05c. Protocol Sociaal Domein 2021 Regio Amersfoort (oude taken).pdf

Protocol WMO 2021 Regio Amersfoort (oude taken)

1

Inhoudsopgave

Deel 1

Algemeen .............................................................................................................................. 3

1.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 3 1.2 Doelstelling.................................................................................................................................. 3 1.3 Definities ...................................................................................................................................... 4 Deel 2

Verantwoordingsprotocol ..................................................................................................... 5

2.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 5 2.2 Te volgen procedures................................................................................................................ 5 2.3 Verantwoording .......................................................................................................................... 5 Deel 3

Accountantsprotocol ............................................................................................................. 6

3.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 6 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit ........................................................................... 6 3.3 Werkzaamheden Verantwoording ........................................................................................... 7 Deel 4

Model verantwoording 2021 .......................................................................................... 9

2

Deel 1

Algemeen

1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 is de (nieuwe) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van Ondersteuning bij gemeenten. De gemeente Amersfoort verzorgt voor deze oude Wmo taken de administratieve ondersteuning en afwikkeling voor de bij haar aangesloten regiogemeenten, te weten Woudenberg. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks aan de regiogemeenten op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Hiervoor is een model verantwoording ontwikkeld die wordt voorzien van een controleverklaring van de accountant van de gemeente Amersfoort. Het Protocol WMO Regio Amersfoort 2021 (verder: ‘Protocol’) is om de eisen ten aanzien van deze verantwoording helder te maken. Het protocol is bestemd voor zowel de gemeente Amersfoort als haar accountant. De Regiogemeenten en hun accountants stemmen met het protocol in. Het Protocol is opgebouwd uit vier delen: ▪ Deel 1: Algemeen Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort en haar accountant. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities. ▪ Deel 2: Verantwoordingsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures en de verantwoordingseisen. ▪ Deel 3: Accountantsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de accountant.

Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. ▪ Deel 4: Modellen Dit onderdeel bevat de model verantwoording van de gemeente Amersfoort aan de regiogemeenten.

1.2 Doelstelling Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de gemeente Amersfoort en anderzijds aanwijzingen voor de controle door de accountant van de gemeente Amersfoort. De voorschriften voor de verantwoording door de gemeente Amersfoort zijn beschreven in deel 2 van het protocol. Deel 3 bevat de aanwijzingen voor de controle van de accountant. Het bij deel 2 en deel 3 horende model is in deel 4 van het protocol opgenomen. De gemeente Amersfoort stelt aan de hand van de zorgtoewijzing van de gemeente vast dat de gedeclareerde ondersteuning door de zorgaanbieder juist is en dat de gehanteerde tarieven overeenkomstig de overeenkomsten zijn die de regiogemeenten dan wel voormalig SBG met zorgaanbieders hebben afgesloten. Om zekerheid te krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de gedeclareerde kosten wordt een controleverklaring overlegd.

3

1.3 Definities In dit protocol geleden de volgende definities: ▪ Accountant: De door de gemeente Amersfoort aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. ▪

Cliënt: Persoon, die jegens gemeenten in de regio Amersfoort aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de door gemeenten gesloten contracten.

▪

Controle: Voor zover dit protocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NV COS 800.

▪

Financiële rechtmatigheid: Het voldoen aan de voorwaarden van de door de gemeenten dan wel het SBG afgesloten contracten, voor zover deze een financieel effect hebben. Dit betekent dat bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de contracten. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde ondersteuning conform de zorgtoewijzing. Anders gezegd: de verantwoorde bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de contracten zijn ze financieel rechtmatig.

▪

Zorgtoewijzing: Opdracht van een gemeente in de Regio Amersfoort voor het leveren van (geïndiceerde) Ondersteuning.

▪

Ondersteuning: Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de Wmo (oude taken).

▪

Dienstverleningsovereenkomst: De tussen regiogemeenten en gemeente Amersfoort gesloten overeenkomst inzake de levering van dienstverlening voor taken in het Sociaal Domein.

4

Deel 2

Verantwoordingsprotocol

2.1 Relevante regelgeving Voor de gemeente Amersfoort is de volgende wet- en regelgeving van toepassing: ▪ de van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015. ▪ De Dienstverleningsovereenkomsten tussen de gemeente Amersfoort en de regiogemeenten. ▪ deel 1 en deel 2 van dit Protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar aan de gemeente. Hiervoor is de model verantwoording ontwikkeld. De verantwoording moet voorzien worden van een controleverklaring van de accountant.

2.2 Te volgen procedures Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de gemeente Amersfoort uitgewerkt: 1. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich over de gedeclareerde ondersteuning via de model verantwoording (zie deel 4). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Huishoudelijke hulp, Wonen, Rollen en Vervoeren. 2. De gemeente Amersfoort geeft in de bijlage bij de model verantwoording een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording; (2) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart de gemeente Amersfoort dat zij de informatie in de verantwoording naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. 3. De gemeente Amersfoort voorziet de hierboven genoemde model verantwoording van dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon. 4. De gemeente Amersfoort stuurt de verantwoording voorzien van stempel en controleverklaring van de accountant naar de regio gemeenten, uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld zendt de gemeente Amersfoort dit eveneens mee.

