd door de besloten vennootschap SDO. Dit document gaat in op de verantwoordelijkheden en controleaanpak van de gemeente Amersfoort. De werkzaamheden die door gemeente Leusden respectievelijk SDO worden uitgevoerd maken hier geen onderdeel van uit. SDO levert in januari 2022 de verantwoording aan bij de gemeente Amersfoort over de zorgbestedingen 2021. Uiterlijk 1 april 2022 wordt een controleverklaring aangeleverd over de door SDO aangeleverde cijfers 2021. Middels de controleverklaring kan de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde zorgbestedingen vanuit SDO vastgesteld worden, waarbij aspecten als recht, hoogte en duur door de accountant van SDO worden gecontroleerd. De controleverklaring is benodigd voor de accountant van Amersfoort om een uitspraak te doen over de zorgbestedingen van de gehele regio. De accountant van de gemeente Amersfoort levert auditinstructies aan de accountant van de gemeente Leusden aangaande de uit te voeren werkzaamheden en rapporteringstolerantie ten einde gebruik te maken van de werkzaamheden van de accountant en daarmee voldoende zekerheid te verkrijgen over de verantwoording zorgadministratie SDO via opdrachtgever gemeente Leusden. 2.5 Corona-effecten en Aanpak 2021 In paragraaf 2.2 is stilgestaan bij de uitgangspunten voor de controle van de reguliere zorg.
In het boekjaar 2021 kende de gemeentes naast de reguliere zorg, ook Corona-gerelateerde zorg. Dit betrof:
1. continuïteitsbijdrage zorgbestedingen; 2. de alternatieve / andere zorg; en, 3. meerkostenregeling. Voor de meerkostenregeling heeft de gemeente Amersfoort separate verantwoordingsafspraken gemaakt met de zorgaanbieders. Hieronder is voor de meerkostenregeling een uiteenzetting van de uitgangspunten ten aanzien van het waarborgen van de rechtmatigheid zorgbestedingen opgenomen. Continuïteitsbijdrage zorgbestedingen Voor de continuïteitsbijdrage zorgbestedingen volgt de gemeente Amersfoort de ‘Notitie accountantscontrole in relatie tot corona-compensatie sociaal domein 2021’ waarin het driesporenbeleid wordt ingezet voor de verantwoording en controle van coronacompensatie. Spoor 1 is hierboven beschreven in paragraaf 2.2, waarbij het vaststellingenproces wordt ingezet om de reguliere zorg vast te stellen aan de hand van het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’. Voor spoort 2 verkent gemeente Amersfoort momenteel de mogelijkheden om de afstemming met zorgaanbieders aangaande de hoogte van corona-compensatie zo effectief en efficiënt mogelijk in te steken. Indien een aanbieder gebruik gemaakt heeft van de corona-compensatie, dan moet dit afgestemd zijn met de zorgfinancier. De aanbieders wordt in ieder geval gevraagd om naast
5
de productieverantwoording een verantwoording in te dienen voor de Corona-gerelateerde zorg, betreffende de continuïteitsbijdrage dan wel zorg zonder prestatielevering. Ten aanzien van spoor 3 wordt actief aan de zorgaanbieders gevraagd de voorgeschreven ‘Bijlage-corona-compensatie Wlz_zvw_wmo_jw_fz-2021 – v1’ bij de jaarrekening te leveren conform Notitie accountantscontrole in relatie tot corona-compensatie sociaal domein 2021 ten einde de plausibiliteit van de hoogte van de corona-compensatie (spoor 2) vast te stellen. Meerkostenregeling Ten aanzien van de meerkostenregeling kunnen aanbieders conform landelijke richtlijnen de meerkosten per factuur, uitgesplitst per regiogemeente, indienen bij de gemeente Amersfoort. Zorgaanbieders dienen per kwartaal een factuur in te dienen t.a.v. de meerkosten. Binnen de gemeente Amersfoort zijn beheersmaatregelen opgezet op de juistheid en rechtmatigheid van deze meerkosten te waarborgen. Tevens behoudt de gemeente Amersfoort het recht om achteraf aanvullende stukken bij de zorgaanbieders op te vragen ten einde de juistheid en rechtmatigheid van de ingediende meerkosten te controleren. Deze meerkosten zullen door de accountant gegevensgericht worden gecontroleerd.
Alternatieve zorg / andere zorg De Alternatieve / andere zorg wordt via het reguliere berichtenverkeer gedeclareerd door zorgaanbieders en per jaareinde via het vaststellingenproces verantwoord door de zorgaanbieders met productieverantwoording en controleverklaring of bestuurdersverklaring.
6
3.
