05.b Bijlage 1 - Routekaart RUD-ODRU versie 0.7 def (1) (1).pdf

Versie: 0.7 Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht

Pagina 23 van 28

Aan het eind van fase 1 wordt ook het concrete plan voor fase 2 opgeleverd. Daarin wordt nader uitgewerkt op welke manier de medewerkers aanvullend op de huidige lopende samenwerkingen kennis gaan maken met elkaar en op welke wijze zij betrokken zijn in het traject. Hierbij is nadrukkelijk zorg voor de beschikbare capaciteit en het primaire werk van de medewerkers. Een fusietraject is in het bijzonder voor medewerkers ook een spannende tijd. En daarom is er ook zorg voor de prioritering van de thema’s om zo snel als mogelijk in de route duidelijkheid te bieden aan eenieder over de plek in de nieuwe organisatie.

8.4.

Medezeggenschapsorganen

Voor zowel de ODRU als de RUD Utrecht is het essentieel dat de medezeggenschapsorganen nauw betrokken zijn in de periode tot aan de daadwerkelijke start van de nieuwe organisatie. De ondernemingsraden en lokaal overleggen van beide organisaties zijn de afgelopen periode regelmatig geïnformeerd door de directeuren. Deze transparante communicatie is het uitgangspunt voor het verdere proces. Over diverse onderdelen in de verschillende fases wordt instemming of advisering van de medezeggenschapsorganen gevraagd, naar gelang de relevante wet- en regelgeving dat voorschrijft. In overleg met de medezeggenschapsorganen kan een Bijzonder Ondernemingsraad (BOR) en/of een Bijzonder Lokaal Overleg (BLO) worden ingesteld. De OR van de ODRU en de OR van RUD Utrecht hebben inmiddels aangegeven een BOR te willen oprichten voor dit traject. Bij elk overleg van de BOR en BLO staan de ontwikkelingen in het fusietraject op de agenda. Na vaststelling van de routekaart gaan de directeuren en de BOR in oprichting nader in overleg om voor de producten uit fase 1 de wijze van inspraak vast te stellen. Parallel vindt dit gesprek ook plaats met het lokaal overleg. Na oplevering van het vervolg op de routekaart voor fase 2 worden ook die producten besproken op inspraak van de medezeggenschapsorganen.

8.5.

Deelnemers: provincie en gemeenten

De gemeenten in de provincie Utrecht zijn samen met de provincie Utrecht de eigenaren/deelnemers van de huidige omgevingsdiensten en de toekomstige Omgevingsdienst Utrecht. In het fusieproces is de besluitvorming in de colleges van de deelnemers met afstemming van de raden/staten onderdeel van het kritieke pad. Zonder dit besluit is de oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht niet mogelijk. Niet alleen de formele besluitvorming is essentieel, maar ook het nauw betrekken van de deelnemers, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Het is belangrijk dat de deelnemers weten hoe het traject ervoor staat, wanneer zij inbreng hebben en wanneer zij communicatie kunnen verwachten. Onderstaand wordt dit voor de diverse groepen toegelicht. Colleges en raden/staten De colleges en raden/staten worden door de stuurgroep intensief ondersteund en geïnformeerd over het fusieproces, ten aanzien van zowel de benodigde besluitvorming als in algemene zin. In het tijdspad van paragraaf 7.2 is het besluitvormingsproces binnen de gemeenten en de provincie uitgewerkt. Belangrijk is de benodigde besluitvorming aan het eind van fase 1 over de gemeenschappelijke regeling, de rudimentaire begroting en het richtingsplan.

In de aanloop naar de besluitvorming organiseert de projectorganisatie momenten waarop het voor colleges en raden/staten mogelijk is de geagendeerde documenten vanuit hun perspectief toegelicht te krijgen, vragen te stellen en indien gewenst onderling (bestuurders en raads/statenleden uit de hele provincie Utrecht) de dialoog te voeren.

