05b. Protocol Sociaal Domein 2021 Regio Amersfoort (nieuwe taken).pdf

Protocol Sociaal Domein 2021 Regio Amersfoort (nieuwe taken)

1

Inhoudsopgave

Deel 1

Algemeen ............................................................................................................................... 3

1.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 3 1.2 Doelstelling.................................................................................................................................. 3 1.3 Definities ...................................................................................................................................... 4 Deel 2

Verantwoordingsprotocol ..................................................................................................... 5

2.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 5 2.2 Te volgen procedures................................................................................................................ 5 2.3 Verantwoording .......................................................................................................................... 5 Deel 3

Accountantsprotocol ............................................................................................................. 7

3.1 Relevante regelgeving............................................................................................................... 7 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit........................................................................... 7 3.3 Werkzaamheden verantwoording ............................................................................................ 8 Deel 4

Model verantwoording per gemeente 2021 ................................................................... 10

2

Deel 1

Algemeen

1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 is de (nieuwe) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de (nieuwe) Jeugdwet van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van Ondersteuning bij gemeenten. De gemeente Amersfoort heeft voor alle gemeenten in de regio Amersfoort de uitvoering van de Wmo (nieuwe deel van de taken) en de Jeugdwet ingekocht bij Hulp/Zorgaanbieders (verder: Zorgaanbieders). De gemeente Amersfoort verzorgt voor deze nieuwe taken de inkoop en afwikkeling met de zorgaanbieders voor alle regiogemeenten. De (zorg)administratie wordt voor de gemeenten Eemnes en Woudenberg door Amersfoort verzorgd. Voor de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest gebeurt dit door de Gemeenschappelijke Regeling BBS (verder BBS). Voor de gemeente Leusden gebeurt dit door de Besloten Vennootschap SDO Support (verder SDO). Taken inzake sociale teams en wijkteams maken geen onderdeel uit van de regionale inkoop en verantwoording. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks aan de regiogemeenten uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een verantwoordingsmodel (zie bijlage Deel 4) en ten aanzien van de Corona-maatregelen een model voor de financiering overeenkomstig de Regeling continuïteit van financiering Jeugdwet en Regeling Meerkosten (Format Gemeente Amersfoort).

Deze worden voorzien van een controleverklaring van de accountant van de gemeente Amersfoort. Het Protocol Sociaal Domein 2021 Regio Amersfoort (nieuwe taken) (verder: ‘Protocol’) is om de eisen ten aanzien van deze verantwoording helder te maken. Het protocol is bestemd voor zowel de gemeente Amersfoort als haar accountant. De Regiogemeenten en hun accountants stemmen met het protocol in. Het Protocol is opgebouwd uit vier delen: ▪ Deel 1 Algemeen Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort en haar accountant. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities. ▪ Deel 2 Verantwoordingsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de gemeente Amersfoort. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures en de verantwoordingseisen. ▪ Deel 3 Accountantsprotocol Dit onderdeel is bestemd voor de accountant. Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. ▪ Deel 4 Modellen Dit onderdeel bevat het verantwoordingsmodel van de gemeente Amersfoort aan de regiogemeenten.

1.2 Doelstelling Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de gemeente Amersfoort en anderzijds aanwijzingen voor de controle door de accountant van de gemeente Amersfoort. De voorschriften voor de verantwoording 3

door de gemeente Amersfoort zijn beschreven in deel 2 van het protocol. Deel 3 bevat de aanwijzingen voor de controle van de accountant. Het bij deel 2 en deel 3 horende model is in deel 4 van het protocol opgenomen.

1.3 Definities In dit protocol gelden de volgende definities: ▪ Accountant De door de gemeente Amersfoort aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. ▪

Cliënt Persoon, die jegens gemeenten in de regio Amersfoort aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de door gemeenten gesloten contracten.

▪

Controle Voor zover dit protocol de term controle gebruikt wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NV COS 800.

▪

Financiële rechtmatigheid Het voldoen aan de voorwaarden van de door de gemeente Amersfoort gesloten contracten, voor zover deze een financieel effect hebben. Dit betekent dat bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de contracten. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde ondersteuning conform de zorgtoewijzing. Anders gezegd: de verantwoorde bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de contracten zijn ze financieel rechtmatig.

▪

Zorgtoewijzing Opdracht van een gemeente in de Regio Amersfoort voor het leveren van (geïndiceerde) Ondersteuning.

▪

Ondersteuning Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de nieuwe Wmo en Jeugdwet.

▪

Dienstverleningsovereenkomst De tussen regiogemeenten en gemeente Amersfoort gesloten overeenkomst inzake de levering van dienstverlening voor taken in het Sociaal Domein.