Risico’s en controleaanpak
De volgende onderdelen dienen op rechtmatigheid/getrouwheid getoetst te worden: Jeugd en WMO ‘nieuwe’ taken zorg in natura [ZIN]: 1. Contractering en subsidiëring 2. Toekenning/toewijzing van de zorg 3. Verwerking van de toekenning/toewijzing 4. Declaratie/facturatie 5. Prestatielevering Overige taken 6. WMO ‘oud’ ZIN 7. PGB oude en nieuwe taken Per onderdeel wordt in dit hoofdstuk aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en de controleaanpak van dit onderdeel. Daarnaast wordt aangegeven welke risico’s afgedekt dienen te worden en op welke wijze dit afgedekt wordt. De wijze waarop risico’s afgedekt worden is hoofdzakelijk in lijn met paragrafen 3.5 en 3.6 van het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021. Naast bovenstaande gegevensgerichte werkwijze zijn er binnen de gemeente Amersfoort interne beheersmaatregelen om de getrouwheid en rechtmatigheid van de zorgbestedingen te borgen. De evaluatie van de processen, systemen en relevante beheersmaatregelen aangaande de zorgbestedingen zijn een integraal onderdeel van de interim-controle van de accountant. De accountant van de gemeente Amersfoort rapporteert over de kwaliteit van de interne beheersing en administratie organisatie via de managementletter 2021. Voor het boekjaar 2021 hanteert de accountant een gegevensgerichte controleaanpak. 3.1
Contractering en subsidiëring
3.1.1 Contractering Verantwoordelijke uitvoering:
Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg
Uitvoering:
Regionaal Inkoop- en subsidiebureau (RISB)
Verantwoordelijke controleaanpak:
Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg
Risico Inkoop niet uitgevoerd volgens geldende wet- en regelgeving Inkoop uitgevoerd zonder juiste bevoegdheden Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1.
3.1.2 Subsidiëring
7
Verantwoordelijke uitvoering:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg
Uitvoering:
Gemeente Amersfoort
Verantwoordelijke controleaanpak:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg
Risico Subsidiebeschikkingen niet conform geldende wet- en regelgeving afgegeven Subsidiebeschikkingen niet door bevoegden afgegeven De subsidie is niet vastgesteld binnen het termijn conform de subsidieregeling Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1.
3.2
Toekenning/toewijzing van zorg
Verantwoordelijke uitvoering:
Individuele gemeenten
Uitvoering:
Sociale [wijk]teams artsen/ andere verwijzers
Verantwoordelijke controleaanpak:
Individuele gemeenten
Risico’s Onrechtmatige verwijzing Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. 3.3
Verwerking toekenning/toewijzing van zorg
Verantwoordelijke uitvoering:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.
Uitvoering:
Zorgadministratie betreffende gemeente
Verantwoordelijke controleaanpak:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.
8
Risico’s Onrechtmatige verwijzing Overname datamelding van MensCentraal naar GWS onjuist en/of onvolledig Onjuist/onvolledig invoer 315 berichten (VoT) (van externe verwijzers) Woonplaatsbeginsel is niet correct toegepast Product- en tarief controle is niet correct toegepast Dubbele indicaties (via extern en wijkteam / dubbel via wijkteam) Toekenning/toewijzing past niet binnen gemaakte contractafspraken IC maatregelen hebben niet gewerkt Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. 3.4
Facturatie/Declaratie
Verantwoordelijke uitvoering:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.
Uitvoering:
Zorgadministratie betreffende gemeente
Verantwoordelijke controleaanpak:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Eemnes en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.
Facturatie/Declaratie via Vecozo Risico’s Facturatie buiten de marge van de indicatie en toch betaald Handmatige verwerking van DBC trajecten gaat niet goed Onrechtmatige betalingen IC maatregelen hebben niet gewerkt Facturatie/Declaratie via Decade Risico’s Onterechte betaling Onrechtmatige betaling in het kader van Sterfhuisconstructie Onrechtmatige betaling aan een niet gecontracteerde partij IC maatregelen hebben niet gewerkt
9
Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. 3.5
Prestatielevering
Verantwoordelijke uitvoering:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg.
Uitvoering:
Gemeente Amersfoort
Verantwoordelijke controleaanpak:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg.
Risico’s Prestatie is niet geleverd Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. Voor de vaststelling van de prestatielevering wordt het ‘Stappenplan gemeentelijke controleaanpak’ van i-Sociaal Domein gevolgd. 3.6
PGB
Verantwoordelijke uitvoering:
Individuele gemeenten
Uitvoering:
SVB
Risico Beschikkingen onjuist/onvolledig verwerkt door SVB Prestatie is niet geleverd Verplichtingen niet volledig opgenomen
Voor de mitigerende controlewerkzaamheden aangaande bovengenoemde risico’s volgen wij de werkzaamheden opgenomen in het ‘Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021’, paragrafen 3.5 en 3.6. Zie hiervoor tevens bijlage 1. Ten aanzien van eventuele onzekerheden PGB wordt de BADO-notitie ‘PGBverantwoording/controle door gemeenten’ gevolgd (voor zover er geen vernieuwde versie wordt gepubliceerd).