Versie: 0.7 Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht

Pagina 24 van 28

Gemeentesecretarissen en provinciesecretaris In het fusieproces legt de stuurgroep de verbinding met de secretarissen in de regio. De secretarissen zijn een belangrijke schakel om met name onderwerpen waar het college of de raad over moet besluiten tijdig op de agenda te krijgen. Daarnaast worden zij betrokken als de inzet van regievoerders en bijvoorbeeld financieel- en juridisch experts vanuit de organisatie van de deelnemers wordt gevraagd. Regievoerders Naast het regulier overleg met de regievoerders binnen beide omgevingsdiensten vindt in het kader van het fusieproces periodiek gezamenlijk overleg plaats. Dit overleg is bedoeld om de verbinding met ambtelijke achterban te borgen en vraagstukken over de invulling van de rol als adviseur van de eigenaar en als opdrachtgever binnen de Omgevingsdienst Utrecht af te stemmen. In fase 1 worden de regievoerders door het projectteam uitgenodigd om in werksessies bij te dragen aan de totstandkoming van de producten. Dat geldt specifiek voor de thema's contracten, financieel en juridisch. In dat geval kan de regievoerder zelf aansluiten, of een deskundig collega. In het bijzonder als juridische of financiële expertise benodigd is. Voor fase 2 bepalen we nader waar dit van toepassing is in de routekaart voor fase 2 ‘inrichten’.

Als documenten worden opgeleverd in fase 1 of 2 die ter besluitvorming komen voor de besturen, worden de regievoerders vooraf uitgenodigd om het document te bespreken vanuit hun rol als adviseur van de eigenaar en als opdrachtgever. Hun inbreng wordt gebruikt bij de afronding van de documenten en in de communicatie naar de bestuurders.

8.6.

Projectcommunicatie

Een fusie is best spannend. Wat gaat er allemaal veranderen, wanneer is wat duidelijk, wat betekent dat voor mij? Door goed te informeren en betrokkenheid te organiseren willen we tijdig, volledig en duidelijk zijn in de beantwoording van dit soort vragen en gevoelens. En daarnaast willen we dat het fusieproces ook leuk, uitdagend en inspirerend is. Daarom organiseren we in 2024 en 2025 activiteiten waarin ‘samen’ centraal staat: samen doen, samen inspireren, samen ontdekken en samen werken. Het tijdig en passend informeren en meenemen van alle doelgroepen is de ‘smeerolie’ voor efficiënt en effectief fusieproces. In alle fases van het traject zijn bovenstaande partijen doelgroepen in de communicatie. In de communicatie is aandacht voor de verandering en voor het doorleven van het nieuwe concept. We werken aan een zorgvuldig proces met open en transparantie communicatie waarin alle betrokkenen binnen RUD Utrecht en ODRU en bij de deelnemers worden meegenomen. Indien de ontwikkeling van invloed is op onze inwoners en bedrijven informeren we hen ook tijdig. Hierbij vragen we iedereen dilemma’s openlijk te bespreken en geen uitspraken te doen die niet waargemaakt kunnen worden. Het projectteam is de plek waar de eerste gesprekken plaatsvinden. Vervolgens worden als dat nodig is beide directeuren en/of de stuurgroep betrokken.

Concreet zorgen we in de aanloop naar elke mijlpaal en na afloop van elke mijlpaal voor communicatie naar de betrokkenen. In de aanloop gaat in het bijzonder om management ODRU-RUD Utrecht, regievoerders, medezeggenschapsorganen en bestuurders. Na afloop kiezen we voor brede communicatie in de eigen organisaties en naar de deelnemers (regievoerders en colleges), waarbij geadviseerd wordt de informatie ook te verspreiden in de raden / staten.

Versie: 0.7 Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht

Pagina 25 van 28

9.