2.3 Verantwoording De verantwoording over de geaccordeerde ondersteuning vindt plaats via de model verantwoording. De model verantwoording bestaat uit: a. Huishoudelijke hulp b. Wonen c. Rollen d. Vervoeren Indien een van de onderdelen a – d voor een regiogemeente niet van toepassing is, is het betreffende onderdeel niet ingevuld. De getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoordingen ‘oude taken’ worden afgedekt aan de hand van het totaal van werkzaamheden om recht, hoogte, duur en prestatielevering vast te stellen, opgenomen in deel 3 van dit protocol. 5

Deel 3

Accountantsprotocol

3.1 Relevante regelgeving De controle van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen die zijn opgenomen in de verantwoording van de gemeente Amersfoort. De bevindingen van de accountant worden opgenomen over de volgende toetsingscriteria: 1. de juistheid van de door de zorgaanbieder ingediende en geaccordeerde declaraties. 2. de overeenstemming van de gedeclareerde en geaccordeerde ondersteuning met de zorgtoewijzing (financiële rechtmatigheid). 3. Prestatielevering. Deze criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 3.3 van dit protocol. De in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving voor de gemeente Amersfoort is voor de controle van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van paragraaf 3.1. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de verantwoording toetst aan alle in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving.

3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn controle op de geaccordeerde kosten zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. De verantwoording wordt gecontroleerd met de jaarrekeningmaterialiteit en het normenkader van de individuele regiogemeente. De materialiteit wordt tussen de accountant van de gemeente Amersfoort en de accountant van de regiogemeenten afgestemd door middel van de Audit instructies. In de controleverklaring zal de gehanteerde omvang van de materialiteit worden opgenomen. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel (percentages zijn ontleend aan de voorgeschreven materialiteit volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden).

Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de verantwoording

Goedkeurend ≤ 1%

Met beperking > 1% en ≤ 3%

Oordeelonthouding Afkeurend n.v.t. > 3%

≤ 3%

> 3% en ≤ 10%

> 10%

n.v.t.

Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie die wordt aangegeven door de accountant van de regio gemeente. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de gemeente Amersfoort niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de gemeente Amersfoort gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft 6

daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De gemeente Amersfoort is dan verplicht om ook deze rapportage naar de regiogemeente te sturen. De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door de accountant van de regiogemeente. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De regiogemeente stelt de gemeente Amersfoort en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.

3.3 Werkzaamheden Verantwoording Bij de controle op de verantwoording gelden de volgende toetsingscriteria voor de accountant: 1. de juistheid van de door de zorgaanbieder ingediende en geaccordeerde declaraties. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 1.1. de in verantwoording opgenomen geaccordeerde kosten zijn rekenkundig juist. 1.2. het gedeclareerde tarief is gelijk aan het overeengekomen tarief per eenheid, zoals vastgelegd in de Contracten. 1.3. de geaccordeerde Ondersteuning is juist verwerkt in de verantwoording.

2. de overeenstemming van de gedeclareerde en geaccordeerde Ondersteuning met de zorgtoewijzing. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 2.1. hetgeen is gedeclareerd en geaccordeerd stemt overeen met de soort(en) ondersteuning volgens de zorgtoewijzing. 3. prestatielevering Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 3.1. hetgeen is gedeclareerd en geaccordeerd is geleverd.

Werkzaamheden accountant Object van controle voor de accountant is de model verantwoording. De accountant geeft over de inhoudelijke verantwoording geen oordeel. Overeenkomstig paragraaf 2.2 geeft de gemeente Amersfoort hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording en (2) eventuele bijzonderheden. Om vast te stellen of aan de hierboven genoemde toetsingscriteria is voldaan, zal de accountant nadere controle verrichten. De accountant richt haar controlewerkzaamheden zodanig in dat op basis van een risicoanalyse de individuele processen worden gecontroleerd en invulling wordt gegeven aan de voorgenoemde toetsingscriteria. De accountant zal hiervoor inzicht verkrijgen in de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente Amersfoort. De uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles, afstemmingen met bronbestanden (zorgtoewijzing, registratie van gedeclareerde Ondersteuning), alsmede de juistheid van de geprogrammeerde controles zijn daarbij object van controle. 7

Naast organisatiegerichte werkzaamheden vinden per proces per gemeente gegevensgerichte werkzaamheden plaats. De materialiteit per regiogemeente is bepalend voor het aantal uit te voeren gegevensgerichte waarnemingen per gemeente. Deze controlehandelingen moeten de accountant in staat stellen om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de in de verantwoording opgenomen zorgbestedingen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist zijn en in overeenstemming met dit protocol.

8

Deel 4

Model verantwoording 2021

Zorgvorm:

Gemeente xxx

Zorgvoorziening

Totaal lasten

Totaal baten

Totaal betaald

Nog te verwachte kosten

huishoudelijke hulp rolstoelen wmo vervoervoorzieningen wmo woonvoorzieningen wmo

€ € € €

€ € € €

€ € € €

€ € € €

Totaal

€

€

€

€

9