10
3.7
WMO ‘oud’
Vanaf 1 januari 2015 heeft de gemeente Amersfoort de taken van het Servicebureau Gemeenten (SBG) overgenomen. Dit heeft betrekking op de ‘oude’ WMO taken HH, wonen, rolstoelen en vervoer. De deelnemende gemeente Woudenberg ontvangt hieromtrent een verantwoording met controleverklaring van de accountant van de gemeente Amersfoort. 3.7.1 Toekenning/toewijzing van de zorg Verantwoordelijke uitvoering:
Individuele gemeenten
Uitvoering:
Wijkteams/Consulenten
Verantwoordelijke controleaanpak:
Individuele gemeenten
Risico’s Onrechtmatige verwijzing Beschikkingen niet conform geldende wet- en regelgeving afgegeven Beschikkingen niet door bevoegden afgegeven Om bovenstaande risico’s te mitigeren worden gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waarbij detailcontroles worden uitgevoerd op de gehele populatie WMO oud. Bij deze detailcontrole wordt gecontroleerd op: - Toekenning / toewijzing van de zorg; - Verwerking toekenning / toewijzing; - Facturatie / declaratie; - Betaling; - Prestatielevering;
3.7.2 Verwerking toekenning/toewijzing Verantwoordelijke uitvoering:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.
Uitvoering:
Gemeente Amersfoort (voorheen SBG)
Verantwoordelijke controleaanpak:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Amersfoort en Woudenberg. Overige gemeenten dragen zelf de verantwoordelijkheid.
Amersfoort: Risico’s In verband met mandaat worden beschikkingen geknipt Beschikkingen niet conform geldende wet- en regelgeving afgegeven Beschikkingen niet door bevoegden afgegeven Opdracht aan zorgaanbieder is niet conform beschikking IC maatregelen hebben niet gewerkt
11
Regio: Risico’s Papieren indicatie wordt verkeerd overgenomen in GWS Om bovenstaande risico’s te mitigeren worden gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waarbij detailcontroles worden uitgevoerd op de gehele populatie WMO oud. Bij deze detailcontrole wordt gecontroleerd op: - Toekenning / toewijzing van de zorg; - Verwerking toekenning / toewijzing; - Facturatie / declaratie; - Betaling; - Prestatielevering; 3.7.3 Facturatie/Declaratie Verantwoordelijke uitvoering:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Woudenberg
Uitvoering:
FinZorg gemeente Amersfoort
Verantwoordelijke controleaanpak:
Gemeente Amersfoort voor de gemeente: Woudenberg
Risico’s Betalen van facturen en PGB’s1 aan cliënt die niet binnen beschikking passen Handmatige verwerking van de factuur gaat mis Factuur wordt betaald terwijl prestatie niet geleverd is Betaling gaat niet goed IC maatregelen hebben niet gewerkt Om bovenstaande risico’s te mitigeren worden gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waarbij detailcontroles worden uitgevoerd op de gehele populatie WMO oud. Bij deze detailcontrole wordt gecontroleerd op: - Toekenning / toewijzing van de zorg; - Verwerking toekenning / toewijzing; - Facturatie / declaratie; - Betaling; - Prestatielevering;
1
PGB’s WMO-oud lopen niet via de SVB
12
4.