Financiële dekking traject naar één organisatie

Algemeen Een fusie gaat altijd gepaard met eenmalige kosten. De hoogte van deze eenmalige kosten wordt mede bepaald door de keuzes die gemaakt worden. Bijvoorbeeld: zo snel mogelijk op een uniforme manier werken in één VTH-zaaksysteem brengt meer eenmalige kosten met zich mee dan uitfasering van systemen en werkwijzen gedurende een langere periode. De kosten is niet gelijk verdeeld over de fasen. In fase 1 ‘richten’ zullen veel minder eenmalige kosten worden gemaakt dan in fase 2 ‘inrichten’. Fase 1 ‘richten’ en bijbehorende financiële dekking Bij het opstellen van deze routekaart is geconstateerd dat er meerdere financieringsbronnen mogelijk zijn. Sommige zijn reeds toegezegd (provincie), andere worden op korte termijn verwacht (SPUK IBP) en overige bronnen zijn nog onzeker. Er staat naast het nieuwe voorstel van de SPUK gelden ook een algemene vraag voor een rijksbijdrage uit. Voor fase 1 is het voorstel deze kosten eerst te dekken uit de SPUK IBP en vervolgens uit de middelen die toegezegd zijn door de provincie. Fase 2 ‘inrichten’ en bijbehorende financiële dekking Voor fase 2 ‘inrichten’ is de situatie vanwege de omvang van de verwachte eenmalige kosten anders. Fase 2 kan alleen starten wanneer definitief zicht is op de omvang van de totale beschikbare middelen voor deze fase.

Bij besluitvorming voor deze fase moet tevens vastgesteld worden dat de middelen afdoende zijn om er één nieuwe robuuste omgevingsdienst voor de gehele provincie Utrecht in te richten. Fase 3 ‘verrichten’ Voor deze fase zit de financiering in de lopende begroting voor het betreffende jaar. De Omgevingsdienst Utrecht is dan formeel begonnen. We rekenen er wel op dat er dan nog onderdelen uit fase 2 onderhanden zijn die als incidentele kosten met eenmalige middelen gedekt moeten worden.

Versie: 0.7 Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht

Pagina 26 van 28

10. Risicoparagraaf Bij iedere grote verandering zijn er naast kansen waarom de verandering wordt ingezet, ook risico's. Voor het besluit over te gaan tot het maken van een routekaart en de verkenning van de samenvoeging van de beide Omgevingsdiensten in de provincie Utrecht is vooral gekeken naar de kansen en de noodzaak hiertoe. Nu de routekaart voorligt ter besluitvorming is in deze fase ook gekeken naar de vraag welke risico's deze samenvoeging met zich meebrengt. Deze zijn hieronder kwalitatief beschreven en waar mogelijk zijn ook de belangrijkste beheersmaatregelen opgenomen om het risico te verminderen of te mitigeren. Ze zijn in deze fase nog niet financieel vertaald, aangezien hiervoor de informatie nog niet voldoende voorhanden is.

10.1. Financiële risico’s Het komen tot een nieuwe organisatie kost geld. Dit zijn zowel kosten voor het traject zelf, inclusief externe ondersteuning, maar ook mogelijke frictiekosten om de bestaande organisaties in de nieuwe organisatie in te passen. Door te kiezen voor een fasering van de routekaart en een begroting te maken per onderdeel zijn de kosten meer inzichtelijk en kan hier ook beter op worden gestuurd door de stuurgroep. Daarnaast is ook de financiële dekking per fase hiermee meer inzichtelijk. Het is echter nooit helemaal uit te sluiten dat belangrijke keuzes om te komen tot een robuuste dienst die klaar is voor de toekomst meer gaan kosten dan oorspronkelijk begroot. De stuurgroep speelt een essentiële rol bij de bewaking van de kosten en communicatie daarover naar de deelnemers. De deelnemers van de huidige omgevingsdiensten hebben uitdagingen in de financiën die ook hun weerslag kunnen hebben op de nieuw te vormen Omgevingsdienst. Wanneer deelnemers gaan afwijken van het uitgangspunt dat de samenvoeging niet bedoeld is om te bezuinigen, maar om de dienst robuust en toekomstbestendig te maken, zal dit een negatieve invloed hebben op de kwaliteit van de nieuwe dienst. Het kan zijn dat in de twee huidige Omgevingsdiensten nog meer of minder verborgen financiële verliezen zitten.