LET OP: Delen 2 t/m 4 van dit protocol zien toe op de reguliere zorgbestedingen exclusief de financiering vanuit de Corona-steunmaatregelen. Ten aanzien van de financiering vanuit de Corona-steunmaatregelen worden in beginsel drie hoofdstromen geïdentificeerd – verder Corona-gerelateerde zorg: - Continuïteitsbijdrage zorgbestedingen (Zorg zonder prestatielevering); - Alternatieve Zorg - Meerwerkkosten-regeling Ten aanzien van de Corona-gerelateerde zorg wordt aangesloten bij de Notitie accountantscontrole in relatie tot corona-compensatie sociaal domein 2021. Voor een nadere uiteenzetting van de controleaanpak t.a.v. de Corona-gerelateerde zorg wordt verwezen naar hoofdstuk 2.5 vanuit het Plan van Aanpak Rechtmatigheid Sociaal Domein. 4

Deel 2

Verantwoordingsprotocol

2.1 Relevante regelgeving Voor de gemeente Amersfoort is de volgende wet- en regelgeving van toepassing: ▪ de van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015. ▪ de van toepassing zijnde bepalingen van de Jeugdwet. ▪ De van toepassing zijnde wet en regelgeving voor Europese aanbesteding ▪ de voorwaarden uit de afgesloten contracten tussen de gemeente Amersfoort en de zorgaanbieders. ▪ De Dienstverleningsovereenkomsten tussen de gemeente Amersfoort en de regiogemeenten. ▪ De gemaakte afspraken inzake risicoverevening zoals vastgelegd in het Collegevoorstel Inkoop Ondersteuning en zorg Sociaal Domein regio Amersfoort 2021. ▪ deel 1 en deel 2 van dit Protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich jaarlijks uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar aan de gemeente. Hiervoor is het verantwoordingsmodel ontwikkeld. De verantwoording moet voorzien worden van een controleverklaring van de accountant.

2.2 Te volgen procedures Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de gemeente Amersfoort uitgewerkt: 1. De gemeente Amersfoort verantwoordt zich over de gedeclareerde zorgkosten, nog te verwachte kosten na risicoverevening via het verantwoordingsmodel (zie deel 4). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Wmo nieuwe taken en Jeugdwet. 2. De gemeente Amersfoort geeft in de bijlage bij het verantwoordingsmodel een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording; (2) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart de gemeente Amersfoort dat zij de informatie in de verantwoording naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. 3. De gemeente Amersfoort voorziet het hierboven genoemde verantwoordingsmodel van dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon. 4. De gemeente Amersfoort stuurt de verantwoording voorzien van stempel en controleverklaring van de accountant naar de regio gemeenten, uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld zendt de gemeente Amersfoort dit eveneens mee.

2.3 Verantwoording De verantwoording over de geaccordeerde ondersteuning, verwachte kosten en risicoverevening vindt plaats via het verantwoordingsmodel. Het verantwoordingsmodel bestaat uit: a. Wmo nieuwe taken b. Jeugdwet 5

Indien een van de onderdelen a – b voor een regiogemeente niet van toepassing is, is het betreffende onderdeel niet ingevuld. De geaccordeerde kosten zijn onderverdeeld in:

a. Lumpsumnota’s en p*q facturen bij gecontracteerde partijen en gesubsidieerde instellingen. b. Betaling aan landelijke inkooprelaties c. Betaling aan ongecontracteerde partijen Recht, hoogte, duur: Ten aanzien van de recht, hoogte en duur van de zorgbestedingen worden er op alle populaties (a t/m c) dossiercontroles op cliëntniveau verricht op basis van de bestedingen geldend voor de gemeente en materialiteit behorende bij betreffende gemeente. De auditinstructies zijn leidend voor de omvang van de steekproef. Prestatielevering: Vaststelling van de geleverde zorg over de verantwoorde zorgbestedingen 2021 wordt voor alle populaties (a t/m c) afgedekt aan de hand van op het totaal van werkzaamheden conform de Handreiking Stappenplan gemeentelijke controleaanpak van i-Sociaal Domein. Hierbij wordt o.a. gebruik gemaakt van de (her)indicaties, de accountgesprekken, klachtenregistratie e.d.

6

Deel 3

Accountantsprotocol

3.1 Relevante regelgeving Het onderzoek van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen die zijn opgenomen in de verantwoording van de gemeente Amersfoort. Voor dit protocol gelden als basis de vier algemene aspecten (eisen) voor de financiële rechtmatigheid: 1. Het recht op het verstrekken van zorg 2. De bepaling van de omvang van de zorg 3. De vereisten aan de declaratie 4. Het aantonen van de levering van zorg Daarnaast hebben wij de volgende aspecten (eisen) voor de financiële rechtmatigheid geformuleerd. 5. juistheid ingeschatte kosten 6. juiste toepassing risicoverevening. De criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 3.3 van dit protocol. De in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving voor de gemeente Amersfoort is voor de controle van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van paragraaf 3.1. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de verantwoording toetst aan alle in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving.