Nagekomen vaststellingen oudere jaren
Inzake de nagekomen vaststellingen oudere jaren kunnen de volgende risico’s en controleaanpakken vermeld worden. Geen productieverantwoording ontvangen: Risico’s Onzekerheid over de zorgkosten oudere jaren
Controleaanpak • • • •
Zorgaanbieders vragen om alternatieve gegevens waardoor vaststelling mogelijk is Check aanlevering met contractafspraken/ subsidiebeschikking Risico-inschatting maken Vaststelling bepalen ja/nee met onderbouwing
Wel productieverantwoording ontvangen, maar geen goedkeurende controleverklaring: Risico’s Onzekerheid over de zorgkosten oudere jaren
Controleaanpak • • •
Check productieverantwoording met contractafspraken/subsidie- beschikking Risico-inschatting maken Vaststelling bepalen ja/nee met onderbouwing
Geen jaarrekening met controleverklaring ontvangen van subsidiepartij: Risico’s Niet voldoen aan ASV
Controleaanpak • • •
Bepalen waarom controleverklaring bij de jaarrekening ontbreekt Risico-inschatting maken Vaststelling bepalen ja/nee met onderbouwing
Over de nagekomen vaststellingen oudere jaren wordt geen separatie controleverklaring verstrekt aan de regiogemeenten. Nagekomen vaststellingen kunnen nog, indien hier aanleiding toe is, tot gewijzigde afrekeningen leiden. Binnen de gemeente Amersfoort wordt er naar gestreefd dit, zoveel als mogelijk, voor de jaarrekening 2021 af te kunnen ronden. Bij enkele aanbieders is inmiddels geconstateerd dat de zorgkosten volgens de productieverantwoordingen niet altijd meer gerealiseerd gaan worden. Hier wordt als volgt mee omgegaan: •
•
PxQ aanbieder Vrijval van verplichtingen dient onderbouwd te worden met meldingen/correspondentie (mails) van/met aanbieder. Er behoeft geen nieuwe vaststellingsbrief verzonden te worden. In de eerdere vaststellingsbriefbrief is namelijk aangegeven dat aanbieders alleen recht hebben op het resterende bedrag mits ze daarvoor op de juiste wijze de facturen voor indienen. Lumpsum/Subsidie - Indien de productie na lagere verplichting/facturatie >90% blijft hoeft er geen verdere actie te worden ondernomen 13
- Indien de productie hiermee onder de 90% uitkomt, dient er een nieuwe vaststelling opgesteld en verzonden te worden. Gewijzigde bedragen leiden tot een gewijzigde afrekening.
14
5.
Verantwoording en controleverklaring
Voor 2021 zal een controleverklaring van een onafhankelijk accountant worden verstrekt bij de verantwoordingen zorgkosten 2021 aan de gemeentes Baarn, Bunschoten, Soest, Woudenberg, Eemnes en Leusden voor wat betreft de nieuwe taken. Voor de oude taken betreft dit de gemeente Woudenberg. 5.1
Verantwoordingen WMO ‘oude’ taken
Voor de gemeente Woudenberg zal een verantwoording opgesteld worden door de financieel adviseurs van de gemeente Amersfoort. De verantwoordingen worden gecontroleerd door de accountant van de gemeente Amersfoort en voorzien van een controleverklaring. Het model voor de verantwoording is opgenomen in het controleprotocol ‘Oude Taken’. 5.2
Verantwoordingen Jeugd en WMO ‘nieuwe’ taken
De gemeente Amersfoort stelt een verantwoording op per gemeente, inclusief risicoverevening, conform inkoopvoorstel 2021. Deze verantwoordingen worden gecontroleerd door de accountant van de gemeente Amersfoort en voorzien van een controleverklaring . Het model voor de verantwoording is opgenomen in het controleprotocol ‘Nieuwe Taken’.
15
6.
Planning
Activiteit
Planning
Zorgen voor maximale verwerking start- en stopberichten en maximale vulling declaraties door contact op te nemen met aanbieders die achterblijven
Vanaf nu tot en met 28 januari 2022
Uitvoeren IC’s door gemeente Amersfoort
Continu proces
Vaststelling PvA Rechtmatigheid (ROF-leden)
November 2021
Versturen auditinstructies inclusief controleprotocollen
November 2021
Vaststelling PvA Rechtmatigheid inclusief controleprotocollen (colleges)
December 2021
Laatste betaling oude jaren 2016 tm 2020 peildatum:
10 december 2021
Leveren gegevens DWH/ Excel VPS door zorgadministraties
Uiterlijk 14-12-2021
Aanlevering bestanden bankbetalingen oude jaren/ aansluiting Suite-Decade
Uiterlijk 14-12-2021
Navraag doen bij 70 grootste leveranciers inzake voortgang declaraties en opvragen voorlopige prognose
November 2021/januari 2022
Aanlevering cijfers 2021 uit administratie van BBS, SDO en zorgadministratie Amersfoort op vast overeengekomen tijdstip t.b.v. prognose jaarrekening 2021
28 januari 2022
Voorlopige tussentijdse afrekening naar regio sturen over geboekte kosten in 2021
1e week februari 2022
Prognose realisatie 2021 afronden en controleren
Half februari 2022
Delen prognose 2021 voor verwerking in jaarrekening gemeenten
17 februari 2022
Navraag bij accounthouders en wijkteamleiders (van alle regio gemeenten) naar bijzonderheden met zorgleveranciers (bijvoorbeeld over prestatielevering)
Februari 2022
Ontvangen financiële productieverantwoordingen inclusief controleverklaringen SDO en BBS
Tot 1 april 2022
Versturen eindverantwoordingen inclusief controleverklaring Deloitte (De doelstelling afgesproken met accountant is 3 mei. De uiterlijke deadline voor de controleverklaring is 10 mei)
10 mei 2022
16
Bijlage 1: Uitwerking toetsingskader conform het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021
17
18
19