Dit risico wordt ondervangen doordat we starten met een schone lei: de Omgevingsdienst Utrecht is een nieuwe GR die start met een nieuwe begroting en eigen vermogen.

10.2. Organisatorische risico’s De huidige Omgevingsdiensten blijven verantwoordelijk voor de uitvoering van het werk tot 1 januari 2026. Het werk dat de Omgevingsdiensten kunnen uitvoeren is grotendeels afhankelijk van de personele bezetting en de aansturing hiervan. Vanwege de doorlooptijd van dit proces is er een risico dat personeel dat in dienst is bij één van beide omgevingsdiensten vanwege de onzekerheid die een samenvoeging altijd met zich meebrengt op zoek gaat naar een andere werkgever en daarmee de Omgevingsdienst verlaten. Door de krapte op de arbeidsmarkt zou dit kunnen leiden tot enerzijds het niet volledig kunnen realiseren van het met de deelnemers afgesproken werk en anderzijds leidt dit ertoe dat de nieuwe Omgevingsdienst niet voldoende bemenst is voor de taken. Dit risico wordt lager naarmate we er beter in slagen rust in de organisaties te bewaren door transparante besluitvorming, vertrouwen in het proces te creëren en door de medezeggenschap tijdig te betrekken. Het is mogelijk dat in het landelijke speelveld nog wijzigingen optreden in de visie op omgevingsdiensten die effect hebben op de fusie c.q. de nieuw te vormen Omgevingsdienst Utrecht. In het IBP-VTH wordt bijvoorbeeld een financieringssystematiek voor Omgevingsdiensten ontwikkeld. Ook zijn omgevingsdiensten naast Utrecht gelegen, bezig met de ontwikkeling van hun robuustheid.

Vanuit het project zullen deze ontwikkelingen goed gemonitord worden om erop te anticiperen. Het kan zijn dat in de operatie van de twee huidige diensten nog achterstallig onderhoud is, zoals fysieke dossiers die vernietigd moeten worden, onrechtmatige contracten etc. In fase 2 zullen wij hieraan aandacht besteden om hierin meer inzicht te krijgen. Verder hebben beide diensten zichzelf de opdracht gegeven zoveel mogelijk van dit soort punten op te lossen vóór de startdatum van de nieuwe organisatie. Voor eventuele financiële risico's of achterstanden zal in fase 2 een due diligence worden uitgevoerd.

Versie: 0.7 Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht

Pagina 27 van 28

10.3. Projectrisico’s Het project om te komen tot Omgevingsdienst Utrecht heeft een doorlooptijd van twee jaar. In die twee jaar kunnen diverse onvoorziene omstandigheden zich voordoen waardoor de doorlooptijd of het resultaat wordt beïnvloed. In de projectorganisatie zullen we daarom monitoren welke risico's zich voor kunnen doen en wat de mitigerende maatregelen zijn. Het zou kunnen dat gedurende het project we toch tot de conclusie komen dat het oprichten van een nieuwe omgevingsdienst in Utrecht geen goed plan is of uitgesteld moet worden. Wanneer besloten wordt om de samenvoeging geen gevolg te geven zullen beide Omgevingsdiensten in de huidige vorm blijven bestaan en niet robuust zijn. Daarnaast zullen beide Omgevingsdiensten achter gaan lopen in hun ontwikkeling, omdat deze doorontwikkeling tijdens de fase van verkenning tot samenvoegen niet plaatsvindt. Gevolg is dat beide diensten dan afzonderlijk een oplossing moeten vinden voor de achterstanden in de ontwikkeling en op welke wijze alsnog aan de robuustheidscriteria kan worden voldaan. Dit risico is te beperken door gedurende het project alle betrokkenen veelvuldig te informeren en daar waar zorgen zijn deze serieus te nemen en te zoeken naar een voor alle partijen werkbare oplossing.

Versie: 0.7 Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht

Pagina 28 van 28