3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn onderzoek naar de verantwoording zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. De verantwoording wordt gecontroleerd met de jaarrekeningmaterialiteit en het normenkader van de individuele regiogemeente. De materialiteit wordt tussen de accountant van de gemeente Amersfoort en de accountant van de regiogemeenten afgestemd door middel van de Audit instructies. In de controleverklaring zal de gehanteerde omvang van de materialiteit worden opgenomen. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel (percentages zijn ontleend aan de voorgeschreven materialiteit volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden).

Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de verantwoording

Goedkeurend ≤ 1%

Met beperking > 1% en ≤ 3%

Oordeelonthouding Afkeurend n.v.t. > 3%

≤ 3%

> 3% en ≤ 10%

> 10%

n.v.t.

7

Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie die wordt aangegeven door de accountant van de regio gemeente. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de gemeente Amersfoort niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de gemeente Amersfoort gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen (paragraaf 4.2) alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De gemeente Amersfoort is dan verplicht om ook deze rapportage naar de regiogemeente te sturen. De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door de accountant van de regiogemeente. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier op een vooraf afgesproken datum. De regiogemeente stelt de gemeente Amersfoort en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.

3.3 Werkzaamheden verantwoording Voor de vier algemene aspecten (eisen) voor de financiële rechtmatigheid (zie 3.1) dient de uitwerking van het toetsingscriteria, paragraaf 3.6 van het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2021. Ten aanzien van de overige aspecten (eisen) benoemd onder 3.1 (punt 5 en 6) het volgende: 5. Juistheid ingeschatte kosten Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: a. is er een deugdelijke onderbouwing en aansluiting met de bronbestanden aanwezig voor de ingeschatte kosten b. is er voor alle partijen waar indicatie voor is afgegeven nagegaan of er nog kosten verwacht kunnen worden 6. Juistheid toepassing risicoverevening Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: a. is de toegepaste risicoverevening conform de afspraken die hier onderling over gemaakt zijn. b. heeft verevening over juist percelen plaatsgevonden c. zijn de juiste cijfers van het gemeentefonds als basis voor 50% verevening gebruikt d. zijn de juiste cijfers van de realisatie 2020 als basis voor 50% verevening gebruikt

Werkzaamheden accountant Object van de controle door de accountant is het verantwoordingsmodel. De accountant geeft over de inhoudelijke verantwoording geen oordeel. Overeenkomstig paragraaf 2.2 geeft de gemeente Amersfoort hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de verantwoording en (2) eventuele bijzonderheden. 8

Om vast te stellen of aan de hierboven genoemde toetsingscriteria is voldaan, zal de accountant nader onderzoek doen. De accountant richt haar controlewerkzaamheden zodanig in dat op basis van een risicoanalyse de individuele processen worden gecontroleerd en invulling wordt gegeven aan de voorgenoemde toetsingscriteria. De accountant zal hiervoor inzicht verkrijgen in de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente Amersfoort. De uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles, afstemmingen met bronbestanden (zorgtoewijzing, registratie van gedeclareerde Ondersteuning), alsmede de juistheid van de geprogrammeerde controles zijn daarbij object van onderzoek. Naast organisatiegerichte werkzaamheden vinden per proces per gemeente gegevensgerichte werkzaamheden plaats. De materialiteit per regiogemeente is bepalend voor het aantal uit te voeren gegevensgerichte waarnemingen per gemeente. Deze controlehandelingen moeten de accountant in staat stellen om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de in de verantwoording opgenomen zorgbestedingen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist zijn en in overeenstemming met dit protocol.

9

Deel 4

Model verantwoording per gemeente 2021

Verantwoording "nieuwe taken" gemeente X Zorgvorm:

Gemeente X

JEUGD 1a - Ambulante begeleiding - jeugd 2. - Ambulante (dag-)behandeling - jeugd 3b - Meedoen en zelfredzaamheid - logeren jeugd 4 - Gezond opgroeien 5 - Gezond zijn 6 - Dyslexie 7 - ADHD - ziekenhuiszorg 8 - Vervoer jeugd ggz 9a - Dagactiviteiten - jeugd 11 - Breed Spectrum – jeugd maatwerk 13a - Samen veilig midden Nederland - jeugd 14 - Landelijk Transitie arrangement

Totaal Jeugd

€

WMO 1b - Ambulante begeleiding - volwassenen 3a - Meedoen en zelfredzaamheid - respijtzorg/ time out volwassenen 9b - Dagactiviteiten - volwassenen 12 - Inloop GGZ alle gemeenten 13b - Samen Veilig midden Nederland - volwassenen alle gemeenten 14b – Landelijk Transitie arrangement - volwassenen

Totaal Wmo

TOTAAL

€

x

€

10